經理人培訓手冊(4)

一、經理能力素質的作用 現代經理不僅需要具有良好的身體素質、心理素質、道德品質素養，而且還需要具備良好的能力素質。

在道德品質等條件相同的情況下，經理的能力素質的高低，則直接關係到經理的工作效率、工作業績的優劣。領導才能優秀的經理，便能夠運籌惟握，從全局上把握正確的方向；疏通、協調好各種關係；大膽創新、銳意改革；通過語言感召力，使下屬一呼百應，各方面的管理井井有條，富有效率和生機；其領導業績便也十分明顯、突出。而那些才能平庸的經理，可以說是「無能的好人」。他對工作全局把握不住，主攻方向不明；或人際關係疏通、協調不力，使人員「內耗」嚴重，積極性調動不夠；或語言缺乏感召力，不能鼓舞、鞭策群眾。這些人整天忙忙碌碌，哪裡有事到哪裡，但是忙不出什麼效果，甚至急得象一團亂麻，越忙越理越亂。 經理具有較高的領導才能，主要有以下幾個方面的作用：

二、經理能力素質的構成 1統帥能力 一個經理無論職務高低，總是負責一定部門的工作，需要組織一定的人力、物力和財力，為達到一定的目標而努力，因此，作為一個經理必須具備統帥才能。

許多著名的人物資產階級政治家、軍事家也很有戰略眼光，英國著名的資產階級政治家溫斯頓·邱吉爾就是一位。在第二次世界大戰中，面對希特勒德國的嚴峻的軍事威脅，首相張伯倫相信希特勒的政治謊言，採用綏靖政策，步步退讓，終使德國一再得逞其侵略野心。而邱吉爾則看到了希特勒的侵佔歐洲，乃至整個世界的陰謀，大聲疾呼主張對德積極作戰。在日益嚴峻的形勢下，邱吉爾以其統帥全局的戰略眼光，一向以反共著稱的他，主張聯合蘇聯化敵為盟友，他說：「在過去二十五年中，沒有哪一個人象我這樣始終如一的反對共產主義，凡是我過去說過的話，我一個字也不想收回，但是，在此刻正在展開的景象面前，所有這一切都變得黯然失色了……」，「我們要給予俄國和俄國人以一切可能的援助。」 2. 多謀善斷 經理決策水平的高低取決於自身的修養，為了提高決策水平，經理要樹立不斷創新的思想，克服因循守舊，墨守成規的思想；要有淵博的學識，不僅要有哲學、經濟學、政治學、法律和管理學知識，還要努力掌握現代科學的方法論，如系統論、資訊理論和控制論等。當然，現代經理需要更多的依靠智囊團，但是專家的意見不能代替領導人的決策。因為正確的決策不但要智囊團的多謀，更要靠經理的善斷。經理多謀善斷，必須具有： (1)分析、判斷能力。

分析、判斷能力是對事物本質屬性以及事物之間的內在聯繫的深刻揭示能力。經理掌握這種能力，有助於在紛繁複雜的各種事物中，透過現象看本質，抓住主要矛盾、運用創造性思維方法，進行科學的歸納、概括、判斷和分析，舉一反三，觸類旁通，找出解決問題的關鍵所在。就能在一大堆急於要辦的工作中，分清孰重孰輕，哪些需要自己去辦，哪些需要交給下屬去辦；就能夠有助於在錯綜複雜的人際關係中，準確地判斷各個層次，各個類別的人員個體和群體的德才情況、思想態度和相互關係，然後區別情況，分別調動他們的積極性和主動性。分析、判斷能力還有助於使經理遵循事物的發展規律，預測到未來事物的發展變化狀況，並據此分析、判斷自己所在單位、自己所做的工作，在整個宏觀布局上的位置，以及與時代和社會潮流的關係，從而作出相應的正確決策。(2)決策能力 。

決策能力是決定領導活動採取哪一種最有效的方式的決斷能力。需要有選擇最佳方案的決策能力，決策就是方案選優。不過，這個選擇不是簡單在 是非之間挑選，而往往是在一種方案不一定全優於他種方案的情況下進行。科學決策必建立在對多種方案對比選優的基礎上，這就是要求經理具有方案對比選優的能力。

需要有風險決策的精神。客觀情況是複雜多變的，現實生活中，經理常常遇到 一些不確定型、風險型的決策，這就要求經理有敢想敢幹、敢冒風險的精神。 要有當機立斷的決策魄力。「當斷不斷，反受其亂」。決策往往是在一定的時間和地點內進行，錯過一定的時間和地點，最佳方案可能成為最差方案。 美國第三十四任總統、世界反法西斯戰爭的傑出統帥、五星上將艾森豪威爾在1944年6月6日在諾曼底登陸戰前夜，表現出了非凡的當機立斷的決策魄力，使諾曼底登陸戰役取得輝煌勝利，對於打敗德國法西斯起了決定性的作用。登陸前夕，天氣情況惡劣，一直下著大雨，氣象學家也不能完全有把握說6月6日就能轉睛。如果天氣不轉晴，那麼空降兵將無法著陸，將會使整個登陸計劃失敗，使50多萬士兵面臨犧牲的危險，在眾多的將領都表示遲疑不決的時候，艾森豪威爾當機立斷，決定6月6日舉行登陸，並贏得了勝利。 當機立斷的決策魄力是領導必備的能力。經理善於當機立斷，敏捷的思維，才能在複雜多變的情況下，措置自如。現代社會是信息社會，信息瞬息萬變，機會稍縱即逝，就更需要現代領導善於抓住機遇，當機立斷，取得成功。當然，當機立斷是在正確的分析、判斷基礎上的，不能是毫無根據，沒有條件的衝動、莽撞行為。 3. 知人善任 知人善任，就是不僅要善於發現人才，還要善於用人。要用其所長，避其所短。漢高祖劉幫說過一句名言：夫運籌帷幄之中，決勝千里之外，吾不如張良；連百萬之眾，戰必克，攻必取，吾不如韓信；撫百姓，籌軍餉，不絕糧道者，吾不如蕭何；吾能用之，所以能得天下。可見知人善任是何等重要。 (1)善於慧眼識英才 。

發現和培養人才，不能求全責備，因為「金無足赤，人無完人」。南北戰爭時的總統林肯任命格蘭特將軍為總司令，只看他有運籌帷幄、決勝千里的能力，並不計較他那嗜酒貪杯的毛病。「有大略者不問其短，有厚德者不非小疵，」是識別人才的重要原則，要做到這一點需要有大公無私的精神，從民族和國家的全局出發，堅持任人唯賢的路線。 (2)善於因才施用。

領導在發現人才時，還要善於用人，要用其所長，避其所短。一個人是學術上的權威，善於搞研究，分配到科研單位才能發揮作用。而如果讓他們去當什麼長，也許發揮不了他的作用；如果一個人有管理才能，就應當去擔任具體工作。學非所用，用非所學，都會造成人才的浪費。經理做到善任，才能使人才的聰明才智充分發揮出來。 由此可見，一位成功的經理，不僅要具有慧眼識英才的能力，而且還要能因材施用。如果不能因才施用，「銖兩百千鈞」，便是對人才的浪費。 4. 「運籌帷幄之中，決勝千里之外」 組織指揮能力，是經理重要才能之一。是為了獲得理想的社會效益和經濟效益，對被管理的客體實行有效管理和控制的能力。它包括兩層含義。其一是「管理」，即熟悉運用各種組織形式，如集權結構、分權結構、矩陣結構、系統結構等，並善於運用組織的力量協調各方面的人力、物力、財力，使其達到動態上的綜合平衡，從而獲得最佳的社會效益和經濟效益。其二是「控制」，即採取有效的控制手段，使被管理的客體(人、事、物)按照經理的意圖，沿著指定的方向發展運動，最後取得預期的結果。 經理的組織指揮能力，主要表現在用人授權和遙控指揮兩個方面。一個經理，能夠合理地使用手下的人才，使他們「人盡其才，才盡其用」，變成自己的手的延伸、腳的延伸、腿的延伸、耳的延伸，甚至是大腦的延伸，那麼這個經理一定會成為一個運籌帷幄、決勝千里的優秀的領導人才。同時，一個經理，不僅能夠將手下的各類人才「撒」出去，放手讓他們去工作，「各盡其能，各司其職」，而且能夠採取有效的控制手段，對他們的行為方向、行為方式和行為效果實行有效的「遙控」，必要時還可以隨時將他們「收回來」。那麼，這個經理一定會成為一個牢牢控制、支配和駕馭全局的核心人物，他就是一個在本地區，本單位具有強大凝聚力和吸附力的「內核」。

三、經理能力素質的鍛煉與培養 經理的才能，包括了前述的統帥能力、意志能力、應變能力、疏通、協調能力、語言表達和專業技術能力、創新開拓能力等等，是一個內涵十分豐富而又極其複雜的綜合概念。它在形成和發展過程中，必然要受到其他各項內在要素的明顯制約和影響。因此，領導人才在鍛煉和培養自己的創造才能時，就不能局限於單純從成才的方面去尋求提高的捷徑，而必須在多方面打好紮實的基礎，付出艱苦的努力，以求得創造才能的綜合性提高。譬如：通過提高道德水平來培養 「正才」，防止「邪才」；通過提高見識水平，來培養「明才」，防止「盲才」；通過提高知識水平，來培養「通才」，防止「偏才」；通過提高健康水平，來培養「壯才」，防止「弱才」。 領導才能的鍛煉和培養，主要有三種途徑。一是通過實踐來增長才能；二是通過學習來增長才能；三是通過競爭和自我否定增長才能 。 第二章 經理的語言能力

說話的秘訣　

你和對方的談話業已開始，在交談進行中，希望你能分出一部分精力來，留心你的聲音。首先你要留意自己，說話是不是太快了些？如果有些說得快而清楚，有些快而不清楚，簡直使人聽了等於沒聽，口吃的毛病往往是由此而來的。因說話太快而致字音不清，固不足道，即使快而清楚，也不足效法的。你雖有說話很快的本領，但聽者不一定有聽得快的本領。說話目的在於使人全部明了，別人聽不清，就不懂，就是浪費。訓練你自己，說話時聲音要清楚，快慢要合度。說一句，人家就聽懂一句，不必再問你—你要明白，陌生人或地位比你低下的人是不大敢一再請你重說的。 你說話的聲音不太響嗎？在火車裡，在飛機里，或者是在別人放爆竹的時候，提高聲音說話是不得已的，但是平時就不必要也不能太大聲了。試想在寧靜的黃昏，樹下談心，或在溫暖的爐邊，圍爐敘舊，高聲談話是如何粗鄙與煞風景啊!在客廳里，過高的聲音會使主人嫌惡的，如果在公共場所，便會令你的同伴感到難堪。除非對方是聾子，否則，你說話時要記著，他並不是聾子。 你說話雖然不太快也不太響，但你要明白在談話中，每句話聲調也該有高有低，有快有慢的，因此，你要學習怎樣調節它。抑揚頓挫是獲得聽眾的唯一秘訣。在樂曲里，不是有極快、快、略快、慢、略慢、最慢等快慢符號嗎？不是也有極強、強、漸弱、弱、極弱等強弱符號嗎？若希望你的話如同音樂一般的動聽，不可忘記在應快時要快，應高時要高，應慢時要慢，應低沉時低沉，流水般毫無抑揚頓挫的說話，是最易使聽者疲倦的。 說話有節奏，快慢合適，這是使你的話充滿情感的方法。請常常留心那些使人聽而忘倦的人的說話方法，請常常留心那些舞台上的名角念詞的方法，這是最好的參考。你必須細細揣摩，在敘述一件事情的過程中，或發揮一點較長的意見時，這是很有用的。 知道怎樣去運用聲音、語調和姿態等，還是不夠的，說話的方法是將字眼變成聲音，現在讓我們試著研究怎樣使用字眼。說話要越簡潔越好，字眼不可多用，有些人敘述一件事情，拚命說著許多話，還是無法把他的意思表達出來，結果對方費了很大的時間與精神，卻抓不到他話中的意思。所以，話未說出時，應先在腦里打好了一個自己所想表達的意思輪廓——一個極簡單的輪廓，然後根據這輪廓敘述出來。 要答應別人一件事時，最多只要說兩個好字已經夠了，但有些人卻好好好好好……地一連說上十幾句，這種重複使用，不僅浪費，而且可笑。譬如說「明天好」，有人就說成明天好明天好明天好……其實用複句的時候，除非是要特別引人注意，或特別增強話中的力量時才用得著，在平時，這種習慣還是避免為佳。如果你是個太講究客氣的人，你還是改變一個作風吧!因為過猶不及，凡事要適可而止。把客氣話說得太多，反而使人討厭。同樣的名詞不可用得太多，我聽見一個人解釋物質不滅的原理時，在幾分鐘內，把從科學的觀點上說的一語運用了二三十次，無論什麼新奇可喜的名詞，多用便會失去它的價值，第一次用花來比喻女人的人是最聰明的，第二次再用的人便是蠢才了。人誰不好新鮮呢？每說一事，要創造一個新名詞，把一個名詞在同一時期中重複來用，是會令人生厭的。 當一個語句成為你的口頭禪時，你就很容易被它束縛著，以致無論你想說什麼，也不管是否適用，都會脫口而出，這毛病使人覺得可笑。你或許愛說「豈有此理」，也許愛說「我以為」，也許愛說「儼然」，也許愛說「絕對的」，也許愛說「沒問題的」，這些和你所說的意義毫不配合的口頭禪，還是極力避免吧。 字為文章之衣冠，言語為個人學問品格的衣冠。有許多人相貌堂堂，看上去高貴賢達，但是不開口還好，一開口，則滿口粗俗俚語，使人聽了噁心，剛才敬慕之心，全部消滅，這情形並不少見。可惜的是，有些人並非學問品格不好，不過一時大意，犯了這習慣，自己不知道改正而已。俏皮而不高雅的粗語俚言，人們初聽時覺得新鮮有趣，偶爾學著說說，積久便成習慣，結果是隨口而出。那些話試想在社交場上，給人聽見了，會發生怎樣的反感呢？在若干學校里，常有其特殊流行的俚語，雖可在校里大家當為有趣的話說說，但在學校外面，就以少說為佳。不習慣說這話的人，聽到時會覺得難堪的。所以，不妨用幽默而有趣的話來表現你的聰明和活潑、風趣，但不可用低級的話來表示你的鄙劣、輕佻和淺薄。在一個陌生人的面前，一句不當的話是會立刻降低你的地位的。 太深奧的名詞不可多用，除非你是和一位學者討論一個學術上的問題，否則，滿口新名詞，即使用的恰當，也是不太好的。把主觀的、形而上學的、一元論的、二元論的、形象、典型、半導體、光年等名詞，對一個新朋友說是不好的，除非是非用不可的時候。隨便濫用學術上的名詞，聽不懂的人根本不知道你說什麼，且會以為你有意在他面前炫耀你的才學；聽得懂的人則覺得近乎淺薄。曾見一個交際花，她每說一句話，差不多都是用各種名詞串起來，其實這並不會使人發生好感。

說話的技巧 如果你能和任何人繼續談上十分鐘而使對方發生興趣，你便是一等的交際人物，因為「任何人」這個範圍是很廣的。「這個人」也許是個工程師，也許是個法學家，或者是個教師，或者是個藝術家，或者是個打石工人，總之，無論三教九流，各種階層人物，你能和他談上十分鐘使他感到興趣的話，真是不容易。不過不論難易，我們總不能不設法打通這道難關，常見許多人因為對對方的事業毫無認識而相對默然，這是很痛苦的。其實如果肯略下工夫，這種不幸情形就可減少，甚至於做個一等的交際家也並非難事。 一個無知識的人，當然不能希望他在說話中應對如流。學問是一個利器，有了這利器，一切皆可迎刃而解。你雖不能對各種專門學問皆作精湛的研究，但是所謂的常識卻是必須有的。有了一般的常識，倘若能巧妙地運用起來，那麼應付任何人作十分鐘的興趣談話，我想是不難的。每天的報紙，每月所出的各種有名雜誌，都是必須閱讀的，這是最低度的準備工作，如果你想在談話中出人頭地的話，世界的動向、國內的建設情形、本地的一般經濟狀況的趨向、科學界上的新發現和新發明、世界所注目的地方特點或人物的特性、以及藝術的新作、時髦的服飾、電影戲劇作品的內容等等，皆可從每日的報章和每月的雜誌中看到。若能如此，不論應付各種人物，自然勝任愉快。 你自己不懂法律嗎？但遇到了律師你不妨和他談最近發生的某件案子，你供給他案情，其餘的法律問題，讓他說好了。有一間美容院，生意興隆為當地之冠。有人去問他發達的理由，店主人坦白承認，完全由於他的美容師在工作時善於和顧客攀談之故。但怎樣使工作人員善於說話呢？簡單得很，店主人說：我每月把各種報紙雜誌都買了回來，規定各職員在每天早上未開始工作前一定要閱讀，當為日常功課一樣，那麼他們自會獲得最新鮮的說話資料，大博顧客的歡心了。倘若你說你不高興看書報，或者你說沒看書報的工夫，那麼請你不必再研究說話的藝術了，連書報都不愛看，都不肯找出時間來看的人，我們不敢期望他在任何一項門類里成功。因為無論要達到什麼目的，不勞而獲的方法，世界還沒有發明呢! 一種苦味的藥丸，外面裹著糖衣，使人先感到甜味，容易一口吞下肚子去。於是，藥物進入胃腸，藥性發生效用，疾病也就好了。我們要對人說規勸的話，在未說之前，先來給人家一番讚譽，使人先嘗一些甜，然後你再說上規勸的話，人家也就容易接受了。 如果你要人家遵照你的意思去做事，總應用著商量的口氣。譬如有一位主管要求屬下做事時，總是用著商量的口氣說：「你看這樣做好不好呢？」假使他要他的秘書寫一封信，他把大意講了以後，再要問一下：「你看這樣寫是不是妥善？」他看了要修改的地方，他又說道：「如果這樣寫，你看怎樣？」他雖然站在發號施令的地位，可是他懂得人家是不愛聽命令的，所以不應當用命令的口氣。 假如你正在興高采烈地跟許多朋友暢談的時候，突然來了一個不速之客，東拉西扯地談些煞風景的話，把融洽氣氛擾亂了，這正如有人把你兜頭澆了一盆冰水一樣的感覺，這種不知趣的人便是不懂得察言觀色，人人在背後一定罵他一聲冒失鬼。所以我們每次接觸到一個人物時，必須先看四周的環境，並明白對方近來的生活情形如何，倘若對方正是得意的時候，你不可在他面前光說不得意的話，俗話說得好：得意人面前不說失意話。 凡是偉大的人物，他們精通全盤的戰略，在必要時，而且應該有自衛的舉動時，他就會挺身戰鬥，不僅為了維持自尊心，也是使人瞧得起自己!他們更知道利用發怒來支配人，因為唯有弱者才沒有敵人! 　問話最要注意的是：問及對方所知道的問題，問對方所最內行的問題。如果你不能確定對方能否有充分力量答出，那麼還以不問為佳。譬如問一個醫生：去年本市發生的肺病有多少宗？這是不容易記憶的。要是對方的答話不大清楚，不僅會傷及答者的體面，而且雙方皆感沒趣。總之，不能一擊而中，使對方滔滔如決堤，就不是上乘的談話藝術。關於政治意見者不宜問，除非你的對手是一個政治家或政論家或權威人物，因為普通人對於政治見解最為分歧，他不知你有何背景，亦不知你有無成見，聰明的人大抵不會開誠布公去答覆這種問題的，所以還以不問為佳。 你對某些問題得不到圓滿的答覆時，是可以繼續問下去的，但有些問題不宜一問再問。你問對方住在那裡，如果他說在某地區，你就不宜再問在某街某號。如果他高興讓你知道的，他一定主動詳細地說出，而且最後還要補上請你光臨的客氣話。否則便是不想讓別人知道，你就不可追問了。其他諸如年齡、收入等也一樣的不該問或適可而止，以免誤會。　如果對方是同業，就絕不可問他的營業情形，同行相嫉，這是一般人的毛病。因為他答覆你時，若不是對其同業過於謙遜地譽揚，便是惡意的詆毀。在一個人面前，提及另外一個和他站在敵對地位的人或事業，總是不大聰明的事。在日常交際中要知道：不可問及別人飾物的價錢，不可問報紙刊物的銷數，除非知道他的刊物是一二流，使對方說出而無愧的；不可問女子的年齡，除非她是六歲或六十歲左右的時候；不可詳問別人的家世、不可問別人用錢的方法；不可問別人工作上的秘密，如化學品之製造的方法等。凡對方不知道，或不願人知道的事情都應避免。問話的目的是引起兩方的興趣，不是使任何一方沒趣。若能令答者起勁，同時也能增加你的見識，那是使用問話的最高本領。 有人說：「倘若我不能從任何一個見面的人那裡學到一點東西，那就是我的處世失敗。」這話可發人深省，這往往是受人歡迎的。所以請記著，問話不僅可以打開了談話的局面，而且你可以由此增益學問。 問話是表示虛心，表示謙遜，同時也表示尊重對方的意思。「替我把信寄了吧!」就遠不如請幫我寄了這封信。後者使人聽了舒服。對於一件事情不明白，就不妨請教別人，自作聰明是最吃虧的。一個肯坦白求教的人，最能取得別人的歡心。可是怎樣問呢？這問題也值得研究。問話的方法多種，收效自有高低的分別。高明的問法使人心中喜悅，而愚蠢的問話則只有引起對方發笑甚至反感的危險。向一個女子問：「你喜歡男子嗎？」這真是一個蠢到無以復加的問題。你一定說，這個人實在太不用腦筋，可是你自己如何呢？ 「這蛋糕新鮮嗎？」你是否曾經向一個售賣糕點的店家問過類似的話，而且還問過多次這種問話，你不但得不到真實的回答，還會使對方心裡好笑的。你跑到酒館裡點菜時，問那些服務員：今天的草魚好不好？這問題是多餘的，因為他一定會說好，除非你是一個熟客人。倘若你用另一種方法：今天有什麼好的海鮮？那麼效果就完全不同，你也可以吃到真正的海鮮。「今天的草魚好不好？」和「今天有什麼好的海鮮？」這兩種問法，引起心理上的反應是完全不同的。前者你所問的不過是一樣東西，只有好或不好的兩個答案。為顧全店家招牌，他不能說不好，並且一樣東西好不好的標準是很難說的。標準既不易定，則他覺得說了個好字並不能說是欺騙你，即使今天的草魚並不很好。你所問的只是草魚，似乎心目中除了此魚不愛吃別樣。為了要討好你的緣故，更覺得對你說好是他的責任。 結果，吃虧的是你，他只不過說說而已，吃下去真的好不好，他並無多大責任，如上面所說，好壞沒有一定標準。至於你開始便問今天有什麼好的海鮮？表示胸無成見，不管什麼海鮮，只要好便行。這表示你自己謙虛，不自作聰明而請教於他。這句話的意思很廣泛，它不是今天的海鮮好不好，卻是今天有什麼好的海鮮？答者甚至可以說，今天沒有什麼好的海鮮，但今天的鹽水雞又肥又嫩，值得一試。所以他答的範圍是可以很大的。這位侍者見你首先求教於他，他的自尊心得到滿足，心中早已高興。海鮮的範圍既廣，只要把各種海鮮比較起來，把當天最好的介紹給你便行，這工作較易應付。你既然全部請教他，他倒不敢不負責，自然會把最好的介紹給你。由此看來，問話雖是小事，但提問技巧卻要相當考慮研究了。 據說，某地一般茶館因為有些客人在喝可樂時放個雞蛋，所以侍者在客人要可樂時必問一句：要不要雞蛋呢?某心理學家應邀到一家茶館裡去研究如何發展營業時，他就說不應問：「要不要加雞蛋?」而是要問：「一個還是兩個雞蛋?」這種問法絕對有把握可以多做一個雞蛋的生意。  說到在交際場合的問話，最要緊的也是語氣溫和、態度謙恭。有些事情首先不可自己存有成見，與其問「你很討厭他嗎?」或是「你很喜歡他嗎?」不如問「你對他的印象怎樣?」但有些卻不妨先裝成有成見。對一個看來有四十歲的人問「你今年有三十歲了吧?」是比問「你今年多大年齡?」要好得多的。 我們在勸導人家之前，自己須得先來想一下，假如人家對我這樣勸導，我當怎樣?我們這樣一想之後，就知道當眾的指斥已經很不高明，就是兩人在一室之內，沒有第三者在前，你即使爽直的指出他的錯誤而向他規勸，他還是不大甘心的，所以，我們即使不是當了眾人之面，但是規勸的言辭，也得委婉，務使對方不致難堪，這才能真正達到規勸的目的。　不要用命令的口吻向人家說話，你要人家遵照你的意思去做的時候，總應用著商量的口氣。譬如你要你的秘書寫一封信，你把大意講了以後，不妨問一下：「你看這樣的寫法是不是妥善？」等到秘書寫好，你看到需要修改的地方，你不妨說：「如果這樣寫，你看怎樣？」他雖然站在發號施令的地位，可是他懂得人家是不愛聽命令的，所以不應當用命令的口氣。　一個男子處在幾個女子當中的時候，最不易找到一個插入談話的機會，因為有些女子絕不會為旁邊的那個男人著想。她們開始談頭髮、談衣服、談胸飾、談鞋，以致那唯一的男子雖不完全外行，也不好意思插進去。怎麼辦呢？如果不願保持緘默，又不便跑開，他就必須設法打破這局面。他應該設法把談話的範圍引到較廣闊的境界。  一個女子夾在許多男子當中的情形就有點不一樣了，不消說，男人與男人之間，所談話題是廣闊的。也許是政治，也許是社會問題，也許是事業上的。女子處在這種場合時，她可以一直保持緘默，但必須保留一種傾聽的態度，如果一個女子要想法把話題轉到頭髮衣飾方面是不可能的，男子們決不能對此種題目保持長久的興趣。

說話的能力 善於談話的人，可以把他的生活弄得非常有趣。對於一般不會談話的人，要知道隨時隨地都有機會作談話的練習。練習的機會多，改進的機會也多，而且，練習談話的效果，也是很容易看到的。到處都有你練習談話的題材，到處都有你練習談話的對象。不過，事先，你必須先分析一下自己的談話能力。一般人都不能算是很會說話，但也不能說對於說話一竅不通。大多數人都多多少少有一點長處，懂得一點談話的方法，只不過沒有鄭重其事地、科學地去研究而已。假使你有決心把談話的能力提高的話，請回想一下自己過去的談話經驗。 首先要反問自己：

1) 我是不是見了別人，就覺得好像無話可說的樣子？

2）我是不是很難找到一個大家都有興趣的談話題材？

3）我是不是常常說些犯了別人禁忌的話？

4）在我發覺我的話使別人發生反感時，我是不是很狼狽？

5）我能不能把所要談的問題，用各種不同的方式來談，以適應每一個不同的對象？

6）我是不是在某些人面前，有很多話說，而在某些人面前，就一句話也說不出來呢？

7）我是不是在遇見別人不同意我的意見時，我只有再三地重複我已經說過的話呢？

8）我是不是喜歡和別人發生爭執？

9）我是不是常常被人說我固執呢？

10）對於比我年紀較大，或是地位較高的人，我有沒有給以適當的尊敬呢？

11）我跟別人談話時，我的態度有沒有錯誤？

12）我能不能根據別人的態度，來調整自己的態度？

13）我是不是不能引起別人發言？

14）我是不是能使談話很順利地進行而不中斷？

15）我是不是能夠很自然地改變談話題材？

16）我是不是不知道應該在何處結束我的談話？

17）我是不是口齒不清？

18）我的聲調是不是不悅耳？

19）我是不是常忘記別人姓名？

20）我是不是常用一些俗話？

諸如此類，必須先劃清楚自己究竟在哪一方面發生了困難，這樣，當我們談到那些問題的時候，你才會特別加以注意。 無論你有多少困難，你也不必灰心，即使你現在像啞巴一樣不會說話，我們也有辦法把你醫好的。假使你真有誠心解決不會說話的問題，就千萬不要偷懶。你用個本子，逐項地記下你每一個問題，並且把你過去的經驗也記錄下來。例如你要記起來究竟在什麼人的面前，你感覺到無話可說？為了什麼原因呢？你要自己先想一想。單是這樣還不夠，你最少用一個星期的時間，留心地觀察一下，你跟別人談話的情形。到一個星期的結尾，你再在那個本子上，記下你應該最先改進哪一點。然後一個星期跟著一個星期下去，一面看書，一面研究你自己的情況。一面看看書中所講的，能不能解決你的問題，一面又把你自己經驗所得，記在本子上。如果你肯這樣實行，在三個月之內，你就可以得到驚人的進步。 說口才是靠天份，這句話是不可信的。一個人的口齒之所以伶俐，是因為運用字句語氣，以及態度發音等有了訓練的緣故，其他之外還有什麼正確的理由可以說口才靠天份的呢？例如你說：「我到一家理髮店去理髮，在××街和××街的轉角處。門牌是三六九號。××街正在修馬路。我記得這家理髮店是八年前開的。」講了一大套，別人還是無法知道你這個故事的要點是什麼？你的故事的要點，是你走進了一家理髮店去理髮，有一個理髮師是你中學的同學，他為什麼做起理髮師來呢？這才是這故事的要點。抓住要點，並了解聽的人興趣集中在哪一點上，少用對話，進行要快一點。在重要的關節，講得詳細，其他地方，用一兩句話交代過去就算了。 你的辦法是對的，向別人表示相反的意見時，不但不會得罪人，而且有時還會大受歡迎，使人有與君一席話，勝讀十年書之感。要知得罪人的不是你的意見本身，而是你對別人意見的態度。在你表示不同意時，把自己的意見看作絕對是對的，而認為別人的意見簡直是愚蠢幼稚，荒誕無稽，那你就傷了別人，而且還傷得很厲害。因此，在你表示自己意見的時候，要假定自己的意見也可能有錯。你不要逼別人立刻相信你的意見，你要容許別人有充分的時間來考慮你的意見，而且還要供給別人考慮你的意見的根據。若要別人也和你自己一樣地相信你的意見，你必須供給對方相當充分的資料。叫人足夠相信你的意見，既不是盲從，也不是武斷。在這同時，你還要表示願意考慮別人和你不同的意見，請對方提出更多的說明、解釋和證據來使你相信。你要表示，假使對方能夠使你相信他的意見，那麼你就立刻拋棄你自己原來的看法。這樣，一方面老老實實地說出自己真正的看法，一方面又誠誠懇懇地尊重別人的思考能力，這樣才是最理想的互相交談方式。有的時候，如果你自己的看法，和一般的意見相差太遠，你可以事先作這樣的聲明：「也許這是我的偏見。」

說話的藝術　

說話的藝術並不是天生的，而是從現實中鍛鍊出來的。一分天才，九分努力，一個人如果沒有良好的口才，是一件很可悲的事，好像鳥兒沒有羽翼。 想要有良好的口才，首先是正確的發音，對於每個字，都必須發音清楚。清楚的發音可以依賴平時的練習，注意別人的談話、朗讀書報、多聽收音機廣播，這些均對正確的發音有迅速的幫助。說話的時候，每一句子要明白易懂，避免用艱澀辭彙。別以為說話時用語艱深，就是自己有學問、有魄力的表現；其實，這樣說話不但會使人聽不懂，而且弄巧出拙，還會引起別人懷疑，以為是在故弄玄虛。當然，良好的談話，應該是用大方、熟練的語句，而且有豐富的字彙，可以應付說話的需要，使內容多彩多姿，扣人心弦。 說話的速度是不宜太快，亦不宜太慢，說話太快使聽的人不易應付，而且自己也容易疲倦，有些人以為說話快些，可以節省時間，其實說話的目的，在使對方領會你的意思。此外，不管是講話的人，或者是聽話的人，都必須運用思想，否則，不能確切把握說話內容。當然說話太慢，也是不對的，一方面既浪費時間，另一方面會使聽的人感覺不耐煩。　說話是一種藝術，也是一種技巧，我們必須認清這種巧妙的方法，然後才能獲得成就。在說話的時候要認清對方，顧慮別人的反應，坦白率直，細心謹慎，常常談話，但每次不可太長，說話的時候不可唯我獨尊。因為我們談話的目的是說明一些事情，使人發生興趣。所以要清晰，要明示。 信口開河、放連珠炮，都是不好的說話方式，信口開河並不表示你很會說話，相反的，證明你說話缺乏熱誠，不負責任。至於說話像放連珠炮，那只有使人厭煩，因為你一開口，別人就沒有機會啟齒了，結果當然是自討沒趣。 在公共場合說話，你要顧及別人的安寧，聲音不要太大。假若你是對眾人演說，要注意自己說話聲音是否能使每一個人都聽得到。形容一件事或是一個人，都必須恰到好處，別以為誇大之詞，可以收到預期的效果；相反的，言過其實，是必定會受人輕視。個人良好的說話，是包括正確的發音、適當的速度、豐富的語句、話中略含幽默與優美姿態等方面，這些都可以靠學習和鍛煉而成功。 你覺得一個人多說話好呢?還是沉默好?按言語是鐵，沉默是金的說法，表示沉默比多話好。言語是一個人的行為的影子，我們常因言多而傷人，言語傷人，勝於刀傷；因為刀傷易痊，舌傷難愈。 一個冷靜的傾聽者，不但到處受人歡迎，且會逐漸知道許多事情。而一個喋喋不休的人，像一支漏水的船，每一個搭客都趕快逃離它。同時，多說招怨，瞎說惹禍。正所謂言多必失，多言多敗。只有沉默永遠不會出賣你，保持沉默便是保護自己安全。 一個說話隨便的人，一定沒有責任心。話多不如話少，話少不如話好，多言不如多知，即使千言萬語，也不及一件事實留下的印象深刻。多言是虛浮的象徵，因為口頭慷慨的人，行動一定吝嗇。凡有道德者，不可多言；有信義者，必不多言；有才謀者，不必多言。多言取厭，虛言取薄，輕言取侮。唯有保持沉默，別人將以為你是一位哲學家。 我們絕對要少說話，尤其是有經驗豐富的陌生人在坐時。因為如果多說了，便是同時透露了自己的弱點及愚蠢並失去了一個獲得智慧及經驗的機會。 一個人說的少而且說得好，便可視為會談話者。因此，在我們人生中，有兩種訓練是不可少的，那就是沉默與優美而文雅的談吐。如果我們不會機智談吐，又不會適時沉默，是很大的不幸。我們常因說話而後悔；但從未因沉默而後悔。所以，當你對某事無深刻了解的時候，最好還是保持沉默吧! 少說話固然是美德，但人既在社會中雜處，只能少說卻不能完全不說。既要說話，如何說得又少又好，則此中藝術不可不研究。所以在任何地方和場合，最好能少說話，非到不能不說時，緘默是值得提倡的。若是到了非說不可時，那麼你所說的內容、意義、措詞、聲音和姿勢，都不可不加以注意。在什麼場合，應該說什麼?怎樣說?都值得加以研究。無論是探討學問、接洽生意、交際應酬或娛樂消遣時，種種從我們口裡說出的話，一定要有重點，要能具體、生動。不鳴則已，一鳴驚人。我們雖未必能達到這個境界，但朝這目標走去是不會錯的。要知，為了保持你的話令人重視，永不令人生厭，唯一的秘訣是少說話。少說話的人就能靜靜思索，使他說出來的話更為精彩。 做一個有耐心的聽者，是談話藝術中的一個重要的條件。因為能靜坐聆聽別人意見的人，必是一個富于思想，和具有謙虛柔和性格的人，這種人在人群當中，最先也許不大受人注意，但最後則是最得人尊敬，因為他虛心，所以受任何人喜歡；因為他善於思維，所以成為眾人所信仰。那麼怎樣做一個良好的聽者呢?第一是要專誠。別人和你談話的時候，你的眼睛要注視他，無論對你說話的人的地位比你高或低，「注視」是一件必須的事情，只有虛浮、缺乏勇氣或態度傲慢的人才不去正視別人。別人對你說話時，不可做著一些絕無必要的工作，這是不恭維的表示，而且，當他偶然問你一些什麼時，你就會因為不留心他所說的話而無從應付了。其次聆聽別人說話時，偶然插上一兩句同情的話是很好的，不完全明白時加上一個問話也是需要的，因為這正表示對他的話留心。但不可把發言的機會搶過來，就滔滔不絕地說自己的，除非對方的話已告一段落，應該讓你說話的時候才可以這樣做。再者無論他人說什麼，你不可隨便糾正他的錯誤，若因此而引起對方的反感，你就不能成為一個良好的聽者了。批評或提意見，也要講究時機和態度，否則，好事會變壞事。　有些人常喜歡把一件已經對你說過好幾次的事情再說，也有些人會把一個笑話說了多次還當新鮮的東西。作為一個聽者的你，此時要練習一種忍耐的美德了，你不能對他說：你已經說過幾遍了。這話會傷害他的尊嚴，你唯一應做的事是耐心聽下去，你心裡應該明白他是一個記憶力不好的人，你應該同情他，而且他對你說時是表示好感，你應該同樣用誠意來接受他的善意。但如果說話的人滔滔不絕，而你又毫無興趣，覺得把時光和精神去應酬他是十分不值得的時候，你應該用更好的方法來使他停止這乏味的問題，但最重要的，是不可傷害他的尊嚴。最好的方法是巧妙地引出他的第二個題目，而且是內行又是你所喜歡的題目。 說話的難點 說話是雙方面的，甚至是多方面的，當一個人站在講台上面演講的時候，只有他一個人在講，無論他講的是他自己預先擬好的講詞，或是別人替他準備的講詞，只要他懂得演講的技巧，把那講詞明白生動地講出來，那就完成了演講的任務。可是要作一次好的談話，卻不只要講，還要很善於聽，不只要把自己的話講好，還要善於聽別人的話，而自己所要說的話，也不能像演講一樣，可以事先完全準備妥當，照講無誤，而是要有很多隨機應變的才能。 當你面對一個人談話的時候，如果你只一大套一大套地把自己想好的話講出來，而不了解對方的看法和興趣，不能觀察對方對你的話有什麼反應，有什麼疑問，不能及時地解除對方心理的癥結，那你就不能算是一個好的談話者。 演講時，你的思想只順著一條線發展，不停地講自己單方面的意見。在談話時，你的思想至少要順著兩條線發展，一條線是你自己的，一條線是對方的。一方面你自己當然要有你自己的立場、態度和推理的方法，一方面你還要懂得對方的立場、態度　和推理的方法，如果你談話的對象，不只一個人，那麼，你的工作就更為複雜，你所要顧到的方面就更多。因為每個人的思想、嗜好和推測都是不同的。例如你的說話對象不只一個人，而是兩個人，你的工作就有點麻煩。有的時候，在某一點上，他們甲乙二人都不同意你的意見，而在某一點上，甲同意你，乙卻不同意你：或是正相反，乙同意你，而甲又不同意你；或者，甲和乙都不同意你，而他們彼此之間也互相不同意。這時，你的思想的線不是兩條線的，而且是三條線的。你必須同時能照顧到這三條線的發展，和它們的互相影響。如果你是一個受過良好訓練的談話者，你還要避免一個最常犯的錯誤，那就是你的興趣不能偏重一個人，而忽略了另外一個人；也就是你同甲談得太多，而使乙坐在那裡發悶。這裡還只是說三個人，如果超過三個以上，那你就更不容易應付了。所以學會怎樣談話，是多麼有趣的一件事呀! 讓別人先說，一方面是表示你的謙遜，使別人感到高興，一方面你可以藉此機會，觀察對方的語氣神色以及來勢，給自己一個推測的機會，這不是兩全的方法嗎?可是現在有許多人總是喜歡搶先說話，好像自己先說了，便可以壓倒對方，或者使對方感到自己是一個不平凡的人物，同時有許多人一開始說話，便滔滔不絕，自以為是一個長於口才者，須知別人已對你有了一個惡劣的印象，事實上你已經失敗，這實在並不是談話了，完全是你說人聽，以後你將不受人歡迎，人們見了你只有避而不見了。倘若你是一個商店職員，對一個上門的顧客，滔滔不絕地在宣揚自己的貨物如何優美，顧客對你如簧之舌，天花亂墜的說話，最多也不過認為是一種生意經，決不會相信就購買的。 我們為什麼要和別人發生爭辯?起因是由於彼此主張不同，因而彼此結上仇恨，這對於每個人在社會上生存活動最不好的事情，所謂冤家少一個好一個，因為每一個人都有著他的自尊心，一個耶穌教的信徒，他相信人是由上帝造出來的，但是，你用達爾文的進化論駁得他啞口無言，你勝利了，可是，他雖然啞口無言，也未必就拋棄他自己的主張而信仰你的主張，反之，你使他面紅難堪，他就會懷恨於心，結成仇恨，想想看，我們這樣做，所得到的不過是口頭上的勝利，而彼此的友誼，便從此完結，這對你究竟有什麼利益呢?世人大都自尊自大，所以，對人說話，第一要尊重對方，你對一個酒徒說喝酒的不對，他自然也要起來為自己辯說喝酒的好處。不過，這種難免結成冤家的說話的表現，真是多麼困難啊! 在社交上，我們也常看到許多人，因為喜歡錶示和別人不同的意見，而如此得罪了許多朋友。所以常常有些人、有些書，總是勸人不要表示自己的不同意。這種作法和這種看法，其實是很片面的，很膚淺的，而且也是不老實的。無論一個人多麼愛面子，除了極少數的極愚蠢的狂妄之徒外，幾乎每一個人，都更喜歡忠實的朋友。

第三章　經理信息處理能力 一、信息收集 信息收集的基本原則 信息或資料這兩個詞因應用領域不同，而有不同的定義。綜合一般說法和英文解釋，信息應包含下列內容： (1)事實、真實(FACT)：指還未經「加工」的事件所擁有的原始面貌。 (2)消息、通知(INFORMATION)：指由傳達而來，已經過某種程度整理的事實。 (3)知性、智慧(INTELLIGENCE)：指由經驗或理性推理而創造的事實或思考方法。 (4)知識(KNOWLEDGE)：指由發現及思考而產生的系統化概念。 (5)報告(REPORT)：指經過事實調查後，所做出的記錄結果和結論。 (6)資料、記錄(DATA)：指彙集事實後記錄下來的所有文字。 (7)報道、傳聞(NEWS)：指最新、有新聞價值的事實，和對這事實的傳達。

二、信息收集要術 信息收集的目的 1.整理的目的在於縮短「檢索時間」 簡單地說，「整理」是以縮短「檢索時間」為宗旨，以提高效率為目的。「檢索時間」是什麼意思呢?其實它原來是電腦的專用名詞，指：從查詢、搜索直到獲得資料的整個過程中所花費的時間。比如當你在寫稿時，遇到不會寫的字時，從離開書桌拿字典、到翻開字典找到你要的辭彙，其間所花費的時間，便可用「檢索時間」來稱呼。如果僅僅為了書架外觀的整潔漂亮，而在整理時，以書的大小來分類，外表上看起來也許很美觀，可是當你想要找到所需要的資料時，卻要頗費一番周折。反之，不以大小為分類標準，而以種類來編排的書架，雖然外表看起來凹凸不平，十分凌亂；但以「檢索目的」的觀點來看，卻能發揮書架的真正效用，達到事半功倍的效果。 2.　信息整理要以「個人需求」為中心 為「個人」而作的信息整理，不必考慮他人的立場，只要自己方便使用，不管別人的看法如何，這樣就是最好的整理方法。例如：百科全書的封面，原本是為了美觀和收藏而設計的，如果你把它全部去掉，做為自己的枕頭，而且將整套書放在容易看見的地方，甚至在書架上划上每一本書的固定位置，這是很好的做法。當然，在客廳的書架或壁爐上放套百科全書，是再好不過的裝飾品了。實在不該這樣地對待百科全書，但是，如果站在百科全書的本意上，你的作法才真的是「物盡其用」。畢竟，需要百科全書時，總能以最短的時間取得想要的資料。 在信息整理上，一旦顧慮太多，就無法發揮功效。在整理時，必須以「自我需求」為原則， 並且以縮短檢索時間為目的，如此才能設計出一套適合自己的整理方法。但是，費心所設計出的整理方法，即使未參雜其它的因素，實行後，卻發現所需的檢索時間要比整理前更長。因此，這一套整理方法就要重新再研究了。 3.　開始收集信息時，不要希望有「完美品」的出現 信息整理力求簡化是最好的方法。剪報時，看到認為需要的部分，就立刻撕下來，然後把剪報貼在活頁紙上，等累積到某種程度後，再考慮重新分類整理。剛開始，應先考慮「什麼樣的信息比較適合自己?」等因素，然後訂出收集的標準，還要騰出寶貴的時間去完成它。可是，如果最後發現離「完美品」還有一大段距離時，就會十分泄氣。 奉勸各位管理者，先經過一段時間的收集，再整理這些信息，千萬不要以為「這是完美的信息」。畢竟，在信息整理中，「完美」是無法達到的境界。事實上，如果有「為了獲得周詳 的信息整理而投入過多的時間的人，簡直是傻瓜」的認同心理，再做信息整理時，大多能得 心應手，事半功倍。而且熟能生巧，漸漸地也更能有效率地整理信息了。不斷地改進之後， 必能設計出最佳的整理方法，在不同情況下加以應用，發揮它的功效。例如，為了能高效地整理繁雜業務，你絞盡腦汁，設計出一位得力助手??「信息檢索秘書」，它使你在工作時能迅速獲得你所需要的信息。 4.　信息收集以「完成目的」為出發點 「信息檢索秘書」是根據實際需要設計的。在收集各類信息時，要有嚴謹認真的態度。信息收集也要講求「輕重緩急」，沒有完成目的的意識，收集的信息就不具有任何意義。 5.　信息收集的標準 「寧短毋缺」的收集方法能使你獲得一大堆的資料。但是，這是相當不明智的方法。為什麼呢?這種象脫韁的野馬似地收集信息，光整理就得花費很長的時間，別說「使用」了。「請 勿不停地貯存信息，斷然決定資料的取捨，更是一種智慧。」相信很多經驗豐富的人都會強 調這項原則。取捨的標準是一門大學問。收集信息時，「取捨標準」是一件十分困難的事，往往會在收集信息時造成心理阻礙。所以建議管理者不要實行「去舍標準」，而實行「採用標準」。一般人都有「獲得容易丟棄難」的心理障礙，實行「採用標準」，就更能符合一般人的心理狀態。不過，「採用標準」的重點，並非一開始就使用，而是資料收集到某一程度後，再根據「為何這樣做」而實行「採用標準」，這時資料收集就具有實用性了。 信息收集和整理，都以「自我目的」為前提。每隔一段時間，就得做這種「目的意識」的分 類，然後再以「採用標準」整理所需的資料，如此絕不會產生資料取捨的困擾。完成資料的 收集，由於取捨標準不一，不能及時利用「採用標準」，這只是具有收集意識，尚稱不上有 效率地整理資料。

三、信息收集技巧 □　人事資料收集技巧 要從「人」身上取得信息，最有效的方法是面對面溝通；通過這個方式，可以接觸和證實溝通對象的所言所行，這個「人」就成為獲得信息的最有利來源。 要與人面對面溝通須注意五個基本技巧： 1.　決定會面對象 找到合適的諮詢人選，其實並不容易。不管是純粹訪問還是想請對方配合，都要預先做準備，把有關資料備齊，制定自己的拜訪目的，並寫下若干要點提醒自己。然後再分析搜集來的名單，找到合適人選。這個準備工作關係到以後面對面溝通的成敗，不可輕視。 2.　訂約 訂約是面對面溝通方式中最大的一個難關。就對方而言，這是一個他可以不做的工作、可以不見的約會。無端打電話與人訂約，成功的機會並不大，尤其對一個素不相識的人，想要在幾分鐘內把自己複雜的動機解釋清楚，實在很困難。許多擔任營銷業務工作的人，一定都有這種體驗。冒味打電話聯絡不相識的人，有時會給對方無禮的感覺，有時不妨考慮先以信函告知。 3.　準備工作 在會面之前，要先把溝通對象的背景和專業調查清楚，要收集有關的資料；如果對方曾有著作出版，要大略瀏覽，假如對方的著作很多，就要記得翻閱第一本和最近出版的那本書刊。 4.　擬好問題備忘錄 因為溝通時間不能太長，所以要有在最短時間內完成會面的打算。出發之前，記住在筆記本的第一頁上，寫下最急於解答的基本問題，做為備忘錄。 5.實際的會面溝通 假如會面的時間是一個小時，在前30分鐘之內，一定要問完所有準備好的問題，並且把要點記在筆記本上。當然在談話過程中，如果對方允許，也可以使用錄音機，但是一定要記筆記。

四、信息整理技巧 袋式擋案整理技巧　 資料整理系統一定要簡單到連最怕麻煩的人都能持續使用，不能耗費時間、手續繁瑣。　許多人都很可能有這樣的經驗，書桌上資料堆積如山，抽屜里則沉甸甸，自己要的文件卻怎麼也找不到，經過一段時間，資料越集越多，許多人越不願去處理，就這樣抱著資料日復一日；即使好不容易買了檔案櫃，雜亂無章的文件也跟垃圾一樣，不好存放。 大約在20年前，王先生尚未整理的資料中，單單文件、文稿一項，就疊成了一座高60公分、長2公尺、寬40公分的「紙山」。這座「山」有他的採訪筆記、有關資料、收據、納稅證明、小手冊等，沒有一樣是能丟的。結果他每次找資料都會造成一次「山崩」，每崩一次山，崩就更痛苦一次。日復一日，終於有一天，王先生下定決心，心想一定有辦法來有效處理這些資料。 他首先要思考的是制訂出整理「紙山」的規則；即在什麼條件下，可以輕鬆處理資料。這些條件主要有五項： (1)能存放資料的空間不大。必須達到「使用最小空間」的目的； (2)低成本地完成整理系統，最好不要超過1000元，以免影響自己的「私房錢」； (3)這個系統要能立刻將各類資料的尺寸統一； (4)這個系統要能讓自己快速找到需要的資料； (5)這個系統能容納以後再設的檔案，是開放的，不能封閉。 腦海里想著這五個條件，眼望著紙堆，他心想，如果用公文信封袋裝起來，按類排列，只要把資料丟進去就行，這不是最簡單的辦法嗎?「袋式檔案系統」就這樣誕生了。其實這種辦法的思考方式和其它建檔方法並沒有太大差異，只是不需要花很多錢買很多檔案夾，可以低成本地完成建檔；同時任何資料都可「原始」地丟進紙袋即可，不需要加貼任何多餘紙張。而紙袋則可使用目前最普遍的「角型2號」袋，這種紙袋到處都能買到，連A4型的資料都放得進去。這是一種複雜而吃力的處理方法，方便、省時又不浪費財力。 袋式檔案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去兩公分，然後在封袋正面左方寫上目錄，再把資料放進袋中即可。雖然方法簡易，但袋式系統有與其它系統不能相比的優點。

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