用Excel建立一套小型人事數據管理系統

　　在現實生活中，很多小型企業並沒有給人事部門配備專門的人事管理軟體。實際上，一套專門的人事管理軟體費用昂貴，而且不一定適合企業的實際需求。

　　自己動手，用Excel來建立適於本企業具體需求的人事管理系統是一個不錯的選擇。Excel的功能強大，而操作又很方便，每月準確無誤的統計企業員工增減變化情況，年底分析大量的人事數據等等複雜的工作都能通過Excel輕鬆完成。現在我們給讀者朋友們提供這樣一個實例——通過Excel來建立一套小型人事數據管理系統。

正文：

　　首先我們打開一個新的Excel表建立一個人事信息庫框架，信息項目的設置您可根據本單位實際情況而定。如圖(一)所示:

圖一 打開一個新的Excel表建立一個人事信息庫框架

　　接下來請您不要急著錄入人員信息，我們要對一些信息項進行函數設置，以便系統可以自動生成相關信息，這會使我們的工作產生事半功倍的效果。

　　1、 性別、出生月日、年齡的自動填充功能設置

　　我們先對「性別」「出生年月」「年齡」進行函數設置。當我們輸入某人身份證號碼時，系統便會自動生成「性別」，「出生年月」及「年齡」，這樣就減少了我們錄入的工作量。請分別選擇性別、出生月日、年齡信息項單元格輸入下列公式:

　　(1)性別: =IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女")

　　含義：「LEN(E3)=15」表示看E3中是否有15個字元;

　　「MID(E3,15,1)」表示在E3中從第15位開始提取1位字元;

　　「MOD(MID()，2)=1」表示提取的字元除以2餘數為1;

　　「IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)」表示看E3中是否夠15個字元，如果夠就從第15個字元開始取1個字元，如果不夠15個字元就從第17個字元開始取1個字元。我們的身份證號碼一般是15位或18位。

　　「IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女"」表示所取字元除以2如果餘數為1顯示男，否則顯示女。

　　(2)出生年月: =DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2))

　　含義：DATE(YEAR,MONTH,DAY);

　　「MID(E3,7,4)」表示在E3中從第7個字元開始連續取4個字元表示年，用類似的表示方法一個人的出生年月日便可以通過函數設置表示出來，如果為了看起來方便，我們可以將單元格格式設置成年、月、日的日期格式，這樣顯示的結果會非常容易理解。

　　(3)年齡: =DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")

　　含義：「DATEDIF(date1,date2,「Y」)」表示兩個日期的差值;

　　「TODAY()」表示系統自帶的日期即顯示當日日期;

　　「DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")」表示今天的日期與G3所表示的出生月日之間的年份差值，這樣一個人的年齡就會容易的顯示出來了。

2、 勞動合同期限的自動生成和提前30天定期提醒功能設置

　　勞動合同管理也是人事管理中不可缺少的一部分，特別是勞動合同到期續簽問題更是不可忽視。如果由於我們的人為原因造成了勞動合同漏簽、延期簽訂等問題可能會給公司以及員工個人帶來一定的損失。從一個人入職簽訂試用期合同開始，再到簽訂正式勞動合同以及後來的續簽勞動合同，一系列的日期如何能夠讓系統自動生成，並且形成系統提前30天自動提醒我們的功能呢？這需要對一些信息項進行函數設置。如圖(二)所示:

圖二 信息項進行函數設置

　　(1)試用期到期時間: =DATE(YEAR(P3),MONTH(P3)+3,DAY(P3)-1)

　　含義：「DATE(YEAR(),MONTH(),DAY())」顯示指定日期;

　　在這裡我們假設試用期為3個月，我們需要在Q3單元格中輸入上述公式，其中MONTH(P3)+3表示在此人入職時間月的基礎上增加三個月。而DAY(P3)-1是根據勞動合同簽訂為整年正月而設置的。比如2005年11月6日到2006年11月5日為一個勞動合同簽訂期。

圖七 在學歷處選擇本科

圖八 在性別處選擇男

圖九 紅筆圈住的地方就是我們所需要的數據

6、用「數據透視表」功能快速匯總各項數據

　　以上功能的設置多用於日常人事工作中，但到年底我們需要對這一年的人事情況進行大量的信息總結，比如人員的離職情況，入職情況，各類數據構成比例等。這項工作更是一項非常繁重的工作。我們可以利用Excel自帶的「數據透視表」功能為我們排憂解難。

　　請點擊編輯菜單欄中「數據」選項，選擇「數據透視表和數據透視圖」選項，如圖(十)

圖十 選擇「數據透視表和數據透視圖」選項

　　選擇「數據透視表」接下來點擊「下一步」即可，我們需要確定建立數據透視表的數據源區域，一般系統會自動將整個信息庫區域設置成我們要選擇的區域。在出現「數據透視表和數據透視圖嚮導-3」第3步時我們選擇「現有工作表」，將工作表區域選擇在新的sheet中A3單元格」 如圖(十一)。點擊「完成」後，便會出現(圖(十二))結果。這裡解釋一下我們為什麼要選擇A3單元格，這主要是因為顯示區上面有兩行用來放置頁欄位。

圖十一 將工作表區域選擇在新的sheet中A3單元格

圖十二 藍圈圈住的地方

　　例如我們現在想統計各部門2003年入職人員情況。我們便可以將相關項目用滑鼠托至指定位置，如圖(十二)紅色箭頭顯示。通過對信息項目的拖拽，系統會自動出現相關信息的統計數據。如果我們還想出現統計數據的圖示，這時我們可以點擊數據透視表編輯菜單欄上的圖例圖標，如圖(十二)藍圈圈住的地方。這時會出現chart1，如圖(十三)所示。如果我們想改變圖例顯示類型可以點擊圖表嚮導進行自由選擇。

圖十三 完成

　　通過這個功能我們可以很容易的統計出各種人事資料，比如學歷構成，性別比例等。同時您還可以根據自己的需要來設置布局。當出現「數據透視表和數據透視圖嚮導」第3步時，我們可以點擊「布局」按鈕，接下來會出現「數據透視表和數據透視圖嚮導-布局」在這裡我們可以通過對話框中右側的數據按鈕添加或刪除我們需要的數據項。如圖(十四)

圖十四 統計人事資料

　　以上講述的是一些常用功能的設置，您還可以舉一反三，加入一些好用的小功能。