【官道】處理好單位「搭檔」與外部關係的藝術 · 幫你寫公文

　　職場中最密切的合作關係是「搭檔」關係和小團隊；最需要高超藝術的人際關係是外部關係。在這裡簡略的來講述一下怎樣處理這兩種職場人際關係。　　處理「搭檔」關係的四種意識　　在職場生活中會經常出現一些固定的或臨時組合的工作「搭檔」夥伴。這是正式群體中的小群體。一般都有明確的主從關係，但仍舊是同事關係，或者說是介於上下級與同事關係之間的一種職業夥伴關係。怎樣處理好這種關係直接影響到合作的質量與工作效率，而且會影響到合作的周期。　　這樣一種關係既然是合作，那首先雙方都應有主動的合作意識。什麼叫合作？就是要心往一處想，勁往一處使，一切以目標的實現和任務的圓滿完成為目的，這是共事的基礎。即使有明確的負責者和助手，那雙方也要有平等意識，而不是簡單的誰指揮誰，誰服從誰，當然也絕不可各行其是，那就不叫合作了。凡事都要取得共識，有商有量。負責者更要注意聽取助手和團隊成員的意見。在同等的環境、條件下，兩個人的意見總比一個的意見要周延，要少片面性；兩個人的力量總要大於一個人的力量；兩個人的效率總要大大高於一個人的效率。否則就沒必要講合作了。但一切以同心協力為前提，否則就不如一個人單幹了。這是一個大前提。但這個前提只限於決定形成與行動開始前，此後要求的則是對負責人指示與整個工作計劃的絕對服從與統一行動。　　其次要有主動配合意識。團隊中人應該人人有爭挑重擔的願望，這才是最佳組合。而不能計較你輕我重，否則就要在團隊中引發矛盾並直接影響到任務的完成、目標的實現。因此在團隊團組搭檔之間，人與人應有一種默契，這種默契的形成乃是團隊的共識，這個共識不是別的，更不允許有私心雜念和個人英雄主義，只能是一切為了目標的實現，一切為實現共同的計劃，所有人都必須為此而努力。就是在個人獨立執行任務，完全有自主權時也不能忘記這一點。有了這樣一種共識就自然有了行動上的默契，就會有了主動的人際配合，就會有整體行動的協同，就有了團隊內部的和諧。這是任何一種組合小團隊完成任務所必須的基礎。　　再次要有整體意識。一般而言，人越少越好統一，但事實上恰恰相反。千軍萬馬，可以一聲令下，可以萬箭齊發，可以令行禁止、鼓進金止，任何人不敢也沒有自由行動的可能。因為那有一種「勢」在裹挾著，就像一日千里的江河一樣，任何一滴水想不同流共下都不可能。而小團隊又是非正式群體，個人有相當大的自由活動時間與空間，因而最容易產生自由行動。所以，在「搭檔」之間最重要的是整體意識，絕不允許因個人的自由散漫無紀律而影響整體的行動。否則便只有失敗。所以「搭檔」組合之間最重要的是統一指揮、協同作業、貴在配合，而不能因一個環節、一個人出問題而影響工作的推進，否則就會影響整體運作與計劃的實施。如果各行其是，那也就不叫合作，也就不是「搭檔」了。正如克勞塞維茨在講述「戰鬥學」時所講的那樣：「只有受一個意志指揮的戰鬥才可以算作一個戰鬥」，在整體戰鬥中「受口令指揮的一切部分都不能有自己的意志」，而那些受不具體的「命令」指揮的大部隊作戰，「那麼各個部分就開始有一定的獨立性」。　　第四，要有分享共擔意識。無論是「搭檔」、勞動組合，還是「課題組」「項目組」「作業組」類型的非正式小群體之間的人際關係一般並不複雜，但也不可掉以輕心，最主要的是成員之間的互相關心、互相幫助的感情因素。這是小群體與大群體的不同。群體越小越要依靠感情為聯繫紐帶。好的搭伴應該是管鮑之交、生死弟兄一般的如影隨形的一種默契。而影響這種關係的是成果的分享、利益的分享與責任的分擔。也就是有福同享、有難同當。有了困難大家一齊上，而不是見硬就躲、避重就輕。有了責任、出了問題大家一起承擔，而不是互相推諉。有了利益大家一起分享，而不是哪個人獨佔獨享、貪天之功為己有。而應有推功攬過的精神和境界。只有如此才有有效的合作，才會建立起穩定的、良好的、長久的人際合作關係。　　處理外部關係的五個關節點　　職場的外部人際關係有許多種，與一般員工相關涉的大體為一般的工作聯繫、商務洽談、業務交涉以及在這些公共關係活動中所建立起的個人人際關係。在這裡我們重點來談一下後者。因為公共關係已是一門科學和學科，是很難在一小節中講清楚的。而且與一般員工關係不大。就是只講後者，也只能講幾個關節點。因為在前面講過的那些關係中，許多方法、藝術、原則對於處理外部人際關係也是適用的。那麼，在職場中怎樣去適應外部人際交往的要求呢？　　第一，要注重自己的形象影響力。與外部打交道，很重要的是「第一印象」。外部人際和內部人際不同的是，互相不認識、不了解，既缺少知情度，也缺少接納度，更缺少責任和義務感。所以處理外部人際關係比內部關係更為困難一些。　　我們在和外部打交道的時候，必須十分注意公共禮儀。尤其是個人的直觀形象十分重要，舉止言行必須十分得體，著裝打扮一定要合於你的職業身份。古人講「遠敬衣服近敬財」「佛要金裝，人要衣裝」，無非都是擋人眼睛的。所以和外部打交道一定要重視自我形象對他人的視覺影響力。你穿著背心褲頭去政府機關辦事一定會被趕出來；如果你再背包羅傘的，則一定會被認為是上訪告狀的；你髒兮兮的破衣爛衫，一定會被認為是收破爛、拾荒的，連門衛都會呵斥你。大門都進不去，你還辦什麼事？所以，衣著整潔是第一要務。因為外人對你的第一印象如何主要取決於你的「形式」，而不是「內容」。這種外表「形式」決定對你的接納程度和基本的認知判斷。　　第二，要注重舉止言談。這就需要你的「內容」了。對外人影響力最大的是你個人的氣質，這種氣質可以裝一下，沒有也得裝出一點來。而真正的氣質是裝不出來的，因為它是個人內在學養、修養、涵養、教養、氣質風度的外在溢出，是一種自然流瀉，你怎麼裝？所以，在職場上行走的所有員工平日一定要加強個人的修為歷練。曹操當丞相時接見北方少數民族使者的時候，讓一個吏員坐在主人的位置上，自己佩著刀站在後面裝衛士，而讓那個吏員代替他以主人身份接待使者。但事後那使者卻評價道：那個站著的人倒是氣度不凡，而那個坐著的雖然是主人，但卻很沒有大官樣。所以說，一個人的氣質、風度在與外部人打交道時太重要了。因此在和外部人打交道時，一定要十分注重自己的舉止言談，連表情都十分重要。一定要彬彬有禮而又不卑不亢。人都是平等的，誰也不比誰低，怕什麼呀？如果心中底氣先短了一截，與人相處自然就是下風，那還能辦事嗎？大大方方、自自然然，我不裝，你也別裝，一切以禮待人，和藹可親總可以了吧。

出處：公務員文萃作者：周殿富

　　第三，要「會說」更要「會聽」。一個人對外交往必須具備一定的語言表述能力，這是必備的。你連話都說不明白，別人怎麼和你交流哇？怎麼打交道哇？所以在交際之先，要說什麼，怎麼說，一定要想好，不可以背台詞，但一定要有理、有利、有節，要學會察言觀色。他感興趣的就多說一點，不愛聽的就少說一點。像一些「電話小姐」搞推銷那樣，一口氣把自己要說的全背一遍，而不管別人的反應，有幾個成功的呢？千萬別說廢話，不著邊際的話，別說讓人反感的話，讓人不舒服的真話也不可以說。但不管與主題有關無關，一定要講一點讓人受用的話，但不能吹捧，那種不著邊際的吹捧或過分的阿諛之詞是既讓人反感又讓人難堪的。但一定要「會說好話」。要發自內心的去講，要講得合身合體，別人自然高興。最忌的是在和他人交往交談時，自我吹噓、自我炫耀。但你真有實力，也不妨很科學巧妙地展示一點，並無害處。但千萬別讓人產生吹噓、自炫的感覺。　　與外部人打交道，不僅「會說」很重要，而且一定要「會聽」。「曲有誤，周郎顧」，一定要能聽出弦外之音的才是高手。尤其對於一些應付性的外交辭令不能信以為真。華盛頓說過：「每個涉世未深的人都必須懂得：衡量朋友的真正標準是行為而不是言語；那些表面上說盡好話的人實際上離這個標準正遠著呢」。而席勒則更深刻地講道：「一個從未有過交際的人，會把出於一般形式的禮貌而作的允諾當做餘切殷勤的標誌加以接受。當他感到失望時，他又會抱怨那是虛偽。」尤其是在公務交際活動中，千萬不要對別人那些出於禮貌而講的一些好話而做出錯誤的判斷，那是會出岔子的。人際交往中尤其是職場外部交往中天然就有許多應酬、應付的成分，所以你無須討厭、抱怨什麼，怪也只能怪自己的「聽力」不過關。　　第四，學會堅守誠信。儘管外部交際中有許多應付、應酬的事，但卻輕易不能做出承諾。而一旦做出承諾就必須兌現。否則不但會失信於人，影響到下一步的交往，甚至會產生積怨。無論個人交往，還是公務洽談，這一點都十分重要。連老百姓都懂「許死人，想死人」的道理。所以不論大事小事千萬不可以因心血來潮、頭腦一熱，便當面信誓旦旦，去做出一些會讓自己事後很為難的空頭許諾。在這方面則要絕對的誠信真實。寧可我不許諾，但我做到了或做得比你要求和希望的更好，而不能有一次說了而沒做。　　第五，風物常宜放眼量。外部人際關係是職場中人不可或缺的人脈資源。沒有一個單位與企業的成長不需要外部力量的推動和援助的，也沒一個職員的成長、職場業績的建立不需要外部人脈助推的。所以，一個職業人必須一切從長遠來考慮外部人際關係的建立。既不可以上房蹬梯子，更不能現用現交，一把一利索，而應以職場生涯的全程大計去考慮。誰知道哪塊雲彩哪天有雨呢？但只要是雲彩肯定都有下雨的可能。所以，凡是與自己職業相關的外部人緣，一定學會兼收並蓄、海納百川。而且一定要「長交現用」，而不能「現用現交」。　　人們在辦事不順利的時候常講：「咱們一燒香，佛爺就扭臉」。他為什麼扭臉哪？平日里呵佛罵祖，山門都不登一步，忽然間拎著紙馬豬頭上來了，「真金白銀」一大堆，誰敢理你呀？而且既然是佛爺，自然有神通，你一登門便知你必有所求，還敢和你聯繫嗎？除了貪婪成性之人才有如此膽量。所以處理外部人際關係千萬不能太現實。同時，也不能太勢利。還是有點長遠眼光的為好。十年栽樹，一日乘涼，這是定理。　　有道是山不轉水轉，人就更能轉。今天，他調轉了換崗了，誰知道他哪天又來管著你？他今天塌台了、離職了，誰知他哪天又東山再起、舊地重遊、重操舊業呢？不要說三十年河東，三十年河西，就是一夜之間乾坤倒轉的事不也時有發生嗎？所以人際相處還是從人性出發，從善良出發，不管有用沒用，還是長遠相處為上策，而絕不可以勢利相交、現實相處。　　（摘自《啟迪與智慧》）