員工面談指導手冊

06-27

員工面談指導手冊

一、面談前的準備工作

1、面談地點：應選擇輕鬆、明亮的空間

2、面談時間：20～40 分鐘的時間來面談較為恰當

3、資料：被面談者的個人基本資料、考核記錄表等

4、面談目的

（1）信息的傳播

（2）尋求信念或行為的改變

（3）解決問題和尋找對策

（4）探求與發現新信息

5、面談準備的問題清單

（1）為什麼(Why)

①面談的主要類型是什麼?

②究竟希望實現什麼?

③你尋求或傳遞信息嗎?如果是，那麼是什麼類型的信息?

④該面談尋求信念和行為的轉變嗎?

⑤要解決問題的性質是什麼?

（2）與誰面談(Who)

①員工們最可能的反應/弱點是什麼?

②員工們有能力進行你所需要的討論嗎?

（3）何時何地(When＆Where)

①面談在何地進行?在你辦公室還是員工們辦公室?還是其他地方?

②它可能被打斷嗎?

③在一天的什麼時間進行?

④面談前可能發生什麼?

⑤你在這件事中處於什麼位置?

⑥需要了解事情全貌，還是只需提示一下迄今為止的最新情況?

6、提問方式

（1）開放式問題：

①最近你的工作怎麼樣？

②接手調度後的工作怎麼樣？

（2）適用場合

①了解被面談者優先考慮的事情

②讓被面談者無拘束地討論員工的看法

③弄清被面談者表述能力怎樣

（3）封閉式問題

①你覺得當製作員好還是當調度好？

②你是願意在製作部工作還是在營銷部工作？

（4）適用場合：

①節省時間、精力

②維持、控制面談的形勢

③從被面談者處獲取非常特定的信息

④鼓勵被面談者完整描述一個特定事件

⑤鼓勵靦腆的人說話

⑥避免被面談者泛泛而談

（5）安排面談結構次序從一般到特殊：

1、有關在公司聚餐需要申請的規章制度，你認為怎麼樣?

2、這些規章制度公平嗎?

3、這些規章是否限制了員工的自由，實施狀況如何?

從特殊到一般：

1、這些規章怎樣限制了員工的自由?

2、這些規章公平嗎?

3、對於有關在公司內的規章制度，你認為究竟怎麼樣?

（6）預期問題並準備回答

二、面談的方式和步驟：

1、讓員工感到輕鬆愉快。不要板著臉，不要中間隔著一個大辦公桌，然後把員工安排到對面的一椅子上。而應該和員工同排相坐，見到員工後，點頭，微笑，或是禮貌地和員工握個手，問個好；

2、開門見山又簡潔明了地說明找員工談話的原因。心平氣和、就事論事，不情緒衝動、指責謾罵員工。

不要用「聽說」、「有人告狀」、「我猜想」等沒有事實根據的語言來表達。而總是用：「我看到」、「我

發現」、「我觀察到」等詞語；

3、問對方的意見怎樣，並給予員工足夠的時間進行解釋。不管員工說什麼，都不表露出不相信員工的理由。如果有疑問，就開誠布公地提出來。要注意力集中地去聽，不要帶著個人偏見去看待問題；

4、真實地表達出你個人的看法。你的看法建立在你和員工共同描述的事實基礎之上。切忌把自己的意志強加於人，並使對方清楚地知道你的擔憂。你即使有時不能讓對方心服口服地贊同你的觀點，但一定要讓員工理解你的心情；

5、分析問題的嚴重性和後果。要花時間和員工討論該事對公司、對本人、對其員工帶來的不良後果。讓員工意識到不是在挑員工的毛病，不是有意拿小鞋給員工穿，不是對員工進行打擊報復等；

6、共同制定出解決問題的辦法。要力求積極主動地幫助員工尋求妥善解決問題的方法。不要一個人在那裡下達指示：「我要你」、「我限你」、「你必須」，或威脅員工：「否則」、「再發生這樣的事」、「下不為例」等。只有員工參與對問題解決辦法的制定，員工才更心服口服、不折不扣地去執行；

7、表達對員工改正錯誤和施行解決問題的信心。要說一些激勵員工的話語，比如說：「我相信你」，「你一定能夠」，「你不會讓我失望的」等；

8、提供對員工的支持和幫助。告訴員工：有什麼需要我幫助的地方，請給我打個招呼，我將全力支持你等。

三、日常面談

（一）個人情況

1、你現在個人的主要工作內容是:

2、你認為公司目前對你的工作要求明確嗎

A.非常明確 B.比較明確 C.有些不明確 D.基本沒有規定問題設計原因：知道公司,部門對員工的工作要求,員工才能明確自己需要努力的方向,才可能挖掘自身潛力。

3、你之所以這麼回答,你認為主要原因在於:

A.公司沒有明確部門職責 B.部門職責明確了,但部門內部分工不明確 C.主管要求的和公司的規定有一定出入 D.其他

4、在日常工作中,你認為工作所需的材料,辦公用品,設備齊全嗎？

A.很齊全 B.基本齊全 C.缺少很多 D.基本沒有

問題設計原因：為員工工作所需的材料,辦公用品,設備的齊全是支持員工工作的首要行為,也是最大限度發揮員工潛力的前提基礎。

5、你認為造成這種現象的原因在於:

A.公司從來就沒有設備 B.公司曾經配置,但得不到補充 C.其他員工

6、在日常工作中,你覺得得心應手嗎

A.很順利,沒有多大的困難 B.比較順利,僅有一些困難 C.不太順利,困難很多 D.很不順利,工作難以開展

7、你認為你對工作相對勝任的主要原因是:

A.以前有這方面的工作經驗 B.個人學習能力較強 C.領導,同事幫助較多 D.崗位工作難度不大問題設計原因：個人興趣與崗位需求的契合,是做好工作的重要條件;若先天優勢與崗位契合,工作可能出類拔萃。

8、若工作存在困難,你認為工作不順的主要原因在於:

A.公司組織,流程方面的原因 B.部門內部分工方面的原因 C.個人對該工作性質不適應 D.個人專業能力水平有待提高

9、在過去的七天里,你是否因工作表現而受到表揚

A.有 B.沒有

問題設計原因：因工作得到的表揚與讚許同因工作本身而獲得的成就感同樣重要,部門是否給予適時的激勵與表揚,影響到員工工作的積極性。

10、你所能記起來的因工作表現不錯而受到表揚是在什麼時候？

A.一個月內 B.三個月內 C.有過,但記不清出了 D.印象當中好像就沒有問題設計原因：所有員工都希望員工們的意見收到公司的重視,而是否有此種感覺取決於公司與部門如何傾聽和對待員工們的意見,尊重讓員工更加有信心。

11、你的主管和你溝通工作的情況是:

A.主管經常主動找我溝通 B.主管有時候主動和我溝通 C.我主動找主管溝通 D.相互之間很少溝通

12、在日常的工作中,你經常向主管發表你的意見嗎

A.經常發表 B.不太經常發表 C.很少發表 D.按指示執行,不發表意見

13、對於你發表的意見,你感到受到重視了嗎

A.受到了高度的重視 B.比較重視 C.予以考慮了 D.無人理睬

14、在日常的工作當中,有人鼓勵你繼續發展嗎？

A.有不少的人 B.有一些的人 C.很少有人 D.從來沒有人

問題設計原因：挖掘員工的自我優勢,才幹並鼓勵員工們在適合的方向上發展,是部門主管的重要工作。

15、對我進行鼓勵的人主要是:

A.本部門的主管 B.本部門同事 C.其他員工同事 D.上述都有

16、在過去的六個月間,部門有人和你談及你的進步和成長嗎

A.經常談及 B.有時談及 C.偶爾談及 D.沒有談及

17、如果有談及的話,和你談及的主要是:

A.部門主管 B.比我資格老的部門同事 C.同一入職的同事 D.上述都有

18、在過去一年裡,你感覺你在工作中有機會學習和成長嗎

A.有很多的機會 B.有一些機會 C.很少的機會 D.基本沒有機會

問題設計原因：為員工提供學習與成長的機會,是更加高效工作的重要條件

19、你部門內部組織的培訓次數為:

A.2-3 次/月 B.1 次/月 C.1 次/季度 D.幾乎沒有組織過

20、你所參加的各級培訓中,你感覺收穫如何

A.收穫很大 B.有些收穫 C.收穫不大 D.沒什麼收穫

21、在本公司中,你有沒有一個最要好的朋友

A.有很多不錯的朋友 B.有一兩個不錯的朋友 C.不錯的同事關係 D.普通的同事關係

問題設計原因：良好的工作氛圍有助於培養員工對公司的忠誠度

（二）部門建設

22、在日常的工作之餘,有沒有主管或同事關心你的個人情況,和你聊起個人的情況

A.整天都在工作,從不聊個人的情況 B.有些涉及,但不深入 C.交流溝通的比較多 D.溝通的比較多,有親密的朋友。

23、你認為你部門的整體工作氛圍如何？

A.很融洽 B.比較融洽 C.一般 D.比較冷淡

24、如果你願意繼續在當前的工作,你覺得主要的原因是:

A.同事關係不錯 B.領導對個人的賞識 C.個人有發展前景 D.沒有其他更適合自己的崗位 E.其他

25、你認為你的同事們在工作中整體的態度如何是否全都致力於高質量的工作

A.積極的相互幫助,都非常敬業 B.能夠相互幫助,比較敬業 C.多一事不如少一事,大部分人是得過且過。

26、你在工作中是否有與同事發生爭執,口角的時候呢主要原因是:

27、你比較欣賞你的主管的地方是:

A.親和力 B.領導的藝術性強 C.能對自己提供指導和幫助 D.部門整體建設搞的不錯

28、你認為你的主管需要進一步改進的地方有:

A.與部門員工的關係 B.領導技巧 C.內部分工 D.計劃,目標的制定

（三）公司建設

29、你對公司的使命,目標清晰嗎

30、你覺得公司的使命/目標對你的工作有影響嗎

31、你還有其他對公司提的意見嗎

以上只是初步面談問題，面談人可以根據上述問題進行延伸。

四、轉正面談

1、首先員工心理的問題：

（1）我能不能轉正啊？

（2）公司對我的評價怎麼樣啊？

（3）我的發展空間如何？

（4）轉正後公司給予我的待遇如何啊？

2、問題解答

（1）試用期表現和能力評價

由於有轉正申請表，雙方都有就試用期的表現進行評價，所以首先基於轉正申請表中的評價進行溝通，雙方達成共識，在哪些方面表現不錯，要繼續發揚，哪些方面還需要加把勁提高。

（2）轉正後工作安排溝通

大家工作都期望在工作中不斷成長，所以轉正後工作安排一定是非常重要的環節。一方面可以讓員工清楚的了解到自己的工作職責，也可以清楚的了解到公司對員工的期望，這樣員工才有努力的方向，才能朝著目標不斷前進。

（3）轉正後待遇溝通

首先要聽取試用期員工對轉正後待遇的期望，並告知轉正後的待遇，工作表現如何評估，工作表現如何影響員工的收入，也就是績效如何考核，還有轉正後能享受哪些福利和待遇。

（4）聽取員工的建議和意見

從中可以了解員工的真正需求，也可以在溝通中了解到員工是如何評價公司或部門的，也能聽到許多非常好的建議和意見，有助於不斷的改進部門的工作。

（5）其他

工作生活兩不誤，談了工作，其員工方面也要聊聊，談談心。

五、挽留面談

1、以朋友的心態參與面談

面談的成果取決於兩個主要方面，一是對方是否願意和你做實質意義上的溝通，員工的心裡話願意告訴你。二是對方是否相信和你溝通是有用的，反過來說，是否能讓對方相信你有這個能力和權力去落實面談過程中達成的各項協議。

如果你不僅是對方的上級還是對方的朋友，要做到第一件事比較容易，因為你不一定能夠幫助員工，但至少可以讓員工相信你絕不會去害他。如果你的級別夠高要做到第二件事也比較容易，反之，你更應該以一種朋友的心態參與面談，要讓對方相信，作為朋友，雖然有些事你沒有權力做出最後決定，但一定會把員工的期望和要求反映上去，並在自己的能力範圍內儘力為員工爭取應得的利益（在現實中你也應該這樣做）。記住，面談過程中，你沒有必要強調自己的上級身份，因為你的上級身份是一個事實，會自然而然地留在對方的潛意識裡，不管員工是否把你當成朋友。

2、應該站在對方的角度來考慮問題的合理性

以朋友的身份幫助對方分析整件事情的利與弊，站在對方的角度考慮問題，提出自己的建議，這樣可以讓對方感受到你的誠意，讓員工相信你不是僅僅基於公司的利益來考慮問題的，你也在為員工考慮，消除了對方的敵對心理，雙方就可以一步一步地敞開來聊。

3、當你有能力落實一些問題時，應讓對方相信

如果你確定自己有權力決定並落實對方提出的一些合理要求，可以在現場果斷拍板，這不僅可以讓對方看到面談取得的成果，還可以讓對方感受到你的魄力，增強依賴你解決問題的信心。這樣，如果一次面談不能解決問題，對方也會樂意繼續參與後續的面談。

4、以小的讓步謀大的利益是問題的關鍵

對方可能會提出一些小小的要求，不要在是否合理這個問題上與對方糾纏，如果對方覺得員工一個小小的要求你都沒法滿足，就不會對這次面談抱有什麼期望，面談也不會有什麼成果。作為員工的上級，你應該把眼光放遠一些，從全局得失的角度上來考慮問題。如果在小的方面能讓對方覺得你很爽快，員工就會相信你真的有誠意解決問題，那麼，在一些大的方面，對方可能也會不好意思過於執著，適當的時候會做出一些讓步，面談取得成果的機會也會增加。

5、準備充分客觀的數據來證明對方利益的存在，最好把最後的結論留給對方提出說服不能僅僅依靠講道理，還要擺事實。如果事先能準備一些與對方密切相關的客觀數據，去證明對方利益的存在，說服力就會成倍提高。有某個人離職的原因是覺得薪酬偏低，而新的公司向員工承諾了更高的薪酬。於是，說服者拿出了在網路上找到的，關於那家公司的一些離職人員的報料，告訴員工，雖然那家公司開出的薪酬要高一些，但是它的員工普遍抱怨平時幹活非常累，經常需要加班到很晚；並且，自某年以來，新員工如果沒有干滿兩年，一般很難獲得較大的薪酬調整機會，而職位晉陞機會一般都優先考慮資質較老的員工，福利方面還不如現在的公司。然後和對方一起算了一筆賬，最後得出一個結論：在實際收入方面兩家公司雖然有差距，但差距並不像員工預想的這麼大。看到對方心動了，說服者趁熱打鐵拿出了他的方案……

最好把最後的結論留給對方提出，因為人性有這個弱點，在做與自己切身利益相關的判斷時，不會輕易接受他人的觀點，特別是在知道對方是有個人的目的後更是如此。

6、要打消對方因為面談導致的後顧之憂

這是最容易令大多數人忽視的問題。如果你找辭職的人面談，他們事實上是會有後顧之憂的。常見的情形有，多數公司對離職時間都有明確的規定，辭職人員如果已經找到了新的工作崗位，他們通常是按提出離職的日期推算，與新公司約定好入職時間的，如果他們提出離職後你約員工面談，員工會擔心面談不成公司會不會把最後批准離職的日期視為員工們提出離職的實際日期。為了避免對方有這樣的心理負擔，作為說服者，在面談中應該告訴員工，找員工面談的目的是希望能夠留住員工，不管面談後的結果怎樣，

最後的決定權在員工手裡。如果員工堅持要離開，公司會尊重員工的選擇，在做好交接工作後，可以在多少天內為員工辦好離職手續，絕不會有意刁難員工，因為這樣做對公司而言沒有意義。

另外一個常見的情形是，在面談過程中，對方會提出一些要求，一般這些要求與個人的利益直接相關。如果對方覺察到公司是在迫不得已的情況下答應員工的要求的，會擔心公司會不會等到員工沒有這麼重要的時候進行秋後算賬，畢竟，羊毛出在羊身上。如果公司要算計你，作為員工基本上是沒有什麼反抗能力的，與其如此，不如趁早離開。有這種想法也是可以理解的，作為說服者，需要做的就是讓對方相信，不管結果怎樣，對員工個人來說只有收穫，沒有損失和任何的負面影響。最有效的方式是利用一些先例來增加可信力和說服力。

7、提倡因人說法，利用對方為人和性格特點等方面的了解，尋找最容易打動對方的方法每個人的性格特點和處事風格都是不同，有些人比較講義氣、有些人比較容易受感動、有些人非常誠實並且守信、有些人認人不認錢，如果員工尊敬和佩服的領導親自挽留員工，其說服力可以上升到事半功倍；有些人認錢不認人，員工們更注重面談的成果。這樣一來，類似的情形，同樣的方案，可能會說服某些人，但對另外一種人卻沒有什麼效果。正因為如此，我們特別提倡因人說法，說服者應該基於對對方的了解，努力去尋找最容易打動對方的解決方案。

8、適當附和可以消除對方的敵對心理

絕大多數人都有這樣的經驗，聊天也好，面談也好，如果雙方有共同的興趣和愛好，特別是對同一件事有共同的觀點和見解，就很容易產生共鳴。員工們經常會聊得有聲有色，即使期間有人提出了一些新的看法，也經常會被其他人附和甚至接受。原因很簡單，他們彼此之間已經把對方視為同道之人了。

適當附和可以消除對方的敵對心理也是基於這個道理。離職人員或多或少在某些方面受到了委屈，或對一些發生在員工身上的事心存不滿。如果在這些事上，你的看法與員工有較大的不同，不要輕易表現出來，適當的附和能夠讓對方覺得自己的觀點得到了部分的支持，也能夠給對方一些安慰，甚至能讓對方感到你是站在員工同一邊的。這樣，員工可能會不知不覺地把你視為同道之人，對你的一些觀點會聽得進去，一些本來棘手的問題可能會出乎意料地得到解決。

注意：

附和是有限度的，如果你不假思考地同意對方的觀點和看法，很快會陷入被動，因為作為一名管理者，你必須同時兼顧員工和公司雙方的利益，這是你的職責所在。面談到了一定階段，難免需要討價還價，如果完全站到了對方的一面，你就很難在兩方的利益中作出平衡，因為你不能在支持了對方的觀點後再出爾反爾。另外，附和應該是對事不對人的，這一點很重要，如果為了安慰一個人說了其員工同事的壞話，不管是真是假，傳出去的話，你都會非常被動。

9、講道理不如提供解決方案

要做到有效說服，光講道理是絕對不行的，這樣給對方的印象可能是說得比唱得還好聽，但就是沒有解決問題。作為說服者，你應該事先準備幾套可行的方案，在適當的時機提出來和對方協商，這樣才能讓對方真正感受到你的誠意。

10、不要做出不切實際的承諾

隨意做出承諾是大多數說服者經常犯的錯誤，這可能引發兩個問題：

對方會發現，只要自己一堅持，就能輕易地達到目的，要求自然就會無休無止，畢竟，每個人都希望能獲取最大化的利益。輕諾則寡信，如果你承諾的事情卻沒有能力兌現，不僅不能達到挽留的目的，你個人的公信力也將受損，這對一個管理者非常不利。

六、離職面談

（一）離職面談的目的

1、了解員工離職的真正原因；

2、了解員工所在團隊和部門發生了什麼事情；

3、平衡員工、部門、公司三方利益；

4、減輕離職對員工帶來的負面心理及公司形象影響；

4、確保離職流程的順利執行。

（二）離職類型：

1、趨利型：即對現公司也不是不滿意，而是有別的「誘惑」，如高工資、職務、工作環境、培訓機會等。此類人員占辭職人員中的大多數。

2、改換環境型：此類人員變換單位是因為不願意長久地呆在一個環境中，喜歡從新的環境中尋求新的感覺。

3、負氣型：此類人員不太成熟，可能會為上級一句批評的話或同事的一點「冒犯」而負氣離開。

4、厭惡型：此類人員討厭現有的或公司整體、或某個人、或上級、或管理方式，為了擺脫，只有辭職。

5、試探型：此類人員心計比較多，有時工作不順利或工作不令上級滿意，便又自我看重，於是就以辭職來投石問路，如果上級挽留，那麼，就少不了安慰，會更加重視其；如果上級同意，則印證了自己的感覺：上級確實對其本人很不滿意，那麼就沒必要抱有幻想了。

6、外力型：即迫於外力，沒有辦法才辭職。如有的人搬家了，離辦公室過遠；有的人因長期加班，家人不滿。為了家庭，需要尋找一個能有更多時間同家人相處的工作。

7、自我不滿型：這類人員對自己估價較低，在工作不順利時，就有逃避的想法。

（三）離職面談的原則

1、面對面或直接溝通的原則

離職訪談最好以面對面的形式進行，這有利於雙方的溝通和理解，也有利於更好地發現和從根本上消除敏感及抵觸的情緒。然而，如果無法進行面對面的離職訪談，也可以通過郵寄離職調查問捲紙件或者電子件進行。

2、避免引導式提問原則

引導式提問，面談者主觀性比較強，對離職人員容易產生誤導，而且採集不到真實想法，導致面談收集的資料不夠全面、具體。另一方面,容易使員工產生戒備心理,不利於離職面談的順利進行。

3、多聽少說的原則

應給予離職人員合適的空間和足夠的時間。適當的時候，應對離職人員進行善意引導或打消他的疑慮，而不是施加壓力。對有些事情，你應進行必要的解釋，並思考和理解離職人員說的話（可以只是理解他的觀點，但不一定要同意）。保持冷靜，要抵制自衛或反駁的情緒。要記住，你的目的是探出離職人員的想法、意見和對一些問題的答案，而不是進行說教或訓誡。

4、面談結構化原則

面談應遵循一定的原則,符合它的流程和基本步驟,能避免少問、不問或者漏問。面談結構化不合理,將

不利於對面談結果進行有效評估和分析，導致面談收效甚微。

5、對事不對人原則

在面談過程中不要提及當事人的人品等，主要針對某件事情的看法而產生談話。

6、實效性原則

面談的目的主要是為了了解員工為什麼要離職，公司在哪些方面存在不足，然後針對這些原因改進，防止流失更多的員工，所以面談不應該草草結束。

7、真誠性原則

讓員工感受到公司對他的尊重與關懷。如果員工覺得你只是在應付或揭其瘡疤、挑其刺，你都不會得到積極的、有價值的回饋。也不要讓員工覺得你要他為公司貼金，否則面談將變成對雙方都無益的禮節性交談。

8、開放性原則

設計的面談問題要留有較寬的思考空間，面談時也不要只是按事先列出的問題逐項慣例式地發問，讓員工依照個人經驗回答而不加過多限制。多問一些類似「什麼」、「如何」和「為什麼」等開放式的問題，而不是用「是」或「否」就可以回答的封閉式的問題．

9、保密性原則

不要提及一些人對當事人的看法，並且將當事人的看法與談話內容可以進行適當的保密。

（四）員工主動離職面談的內容

1、請員工談個人做出離職決定的原因和想法，對個人發展的考慮和設想；

2、了解員工對公司、主管和同事的評價，進一步確認離職的真實原因；

3、代表公司談對了解的情況和對事實的看法，公司對離職事件的關注點；

4、對員工離職的反應，同意或希望做進一步勸留努力，並聽取其反應；

5、就員工本人關注的問題進行解答和提供諮詢。

（五）員工被動離職面談的內容

1、告之公司的辭退決定和辭退理由。

2、告之員工具體的辭退方案，工資支付、福利享用、工作交接安排等。

3、聽取員工的辯解，觀察員工的情緒和心理變化，適時地加以引導。

4、對員工關心的實質性問題進行政策解答和諮詢，向員工提供相應的政策幫助。

（六）離職面談注意事項

1、離職人員有權自行決定是否參加離職面談，公司不要強迫他們參加。如果有人拒絕參加離職面談，可以提供離職調查問卷，但對方同樣有權自行決定是否接受。

2、除了僱主可以正當要求離職人員歸還的文件和材料之外，你不能強迫他轉移自己掌握的知識。

3、離職面談的資料應遵循保密性原則,不得隨意更改, 翻閱。

4、談話時的語言和方式

（1）語言要共通

（2）語氣要親切

（3）態度要明朗、和藹、真誠

（4）尊重對方，不忘記你的笑容

（5）要將話題轉給對方

5、選擇面談時機的技巧:

（1）如果你的目的是為了留住這個員工的話，那麼談話進行得越快，你成功的機會也越高，面談應在提出離職時刻進行。在談話前，你應儘可能尋找到員工離職的蛛絲馬跡，這種信息一收集到，談話就該立刻進行，將其離意消滅在萌芽狀態。一旦員工公開宣布離職，那就覆水難收了。

（2）如果你的目的只是為了收集詳細具體的信息，那麼最好將離職面談安排在這個員工工作的最後階段即正式離職當天。面臨離職的員工，會很自然地流露出對企業的長期隱藏著的評價和觀點，尤其是一些在職期間由於顧慮難以說出的問題。

6、提問的技巧

在面對面的談話中，可以用「為什麼」來提問以獲取進一步的信息，尤其是當已獲得的答案含糊不清或者過於膚淺時。以「什麼」和「如何」開頭的問題更有助於讓對方思考和發表真實見解。公司應盡量給予所有離職員工發表評論的機會，而不論他們是什麼級別。

附：開放式問題庫

你是如何做出離職決定的？

你決定離職的主要原因是什麼？

你決定離職的其他原因是什麼？

在你決定離職的原因中，你最在意的是什麼？

你對公司將來如何處理好這種情形或解決好這些問題，有什麼具體的建議？

你在公司有什麼好的或開心的或滿意的經歷嗎？

你在公司有什麼沮喪的或困難的經歷嗎？

如果公司提供機會，你本可以在哪些方面做得更好或更多？

你自己本想承擔哪些額外的職責？

公司本可以怎樣使你更好地發揮才能和潛力？

你覺得公司或部門內的溝通如何？

你對公司的企業文化有何感想？

你覺得公司各部門之間的溝通和關係如何？應該如何處理?

你覺得自己的角色發展或定位適當嗎？

你覺得公司應如何更好地引導你進入自己的角色？

你覺得公司招聘你的方式如何？

與你進公司時對它的期望相比，現實是如何改變的？

公司本應如何改進對你的招聘，本應如何改進對你的入職培訓？

你覺得公司本應該如何幫助你更好地了解其他部門或更好地與之合作，以提高公司的運作效率？

你對公司對你展開的績效評估和給出的績效反饋有何看法？

你對公司的績效考核系統有何看法？

你對公司的激勵機制有何看法？你認為它本應如何進行改進？

你覺得公司應如何改進工作條件、工時、倒班制度、便利設施等？

你覺得公司的哪些設備或機器要更換、升級或沒有得到充分及合理的使用？

你覺得公司對你的管理方式如何？

你本來想如何改變公司對你設定的期望、目標？為什麼？

你覺得公司存在哪些特別荒謬的政策、制度或指令？

你覺得公司存在哪些荒謬的資源浪費、毫無意義的報告或會議、官僚作風等？

你覺得公司應如何緩解員工的壓力？

你覺得公司應該如何讓你更好地利用自己的時間？

公司或管理層有沒有在什麼方面給你的工作造成麻煩，或使你沮喪，或降低了你的效率？

你覺得公司如何才能更好地利用員工的見解和經驗？

撇開導致你決定離職的原因，是什麼使你起初決定與公司長期共同發展事業？

公司怎樣才能留住好的員工（不再失去像你一樣優秀的員工）？

當情況好轉，你會考慮重新回公司嗎？

你是否願意談談你的去向（如果你已經決定了）？

是什麼吸引你想加入他們？

他們提供了什麼重要的條件正是我們這所缺少的？

如果合適，是否可以談談或重新考慮你留在公司的可能性？

你需要我們為你提供一些幫助，以更好地決定下一步應該怎麼做嗎？（很顯然，我們不能給予任何承諾。）

7、面談者應具備的技巧:

（1）原則上講，公司可以授權任何人去主持離職談話，前提條件是這個人必須是離職員工能夠公開、坦誠對待的人，是個員工認為公正不偏的客觀的人。

（2）直接主管不宜出面，要另找他人，或是上司的上司,或是人力資源部專業人員.

（3）具備一定的溝通能力

（4）具備一定的面談提問能力

（5）具備一定的心理學常識

8、面談後的技巧:

(1)面談結束後，要對離職人員表示感謝，並表達良好祝願。如果需要完成一些特別的檢查事項或後續工作，確保完成它，並進行報告。

(2)離職面談結束後，客觀地思考離職人員給出的答案，找出其中明確和隱含的意思。

(3)根據你對離職面談結果的分析，採取必要的行動。如果問題迫切，或者離職人員想繼續留在公司且公司也非常想留住他們，立即採取行動，否則機會就會喪失。

9、如何做好離職面談的後續分析工作?

(1)檢驗面談信息真偽

可以與前期準備的資料進行核對;或通過與該崗位的其他人員進行溝通,以確定所說是否屬實，如:根據部門主管反映此員工考核的記錄注意到該員工沒有某項技能，那麼他離職的根本原因就是不能勝任工作或缺乏培訓，而不是他所說的薪水待遇偏低。

(2)提煉信息輸出報表：人力資源部門以月度、季度或年度等為時間單位，將離職面談所獲的信息、數據進行細緻分析，提煉出導致員工流失的關鍵要素，測算出流失成本，綜合成離職原因分析統計報表，通過分析匯總，全面反應員工離職的真正原因、整體人事變動情況以及據此提出的改進公司政策、管理制度方面的建議，報領導參考決策。

(3)採取措施進行改進：員工離職意味著他的一個職業生涯告一段落，另一個新的職業生涯即將開始。

此時，公司如果能夠出面對其既往生涯進行總結、評價，對其新的職業生涯進行必要建議，對員工來說將是莫大的安慰，是公司對員工個人發展負責任的表現。因此，離職面談是「以人為本」的一種體現，既是對離職員工的撫慰或挽留，又是對在職員工的心理安慰，減少員工的離職給在職員工帶來心理波動。公司絕不應該把員工離職面談看作包袱、例行公事，而應該高度重視，納入員工關係管理體系之內，使員工離職後仍然能夠成為公司的人力資源。

備註：主管應每周或每半個月上交一次員工評價或進行一次員工面談，關注員工階段成長與變化，提出改進建議。