電子表格使用技巧（轉） - 博友之家 - 大雜燴 - 搜狐圈子

excel電子表格使用技巧1.快速啟動Excel　　若你日常工作中要經常使用Excel，可以在啟動Win98時啟動它，設置方法:(1) 啟動「我的電腦」，進入Windows目錄，依照路徑 「Start MenuPrograms啟動」來打開「啟動」文件夾;(2)打開Excel所在的文件夾，用滑鼠將Excel圖標拖到「啟動」文件夾，這時 Excel97的快捷方式就被複制到「啟動」文件夾中，下次啟動Win98就可快速啟動Excel了。　　若Win98已啟動，你可用以下方法快速啟動Excel。方法一:雙擊「開始」菜單中的「文檔」命令里的任一Excel工作薄即可。方法二:用滑鼠從「我的電腦」中將 Excel應用程序拖到桌面上，然後從快捷菜單中選擇「在當前位置創建快捷方式」以創建它的快捷方式，啟動時只需單擊其快捷方式即可。--------------------------------------------------------------------------------2.快速查找工作薄 　　你可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為:(1)單擊工具欄中的「打開」按鈕，在「打開」對話框里，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;(2)在「文本屬性」編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是你認為是唯一的單詞或短語，以便搜尋更容易成功;(3)選擇「開始查找」即可。在找到滿足條件的文件前，「打開」對話框的狀態欄都會顯示「找到了0個文件」的信息，你應該耐心等待，只有當「打開」按鈕由灰化狀態變成可用狀態時，才表明搜尋結束。--------------------------------------------------------------------------------3.在工作時自動保存工作簿 　　其方法為:(1)單擊「工具」菜單中的「自動保存」命令，如果「工具」菜單中沒有「自動保存」命令，必須單擊「工具」菜單中的「載入宏」命令來安裝 「自動保存」宏;(2)選中「自動保存時間間隔」複選框;(3)在「分鐘」框中，輸入希望 Microsoft Excel 自動保存工作簿的時間間隔; (4)選擇所需的其他選項按回車鍵即可。--------------------------------------------------------------------------------4.快速切換工作薄 　　對於較少的工作薄切換，可單擊工作薄所在窗口即可。要對多個窗口下的多個工作進行切換，用「窗口」菜單最方便。「窗口」菜單的底部列出了已打開工作薄的名字，要直接切換到一個工作薄，可以從「窗口」菜單選擇它的名字即可。「窗口」菜單最多能列出9個工作薄，若多於9個，「窗口」菜單則包含一個名為「多窗口」的命令，選用該命令，則出現一個按字母順序列出所有已打開的工作薄名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。--------------------------------------------------------------------------------5.利用模板創建工作薄 　　模板是一個用來作為創建其它工作薄的框架形式，利用它可以快速地創建相似的工作薄。創建模板方法為:(1)打開一個要作為模板的工作薄;(2)選擇 「文件」菜單中「另存為」命令，打開「另存為」對話框;(3)在「文件名」框中輸入模板的名字，從「保存類型」列表中選定「模板(*.xlt)」選項，這時「保存位置」會自動切換到默認的模板文件夾TEMPLETE文件夾;(4)在「保存位置」中選擇「電子表格模板」文件夾，單擊「保存」即可。這樣，你就可以根據該模板快速創建新工作薄了。--------------------------------------------------------------------------------6.快速移動或複製單元格 　　先選定單元格，然後移動滑鼠指針到單元格邊框上，按下滑鼠左鍵並拖動到新位置，然後釋放按鍵即可移動。若要複製單元格，則在釋放滑鼠之前按下Ctrl即可。--------------------------------------------------------------------------------7.快速修改單元格式次序 　　在拖放選定的一個或多個單元格至新的位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。方法為:選定單元格，按下Shift鍵，移動滑鼠指針至單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭，然後進行拖放操作。上下拖拉時滑鼠在單元格間邊界處會變成一個水平「工」狀標誌，左右拖拉時會變成垂直「工」狀標誌，釋放滑鼠按鈕完成操作後，單元格間的次序即發生了變化。--------------------------------------------------------------------------------8.快速選取包含公式的單元格 　　有時，需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護，或填入與其他單元格不同的顏色，以提醒注意不能在此輸入數據。你可以以下面的方法快速選取:選擇 「編輯」/「定位」，單擊「定位條件」按鈕，在「定位條件」對話框中選擇「公式」項，按「確定」按鈕即可。---------------------- ----------------------------------------------------------9.快速清除單元格的內容 　　先選定該單元格,然後按Delete鍵。但是你僅是刪除了單元格內容,它的格式和批註還保留著。要徹底清除單元格,可用以下方法:(1)選定想要清除的單元格或單元格範圍;(2)選擇「編輯」菜單中的「清除」命令,這時顯示「清除」菜單; (3)選擇要清除的命令,可以選擇「全部」、「格式」、「內容」 或「批註」中的任一個。當然,你還可以選定單元格後單擊滑鼠右鍵,從快捷菜單中單擊「清除內容」命令。對於不要的單元格,可選擇「編輯」菜單中的「刪除」 命令刪除它。還可用滑鼠操作,以刪除C列單元格為例,先選擇C列,然後按住Shift鍵,拖動位於列旁的「填充柄」向左一列,選擇區變成灰色陰影后鬆開滑鼠,該列即被刪除。--------------------------------------------------------------------------------10.採用「記憶式輸入」 　　創建一個電子表格時,往往需要在一個工作表中的某一列輸入相同數值,這時採用「記憶式輸入」會幫你很大的忙。如在職稱統計表中要多次輸入「助理工程師」,當第一次輸入後,第二次又要輸入這些文字時,只需要在編輯框中輸入「助」字,Excel 97會用「助」字與這一列所有的內容相匹配,若「助」字與該列已有的錄入項相符,則Excel 97會將剩下的「助理工程師」四字自動填入。　　可以按下列方法設置「記憶式輸入」:選擇「工具」中的「選項」命令,然後選擇「選項」對話框中的「編輯」選項卡,選中其中的「記憶式鍵入」即可。--------------------------------------------------------------------------------11.快速輸入重複數據 　　選定清單中任意單元格，選擇「數據」 * 「記錄單」，即可使用Excel的記錄單增加、編輯、刪除以及搜索清單中的數據。在增加新行數據時，如果某項數據與前一行重複，可以使用Ctrl+Shift+」快捷鍵進行快速複製，而不必重複輸入。--------------------------------------------------------------------------------12.用「自動更正」快速輸入 　　使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤,也可能把一段經常使用的文字定義為一條短語, 當輸入該條短語時,「自動更正」便會將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的「自動更正」項目:(1)選擇「工具」中的「自動更正」命令;(2) 在彈出的「自動更正」對話框中的「替換」框中鍵入短語「愛好者」,在「替換為」框中鍵入要替換的內容「廣大計算機愛好者」;(3)單擊「添加」按鈕,將該項目添加到項目列表中,單擊「確定」退出。以後只要輸入「愛好者」,則整個名稱就會輸到表格中。--------------------------------------------------------------------------------13.用「拖放複製」快速輸入 　　當表格中有連續的幾個單元格中都是相同的數據,這時用滑鼠的「拖放複製」可以大大加快輸入數據。如輸入「工程師」,首先移動滑鼠指針到有「工程師」單元格的邊框上,按下左鍵並拖到要移動的位置,按下Ctrl鍵,再鬆開左鍵,即可將「工程師」複製到該單元格中。--------------------------------------------------------------------------------14.用下拉列錶快速輸入數據 　　如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來實現。創建下拉列表方法為:(1)選中需要顯示下拉列表的單元格或單元格區域;(2)選擇菜單「數據」/「有效數據」，從有效數據對話框中選擇「設置標籤」;(3)在「許可」下拉列表中選擇「序列」;(4)點擊「來源」欄右側的小圖標，將打開一個新的「有效數據」小對話框;(5)在該對話框中輸入下拉列表中所需要的數據，項目和項目之間用逗號隔開，比如輸入「工程師，助工工程師，技術員」，然後回車。注意在對話框中選擇「提供下拉箭頭」複選框;(6)單擊「確定」即可。--------------------------------------------------------------------------------15.用「複製粘貼」快速輸入 　　當表中輸入相同數據時,可以用「複製粘貼」來實現。如複製「工程師」,首先選擇有「工程師」的單元格,其次從「編輯」菜單中選擇「複製」命令或單擊常用工具欄中的「複製」,再選擇目標單元格,最後從「編輯」菜單選擇「粘貼」或者單擊常用工具欄中的「粘貼」按鈕即可。 --------------------------------------------------------------------------------16.用快捷鍵插入函數的參數 　　如果知道所要作用函數的名字，但又記不清它的所有格式，你可以用鍵盤快捷鍵把參數粘貼到編輯欄內。具體方法是:在編輯欄中輸入一個等號其後接函數名，然後按Ctrl+A鍵，Excel則自動進行「函數指南-——步驟2之2」。當使用易於記憶的名字且具有很長一串參數的函數時，上述方法非常有用。--------------------------------------------------------------------------------17.自動切換輸入法 　　在一張工作表中，往往是既有數據，又有文字，這樣在輸入時就需要來回在中英文之間反覆切換輸入法，非常麻煩，你可以用以下方法實現自動切換。方法是:(1)打開所用的中文輸入法，再選中需要輸入中文的單元格區域;(2)打開「有效數據」對話框，選中「IME模式」選項卡，在「模式」框中選擇打開，單擊「確定」按鈕;(3)選中輸入數字的單元格區域，在「有效數據」對話框中，單擊「IME模式」選項卡，在「模式」框中選擇關閉(英文模式);(4)單擊「確定」按鈕。這樣，用滑鼠分別在剛才設定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。--------------------------------------------------------------------------------18.快速刪除空行 　　有時為了刪除Excel工作薄中的空行，你可能會將空行一一找出然後刪除，這樣做非常不方便。你可以利用「自動篩選」功能來簡單實現。先在表中插入新的一行(全空)，然後選擇表中所有的行，選擇「數據」/「篩選」/「自動篩選」。在每一列的頂部，從下拉列表中選擇「空白」。在所有數據都被選中的情況下，選擇「編輯」/「刪除行」，然後按「確定」即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避免刪除第一行數據。--------------------------------------------------------------------------------19.快速切換工作表 　　按Ctrl+PageUp組合鍵可激活前一個工作表，按Ctrl+PageDown組合鍵可激活後一個工作表。你還可用滑鼠去控制工作表底部的標籤滾動按鈕快速地移動工作表的名字，然後單擊工作表進行切換。--------------------------------------------------------------------------------20.快速列印工作表 　　若選擇「文件」菜單中「列印」命令來列印，會出現「列印」對話框讓你選擇，程序繁鎖。若要跳過該對話框，你可以單擊「常用」工具欄上的「列印」按鈕或者按下Shift鍵並單擊「列印預覽」按鈕，Excel將使用「選定工作表」選項列印。--------------------------------------------------------------------------------21.快速插入Word表格 　　Excel可以處理Word 表格中列出的數據，你可用以下方法快速插入Word表格:(1)打開Word表格所在的文件;(2)打開要處理Word 表格的Excel文件，並調整好兩窗口的位置，以便能看見表格和要插入表格的區域;(3)選中Word中的表格;(4)按住滑鼠左鍵，將表格拖到 Excel窗口中，鬆開滑鼠左鍵將表格放在需要的位置即可。--------------------------------------------------------------------------------22.快速創建工具欄 　　通過工具欄你可以快速地訪問常用的命令或自定義的宏，你可以根據需要快速創建自己的工具欄。方法為:單擊「工具」菜單中的「自定義」命令，選擇「工具欄」選項卡，單擊「新建」按鈕，輸入「新建工具欄」名稱，並單擊「確定」。這時新建工具欄出現在窗口，你就可以用滑鼠把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會在此「落戶」。若在拖動時按著Ctrl鍵，則會將按鈕複製過來。注意:不能將按鈕拖到「自定義」對話框或工作表中，否則該按鈕將會被刪除。--------------------------------------------------------------------------------23.快速獲取幫助 　　對於工具欄或屏幕區，你只需按組合鍵Shift+F1，然後用滑鼠單擊工具欄按鈕或屏幕區，它就會彈出一個幫助窗口，上面會告訴該元素的詳細幫助信息。--------------------------------------------------------------------------------24.使用快捷菜單 　　快捷菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它可以大為提高效率。首先選定一個區域，然後單擊滑鼠右鍵即可調出快顯菜單，根據操作需要選擇不同命令即可。--------------------------------------------------------------------------------25.帶口令保存工作薄 　　若需要為工作薄保密，你可以在保存時為其設置一個口令，以防止非法打開或修改。其操作方法為:(1)若是首次保存，從「文件」菜單中選擇「保存」命令，否則從「文件」菜單中選擇「另存為」命令;(2)在「保存位置」框中，選擇希望保存工作簿的驅動器和文件夾;(3)在「文件名」框中鍵入工作簿名稱，若已保存過不需要重新輸入;(4)單擊「選項」按鈕，在「打開許可權密碼」和「修改許可權密碼」框中輸入口令，單擊「確定」按鈕;(5)在「確認密碼」對話框中重新輸入口令並按回車鍵;(6)單擊「保存」按鈕。--------------------------------------------------------------------------------26.將工作簿保存到FTP節點 　　在將工作簿保存到 FTP 節點之前，必須要該 FTP 節點添加到 Internet 節點的列表中，且必須有向該節點保存文件的許可權。其保存方法為:(１)單擊「文件」菜單中的「另存為」命令;(２)在「保存位置」框中單擊 「Internet 位置(FTP)」選項;(３)在 FTP 節點的列表中，雙擊所需節點，然後在節點中雙擊所需的地址;(４)在「文件名」框中，鍵入工作簿的名稱;(５)單擊「保存」按鈕。--------------------------------------------------------------------------------27.快速鏈接網上的數據 　　你可以用以下方法快速建立與網上工作薄中數據的鏈接:(1)打開Internet上含有需要鏈接數據的工作薄，並在工作薄選定數據，然後單擊「編輯」菜單的「複製」命令;(2)打開需要創建鏈接的Excel97工作薄，在需要顯示鏈接數據的區域中，單擊左上角單元格;(3)單擊「編輯」菜單中的「選擇性粘貼」命令，在「選擇性粘貼」對話框中，選擇「粘貼鏈接 」按鈕即可。若你想在創建鏈接時不打開Internet工作薄，可單擊需要鏈接處的單元格，然後鍵入(=)和URL地址及工作位置，如:= sheet1!A1。--------------------------------------------------------------------------------28.用「超級鏈接」跳轉到其它文件　　用超級鏈接在各個位置之間跳轉十分方便，若你要切換到其它文件，只需用滑鼠指向帶有下劃線的藍色超級鏈接文件，然後單擊滑鼠即可跳轉到超級鏈接所指向的子位置上去，看完後若要返回，只需單擊「Web」工具欄上的「返回」按鈕即可。--------------------------------------------------------------------------------29.使用「宏」功能 　　在工作中我們經常要輸入大量重複而又瑣碎的數據,有了「宏」,你就可以記錄命令和過程, 然後將這些命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上,當按下組合鍵時,計算機就會重複所記錄的操作。記錄一個宏可以用以下步驟:先選中單元格,再選擇 「工具」中「宏」的「錄製新宏」命令,然後再進行各方面操作即可。--------------------------------------------------------------------------------30.快速退出Excel 　　單擊Excel窗口右上角的「關閉」按鈕即可。　　以上方法可以使Excel工作時事半功倍,你不妨一試。--------------------------------------------------------------------------------31.巧用IF函數1．設有一工作表，C1單元格的計算公式為：=A1／B1，當A1、B1單元格沒有輸入數據時，C1單元格會出現「＃DIV／0！」的錯誤信息。這不僅破壞了屏幕顯示的美觀，特別是在報表列印時出現「＃DIV／0！」的信息更不是用戶所希望的。此時，可用IF函數將C1單元格的計算公式更改為： =IF（B1=0，″″，A1／B1）。這樣，只有當B1單元格的值是非零時，C1單元格的值才按A1／B1進行計算更新，從而有效地避免了上述情況的出現。2．設有C2單元格的計算公式為： =A2＋B2，當A2、B2沒有輸入數值時，C2出現的結果是「0」，同樣，利用IF函數把C2單元格的計算公式更改如下：=IF（AND（A2=″″ ，B2=″″） ，″″，A2＋B2）。這樣，如果A2與B2單元格均沒有輸入數值時，C2單元格就不進行A2 ＋B2的計算更新，也就不會出現「0」值的提示。3．設C3單元格存放學生成績的數據， D3單元格根據C3（學員成績）情況給出相應的「及格」、「不及格」的信息。可用IF條件函數實現D3單元格的自動填充，D3的計算公式為：=IF（C3＜60，″不及格″，″及格″）。--------------------------------------------------------------------------------32.累加小技巧我們在工作中常常需要在已有數值的單元格中再增加或減去另一個數。一般是在計算器中計算後再覆蓋原有的數據。這樣操作起來很不方便。這裡有一個小技巧，可以有效地簡化老式的工作過程。1.創建一個宏：選擇Excel選單下的「工具→宏→錄製新宏」選項；宏名為：MyMacro；快捷鍵為:Ctrl＋Shift＋J(只要不和 Excel本身的快捷鍵重名就行)；保存在:個人宏工作簿(可以在所有 Excel 工作簿中使用)。2.用滑鼠選擇「停止錄入」工具欄中的方塊，停止錄入宏。3.選擇Excel選單下的「工具→宏→Visual Basic 編輯器」選項。4.在「Visual Basic編輯器」左上角的VBA Project中用滑鼠雙擊VBAProject()打開「模塊→Module1」。注意：你的模塊可能不是Module1 ,也許是Module2、Module3。5.在右側的代碼窗口中將－Module1(Code)中的代碼更改為：Sub MyMacro( )Oldvalue = Val( )Inputvalue = InputBox(「輸入數值，負數前輸入減號」,「小小計算器」)= Val(Oldvalue ＋ Inputvalue)End Sub6.關閉Visual Basic編輯器。編輯完畢， 你可以試試剛剛編輯的宏， 按下Shift＋Ctrl＋J鍵，輸入數值並按下「確定」鍵。(這段代碼只提供了加減運算，藉以拋磚引玉。) --------------------------------------------------------------------------------33.使Excel個性化（一）命令和按鈕的增刪Excel的選單命令和工具欄上的按鈕可以用拖動法進行增刪。1．增刪選單命令單擊Excel「工具」選單下的「自定義」命令，打開其中的「命令」選項卡，在左側的「類別 」窗口中選擇欲增刪的選單類別。如果是增加選單命令，你只需在右側的「命令」格內進行選擇，將其拖至對應的選單項，選單自動打開並出現一黑線後，將其插入黑線指示的位置，在空白處單擊滑鼠左鍵即可。如果是刪除選單命令，只須打開選單選中需要刪除的命令，按下滑鼠左鍵將它拖至圖中的「命令」格中即可。也可在該示意圖打開的情況下，打開選單單擊右鍵，選擇需要刪除的命令，選中快捷選單中的「刪除」命令即可。2．增刪工具欄按鈕　　由於工具欄長度有限，增加按鈕之前最好先刪除不需要的按鈕。方法是，先按前述方法打開「 命令」選項卡，再將選單下的工具欄中不需要的按鈕拖到「命令」 框，該按鈕就會在工具欄中消失。也可先打開「自定義」對話框，在需要刪除的按鈕上單擊滑鼠右鍵，選擇快捷選單中的「刪除」命令即可。刪除後，你就可以選中「命令」框中要增加的按鈕，將其拖到工具欄，插入豎直黑線指示的位置。（二）、調整命令和按鈕1．選單命令如果覺得經過增刪後的選單命令位置不合適，可按以下方法調整：單擊「工具」選單下的「自定義 」 命令打開對話框，然後按住Alt鍵，打開選單，用滑鼠選中想移動位置的命令，當命令四周出現一個黑框，滑鼠指針頭部有一個矩形塊時按住滑鼠拖動，當移動到黑線指示的位置鬆開滑鼠即可。2．工具欄按鈕　　工具欄按鈕可直接用滑鼠拖動的方法調整位置。 方法是：先按住Alt鍵，再用滑鼠按住想移動位置的按鈕，採用與選單命令相似的方法移動即可。（三）、修改按鈕圖標若想使自己的Excel看起來與眾不同，可用以下方法修改按鈕圖標：1．用系統圖標替換　　打開「自定義」 對話框， 在需要刪除的按鈕上單擊滑鼠右鍵，打開快捷選單並選「更改按鈕圖標」，在系統提供的42個圖標中選一個單擊，則原來的圖標被替換。2．自行編輯圖標　　先打開「自定義」對話框，再用滑鼠右鍵單擊要編輯的按鈕，在彈出的快捷選單中選擇「編輯按鈕圖標」命令，就會彈出「按鈕編輯器」對話框。在此對話框中既可以對當前圖標進行編輯，也可以自己再畫一個。3．粘貼其它按鈕　　其它按鈕的來源有兩個。一是利用工具軟體將獲得的圖標放到剪貼板中，打開「自定義」對話框後用滑鼠右鍵單擊要替換的按鈕，在彈出的快捷選單中選擇「粘貼按鈕圖標」命令即可。二是將Office 97的其它組件（如Word 97）的按鈕放到剪貼板中待用。　　以PowerPoint 97為例， 可以在當前工具欄中右擊滑鼠，選中你需要尋找圖標的工具欄放到屏幕上。然後打開「自定義」對話框，用滑鼠右鍵單擊你需要的按鈕，在彈出的對話框中選擇「複製按鈕圖標」。再按上面介紹的方法粘貼即可。（四）、修改選單或按鈕名稱打開「自定義」對話框後，用滑鼠右鍵單擊欲更改名稱的按鈕或選單，可見彈出的快捷選單的「命名」後有一輸入框，可供你修改選單或按鈕名稱，只須在框內單擊並輸入新名稱即可。（五）、恢復修改如果對修改不滿意，可按以下方法恢復：打開「自定義」對話框中的「工具欄」選項卡，選中左邊「工具欄」下要恢復的對象，單擊「重新設置」按鈕並在彈出的對話框中單擊「確定」即可。--------------------------------------------------------------------------------34.怎樣保護表格中的數據假設要實現在合計項和小計項不能輸入數據，由公式自動計算。首先，輸入文字及數字，在合計項F4至F7單元格中依次輸入公式：=SUM (B4∶E4) 、=SUM(B5∶E5)、=SUM (B6∶E6)、=SUM(B7∶E7)，在小計項B8至F8單元格中依次輸入公式：=SUM(B4∶B7) 、=SUM(C4∶C7)、=SUM (D4∶D7)、=SUM(E4∶E7)、=SUM(F4∶F7) 。在默認情況下，整個表格的單元格都是鎖定的，但是，由於工作表沒有被保護，因此鎖定不起作用。選取單元格A1∶F8，點擊「格式→單元格」選單，選擇「保護」選項，消除鎖定複選框前的對勾，單擊確定。然後，再選取單元格F4∶F7和 B8∶F8，點擊「格式→單元格」選單，選擇「保護」選項，使鎖定複選框選中，單擊確定，這樣，就把這些單元格鎖定了。接著，點擊「工具→保護→保護工作表」選單，這時，會要求你輸入密碼，輸入兩次相同的密碼後，點擊確定，工作表就被保護起來了，單元格的鎖定也就生效了。今後，可以放心地輸入數據而不必擔心破壞公式。如果要修改公式，則點擊「工具→保護→撤消保護工作表」選單，這時，會要求你輸入密碼，輸入正確的密碼後，就可任意修改公式了。