領導者管理時間的藝術

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文/張勇　　時間在現代社會已成為一種有限的資源,對於領導者而言,就應該像對待土地、礦產、資金、人才一樣做好時間的使用規劃。　　時間是人生最寶貴的一種資源,也是一種很有限的資源。對於領導者來說,每天要處理大大小小各種事務,工作任務與工作時間之間的矛盾就顯得更為突出。　　有些領導工作起來常常打亂仗,忙得暈頭轉向,顧東顧不了西,還需要搭上不少陪家人以及休閑娛樂的時間,就這還是覺得時間不夠用,有一大堆的事等著處理,常為此焦慮、失眠。不少領導抱怨:由於陷入各種繁瑣的事務和應酬,感到時間不夠用,精力跟不上,每天處於疲於應付的狀態。　　上述這些狀態引出領導藝術中的一個現實課題:如何運用領導工作有關原理,有效地管理和使用時間?提高工作效率?

　　做時間規劃,更要做領導該做的事　　時間在現代社會裡已成為一種有限的資源,對於領導者而言,就應該像對待土地、礦產、資金、人才一樣做好時間的使用規劃。　　前蘇聯生物學家柳比歇夫,一生嚴格統計自己的時間,創造了獨特的「時間統計法」,實際上就是一種時間規劃。他從26歲開始,直到82歲逝世,56年如一日,天天一絲不苟地記錄當天時間的支出狀況。他每晚統計時間消耗,月度有小結,年底有總結,使時間的浪費降低到最低限度。有一年,他計劃完成中心工作(寫作、研究)和例行工作(看參考書、做筆記、寫信)一共用570小時,實行結果用去了564.5小時,誤差僅為1%,可見他的時間規劃、時間管理已達到何等精確、科學的水平。　　柳比歇夫的時間統計法雖然並不複雜,但對於領導者提高時間的利用率,杜絕時間的浪費卻有很好的借鑒意義。　　當然在實際工作中,領導一般很難做到每天像柳比歇夫那樣進行時間核算。但在開展工作時,可以要求有關部門制定較為詳細的月或周的工作計劃,並成為一種工作習慣,避免工作時緊時松,使工作時間得到合理安排是完全可行的。　　作為領導者要樹立時間是一種資源的意識,在工作中應該增強時間成本的觀念,養成核算時間成本的思維習慣,比如一項工作可以半天完成的就不要花一天時間,可以開短會解決的事情,就不要開長會,一些領導長篇累牘的講話,召開「馬拉松」式的會議,就是既不尊重別人時間,也沒有時間成本效應觀念的表現。　　領導者要意識到讓「會議縮水」,節約的不僅僅是自己的時間,而是大家的時間。如一個單位有50個人,領導者如果一個月中將會議壓縮了4個小時,就一下節約出200個小時。留下的時間可以讓下屬更好地完成具體工作。不會管理時間的領導往往會使下屬忙得團團轉。但從工作績效上看,卻是一種無謂的空轉。　　而領導在進行時間規劃時,一是應注意統籌兼顧,保持時間上的彈性,合理分配單位工作、學習、休息的時間,做到勞逸結合,把握好工作節奏。二是要善於使用零星的時間,通過工作規劃的調整,把零星時間集中起來使用。不少領導在工作中感到時間不夠,主要是缺少整塊的時間來干一些重要的事情。其實把零星的事情湊在一起,如一個下午可以先後安排開兩個會,這樣就可能節約出另外半天的時間。人們在工作中最容易浪費的就是零星時間,做好時間規劃,把零星時間湊整使用或做好工作安排,這裡面有很大的潛力可挖。　　除了時間規劃的缺失,有些領導在工作中,常常把握不了自己工作的界限,本來屬於下屬的事情,他親自動手,甚至對職工實行越級管理。表面上看起來,事無巨細,都親自過問,實際上違反了組織管理的基本規則。　　如一個領導幹了下屬的事情,往往會使下屬在工作中產生依賴心理,甚至養成不良的工作習慣,當然對於經驗不足的職工,偶爾的示範和具體指導,也未嘗不可,但仍應鼓勵下屬自己去完成。而越級管理的結果,不僅削弱了下層管理者的權威,也會導致組織運轉中的混亂無序現象,領導者把握不了自己職責,總是做自己不該做的事,時間當然不夠用。　　其實組織層級的設計,本身就考慮到管理者的工作量和工作時間。如只有幾個人的組織一般只有一個管理層級,而幾十個人的組織往往需要兩個管理層級。而幾百上千人的組織往往需要三個以上管理層級。　　一個領導者領導的組織越大,管理層級越多,越要懂得領導和管理的藝術。處於高層的領導應集中精力把握戰略性問題,用人問題和對工作進程的督查,即使要深入基層了解情況,也只能作為一種不定期的非經常性的工作,這樣才能把自己從大量瑣碎細微的事務中解放出來,集中時間和精力履行自己的職責。我們強調領導幹部應率先垂範、真抓實幹,絕不是說領導要去做下屬的事情,而是強調領導不能遊離在工作之外,應該通過抓好本職工作,給下屬樹立表率作用。

　　一手抓中心環節一手抓工作目標　　當領導者遇到的問題千頭萬緒,似乎難以理清時,首要的任務就是要分清輕重主次,而不是安排人手分頭匆忙應付,要善於抓住那些重大的影響全局的事情,集中時間和精力加以解決。　　管理中有一個大家熟知的「二八定律」,即如果面對十件事情,解決了其中兩件最重要的事情,往往就能收到80%的效果。也就是說,在眾多工作中,真正起到主要作用的往往是20%的重要事情。因此領導工作就要抓住中心環節。　　一個善於領導的人,在工作中知道應該抓什麼,不應該抓什麼。如在推進一項工作時,領導應該抓的是方向、是目標、是結果的考核。即幹什麼、要達到什麼樣的結果,要做到心中有數。至於怎麼干,用什麼方法去干則應該交給下屬。如果一項工作多人合作完成,則用什麼人,怎樣分工也應該交給具體負責這一工作的人,不要插手下屬份內的事務。　　除了抓中心環節,領導在工作中最重要的是把握住工作目標。首先是目標的確立是重中之重。一些領導總結道:坐著就能摘到的桃子說明目標定得過低,跳起來也摘不到的桃子說明目標定得過高,只有跳起來能夠摘到的桃子才是恰到好處的目標。這句話形象地說明了確立合理可行的目標的重要性。　　確立工作目標要有充分的調查研究、深入的分析思考,這方面要多花點時間,這是一個領導份內的工作,這個環節一定要把握住、確定好。　　除了目標的確立,目標的考核的作用也不可小視。對於目標的考核,實際上起到對工作的監督和推動作用。只有抓住目標的考核,才能保證工作目標的落實與工作任務的圓滿完成。　　對於工作周期比較長,工作量比較大的任務,可以對任務進行分解,事先設計一些階段性的目標考核任務,以保證工作的進度。對於一般性的工作,在時間允許的情況下,可以採取一種隨機抽查的方式了解工作的進度,進行督促檢查。領導在工作中,應該避免對工作過程和細節的過度參與。每個人對工作節奏的把握也不完全一樣,領導應該注重的是工作結果的考核。這樣才能最大限度地調動下屬的積極性、創造性。

　　善於用人授權激發團隊能力　　如果領導在一定的時間裡面臨眾多的工作任務,就要善於利用團隊的力量。我們每個人單位時間的工作承載量都是有限度的,在一定的身體狀況和技術條件下,我們無法無限制地提高個人單位時間的工作量。但再多的事情,如果大家一起來做,就沒有不能完成的。　　一些領導者之所以成天忙忙碌碌,一個重要的原因就是不會用人,不善授權,事無巨細,都要親自處理,結果自然是時間不夠用。　　有些領導的辦公室門前天天排長龍,很多人等著彙報、請示、簽字……令人詫異的有的人請領導審批簽字只是要申請領取一支筆而已。這樣的領導缺少了洒脫的氣質,小到一株花草,領導都要事必躬親,把不少時間和精力都耗在這些日常事務中,又怎麼有時間和精力去思考關係全局的大事?因此,領導者必須要學會授權,不能所有的事情都大包大攬。　　在領導工作中,面對看似無法完成的工作任務,領導者最有效的辦法就是要知人善任,善於授權。在領導者時間管理中,學會用人授權是解決時間不夠用的一個有效方法。授權有一定的靈活性,授權與放權不同。授權是領導將自己職權範圍內的部分權力授予下屬,讓下屬承擔自己份內的部分工作任務,是為自己找「替身」。　　授權不是簡單地派任務。授權時工作項目要儘可能符合被授權者的能力和期望,要明確授權內容與完成期限,要讓部屬了解自己在授權下必須達到哪些具體目標,以及在什麼時間內完成,清楚了這些才能有基本的行動方向。領導者授了權就該適度放手,放手讓部屬去做,相信他們能做好。這樣領導可以騰出一些時間和精力抓大事,部屬也可以小試牛刀。　　放權與授權不同,是將自己不應該包攬的事和權下放,是還權於下級。放權比較正規,一般要經過領導集體研究,並作為一種制度確定下來;而授權則比較靈活,比較短暫,工作完成後這部分權力的授受也隨之消失,以後類似的情況怎麼處理,決定權還在於授權的領導。　　一個好的領導對自己的權力應該善於抓大放小,在時間不夠用時,要善於選擇恰當的人,授權替自己處理有關的事務。如果一個領導大小權力都抓住不放,事必躬親,其結果必然是很難在自己的周圍形成一支團結協作的團隊,培養一批善於工作的幹部。　　領導者作為一個組織的管理者,他對於時間的管理與普通人對時間的節約是不同的概念,領導者管理時間包含有豐富的領導藝術,需要在工作實踐中不斷去探索、去總結。（摘自《決策》2010年第6期 ）

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