貨代相關知識

　貨代公司操作流程操作部工作流程 　　I、客戶服務 　　一、訂艙 　　1． 客戶向我司訂艙的 　　2． 客戶發來的訂艙單需顯示以下信息，但不限於此： 　　1）託運人/發貨人2）船公司/船名/航次或船期3）起運港4）目的港/中轉港5）貨名6）櫃型、櫃量7）運價8）託運人的簽字、蓋章 　　3． 客服人員收到訂艙單後，須與SALES核對運價是否正確，並由SALES在訂艙單上簽字確認，然後再向相應船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認, 待SALES返回公司再補簽字確認)。向訂艙時，需先在各船公司專用台帳上自編S/O號。4． 訂艙單發出後，客服人員應主動向船公司確認艙位，並將船公司傳回的訂艙確認單第一時間傳給客戶，訂艙確認上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準確，以免造成混淆。 　　5． 訂艙完畢後，客服人員應及時將資料輸入電腦，具體步驟如下： 　　1） 新建委託 ?C 輸入託運人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量。 　　2） 工作號，並按各業務員創建業務編號，比如「客戶服務」以KF開頭。 　　3） 輸入費用明細 - 主要是應收費用。 　　4） 訂艙確認 ?C 輸入訂艙號。 　　輸入電腦時，應確保準確，並特別注意以下信息：船公司名稱、船名、航次（一律採用V。XXX的格式）、開船日期。 　　6． 操作台帳應該認真、完整地填寫，應注意以下幾點： 　　1） 託運人應與訂艙單上的託運人一致，並寫清電話、傳真、及聯繫人； 　　2） 費用明細應仔細填寫，「應收」為向客戶收取費用；「應付」為由我公司支付的費用；運費到付的需填寫在「到付」欄，各種費用應分項列明；向客戶收取的費用為ALL IN時，須註明包含哪些費用；免文件、電放費用的需由公司領導在台帳上簽字確認； 　　3） 需由我司目的港代理代收運費的，須在台帳上註明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經理或公司領導確認，不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理, 必須公司領導確認)； 　　4） 客戶需倒簽、順簽、預借提單的，須由SALES在台帳上特殊事項一欄註明申請，由操作部經理或公司主管領導簽字確認； 　　5） 訂艙號、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫； 　　6） 客服人員應在台帳上相應位置簽字。 　　7． 客服按業務員設立登記台帳，客服需在訂艙當日內將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業務編號登記在台帳上，以便統計查詢。 　　二、拖車、報關 　　1． 出書面申請，公司批准後方能安排。 　　2． 安排拖車前，需與工廠或SALES聯繫確認裝櫃時間及地點。 　　3． 安排拖車時，需向拖車行發出書面委託，寫明裝櫃時間、裝櫃地點、協議價格、S/O NBR、工廠聯繫人及聯繫電話等，並在拖車登記台帳上登記以訂艙確認後，根據客戶的要求安排拖車與報關。需嚴格按照公司公布的拖車行、報關行列表及相應價格進行安排。對個別重要客戶有特殊要求的，需提下資料：客戶名稱、拖車行、櫃型櫃量、起止地點及費用等。 　　4． 應至少提前半天時間向拖車行下委託，以便拖車行有時間打單、安排。 　　5． 委託後，客服應要求拖車行提供司機姓名，手機號碼、櫃號，並報給工廠。 　　6． 客服應叮囑車行按要求時間抵達裝貨地點，否則由此引起的押車費等損失由車行承擔。 　　7． 一般貿易在深圳清關的可不需司機本，若是轉關的貨櫃一定要求車行帶司機本前往，可委託車行代辦轉關手續。 　　8． 安排凍櫃拖車須至少提前一天通知船公司提櫃時間，是否需要預冷，及通風口開啟情況，以便船公司通知碼頭做PTI檢驗及相應安排。 　　9． 如客戶要求凍櫃需代發電機的，應安排有帶發電機的拖車公司拖櫃。 　　10． 在客戶自己安排送散貨過來的情況下，可委託各碼頭的貨運站辦理卸車、裝箱、還櫃等事項。鹽田港可委託鹽鐵服，蛇口、赤灣可委託赤灣倉儲。 　　11． 在給貨運站的委託書中需註明提空櫃時間，可事先與客戶確認貨到站時間以便決定是通知倉庫事先提取空櫃，還是等貨到後再提，避免產生還空費用。 　　12． 安排報關時，需將退稅聯等重要報關文件在報關台帳上作登記，由報關行簽收。在收到由報關行退回的退稅聯後，應立即通知客戶，並以客戶許可的方式將退稅聯等資料退給客戶，並做好交接紀錄。三、其他 　　1． 如由我司安排拖車、報關的，客服人員應在船公司的免堆期內安排拖櫃還場，避免發生額外費用。若有發生超堆費、改船費、超期櫃租等額外費用，需立即通知客戶，要求其書面確認，並在台帳上登記。 　　2． 客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認，在確認所有發生費用已結清的情況下方可在電腦中刪除資料。 　　3． 客服收到財務列印出來的DEBIT NOTE，與電腦資料核對無誤後，立即傳真給客戶。客戶需開稅務發票的，須由客戶發書面傳真，寫明發票抬頭及金額、幣種。 4． 對由客戶自拖自報的，客服人員須至少於結關前一天與客戶確認是否已做櫃。如已做櫃，將箱號登記在台帳上，即可將台帳立即交文件組。 　　5． 對由我司安排拖車報關的，客服在與報關行確認放行後，即可將台帳交文件組。 　　II、文件 　　1． 文件組收到船公司的LOADING LIST 後，與台帳核對，已經裝上船的，應立即向客戶催要補料。 　　2． 文件組需核對船公司的LOADING LIST 及費用清單，如有發生超堆費、超期櫃租的，而客服尚未確認的，應立即通知客戶，要求其書面確認，並在台帳上登記。 　　3． 文件員根據客戶提供的補料，先與客戶核對清楚後再向船公司提供補料，爭取在短時間內將提單資料核對清楚，並根據客戶的要求籤發HB/L或MB/L。 　　4． 提單的繕制應注意以下幾點： 　　1） 提單的內容應完整、準確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL『S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等。 　　2） 提單表面應清潔，避免過多塗改，一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目，比如船名/航次、卸港、箱號等不可更改。 　　3） 應要求客戶提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯繫人。 　　4） 客戶要求出船證的。船證的內容（比如船級社、船齡的要求）應與相關船公司核實確認。 　　5） 如客戶要求倒簽提單的，原則上短航線倒簽不超過三天，長航線不超過七天，在收到客戶保函後，交操作部經理或公司主管領導簽字，必要時可要求客戶提供信用證核對方可簽發。 　　6） 外代提單不允許預借。 　　5． 使用我司目的港代理收運費或代放貨物時，應注意： 　　1） 出我司HB/L給客戶，HB/L上打真正的收貨人與發貨人，並可註明到付運費的金額，DELIVERY AGENT 為我司代理。 　　2） OB/L上面SHIPPER為我司，CONSIGNEE、N。PARTY均為我司目的港的代理，其它資料與HB/L相同，將OB/L電放給我司代理。 　　3） 事先明確我司與客戶及船公司的運費支付條款（預付或到付）。 　　4） 製作CHARGES SETTLEMENT，列明貨物相關信息及要求代理收取的費用，支付給船公司的費用，代理費及應退給我司的費用。 　　5） 製作放貨通知書，通知代理是憑正本HB/L放貨還是HB/L電放，然後與OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L電放信、CHARGE SETTLEMENT 於船開後儘早一起傳給代理。 　　6） 對代理有向我司退代理費的，應在台帳上註明，並輸入電腦。 　　6． 繕制美線提單時，應注意： 　　1） HB/L與OB/L的繕制可參考第5項 　　2） OB/L上註明我司與船公司的S/C號，但HB/L上不得顯示該S/C號 　　3） 核對貨名、價格、中轉港，必須與合約中規定的一致 　　7． 將與客戶核對無誤後所處的正本提單並提單交接單交財務，以便財務在收妥運費後放提單給客戶。具體放單、放貨辦法根據我司相關規定執行。 　　8． 將提單號、提單日期填在台帳上，並將文件費、電放費、拖車費、報關費、超堆費、改船費、改單費等貨物在港期間發生的費用輸入電腦，核對無誤後通知財務。 　　9． 將台帳、提單、與代理的CHARGE SETTLEMENT（若有）複印交財務簽收。 　　10．費用通知財務後不可繕自更改，特殊情況可填寫費用更改單，列明更改費用項目、金額、更改原因，由操作部經理簽字，再交財務部。但需注意以下幾點： 　　1） 海運費的更改需由公司領導批准同意； 　　2） 改船費、超堆費等雜費需在通知財務前輸入清楚； 　　3） 因漏輸、錯輸費用造成公司損失的，按公司相關規定給予責任人處罰。 　　11． 將台帳分船公司按月份存檔。
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