【辦公技巧】Excel表格數據神技

Microsoft Office Excel是我們常用的辦公應用軟體三大神器之一，在平時的工作中，它不僅僅扮演著「電子表格」的角色，有效地使用Excel工具可以幫助我們便捷地進行數據處理，統計分析和輔助決策。

今天小編給大家分享一些Excel的技能，get到這些使用方法，能讓我們的工作更加高效便捷。

快捷鍵技能

1

快速求和功能

Excel的函數功能非常強大，求和功能是最常用的函數之一。只需要連續按下快捷鍵「Alt」和「=」就可以輕鬆求出一列數字的和。

2

快速選定不連續的單元格

按下組合鍵「Shift+F8」，激活「添加選定」模式，此時工作表下方的狀態欄中會顯示出「添加到所選內容」字樣，以後分別單機不連續的單元格或單元格區域即可選定，而不必按住「Ctrl」鍵不放。

3

改變數字格式

Excel的快捷鍵並不是雜亂無章的，而是遵循了一定的邏輯。

比如你想快速改變數字的格式，例如＜Ctrl+ Shift+4＞就能立刻把數字加上美元符號，因為符號$和數字4共用了鍵盤上同一個鍵。

同理，「Ctrl+ Shift+5」能迅速把數字改成百分比（%）的形式。

4

一鍵展現所有公式「CTRL+＇」

當你試圖檢查數據里有沒有錯誤時，＜CTRL+＇＞能夠一鍵讓數字背後的公式顯示出來。「＇」就在數字1鍵的左邊。

5

雙擊實現快速應用函數

同一個函數不用每一個都重複輸入了，當你設置好了第一行單元格的函數，只需要把游標移動到單元格的右下角，等到它變成一個小加號時，再雙擊，公式就會被應用到這一列剩下的所有單元格里。這樣就比單純用滑鼠拉容易多了。

6

快速增加或刪除一列

對於那些整天要和Excel打交道的人來說，這個技能能讓你更加節省時間。

當你想快速插入一列時，鍵入Ctrl+ Shift+「=」（Shift+「=」其實就是+號啦），就能夠在你選中的那列左邊插入一列，而Ctrl+「-」（減號）就能刪除你所選中的一列。

7

快速調整列寬

想讓Excel根據你的文字內容自動調整列寬，你只需要把滑鼠移動到列首的右側，雙擊一下就大功告成了。

8

雙擊格式刷

格式刷在Excel中是一個偉大的工具，只要你雙擊它，就可以把同一個格式「刷」給多個單元格。

9

在不同的工作表之間快速切換

在不同的工作表之間切換，不代表你的手要真得離開鍵盤，如果你get到這些快捷鍵技能，你的手根本不需要摸滑鼠。

「Ctrl+PgDn」可以切換到右邊的工作表，反之，「Ctrl+PgUp」可以切換回左邊。

不過Mac用戶似乎與這個快捷鍵無緣了。

10

用F4鎖定單元格

在Excel里根據函數填充數據時，你希望引用的單元格下拉時隨之變化，但有時候你也不需要這個變化。當你要「絕對引用」，即鎖定單元格的時候，你必須在行列前加$符號。

其實還有一個更簡單的技巧，就是在你選定單元格之後，按F4鍵輸入美元符號並鎖定；如果你繼續按F4，則會向後依次循環：鎖定單元格、鎖定數字、鎖定大寫字母、解除鎖定。

「事半功倍」的函數技能

函數（公式，Formula）是Excel中最具應用性的技能

1

NETWORKDAYS和WORKDAY函數

Excel里的NETWORKDAYS函數返回起始日期（start-date）和結束日期（end-date）之間完整的工作日數值。工作日不包括周末和專門指定的假期。

可以使用函數NETWORKDAYS，根據某一特定時期內僱員的工作天數，計算其應計的報酬。

2

IF函數

If函數意為「如果」，如果滿足某個條件，就返回一個值，如果不滿足，就返回另一個。

If函數的語法是這樣的：

IF（logical-test,value-if-true, [value-if-false]）

其中，logical-test是要測試的條件，value-if-true是這個測試的結果為true時，將要返回的值。

比如，下面這個GDP表格里，小編根據數值是否高於500萬來給對應的國家打上「poor」或「rich」的標籤。

3

SUMIF函數

Sum的意思是「加和」，再加上「IF」，意為對範圍中符合制定條件的值求和。例如，假設在含有數字的某一列中，需要對大於1000000的數值求和，請使用以下公式：

4

SUBTOTAL函數

SUBTOTAL函數其實是個函數組，就是返回一個列表或資料庫中的分類情況匯總。

SUBTOTAL函數可謂是全能王，可以對數據進行求平均值、計數、最大最小、相乘、標準差、求和、方差。

5

Text函數

Text函數能夠將數值轉化為自己想要的文本格式。

Text函數還可以使用特殊格式字元串指定顯示格式。要以可讀性更高的格式顯示數字，或要將數字與文本或符號合併時，此函數用處頗多。

例如，假設單元格C中包含一組數字，要將此數字的格式設置為美元金額，而且保留兩位小數，可以使用下列公式：=TEXT（C1，「$0.00」）＆「每小時」

Text函數的語法為：

=text（value,format-text），Value為數字值。Format-text為設置單元格格式中自己所要選用的文本格式。

6

INDEX+MATCH函數

INDEX+MATCH函數堪稱為Excel中的神器。

Index（r,n）是一個索引函數，在區域r內，返回第n個單元格的值。

而match（a,r,t）是一個匹配函數，t為0時，返回區域r內與a值精確匹配的單元格順序位置；t為1時返回區域r內與a值最接近的單元格順序位置（漢子通常按拼音字母比較，數字按值比較，數字元號按位值比較）。

通常可以將兩個函數聯合起來進行表間關聯關係查詢，通過match函數找到匹配單元位值號，再用這個位值號，通過index函數找到與匹配值對應的關聯值。

以上是小編總結的一些Excel應用中的小技巧，希望這些技巧能在你平時的工作中起到一定作用，提高效率，讓你的工作錦上添花。

▍圖文來源：部分來自網路 （如有侵權請聯繫刪除）

推薦閱讀：