如何進行有意義的職場對話

大家都會談話，但是有些人的壞習慣卻讓工作職場上的商務對話很沒意義且浪費時間，Inc.com的專欄作家GeoffreyJames提供了簡單四招讓你的對話有意義。1.知道你為什麼要進行這場對話：每場對話都應該要有重點，不然根本不應該進行這場對話。親朋好友之間的對話重點就是閑聊享受彼此陪伴的感覺，商務對話也一定有重點，所以當你在跟同事、老闆、客戶談話時，心中一定要個清楚的目標，這樣你會比較少浪費時間和能量。同樣的，如果你的同事找你談話，注意為什麼這場對話開啟以及為什麼是現在是非常值得的事情，如果你對於為什麼心裡有數，那你也會比較容易知道這場對話會進行到哪裡。2.不要心猿意馬：每個人心中都常常有有亂七八糟的思緒跳來跳去，比如說「她怎麼想我」、「我能夠成交嗎？」、「呃，這桌面真丑」等等等。這些思緒會把你的注意力從客戶那邊移到自己的觀點、排序和目標。如果你心猿意馬，你很容易漏掉對話，而這樣一來你常常會誤解或是忘記對方剛剛所說的事情。3.確認你剛剛聽到的事情：當對方說完，用你的話重新描述一次，這代表你有真正在聽對方說話而不只是陷在自己的思緒中。這也讓你避免了根基於誤解上繼續進行對話，讓對方能夠有機會導正你的想法，確保你真的有聽懂。4.仔細思考後再回應：回應前先停一下，思考你剛剛聽到的事情，用一個陳述、故事或是問句加進這場對話，讓對話往重點和意圖更近一點。希望這四招能幫你下次跟客戶、同事談話時，能夠更有效率和意義。來源：Inc.com延伸閱讀：自以為是的反駁有這麼一個故事：有一次美國知名主持人林克萊特訪問一名小朋友，問他說：「你長大後想要當什麼呀？」小朋友天真地回答：「嗯，我要當飛機駕駛員！」林克萊特接著問：「如果有一天，你的飛機飛到太平洋上空，所有引擎都熄火了，你會怎麼辦？」小朋友想了想：「我會先告訴坐在飛機上的人綁好安全帶，然後我掛上我的降落傘先跳出去。」當現場的觀眾笑得東倒西歪時，林克萊特繼續注視著這孩子，想看他是不是自作聰明的傢伙。沒想到，接著孩子的兩行熱淚奪眶而出，這才使得林克萊特發覺這孩子的悲憫之情遠非筆墨所能形容。於是林克萊特問他：「為什麼要這麼做？」小孩的回答透露出一個孩子真摯的想法：「我要去拿燃料，我還要回來！我還要回來！！」通過這個故事，你認為自己真的明白了傾聽的藝術了嗎？你不是常常半途打斷對方的演講；是不是又自以為是的進行反駁呢？溝通是雙向的。我們並不是單純的向別人灌輸自己的思想，我們還應該學會積極的傾聽。傾聽的能力是一種藝術，也是一種技巧。傾聽需要專心，每個人都可以透過耐心和練習來發展這項能力。傾聽是了解別人的重要途徑，為了獲得良好的效果，我們有必要了解一下傾聽的藝術。要表示出誠意傾聽別人談話總是會消耗時間和精力的，如果你是真的有事情不能傾聽，那麼你直接提出來（當然是很客氣的）。這比你勉強去聽或裝著去聽，而必然會表現出來的開小差而給人的感覺要好得多。聽就要真心真意地聽，對我們自己和對他人都是很有好處的，安排好自己的時間而去聽他人談話是一件很值得的事情。要有耐心這體現在兩個方面：一是別人的談話在通常情況下都是與心情有關的事情，因而一般可能會比較零散或混亂，觀點不是那麼突出或邏輯性不太強，要鼓勵對方把話說完，自然就能聽懂全部的意思了。否則，容易自以為是地去理解，去發現意見，產生更加不好的效果。二是別人對事物的觀點和看法有可能是你無法接受的，但是有傷你的某些感情，你可以不同意，但應試著去理解別人的心情和情緒。一定要耐心把話聽完，才能達到傾聽的目的。要避免不良習慣開小差，隨意打斷別人的談話，或藉機把談話主題引到自己的事情上，一心二用，任意地加入自己的觀點做出評論和表態等，都是很不尊重對方的表現，比不聽別人談話產生的效果更加惡劣，一定要避免。適時進行鼓勵和表示理解微笑表示理解，都能鼓勵談話者繼續說下去，並引起共鳴。當然，仍然要以安全聆聽為主，要面向說話者，用眼睛與談話人的眼睛作溝通，或者用手勢來理解談話者的身體輔助語言談話者往往都是希望自己的經歷受到理解和支持，因此在談話中加入一些簡短的語言，如「對的」、「是這樣」、「你說得對」等或點頭。適時作出反饋激勵談話人繼續進行，對他有極大的鼓舞。包括希望其重複剛才的意見，因為沒有聽懂或重點表達，如「你剛才的意思或理解是……」等。但不準確的反饋則不利於談話，因此要把握好。
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