行政公文寫作技巧（二）

公文寫作常識

一、 公文的基本格式

公文格式是公文的各個部分在頁面上的具體表現形式，也就是公文的外觀形式。它是公文的權威性和嚴肅性在形式上的體現，對公文內容起著重要的保證作用。1996年5月，經中央批准，中央辦公廳發布了《中國共產黨機關公文處理條例》。《條例》規定，黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字型大小、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達範圍、主題詞、抄送機關、印製版記等17項組成。

一、公文版頭部分

公文的版頭部分包括版頭、份號、密級、緊急程度、發文字型大小、簽發人等6項。位於公文首頁上半部，約佔整個頁面的1/3，與公文主體部分用一條紅色橫線相隔。紅線中間一般有一顆紅星，表示與政府機關、軍隊機關公文的區別。

1、版頭。主要是兩種形式：一是發文機關全稱或規範化簡稱加「文件」二字；二是發文機關全稱或規範化簡稱加括弧標明文種，括弧里填注「通知」、「報告」、「函」等。均用套紅大字居中印在公文首頁上半部，通稱「紅頭文件」，表示是機關的正式行文。下面留一定位置（備填注發文字型大小），下加一條斷開的紅線，在紅線斷開處點綴五星襯托（小字頭文件一般不用星線，只有一條紅線即可）。例如：「中共中央文件」、「中國共產黨中央委員會（批複）」等。聯合行文，可用主辦機關一家或並用聯署機關的名稱。

在公文版頭使用方面應注意的問題是：

（1）版頭中發文機關要使用全稱或規範化簡稱，不要使用不規範化簡稱。如有個區的區委公文版頭是「中共××市××區委員會文件」，「中共」是簡稱，「委員會」是全稱，前簡後繁，體例不統一，發文機關名稱應改為「中國共產黨××市××區委員會」或「中共××市××區委」。

（2）要注意版頭上發文機關不要前後詞意重複。這種情況多發生在一些工廠黨委公文版頭中，出現「中共××廠黨委文件」字樣。這裡，「中共」是「中國共產黨」的簡稱，「黨委」即黨的委員會。前後出現兩個「黨」字的詞義，詞意重複。應改為「中國共產黨××廠委員會文件」或「××廠黨委文件」為宜。兩種式樣中，第一種顯得莊重些。

（3）聯合行文使用版頭要符合規定。聯合行文一般用主辦單位一家版頭，也可並用幾家版頭。一般情況，主辦機關應排在最前邊。

（4）該用版頭的一定要使用版頭。公文使用不同版頭，標誌著公文的不同規格和嚴肅性。該用正式公文版頭的一定要用。如，區委關於召開民主生活會情況向上級的報告，就應使用正式公文版頭，不要用白頭。

（5）下級公文版頭用字不要大於上級公文版頭用字。下級公文版頭應小於上級公文版頭，起碼不能比上級的大。

2、份號。份號是一件公文印刷份數的順序號，標註於公文首頁的左上角，一般用6位阿拉伯數字表示，例如「NO000015」。標識份號有利於秘書人員對公文的管理和利用，便於掌握公文的去向，有利於公文的分發、清退、查對、借閱和統計。特別是絕密公文，一定要標明份號。發文機關在發文時，一般在一定的時間內，發往某一單位的同類公文的份號都是相對固定的。

在這方面，應注意的問題主要有兩個方面：

（1）該標印的一定要標印。有的單位的一些公文，註明是絕密，但無文件份號，不利於加強對文件的控制，出了問題不便查清責任。

（2）標印位置要正確。《中國共產黨機關公文處理條例》規定「標註在公文的左上角」，應按中辦「條例」的規定辦。

3、密級。密級就是公文的秘密等級。按照保密法規定，密級公文分為「絕密、機密、秘密」三個等級。它標註於份號下方位置。按照國家保密局關於《國家秘密文件、資料和其他物品標誌的規定》，應當在密級後註明保密期限，如「機密××年」。考慮到黨的機關公文涉及的內容很廣泛，其保密期限較難準確確定，因此，在《條例》中未提到保密期限問題。發文機關在發文時，若要確定保密期限，應按保密局規定標註；若未標保密期限，則按《條例》第三十七條「公文密級的變更和解除由發文機關或其上級機關決定」的規定執行。

關於這個方面，應注意的問題：

（1）該標註密級的一定要標註，未涉及秘密內容的就不要標註。

（2）秘密事項不要使用明傳電報傳送。使用明傳電報，必須是不涉及秘密事項的文件、材料。有秘密事項的公文、材料，也不要通過郵局發送。秘密公文、材料的傳遞必須通過機要通信局。

4、緊急程度。緊急程度是對公文送達和辦理時間的要求，緊急文件分別標明「特急」、「加急」；緊急電報應分別標明「特提」、「特急」、「加急」、「平急」。在實際工作中，電報或電傳件一般都是比較緊急的，均需按要求標明緊急程度，具體位置按有關電報格式的規定標註。文件除個別情況外，一般不標緊急程度，《條例》也沒有對文件上緊急程度的標註位置作具體規定。若有的文件確很緊急，可在文件上蓋「特急」或「加急」章，也可在文件上掛「特急」或「加急」條，寫明辦理的時限要求，還可在裝文件的信封或文件包上標明具體送達的時限要求。總之，要確保緊急公文的及時傳遞和處理。但對於不急的公文切不可濫加緊急標識，避免影響真正急件的及時處理。

5、發文字型大小。發文字型大小是機關制發公文的編號，由機關代字、發文年度和發文順序號三部分組成，缺一不可。機關代字要求準確、規範、無歧義、易識別，並固定使用。例如，中共中央文件的代字用「中發」，中共中央辦公廳文件的代字用「中辦發」等。發文年度要用全稱，如「2002」，不能簡寫為「02」，並用「[ ]」括起來。發文字型大小一般標註在紅色橫線之上居中位置。若標註簽發人，發文字型大小則標註在紅色橫線之上左方位置，簽發人則標註於紅色橫線之上右方位置。聯繫某一具體事務用函行文時，用印有單位規範名稱的信箋紙，發文字型大小則標註於版頭紅色橫線右下方位置。需要注意的是，上行文必須要用「呈」字，不能用其它文號，包括報告、請示等，還必須標註簽發人。

6、簽發人。《條例》規定，上報公文應當在發文字型大小右側標註簽發人姓名。這主要是強調領導負責制，體現了公文的嚴肅性和領導人對公文的負責性。機關領導人應當對本機關的發文負責，嚴格把關，確保公文質量。特別是向上級機關請示、報告工作的公文標明簽發人，有助於上級機關了解情況，便於審閱。標註簽發人應注意三點：

（1）只標姓名，不標職務。

（2）聯合行文，要標明聯署單位簽發人姓名，不能只標其中一個單位的簽發人。

（3）簽發人姓名後不必加「已閱」等字樣。

（4）字體要用黑體字

二、公文主體部分

包括公文標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章等7項。

1、標題。標題是公文內容的高度概括，具有畫龍點睛的作用。它一般由發文機關名稱、公文主題（事由）和文種三部分組成。如《中共中央關於加快農業發展若干問題的決定》，就是由發文機關名稱「中共中央」、公文主題「加快農業發展若干問題」和文種「決定」這三部分組成的。有時也有省略發文機關名稱的情況。公文標題，有助於人們對公文的制發機關、內容、性質有一個簡要的了解，便於公文的登記、辦理、立卷以至於編研、查考。因此，公文標題一定要準確、鮮明、簡練，既能概括公文的主要內容，點出公文的中心思想，又要選准文種。切忌使用新聞標題，或只寫文種，或是太長。公文標題位於發文字型大小和紅線下方，居中排列。一般不用標點符號（引號除外）。要求排列整齊、美觀，同時注意片語、單位名稱間的關係，還要注意字體大小的選擇，一般用二號字。在公文標題的標印上，要注意如下四個方面的問題。

（1）公文一定要有標題。沒有標題的公文不符合規範化的要求。目前常見的一些無標題公文多屬於文件較短，而且又都是信函之類。但嚴格要求，還是加上為好。

（2）標題中成份不可殘缺。標題中，三個組成部分缺任何一個都是不規範的。有的公文只寫發文機關名稱和文種兩項，如「中共××省委通知」；有的甚至只有文種一項。這種情況除了公文很短（如僅有一個頁碼）還勉強可以外，其他都應把三部分寫全。文種是無論如何不能省略的。

（3）標題中不能同時出現「請示」與「報告」字樣。如《關於建議在今年「七一」前後在全省廣泛開展地方黨史宣講活動的請示報告》，從文種上看，既有請示，又有報告，這種情況實際上是篇請示，應刪去「報告」二字。

2、主送機關。即主要受理公文的機關，也稱公文上款。它負有對公文內容進行了解、答覆或貫徹執行的責任。除決議、決定、通報、公報及會議紀要等以外，都應當在標題之下、正文之上頂格註明主送機關。主送機關名稱應當用全稱或規範化簡稱，或同類型機關的統稱。如「中國共產黨新疆維吾爾自治區委員會」可簡稱為「新疆區黨委」；北京、上海、天津、河北等全部省、自治區、直轄市黨委可統稱為「各省、自治區、直轄市黨委」。需要注意的是：

（1）使用簡稱要規範、準確；使用統稱，包括的地區、部門、單位要齊全，稱謂要準確。

（2）不能不寫主送機關。否則，就不知誰是公文的辦理單位。主送機關的位置要正確。

（3）省略主送機關的方式要正確使用。按照公文處理條例，「決定」、「決議」、「紀要」、「意見」之類的公文，可省略抬頭，但文尾必須註明公文的發送範圍。有的公文使用了這類文種，按規定省卻了抬頭，可文尾卻未註明發送範圍，不知公文發到哪裡，影響公文的貫徹落實。有的在文後標註發送範圍的地方距正文太遠，這都是不規範的，應在正文後空一行的位置標註。有的在此件發至後加上了冒號，這是不對的。

（4）行文主送機關使用要符合要求。要注意行文規則。有的縣委單家發文，主送機關包括了鄉鎮政府，有的市直部門發文發送單位是各縣（市）區委，這都是不符合要求的。部門向下發文只能向對應的下級部門發文，不能向一級黨委或政府發文。上行文主報單位應是一個（聯合行文可報對應的上級機關），如需讓另一個上級機關知道，可採用「抄報」或「並報」方式，即在抬頭上寫清「並報×××」，或在主題詞之後寫清「抄報×××」。

3、正文。正文即表述公文的內容。它是公文的主體和核心所在，位於主送機關下方。每段的首行要空二個字的位置。一般來講，首頁要有兩行以上的正文。末頁若無正文，只有落款，為維護公文的完整性，避免出現問題，應在末頁第2行註明「（此頁無正文）」。在具體操作中，盡量避免出現「此頁無正文」的情況。關於正文的字體，過去我們要求除大標題外一律用仿宋體。從去年開始，中央、省都將二級標題改成了黑體字，我市也改過來了，允許有字體變化，這樣更醒目些。

4、附件。是正文的補充材料或參考材料。公文若帶附件，應當在正文之後、落款之前寫明附件的名稱，並與主件裝訂在一起。有的單位在行文時，把附件名稱放在落款之後，或者沒有註明附件，或者主件附件分開分送，且份數不一致，這都是不規範的，也不便於公文的處理。請示件的附件要完整。凡是請示中涉及到的有關材料均應附上，以便承辦部門辦理，提高辦文速度。凡印發規章和批轉有關部門的報告等印發件，其中的「規章」和「報告」不屬附件，而是主件的一部分，此種「規章」和「報告」的內容應視為正文。

5、發文機關署名。發文機關署名應當用發文機關的全稱或規範化簡稱，標註於正文右下方位置。黨的機關公文一般以機關名義署名，特殊情況需要由機關領導人署名的，應當寫明職務。需要注意的是凡有主送單位的公文必須有落款，即發文機關署名。不能以標題中的發文機關代替落款。落款署名還要與標題中的發文機關一致，不能上下不一。

6、成文日期。成文日期一般署領導人簽發日期或者會議通過日期。聯合發文，則以聯署機關最後的一個簽發日期為準。成文日期要完整地寫明年月日，標於發文機關署名右下方，低兩格。會議紀要、決議、決定、條例、規定等不標註主送機關的公文，成文日期加括弧標註於標題下方居中位置。有的單位這類公文沒有成文日期，有的成文日期放在文後，這很不規範。特提電報要寫明具體時間。需要注意的是黨的機關公文成文日期要用阿拉伯數字，不能用漢字，這與政府公文有所不同。

7、印章。公文加蓋印章是發文機關對公文生效負責的憑證。根據黨的機關公文的特點，除普發性有固定格式的「紅頭文件」和會議紀要外，一般應加蓋發文機關印章。特別是請示件等上行文，一定要加蓋印章。印章要端正、清晰，蓋在發文日期中間偏上位置，上不壓正文，下不壓日期。

三、公文文尾部分

文尾部分，是指公文末頁的尾部。它包括印發傳達範圍、主題詞、抄送機關和印製版記等四項。

1、印發傳達範圍。要根據公文內容、密級和工作需要確定。一般普發性公文需在成文日期的左下方標註印發傳達範圍。標註印發傳達範圍，要注意表述準確。「此件發至縣、團」與「此件發至縣、團級」，一字之差，所指範圍不同。對於一些特殊件，印發、傳達範圍以及傳達的時限、保密要求等都要標註清楚。大部分公文只需標註主送、抄送單位，不必標註印發傳達範圍。

2、主題詞。公文標註主題詞是為適應辦公自動化的需要，方便公文檢索和信息處理而開展的一項工作。《條例》規定，「主題詞按上級機關的要求和《公文主題詞表》進行標註，位於抄送機關上方」。主題詞與抄送機關之間用橫線相隔。黨的機關公文標註主題詞要準確反映公文主題，以達到便於檢索和利用的目的。需要注意的是，標註主題詞要盡量用《公文主題詞表》里的詞，確實無法表述準確的可以自造，後面加△。

3、抄送機關。抄送機關是指除主送機關以外需要告知公文內容的上級、平級、下級及不相隸屬機關。抄送機關標註於主題詞下方、印製版記上方位置。抄送機關與印製版記之間用橫線相隔。公文的抄送範圍應當嚴格按工作需要和保密要求確定。抄送單位的排列順序一般按機關性質和隸屬關係掌握。

在公文標註抄送範圍上，要注意以下問題：

（1）不要漏抄漏送。根據行文規則，越級行文應同時抄報（或抄發）越過的機關。也就是說，上級機關越級向下行文（如省委直接向縣委行文）應抄發越過的行文對象的直接上級機關，下級機關越級向上行文（如縣委直接向省委行文）應抄報越過的直接上級機關。如一個縣的縣委、縣政府《關於改變計劃生育落後面貌的報告》，直接報送了省委、省政府，卻沒有抄報市委、市政府，是違反行文規則的。

（2）不要濫抄濫送。公文的抄送範圍必須準確確定，嚴加控制。

（3）不能既對組織又對個人。按照公文處理規定，公文「不要直接送領導者個人」。可一些地方將公文直接送領導者個人的現象很普遍，凡發文都要抄報主管書記、市長。這是不符合行文規則的。

（4）「抄」字不應省略。有一些地方的公文將抄報、抄送、抄發中的「抄」字省略，成了「報、送、發」，以致弄不清是主送還是抄送。所以，「抄」字是不應省略的。

4、印製版記。印製版記也叫印發說明，它包括公文印發機關名稱、印發日期和份數。印發機關名稱和日期位於公文末頁下端同一行的兩端，份數加括弧標註於印發日期下方，此兩行之間用橫線相隔。印製版記表示印刷機關對公文的印製負責，同時便於查考。如翻印，則要在印發機關名稱和印發日期下方標註翻印機關名稱、翻印日期和翻印份數。

各級各部門機關公文用紙現在一律改用國際標準A4型。

二、 公文的種類及常用文種的撰寫

所謂公文種類，一般是指公文制發機關根據公文的內容、性質和所承擔的任務而確定的行文形式和名稱。黨的機關公文的分類，《條例》規定，主要有14種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批複、條例、規定、函、會議紀要。平常我們用的沒有這麼多，最常用的也就是通知、通報、報告、請示、批複、會議紀要這幾種。

一、通 知

通知，是用來傳達上級的指示，發布行政法規和規章，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執行的事項時所使用的一種文體。

通知，在各級黨政機關、人民團體和廠（礦）企事業等單位的公務活動中使用比較廣泛。因為這種文體適用性比較強、形式靈活、簡便、多樣，所以使用頻率較高，是用的最多的一種公文。通知可分為幾種類型，如：指示性通知、批示性通知、會議性通知、任免通知、一般性通知等等。

1、指示性通知

一般來說，上級機關需要對下級機關或所屬單位下達指示，而內容又不適於用「命令」或「指示」等文種發布的，便發布指示性通知。這類通知的內容只是傳達某項具體指示，沒有附件。

撰寫指示性通知要注意以下幾點：

（1）一般來說，指示性通知針對性和政策性要強。開頭部分要寫通知緣由，一般應交待出發布通知的背景、目的、理由等，以便為下文進一步提出通知事項作好鋪墊。用語要簡潔、明確，文字不宜過多，然後用過渡語「現通知如下」、「現將有關事項通知如下」、「為此，特作如下通知」等，後用冒號，並啟下文，寫通知的事項。

（2）通知事項是指示性通知撰寫的主幹。它是受文單位執行的依據，因此，要明確、具體地交待出應知和應辦的事項，即工作的任務和要求，切忌含混籠統。在結構安排上，一般採用分條列項式寫法，用序號標明層次。要做到條理清晰，便於下級領會和執行。

（3）為了防止政策規定矛盾，有的指示性通知結束語中常寫有「凡與本規定有抵觸的，按本規定執行」等語。

2、批示性通知

批示性通知包括三種情形：一是用於批轉下級機關公文，通稱「批轉性通知」；二是用於轉發上級機關，同級機關和不相隸機關的公文，通稱「轉發性通知」；三是印發有關的文件材料，如領導人講話、本機關的工作計劃和工作總結等，通稱「印發性通知」。這類通知的後面均附有被批轉、轉發、印發的原文。

批示性通知的正文一般應載明三層內容：一是寫明對被批轉、轉發、印發文件的評價性意見或態度，措詞要適度、中肯，語氣要肯定；如「現將《全國婦幼衛生工作會議紀要》轉發給你們，請參照執行」。二是指明通知事項的意義，也就是闡述批轉、轉發、印發該文件的必要性和重要性；三是提出具體的貫徹執行的意見或要求。

3、會議性通知

會議通知主要是通知與會的有關單位了解會議的名稱、主持單位、召開會議的目的、會議的內容、開會的時間、天數及參加人員，報到日期和地點，是否需要帶文件、材料等，以便做好準備。為了安排好會務工作，有的會議通知還要求提前報告參加會議的人員名單（包括性別、職務）、乘坐的交通工具等情況。若是召開表彰性會議的通知，還要寫明評選勞模或先進人物的範圍、條件、方法、名額和組織領導等有關事宜。會議性通知比較好寫，關鍵是要認真、細緻、周全，不出現漏洞。會議的內容如果保密，通知中可不寫開會的內容和討論的議題。

4、任免通知

上級機關任免下級機關的領導人，或上級機關的有關任免事項需要下屬單位知道時，要印發任免通知。

5、一般性通知

一般性通知，是要某些單位辦理某項事宜或告知其某些事情時所用的一種通知。用這種通知形式比較多，如：關於慶祝某一個節日，舉行某種紀念活動安排的通知，成立、調整、撤銷某個機構的通知，調整某一個領導小組成員的通知，啟用某某單位印章的通知，請下級機關報送有關材料的通知等等。

二、通 報

通報，是黨政機關和社會團體用於表彰先進、批評錯誤，傳達重要情況時使用的一種公文，這種公文、多數是屬於上級機關為了使下級機關知道某一方面工作的經驗、教訓或重要情況而印發的。它對於溝通信息，互通情況，學習經驗，吸取教訓，改進工作很有益處。

通報一般由以下幾部分組成：

（一） 標題

標題構成方式主要有兩種，一是完整式，即包括發文機關名稱、事由和文種三個要素。這種形式的標題最為多見，如《中央紀律檢查委員會關於不準干擾大學畢業生分配工作的通報》等；二是省略式，即由「事由和文種」兩要素構成，如《關於連續發生重大火災情況的通報》等。

（二） 通報緣由

這部分是通報正文寫作的引言，是全篇內容的總括。具體而言，表彰性和批評性通報一般應寫明時間、有關單位和人員、主要事項、結果等要素，同時還要亮明發文機關的基本觀點或態度。通報緣由要起到提綱摯領的作用。需要說明的是，有些表彰性通報，往往省略這部分，即行文開篇就進入通報事項的敘述，給人以單刀直入，簡煉明快的感覺。傳達性通報，如是傳達重要精神的，則應著重寫明其來源和基本內容。究竟是什麼時間，由哪個上級機關下達了什麼重要精神？對此均要準確、概括的予以載明。如系傳達重要情況的，則應寫明該情況發生的時間、地點、涉及的範圍、問題的性質及影響等方面的內容。這部分的結尾處，通常用過渡語「特通報如下」等開啟下文。

（三）通報事項

這部分是通報寫作的主體和核心，也是發文機關賴以提出有關希望或要求的基礎和憑據。因此，要寫得準確、具體、完整，將通報的基本內容如實交待清楚。具體來講表揚和批評性通報應主要載明事件發生的時間、地點、涉及的單位和人員、大致過程、主要情節、結果和影響等諸項要素。要在通報緣由的基礎上進一步展開，使之更加具體和深化。

（四）處理意見

這部分是通報寫作的精要之筆。它是指對有關單位或人員的具體表彰或處分意見，或對有關精神或情況的處理意見。用語要簡明精鍊。表彰性通報，一般應寫明經哪級組織批准，決定授予什麼榮譽稱號，給予怎樣的物質獎勵，等等；批評性通報應寫明給予何種懲處。傳達性通報往往不單獨寫這部分，而與下文「希望或要求」合併寫。

（五）原因分析

傳達性通報一般沒有這層內容。就表彰性和批評性通報而言，「原因分析」是不可缺少的重要組成部分。它要在通報事項及處理決定的基礎上，作進一步的分析和評價，揭示問題的實質，概括出可資借鑒的經驗或應當吸取的教訓。表彰性通報應著重說明主體行為的非偶然性，也就是其先進行為決不是一時衝動，頭腦發熱，不是一蹴而就的閃電行動，而是平時注重修養，嚴格要求自己的結果；批評性通報也要深入挖掘問題的實質，要切中要害，一針見血。

（六）通報希望或要求

這部分是前述內容的自然延伸，也是制發通報的目的和歸宿所在。要緊密結合被表彰或被批評的事件行為，以及傳達的某一重要精神或情況，透過表面現象，挖掘其深層含義，進而提出具有普遍指導和教育意義的希望或要求。

（七）結尾

一是制發通報的機關名稱，二是制發日期。

三、請 示

請示是下級機關向主管上級機關或業務主管部門，對某項工作或問題請求指示，要求給予答覆或審核批准以及請求幫助解決工作困難時所使用的一種公文。從日常行文情況看，常用請示這種文種的主要有以下幾種情況：一是本機關職權範圍內不能決定而必須經上級主管部門批准的，以及上級主管部門明確規定必須請示批准的問題；二是對現行方針、政策、法令、規章、制度不甚了解，有待上級主管部門明確答覆才能辦理的問題；三是工作中出現了新情況、新問題，而無章可循或者按原規定難以處理的問題；四是因事情重大，為防止處理不當，需請示上級審批的事項等。

那麼，如何撰寫請示，有這麼幾點要把握：

1、擬好標題。標題一般由發文單位、請示事項和文種名稱所構成。如「中共橋東區委關於召開第三次黨代表大會的請示」。其中，發文單位是「中共橋東區委」，請示事項是「關於召開第三次黨代表大會」，文種是「請示」。這份請示的標題寫得簡單明確，使人一看，就知道請示的是什麼問題。

2、寫好正文。正文，要詳細、準確地寫明請示的理由，同時要提出本單位對解決這一問題的意見。但要注意文字的簡潔，以說明問題為止。對請示的問題，有的還可以提出幾個方案，供上級領導機關決策參考。所提意見要有根有據，所提幾個方案，要加以分析、比較，說明利弊以及本單位的傾向意見。如「橋東區委關於召開第三次黨代表大會的請示」，要寫明召開黨代表大會的理由，擬召開時間，區黨代表的名額分配，大會擬審議通過的事項，需要市委解決的問題等等內容，要寫得詳細、準確，但文字要簡潔，能說明問題就行。

3、收好尾。請示的結尾，要具體提出對上級的希望和要求。提要求適當，提建議要合理，行文的語氣應當誠懇而謙和，迫切而不躁。常用語如：「妥否、請批示」、「以上意見如無不當，請批准」、「以上意見當否，請批複」、「此意見如可行，請批轉……執行」等等。

4、請示要一文一事。不能在一份請示中，請示幾個問題，否則，不便於上級領導機關及時答覆，甚至容易出現漏批現象。

5、請示和報告不要混在一起寫，請示就是請示，報告就是報告。請示雖然有報告事項的性質，但與報告是不同的。兩者的區別在於，「請示」一般都需要上級機關答覆，也就是需要上級機關表態，於是就同下行文中的批複等構成了相照應的關係；報告則是不需要上級機關答覆的。需要注意的是，下級機關只能按照隸屬關係向直接的主管機關發文請示，不得向無隸屬關係的機關發文請示。因為只有具有直接隸屬關係的直接主管的上級機關，才有批複的資格和權力。如，去年，我市向國家新聞出版總署一個請求事項，想成立西柏坡出版社，起草時用的是出版局的名義，後來為提高規格，改用市委、市政府兩家的名義，市委辦公廳法規處在核文時感覺不符合行文規範要求，建議改成了發「函」，因為國家新聞出版總署不是我們的直接上級機關。另外，也不能寫多頭請示或者越級請示，否則既不便於文書處理，又不便於上級答覆問題，有時容易誤事。

6、請示性文稿，要經單位主管領導簽發後行文，如果同一件事情幾個單位聯名向上請示，所有單位要搞會簽，以示負責。在行文時用「呈」字文，並標明「簽發人」，這是有規範要求的。

四、報 告

報告，是下級機關向上級機關彙報工作、反映情況和問題、提出建議以及回復上級機關的查詢或交辦事項時使用的一種陳述性公文。這個文種種類比較多，在黨政機關中常用的有專題報告、綜合報告、總結報告等。在通常情況下，下級機關應主動向上級機關寫報告，反映情況；有時，上級機關專門要求下級機關就某一個問題寫出報告。這樣，上級機關通過下級機關報上來的各種報告，可以了解情況，掌握動態，發現問題，總結經驗。通過對下級情況的綜合分析，又可以作為制定政策，部署工作的重要依據。

建議性的專題報告必須經過調查研究，既有定性分析，又要有定量分析，充分說理，言之有物，這樣才能使人信服。專題性報告速度要快、內容要專、情況要實、篇幅要短。

寫綜合報告和總結報告，在通常情況下，這兩種報告的內容可分為情況、經驗、問題、今後意見幾部分。但是必須突出重點，不能眉毛鬍子一把抓。同時，也必須搞好定性和定量的綜合分析，並注意各方面的關係。

由於各種報告內容的側重點不同，在寫法上往往有所差異，但其寫作模式基本相同。大體包括這幾個部分：1、標題。2、報告引據。3、報告事項。4、結尾。我們重點就報告的正文也就是「報告引據」和「報告事項」這兩部分向大家介紹一下。

報告引據是報告正文的開頭。它要用簡明扼要的語句交待出全文的主要內容或基本情況，也可陳述有關的背景或緣由。要做到開門見山，落筆入題。然後用過渡語「現將有關情況報告如下」，「為此，特做如下報告」等開啟下文。接著要寫報告事項。這部分是報告正文的主體和核心。撰寫時要緊緊圍繞行文的目的和主旨進行陳述，如是彙報工作，則應首先寫明工作的基本情況，其次寫明主要做法和成績，包括採取的辦法，措施以及由此帶來的直接效果等，最後寫明還存在什麼問題以及今後的工作設想。在內容布局上，一般將第二層次詳寫，第三層次略寫。如是反映問題，則應首選對所要反映的問題或情況作一概述。然後集中分析產生問題的原因，最後提出解決意見和辦法。如是答覆上級機關的詢問和要求，應首先扼要敘述上級機關交辦的事項或任務，然後寫明處理的大致過程，包括採取的辦法或措施，處理中遇到的問題及需要進一步陳述的事項等，最後交代處理結果，同時徵詢上級機關對處理結果的意見。

結尾和請示不同，多用「以上報告如有不妥，請指示」、「特此報告」等字樣。

五、批 復

批複，是上級機關答覆下級機關請示事項時使用的一種公文。批複是直接對下級請示事項作出的答覆，具有一定的指導性。雖然面不寬，但使用頻率也是比較高的。

批複的正文一般由引語、主體和結尾三部分組成。

1、引語。引語是批複開始的第一段或第一名話，這是批複的根據。通常要寫清楚方面的問題：一是接到下級機關事項的日期，請示的問題或文號；二是簡要引述來文所請示的事項。一般情況下，引語只要說明下級有關請示已經「收到」、「收悉」即可但也可以在引述來文的事項之後，表明批複者的態度。如「經研究，同意………」或「經研究，答覆如下」成為由引語到主體的過渡語。

2、主體。這是批複的中心內容。要根據黨和國家的方針政策、法律、法令、規章、制度和實際情況，對請示中提出的問題，作出恰當的明確的答覆。內容簡單的只表明同意或不同意；應該和不應該。內容複雜的，除表明同意或不同意的態度之外，還要說明同意或不同意的理由。也可同時指出如何才能保證批複事項的完成，或如何防止某些問題的出現。

3、結尾。批複的結尾比較簡單。一般只需在正文下另起一行寫出「特此批複」、「此復」即可，不用標點符號。

批複要注意以下三點：一是一請示，一批複。因為批複是針對下級機關請示事項的，請示本身要求一文一事。所以，批複也要一請示一批複，突出針對性。二是觀點鮮明，態度肯定。「同意」、「不同意」，「不予准許」或「緩辦」，要當行則行，當止則止，明確表態，切忌含糊其辭，模稜兩可。三是文字要簡煉。

六、會議紀要

會議紀要，是用準確而精鍊的語言綜合記敘重要會議的主要精神和議定事項，要求有關方面或下級機關共同遵守和執行的紀實性、指導性公文。會議紀要的用途主要是傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守和執行。同時，又可以作為一個機關或單位召開重要會議時研究、議定重大事項的歷史記載。

會議紀要主要有兩種類型：一種是某些部門或戰線召開工作會議所形成的工作會議紀要，另一種是黨政機關領導班子開會，集體討論研究某些重大問題所形成的例行會議紀要，如：書記辦公會議紀要、常委辦公會議紀要，等等。

撰寫工作會議紀要比撰寫例行會議紀要要求更高，難度更大。這主要是因為工作會議紀要經過領導機關審核批准後，一般多以公文形式下發，要求有關單位執行。

撰寫工作會議紀要，應當注意以下幾點：

1、一般來說，開頭寫會議概況和基本估計，然後轉入正文。

2、工作會議紀要的正文內容，要根據會議的宗旨和議定的重要事項，用準確而精練的語言綜合記敘出議事要點。要求重點突出，觀點鮮明，是非分明，對有爭議的問題要表明態度。

3、撰寫工作會議紀要，提煉和概括議事要點要完整，論述和判斷要準確；要分層次、有條理的敘述，避免雜亂無章、前後矛盾。

4、文字要簡練，開門見山，不講套話、空話。

5、工作會議紀要的內容限於會議議定的事項，會上沒有涉及的內容不能寫上。

三、撰寫公文要注意行文關係

行文關係，是指發文機關與收文機關之間的關係。各級黨政機關、各個業務部門、各個單位的行文關係，是根據各自的隸屬關係和職權範圍確定的。在各級黨政機關及其所屬業務部門的公務活動中，理順行文關係，按照正確的行文關係發文，對正確行使自己的職權，提高工作效率有著重要意義。行文關係混亂，必然影響正常的工作程序，以致造成工作的失誤。因此，各級黨政機關及其所屬業務部門的領導同志和秘書工作人員，在制發和簽批公文時，應當按照正常的行文關係辦事，保證上下級之間、部門之間的正確行文。

正確的行文關係應當遵循以下幾條原則：

（一）下級機關應按照直接的隸屬關係行文，一般不能越級行文。如遇特殊情況或緊急事宜必須越級向上行文時，必須抄報發文機關的直接上級機關。

（二）黨委與政府之間，黨組與行政部門之間不能互相行文。

（三）黨委或政府機關各自所屬的各個業務部門在自己的職權範圍內，可以互相行文，平行單位之間或不相隸屬的單位之間一般只能發平行文。

（四）業務上下對口的單位可以在業務管轄範圍內互相行文；「條條」一般不對「塊塊」下指示、作規定。

（五）同級部門或單位可以聯合行文。但主辦單位要主動與有關單位協商，不得自作主張，強加於人。

（六）特殊情況下，上級機關可以越級向下級行文，同時抄送收文機關的直接上級機關。

此外，理順行文關係還應注意下面三個問題。

第一，上級業務部門可以根據本級黨政機關領導授權，答覆下級黨政領導機關的請示。否則，不可隨意向下級黨政領導機關發號施令。

第二，上級黨政領導機關的辦公廳（室）向下級黨政領導機關部署工作，下達通知，轉發上級指示，批轉重要規定和印發領導講話時，必須在批語或按語中註明「經某某黨政機關或領導批准（同意）」等語，以示負責。

第三，上級機關向下級機關的重要行文，應抄報發文機關的直接上級機關