國家檔案局局長中央檔案館館長楊冬權在電子文件管理國家戰略國際學術研討會上的講話

國家檔案局局長中央檔案館館長楊冬權在電子文件管理國家戰略國際學術研討會上的講話　　　日期：2009-09-14

尊敬的馮惠玲副校長，尊敬的各位來賓、各位專家：

　　我很高興參加今天的電子文件管理國家戰略國際學術研討會，因為會上各位專家的發言將給我提供關於電子文件管理方面的最新經驗，這對我們實施有中國特色的電子文件管理國家戰略是非常有益的。能在第一時間分享這些剛出爐的新鮮經驗，這是我的榮幸。在此，我代表國家檔案局，向與會的各位專家，特別是來自美國、加拿大、澳大利亞、荷蘭等國的國際友人表示熱烈歡迎和衷心感謝！　　　　隨著電子文件的與日俱增，電子文件對檔案工作者的挑戰也與日俱增，同時，檔案工作者對電子文件管理的研究成果和應對經驗也與日俱增。每個國家都在電子文件管理方面積累了一些經驗或教訓。通過國際學術研討會來互相交流這些經驗和教訓，對於我們互相借鑒、共同提高電子文件管理水平十分有利。所以，我們也要感謝這次研討會的組織者——中國人民大學信息資源管理學院。他們多年來一直致力於電子文件管理的研究，並為促進我國電子文件管理的規範化發揮了重要作用。讓我們向他們致以熱誠的感謝!　　　　今天，我願借這個學術研討的機會，作一個學術性的發言，向各國同行表達我個人對電子文件管理的一些學術觀點，歡迎大家批評指正。　　　　電子文件的大量形成，是信息時代的一大特點，它給檔案工作帶來了新的難題，使檔案工作者面臨著新的考驗。電子文件是一種易被改動、易被竊取、易於傳播、易於消失的信息，特別是它還是一種不能直接識讀而必須依賴於特定的設備和軟體才能被讀取的信息，這就使電子文件的管理大大地不同於對其他文件的管理。管理好電子文件，關係到國家和社會歷史記憶的長期保存，關係到人類文明的傳承延續。對電子文件的管理，必須解決好它的保真、保密、保存、保讀取等巨大難題，尤其是對專門負責檔案信息長久流傳的檔案工作者來說，怎樣確保今天的電子文件在幾十年、幾百年後還能被人讀取利用，更是一個需要特別注意的重大問題和特別要解決好的根本問題。解決這些問題，不僅需要技術，更重要的是要具有長遠的歷史眼光和強烈的職業責任感，否則，我們就有可能顧此失彼、圖小利而鑄大錯，留下永久的歷史遺憾。　　　　把更多有價值的信息留給未來，是我們檔案工作者的歷史責任。我們在做電子文件的每一方面工作時，都應該始終以此為宗旨。就信息的長久流傳來說，電子文件本身具有一些與生俱來的致命弱點，或者說，具有天生的、難以克服的脆弱性。只要電子文件的致命弱點還沒有完全被克服，我們就不得不在保存電子文件的同時也對它進行異質備份，把它轉化為不易被篡改但又易於識讀的其它載體。採取這種辦法，在目前來看，實屬萬不得已，但卻行之有效。否則，就可能是一種冒險，是對歷史的不負責任，是對我們神聖職責的褻瀆。因為也許若干年後，人們會發現我們今天的電子文件，或者信息被改動過，或者信息已經從載體上無端地消失了，或者電子文件雖然存在，但能讀取它的設備和軟體卻沒有了，信息讀取不出來。　　　　據我所知，在不少國家，對電子文件的管理是不採取異質備份的辦法的。在中國，儘管我們一直要求對重要的電子文件進行異質備份，但仍有一些單位沒有這樣做。其後果，已經造成了不少電子信息的永遠消失，從而給人類的記憶、人類的文明造成了難以逆轉和不可彌補的損失。遠一些的，如40年前美國阿波羅登月的一些電子信息；近一些的，如十幾年前北京亞運會的一些電子信息，今天都已經無法讀出了。同樣的事例，可能每個國家都存在，可能今天在座的每個專家都曾遇到過或者聽說過。剛才馮校長也提到了這樣的事情在各地比比皆是。如果不加控制，隨著時間的推移，這樣的悲劇還會繼續產生並將更多地產生。回首過去，這十分令人痛心；面向未來，這更十分令人擔憂。作為檔案工作者，出現這種情況，我們很難說是盡到了自己職責的，也是很難安心的。　　　　也許，從財政的角度看，電子文件異質備份要花費更多的財力和人力，但它能確保電子文件中的信息真實地、長久地流傳下去，為人類的發展和文明的進步持續地提供借鑒。這兩種價值，究竟哪一種更大、更值得我們追求呢？我想對檔案工作者來說，應該是不言而喻的。　　　　也許，從技術的角度看，電子文件的載體可以保存幾十年、幾百年，但是，從過去的實踐看，幾十年後、幾百年後，能夠讀取今天電子文件載體的那些設備或軟體卻會消失，而且技術進步得越快，這些設備或軟體就消失得越快，那時，僅有這些電子文件載體又有何用呢？同樣的例子，在音像檔案上就已經發生過，在我的身邊，一些六七十年前的錄音帶，還有一些四五十年前的錄像帶，今天都因為已經找不到播放它們的設備而成為死的物件而非活的信息。難道這一教訓還不足以讓我們明智起來和清醒過來嗎？　　　　也許，人們可以有一千條、一萬條理由不贊成目前對電子文件進行異質備份，但我們卻有一條根本的理由贊成和堅持這樣做，這條根本理由就是：確保電子文件的絕對安全是檔案工作者的首要職責和根本使命。除非電子文件的所有致命弱點已經被我們完全克服，否則，我們是不應該放棄這樣的認識，也不應該放棄這樣去做的。　　　　在我個人看來，至少在今天，如果要避免過去那些令人痛心的電子文件信息消失的悲劇不再發生，如果要避免當代哲人們關於「今天的信息時代未來可能會成為信息空白時代」的擔憂成為現實，那麼，對電子文件進行異質備份仍是最有效、最根本的辦法。否則，電子文件的未來將是不幸的，人類文明的未來也將是不幸的。　　　　目前，中國的電子文件國家管理戰略是，不僅要確保電子文件可以長期不失真、不失密和不丟失，而且要確保重要的電子文件中的信息能夠在多年以後還能被讀取利用，也就是說，我們不僅要考慮電子文件的今天，而且還要考慮它的明天和後天；不僅要考慮電子文件的短期效益，而且還要考慮它的長遠效益。因此，我們不僅注重電子文件的法律地位、標準化、可兼容性、可遷移、多套異地備份、保護、修復等問題，而且強調對重要的電子文件要進行異質備份，及時轉換成膠捲、紙張等其他載體。我希望有更多的人認識到這一點，我希望有更多的人來這樣做。這不僅是電子文件之幸，更是人類文明之幸。　　　　當然，隨著技術的進步，電子文件的各種致命弱點終將會一一被克服。只有到那時，我們才會不再這樣去認識，不再這樣去做。為了這一天的早日到來，現在正有許多人在努力攻克各種技術難關。今天研討會上大家所展示的，就是其中的一部分。這個研討會本身也是為了促進這一天的早日到來。我也相信這一天一定會到來。但是，即使到了那一天，我也不會認為我們今天的認識和做法是不必要的和毫無意義的。　　　　最後，再次感謝各位將要發表的高見。祝會議取得圓滿成功！祝各位在北京愉快!