公文基礎知識

一、公文概述

（一）公文的概念

公文是處理公務的文書，它是統治階級管理國家、處理政務以及記載各種活動情況的工具。

現代漢語詞典解釋為：公文是機關相互往來聯繫事務的文件。

國務院辦公廳1993年修訂的《國家行政機關公文處理辦法》概括為：行政機關的公文（包括電報），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規範體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答覆問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

《黑龍江檢驗檢疫局公文處理辦法》概括為：黑龍江檢驗檢疫局的公文是該局在行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

（二）公文的特點

公文同報刊、圖書、資料、文學作品及各種體裁的文章相比，它們之間有共性，也有個性。它們的共性主要是：（1）都為一定的階級服務；（2）都有詞造句，謀篇布局，詞法要求，使用標點符號；（3）都要求具備鮮明性、準確性、生動性。

就個性而言，公文具有以下幾個特點：

1、具有較強的政治性、政策性、廣泛性

機關公文是處理黨政機關公務的文書。它的內容許多涉及黨和國家的路線、方針、政策，政治性、政策性很強。如各級黨政機關發布的決定、決議、指示、通知等，是代表黨政機關發布的貫徹、執行黨和國家的路線、方針、政策的政治性文件。各級立法機關發布的實施法規的命令，是代表國家權力機關向公民下達的政令。檢驗檢疫機關根據國務院的授權印發的許多文件，都是政治性、政策性很強的文件，如國家質檢總局令等等，都是政治性、政策性很強的文件。

公文具有廣泛性，公文所涉及的面很廣，有的和各行業有關係；有的和各級黨政機關、各級領導幹部都有關係；有的與所有黨員都有關係；有的與每個公民都有關係。檢驗檢疫公文不僅與檢驗檢疫機構有關係，有的也與外貿生產經營企業有關係。

可見，公文不僅政治性、政策性很強，而且廣泛應用於社會的各個方面。

2、具有法定的強制力和行政約束力

中共中央、國務院發布的決定、決議、政令等文件，各級黨政機關必須執行。國家質檢總局下達的決定、通知等，全國檢驗檢疫系統必須執行。檢驗檢疫機關印發的有關檢驗、檢疫、監管方面的文件，各有關進出口生產和經營單位必須貫徹執行。這些都具有法定的強制力和行政約束力。

3、具有法定的權威性、實用性和特定的體式

機關公文代表機關的意志，是機關工作的依據，具有法定的權威性。各級機關都是經過法定程序或有權威的上級機關根據需要設置的，在自己的許可權以內，都具有相當的權威性。如1998年3月九屆全國人大一次會議批准組建國家出入境檢驗檢疫局，國務院在批複的三定方案中明確規定了國家出入境檢驗檢疫局的職能，賦予檢驗檢疫機關相應的權力。國家出入境檢驗檢疫局的文件，就檢驗檢疫工作而言，代表國家的意志和意見，具有行政領導和行政指揮的權威。因此，公文是法定的機關（包括團體、事業、企業單位）代表自身的法定權威來表達自己的意圖，是聯繫與處理公務的依據和工具。

為維護公文的嚴肅性，確保公文「有的放矢」和處理方便，公文在人們長期使用過程中逐漸形成了一定的格式和習慣用語。國務院辦公廳規定了統一的公文處理程序和制度。國家質檢總局據此制定了檢驗檢疫系統公文處理辦法。公文的體式有嚴格的規範和要求。

4、具有較強的論說性和條理性

公文的文體特點是以說明文為主。撰寫公文，有的用說明文體，有的用論說文體，有的用記敘文體。有的以一種文體為主，又兼有其他文體。但總的說，公文是一種以說明為主的論說文體。公文的論說，既論理又論事，但以論事為主。而且是一般先論後說，多採用章法倒懸，既先把宗旨（目的）寫在前面，然後再加以說明。撰寫公文，均應開門見山，首先提出要點，先用極簡要的文句說明全文的目的結論（在新聞上稱為「導語」），喚起讀者的注意，使讀者腦子裡先有一個總概念，不得不繼續看下去。然後再作必要的解釋。要體現出先論後說、章法倒懸的特點。公文的論事，是以論斷邏輯方法表述具體事理的；公文的敘述，要服從於說明，不單是敘述事情的過程、矛盾、發展、結果、人的活動和感受，更主要的是從辦理實務的角度，對事加以肯定或否定。表明該辦，還是不該辦，辦的方法、措施和要求。重點不是敘述事情的一般經過，而是論述這件事辦或不辦各有什麼利弊，目的在於選擇其利多者取之。公文的說明，主要是解說事物，例如，用舉例說明、分析綜合說明、數字說明等等。這都是為論事服務的。

一般文章都要求有條理性，而公文尤其是這樣。所謂條理性，就是公文寫作必須言之有序，脈絡清楚。公文的條理性，是和它的實用性緊密相關的。因為撰寫公文是和辦事聯繫在一起的，要辦什麼，不要辦什麼，先辦什麼，後辦什麼，必須交代得清清楚楚。這就決定了公文在章法上必須條理清楚，使人一目了然。語無倫次，顛三倒四，條理不清，層次不明，是撰寫公文的一忌。公文的條理性主要體現在：（1）目的明確和內容的單一性（即一文一事）；（2）結構布局的科學性和技術要求的合理性（如公文的標題、正文、收發文機關、日期、蓋印與簽署，以及各項附加標記等要符合公文規範）；（3）語言的簡潔性和邏輯的嚴密性。

5、具有簡明、準確、樸實的語言特點

公文的政治性、政策性、權威性和它特有的功能，決定了公文的語言文字特點必須簡潔、準確、樸實。

簡明，公文語言要求言簡意賅。簡就是簡潔、明快、扼要；賅是完備，要言不煩。就是說，公文要寫得清楚、利索、直截了當，一看就懂，不雜亂，不費猜測，不似通非通，不拐彎抹角，不羅嗦重複，不拖泥帶水，不模稜兩可，不含糊遮掩。但關鍵的是語言不能缺少，不能苟簡，隨意減縮是不對的。

準確，公文語言要求做到文如其事，恰如其分，準確地反映客觀實際。引用事例、數字、文字、群眾說的話，真實無誤。公文所談的事，當行則行，不當行則止。

樸實，公文的語言要求不誇張，不修飾，不虛構，不影射，不含蓄，不留懸念，而是直來直去。是則是，非則非。

6、公文的閱讀範圍、使用對象明確，時間性強

許多文章，如文學作品或報刊稿件，一般沒有特定的閱讀範圍和讀者，而公文卻有明確的閱讀範圍和特定的讀者。如發給省軍級的公文，就在省軍級幹部中使用，發給縣團級的公文，就在縣團級幹部中使用，其他人不能閱讀和使用。又如寫公函、報告都有明確的發送範圍、使用對象。

另外，公文都是為了解決已出現或可能出現的問題而寫的，所以其時間性比較強。要求寫得及時，發得及時，辦得及時。

（三）公文的作用

1、法規作用

法規性公文是集中起法規作用的。所謂法規性公文，就是凡經國家最高權力機關和最高行政管理機關頒發的公文，如全國人民代表大會和其常委會通過的法律、國務院頒布的條例等，都是法規性文件。法規性文件都是依據《憲法》制定的，這類文件一經制定和發布生效，必須堅持執行。如《刑法》、《婚姻法》、《商檢法》、《國家公務員暫行條例》等。

2、領導與指導作用

各級黨政機關的公文，都在一定範圍內起著領導與指導作用。上級機關同下級機關本來就具有領導與被領導的關係，上級機關對下級機關所發的公文，自然具有領導、指導作用。

各級國家機構調整中，上級機關對下級機關的工作進行領導和指導，採用制發有關指示、決定、決議、意見、計劃、通知等文件是經常的，這也是主要方法和手段之一。

3、上通下達、左右聯繫、互通情況的作用

各類機關在處理日常工作、業務活動中，都有對上關係、對下關係、對平行機關的關係問題。經常利用公文與上下左右的機關進行聯繫，或通知事項，或處理問題。例如，中央黨政機關制定與發布各項方針、政策、法令時，經常用命令、指令、通告、通知等文件，將中央意圖和要求傳達到全國各個地區、各個機關、各級幹部和廣大人民群眾中間去，組織與動員廣大幹部群眾貫徹執行。

下級向上級彙報工作，反映情況，並要求上級審批，給予指示等經常用報告、請示等文件。

除此之外，還經常用公文同平行的同級機關和沒有隸屬關係的單位溝通情況、商洽工作。

4、宣傳、教育作用

黨政機關的許多公文，特別是一些重要的指導性文件，都具有宣傳教育作用。

5、憑證和依據作用

機關活動中形成的各種公文，都是機關進行各項工作的歷史記錄。每件公文，都反映著制發機關的意圖，收文機關均要依照公文的內容要求，作為貫徹執行或處理工作的依據。因此，公文舉一反三憑證和依據的作用。除《歸咎於行政機關公文處理辦法》規定的文種之外，各機關工作活動中形成的協議書、合同等，經雙方簽字，也可起憑證作用，證實雙方曾經許諾承擔的責任和義務。此外，各種記錄、及介紹信、證明信等也都具有一定的憑據作用。

6、現實執行效用

公文具有很強的現實執行效用，公文一旦形成發出，在授文單位立即發揮作用。公文的法規作用，領導與指導作用，聯繫作用，教育作用以及憑據作用，都是其實行效用的表現。

公文的現實執行效用的時間長短是不一樣的，有的時間長些，有的短些。法規文件，重要的方針政策性文件，一般時間較長。有些文件的時效性較短，如工作安排，一般現實執行效用時間為一年，一年之後，文件的現實執行效用也就完結。但是在公文失去現實效用後，還具有重要的查考作用。所以，還需對有價值的公文作為檔案保存起來，其中具有永久保存價值的，還須按規定移交給檔案館保存。

7、解決具體問題、處理具體事務的作用

有些公文，經常用來溝通、聯繫各種事宜，用以了解情況，商洽工作，處理問題。這類公文針對性很強，一般內容比較單一、集中，意見比較具體、切實。

綜上所述，公文的作用是多方面的，並且不是孤立存在的，不是說一件公文只能起到一個作用，有的公文同時具有多種作用。

（四）公文的分類

總體上劃分，公文包括兩大類四大部分及若干種類。

兩大類指的是法定公文和常用應用公文。法定公文，是指國家有明文規定的規範性公文文種。國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定為12類13種。國家質檢總局下發的《檢驗檢疫系統公文處理辦法》規定檢驗檢疫法定公文為11類12種。即令、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批複、函、會議紀要等。

上述法定公文的劃分，是以文件法定作者的許可權和文件多種多樣的任務及性能為準的。

除法定公文外，其他較常用的公文，都是常用應用公文。大到總結、計劃，小到條據、便箋都包括在內。一般來說主要有工作總結、工作安排（包括計劃、規劃、設想、要點、意見、方案等）、調查報告、簡報、信息、專用書信、講話稿、訃告與悼詞、大事記、批示、電報、合同等等。如簡報、信息、講話等在檢驗檢疫工作中應用非常廣泛，發揮著重要作用。

四大部分是：通用公文、專用公文、經濟公文和科技公文。

1、通用公文

通用公文，是指在黨政機關、團體、事業、企業單位普遍使用的文種。這類文種含有特定的格式、寫作要求、行文關係。它們主要用來頒布法規、傳達命令、指導工作、請示問題、報告情況、部署任務、聯繫事務、記載活動等。國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定的12類13種法定公文和國家質檢總局下發的《檢驗檢疫系統公文處理辦法》規定的檢驗檢疫11類12種法定公文都屬於通用公文。常用的應用公文，絕大部分也屬於通用公文，包括計劃、規劃、總結、轉發、批轉、會議講話、調查報告、會議記錄、簡報、典型材料、經驗介紹、電函等等。

通用公文是黨政機關、團體、事業、企業單位共同使用的公文。因此，它具有公文所有的特點。但是，它最基本的特點有三個：一是法定的權威性；二是鮮明的政治性；三是很強的規定性，包括規定的行文關係、規定的格式、規定的內容、規定的傳遞渠道等等。

2、專用公文

專用公文是指在一定的工作部門和業務範圍內，專供特殊需要而使用的公文文種。這類文種同樣包括有格式要求、行文關係。公文界較為普遍的看法是，我國目前的專用公文，主要是指司法公文、外交公文和軍事公文三種。

3、經濟公文

經濟公文，是指經濟部門業務上常用的公文。主要文種有經濟合同、協議、協定、協作議定書，企業管理辦法、規定，宏觀經濟分析、微觀經濟分析、工資核算分析、固定資產核算分析、貨幣資金核算分析、專用基金核算分析、商業廣告、用戶意見書、市場預測分析、行情報告、商品供求統計分析、物價統計分析、各項統計報表等。此外，還有會計公文，包括會計憑證、帳簿和會計報表等。

4、科技公文

科技公文是指在科研、生產、基建等活動中形成並使用的圖紙、圖表、計算材料和文字材料。主要文種和公文形式有設計圖紙、設計說明、使用說明、科技合同、科技協定、委託設計任務書、科普科技情報、科研計劃、科研措施方案、科技資料、計算說明、計算方法、各類圖表、照片等。

除以上四個部分外，在黨政機關還有一種特殊的公文—信訪公文。即群眾來信、來訪所產生的有關文字材料。

此外，在公文總體分類時，還可以按公文的載體分類。公文的載體在不同的歷史時期有所不同。古代有甲骨文、金石公文、竹木公文、縑帛公文、紙張公文。現代公文主要是紙張公文，也有極少量的金石公文和木質公文。聲像公文也越來越多，主要包括唱片、錄音帶、錄像帶、影片、縮微膠捲等。如按公文的記載方式劃分，則有筆寫、刀刻、曬制、攝影、錄音、錄像等。

（五）通用公文在不同情況下的分類

1、從公文的性質和作用分，有法規公文、行政公文、黨內公文、黨的公文。

法規公文是指經過國家權力機關或行政管理機關頒發的法律、法令和行政法規以及規章，都屬於法規公文，是黨的紀律和國家強制力約束執行的，它的有效期比較長。

行政公文是指國家行政機關在日常公務活動中形成和使用的公文，具有行政指揮、領導、指導和公務聯繫的作用。

黨內公文，又叫黨內文件，是在黨的機關和黨的組織內形成和使用的公文。它反映黨的領導活動和黨的工作情況。

黨的公文是指中國共產黨在其工作活動中對全黨、全軍、全國人民而發的公文。

2、從公文的來源和作者上分，有收文、發文和內部公文三大類。

3、從行文關係上分，有上行文、下行文、平行文、通行文。

4、從公文的內容和特點分，有規範性公文、指揮性公文、陳述性公文、知照性公文、記錄性公文。

規範性公文，是指機關或單位制定或發布的規範和要求，即明文規定的工作和活動標準。其特點是帶有強制性，要求人們必須遵循和認真執行，如準則、條例、章程、通則、辦法、細則等。

指揮性公文，也稱指導性公文，是各級黨政機關制發，用以實行領導和指揮工作的公文。它要求下級機關、單位和個人認真執行或結合實際情況貫徹執行。指揮性公文是下級工作和活動的準時。如指示、決定、批複、批轉、轉發、計劃及一些帶有指揮性的通知。

陳述性公文，又稱報請性公文，是下級向上級報告工作、反映情況、請求回復的公文。如報告、請示、簡報和情況反映等。

知照性公文，是機關向一定範圍通知事項、意圖和情況，並要求照文辦理地公文。如通知、公告、通告、公函等。

記錄性公文，是機關的會議記錄、紀要、大事記等。是用來記錄、歸納會議情況與精神，記載工作與活動情況的公文材料。

除上述外，還可從內容所反映的事項上分，有單一性公文、綜合性公文；從公文形成過程分，有草稿、討論稿、修正稿、定稿、正本、副本和存本；從公文的承辦途徑分，有公文直接承辦和間接承辦；從公文的承辦時間要求分，有機密公文、內部公文、公布公文；從公文的使用範圍分，有通用公文和專用公文。

二、公文寫作

公文有了正確的內容以後，決定它能否準確無誤地傳達出來，就是它的表現形式，即公文的語言。這是公文形成中最至關重要的環節。

公文採用以語體文（白話文，白話即現代漢語普通話的書面形式）為原則的應用文體，兼有說明文、議論文、記敘文的一般特點。注重實用，語言表達以清楚明白為主要標準。

公文寫作應做到：（1）符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。（2）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字簡練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

一篇好的公文，必須符合上述要求。它的語言必須能夠作出準確、簡練的表達，要合乎語法、邏輯的要求，要講究修辭，特別是消極修辭。在用詞方面不追求時髦，切忌盲目使用新聞流行語。

公文寫作，與文學創作、學術論文不同，它不是一種嚴格意義上的創作過程，而是把領導意圖與本機關、本部門的客觀實際完美結合的寫作過程。公文寫作質量的高低、作用的大小，關鍵在於這個結合的過程，就公文寫作人員而言，正確認識和掌握著個過程的規律性，對提高公文協作水平有著很大的幫助。

（一）公文寫作前的準備

「凡事預則立，不預則廢」。做任何事情都要進行準備工作。擬寫公文也同樣如此，先要收集材料，構思框架等等，做好準備工作是提高公文質量的重要保證。公文寫作的準備工作主要包括四個方面。

1、充分理解領導意圖，明確發文目的

公文是各級機關貫徹執行黨和國家的方針政策的政治工具，是機關領導人的意志或領導集體意圖的體現。因此，公文寫作的內容、用途、文種以及完成時限等方面，都必須受到領導意圖的制約。公文寫字人員必須忠實地體現機關領導的發文意圖，而不能隨心所欲的在起草公文時加上個人的感情色彩和主觀想法。

充分理解和領會領導意圖是公文的靈魂，也是公文的目的。所謂領導意圖即領導人提出的公文的基本思想，包括主要的觀點、意見、辦法和寫作要求，是黨的方針、政策在本機關、本部門的具體化。公文寫作人員要通過綜合研究，理解和領會政策、指示精神，深化和完善領導意圖，證明和表達領導意圖。在理解領導意圖的過程中要注意如下兩個方面：

首先，要主動爭取領導指示。公文寫作有兩種情況：一是依據慣例主動起草。如各項工作的進展情況及完成情況的報告，每年都要定時寫作，各種簡報、信息也大多隨機起草。另一種情況是依據領導指示寫作。無論何種情況，都應注意主動爭取領導指示，傾聽領導對問題的分析和看法。尤其是從事綜合工作的人員，更需要在平時工作中要隨時注意和領會領導的工作思路、方法和思想意圖。

其次，要正確領會領導意圖。領導交代思想意圖時，有的比較原則，只交代大致的指導思想或基本意圖；有的則比較具體，不僅確定公文的基本思想、主要觀點和內容，而且連具體寫作問題，如內容結構、表達方式、文字篇幅等都給予詳細的指示。對前者，需要通過自己的理解和領會，補充和完善領導意圖，並得到領導的贊同。如對領導意圖拿捏不準或對領導意圖有所補充或發揮時，切忌主觀臆斷或自作主張，要把自己的領會和補充主動向領導彙報，求得領導的指示，以免貽誤正常工作。對後者，則應力求完滿地貫徹和落實領導意圖。

在公文寫作的準備階段，除了要充分領會和反映領導意圖與指示外，還要了解與公文內容有關的工作歷史和現狀、發文的客觀必要性，明確發文的目的，即公文發出後所起的作用和產生的效果。

2、深入調查研究，搜集典型材料

了解情況，掌握政策是寫好公文的先決條件。調查研究是了解情況、掌握政策的主要手段。

（1）全面深入地搜集材料

在擬稿之前，要根據發文目的和內容進行調查研究，充分搜集材料，這是公文寫作的前提和基礎。擬稿前進行調查研究，目的是為了保證文件內容所表達的觀點及領導意圖得到確切的依據，同時又有可靠的事實證明這些觀點和意圖的正確性和可靠性。調查的範圍和深度可根據發文內容來決定。調查搜集材料的範圍主要包括兩方面：一是過去工作中形成和積累的有關材料，一是當前正在發生的與所擬公文有關的實際材料。

全面充分地搜集材料，應做到「四個結合」：

①直接材料與間接材料的結合。既要搜集通過親身深入實際調查研究，耳聞目睹、口問手記直接得來的第一手材料，又要搜集通過查閱有關資料和聽取有關方面介紹得來的間接材料。

②「點」上材料與「面」上材料的結合。「點」指反映局部問題、個別事情、特殊情況的材料，「面」指反映全局問題、整體概貌、一般情況的材料。前者有助於了解具體情況，後者有助於了解整個事物的全貌。有「點」無「面」，易導致內容狹窄，削弱公文的社會作用；有「面」無「點」易導致內容浮泛，減弱公文的說服力。只有將二者結合，才能把問題說得既深刻又全面。

③靜態材料和動態材料的結合。靜態材料，是指反映本單位的基本歷史面貌和發展狀況的材料。它包括一個單位的發展過程、規模大小、人員結構情況等。動態材料，是指反映本單位目前狀況的材料。如當前工作的中心任務及其實際完成情況，規章制度的具體執行情況，職工的思想狀況、工作與生活情況等。二者結合運用，形成強烈對照，可以看出事物的發展變化。

④正面材料與反面材料的結合。正面材料是指反映公務活動的成績、經驗等方面的材料；反面材料是指反映公務活動的缺點、問題的材料。正面的成功經驗值得加以總結，反面的失敗教訓同樣值得認真吸取，贊成和擁護的意見要知道，反對和抱怨的意見也要了解。只有如此，才能全面又客觀地了解和反映整個事物。

（2）仔細認真地核實材料

核實材料，是指對材料的真偽和準確程度進行認真仔細的核對，其目的是為了保證公文的莊重性和準確性。

①核對事實情況。對通過調研得來的直接或間接材料進行再次核實。凡屬大體一致的，即可確定為屬實可信，擬稿時可以採用。凡屬虛假的、不真實的事例，則堅決不予採納。

②核對原始數據。看其原始數據是否準確。除查看原始記錄外，有時還可向當事者詢問，或與有關數字進行比較分析，確認無誤後，再看計算是否準確。

③核對引文出處。在擬寫公文時，常會引用上級機關的文件材料或有關領導的講話。為保證內容的準確無誤，要對引文作認真的核對。一看引文，二看出處。首先要看引文是否與原文一致，其次要看引文的出處。若出處有誤，那麼引文的準確性也就難以保證了。因此盡量避免採用間接引文，最好直接引用。

（3）嚴格科學地選用材料

充分佔有材料是公文寫字的基礎和前提，搜集材料要多而且全面，但在選用材料時，則應嚴格把關，科學選用。公文必須實事求是，不得將虛假材料選取入文，否則將會導致錯誤的結論，給工作帶來嚴重的損失。因此，寫作公文必須選取真實的，有代表性和現實意義的材料入文，以反映客觀實際。搜集材料的過程，實際上是個調查研究的過程，應一邊搜集，一邊進行初步的鑒別揀選。何種材料可在公文中選用，何種材料剔除不用，哪些材料還應補充新的觀點、內容，有多大的普遍性，是主要的還是次要的，材料是否全面、真實、充分，材料之間的相互關係怎樣等問題，都要在搜集材料的過程中認真加以考慮。要根據領導意圖來鑒別和佔用材料，並據以深化公文的主題，確定初步的寫作提綱，把有關材料一次性地搜集全，防止多次反工。在選用材料的過程中還應主意，盡量多選第一手材料，也即要求多選用那些未經整理和加工的原始材料，在實踐中直接獲取的材料和由有關人員直接提供的情況。對所有的材料都必須加以核實，凡是未經核實的材料一律不許選入公文，以保證公文的嚴肅性。選用材料時必須主意以下幾點：

①材料的真實性。公文寫作要求材料絕對真實，如果所引材料不真實，由此而得出的結論、主張和政策就都不會正確，文件自然也就無法符合客觀實際。公文寫作要求材料的真實性只能是事實的真實，既不誇大，也不縮小，做到一是一、二是二，而絕不能是藝術的真實，為了片面追求生動、典型，而將不同的人和事捏合在一起，更不能無中生有，任意編造材料入文。

②材料的典型性。公文材料必須做到典型，以準確地表現公文的觀點，達到務實的目的。能比較集中、突出地反映一定範圍內的普遍性和本質規律，具有代表性的事例。這是最生動的、具體的、活的材料。公文寫作中的典型材料具有能揭示公務活動的本質和規律的特點，說服力強，具有普遍的指導意義。

③材料的合理性。材料要為觀點服務，材料和觀點必須是統一的，即使是真實可靠的材料，如果離開了公文所要闡述的觀點，那麼它的價值依然是不高的。因此，要根據所寫公文主題的需要來決定選用材料的多少、選用材料的詳略以及選用材料的表現形式。決不能以為「多多益善」，以公文越寫越長，而將主題湮沒於材料之中。

3、正確提煉公文主題和觀點

在選定公文各部分材料之後，即可依據材料，最後提煉公文主題和各部分的觀點。

公文的主題主要是指公文所表達的基本思想、中心思想、主要目的（宗旨）。不論寫什麼文件，總是有一定的目的，或要解決某問題，或要交流某情況；可以說，這個「問題」、「情況」，就是公文的主題。任何一份公文都有其主題，即使是發一個簡單的通知，也不例外。

（1）擬寫公文必須首先明確主題

主題是公文的統帥與靈魂，是構成公文內容的核心。擬寫公文首先就是搞清楚主題是什麼，只有明確了主題，才能有針對性地圍繞主題開展準備工作和擬寫工作。諸如寫給誰、寫什麼、怎樣寫，需要準備那些材料，採取什麼語氣、什麼文種等等。如果主題不明確，即使下筆千言，也將離題萬里，從而也就無法達到行文的目的。一份好的公文必須有明確的主題。只有明確的主題，才能使收文機關領會公文的精神和實質，了解發文的意圖和目的。

公文的主題，既要依據領導意圖來加以確定，又要根據已佔有材料所反映出來的客觀實際情況來加以修訂和完善。

（2）確定全面反映和表現主題的觀點

公文的觀點是從表面主題的需要出發提出的對有關材料所反映的實際事物的看法。

觀點是從材料中產生的，但它的產生也要依據主題的需要來進行統籌安排。公文要有針對性地反映某些方面的問題，確定表現公文主題的觀點，就要確定從哪些方面（屬性）來反映主題，以達到行文的目的。

觀點必須是主題所包含的屬性（方面、部分），各個觀點之間要有其內在的聯繫，從而構成一份公文的有機結構。所確定的各個觀點要能較為全面地表達公文主題所包含的客觀情況。觀點確定之後，要依據各個觀點之間的主次、梳密及相互關係，安排其搭配和排列的順序，從而形成一份公文有機的內容結構。

所謂全面反映主題，就是要求我們運用整體聯繫的辯證法觀點，客觀地反映出具體實際的各個方面情況，防止產生片面性。如其不然，必將導致工作的失誤。因此，公文寫作在確定直通、表達觀點時，必須抓住對立面、抓住矛盾，全面而客觀地反映出實際工作的狀況。只有這樣，才能使公文具有令人信服的說服力。

（3）提煉主題和觀點的基本要求

①從佔用材料中提煉主題和觀點。公文寫作人員必須從實際出發，從事實材料中找出規律，只有有了大量可靠的材料，提煉主題和觀點才會有堅實的基礎。一般情況下，領導交代意圖時即已對公文的主題和觀點有了初步設想。這些設想是依據已經掌握的情況產生的，它們在搜集佔用材料的過程中，根據實際情況及其材料而不斷地得以深化和完善，直至最後確立。若初步設想的主題和觀點與所屬材料不符，就違背了這一要求，需要從材料中重新加以提煉。

②從黨和國家的方針、政策的高度去提煉主題和觀點。主題和觀點必須反映出事實材料的本質和規律。行政機關的工作是在黨和國家方針、政策和理論的指導下進行的。寫作公文時應以此為據去認識和反映各項工作實踐及其材料，用相應的基本觀點去統帥材料，從理論與實踐相結合的高度去反映各項工作的本質和規律，從而產生理性認識，不斷地豐富和發展方針、政策和理論，保證公文符合黨和國家的方針、政策及法律、法規。

③用科學的方法提煉主題和觀點。要從大量的事實材料中提煉出正確的主題和觀點，必須用科學分析問題的方法，堅持具體問題具體分析，對手中掌握的大量的實際情況材料，進行認真深入的分析研究，以形成正確的觀點。在用科學的方法分析材料時，必須排除主觀因素的影響，使自己的認識儘可能符合客觀實際。要學會運用辯證邏輯的方法觀察和思考問題，防止片面性。對大量的現象材料進行認真分析判斷，去偽存真，認清客觀事物內在本質和規律。

4、正確選用文種類別

內容是通過形式來體現的，只有通過選擇合適的文種，才能恰到好處地體現公文的內容，實現預期的行文目的。公文的文種類別各不相同，它們所起的作用也各不相同。因此，不能隨意選用公文文種，否則就將不能達到制發公文的目的，甚至將會打亂機關之間正常的工作秩序，給工作帶來不利的影響。

（1）掌握公文的選用標準

正確選用文種類別，首先必須理解並掌握選用公文的標準。這個標準的主要依據就是國務院辦公廳1993年11月21日修訂頒布的《國家行政機關公文處理辦法》，具體到檢驗檢疫工作，主要依據就是根據《國家質量監督檢驗檢疫總局公文處理辦法》制定的《黑龍江檢驗檢疫局公文處理辦法》，它對檢驗檢疫機關各種公文的性質、特點及適用範圍等，作了明確規定。黑龍江檢驗檢疫局的公文種類分為10種：決定、通告、通知、通報、報告、請示、批複、意見、函、會議紀要。

（2）明確公文的行文對象

黨政機關的行文對象是穩定的，必須依據機關組織系統、領導關係以及職權範圍來確定所選用的文種類別。一般分為以下三類：

①上行文：下級機關向所屬上級領導機關的行文。由下而上的行文關係稱為上行關係。上行文主要有：報告、請示等。

②下行文：上級領導機關向所屬下級機關的行文。由上到下的行文關係稱為下行關係。下行文主要有：決定、通告、通知、通報、批複、意見等。

③平行文：相互沒有隸屬關係和指導關係的機關之間的行文。它們之間的行文關係稱為平行關係。平行文主要有：通知、通報、函等。

（二）公文寫作

公文寫作在作了充分準備的基礎上，即可進入撰寫階段。這一階段的工作主要包括合理安排篇章結構、掌握規範公文體式、熟練運用語言技巧等三個方面。

1、合理安排篇章結構

（1）結構的概念

結構是指文章的內部構造和材料組織安排的方式。如果我們把文章主題喻為靈魂，材料比作文章的血肉，那麼，結構就是文章的骨架了。就公文寫作而言，結構是一項不可缺少的要素。

公文結構的內容，與普通文章相同，包括公文的開頭和結尾，層次和段落，過渡和照應，既要講究篇章結構的合理安排，又要做到言之有序，從而使整篇行文組成一個有機的整體。

（2）公文篇章結構的合理安排

撰寫公文必須按照確定的寫字意圖，依據文體性質和文稿內容等因素，精心合理地安排篇章結構形式。

①公文的層次。公文各層次在布局上並非平均使用筆墨，而是依據全文重點及行文需要，有詳密、疏略之別，以分清主次，突出主題。公文總體布局應做到疏密相間、和諧勻稱。元人喬夢符主張「鳳頭、豬肚、豹尾」，將密筆（主要文字內容）置於中間，疏筆（首、尾）則別開生面、雄壯有力。切忌將中心內容置於一頭（首或尾），造成黑乎乎一大片，令人難以卒讀，卻將幾層疏筆連綴，集中壓於另一頭，致使整體布局鬆散、托沓、呆板。因此，除極為簡短的公文不分段外，大多數公文通常採取紡錘體格局，首、尾層次各為單段以置疏筆，中間層次呈現多段以處密筆。若公文內容以議論為主，則首敘情由，末結要求（或希望），中間層次依內在邏輯順序分段論證。若公文內容以通報情況為主，則首揭緣由，末結結論（或態度），中間按發展順序詳介情況。若公文內容以措施為主，則首敘依據（或目的），末結要求（或希望），中間據輕重順序分逐條分列具體措施。

②公文的開頭和結尾。公文的開頭和結尾雖非主要內容之所在，卻是發揮寫作技巧之關鍵。公文的開頭，應儘快爭取導入主題。常見的開頭方法有：直起式，開宗明義，落筆入題；起緣式，敘其緣由，導入主題；逆起式，鋪排相反之意，再逐一排除，以突出主題；突起式，發端突兀，氣勢磅礴，多用於帶有鼓動、感召性的文書（如倡議書等），以增強吸引力。公文的結尾應自然、有力，意盡而止。常用的結尾方法有：結束呼應，照應前文，深化主題；結束總結全篇，指出要點，強調結論；發出號召，喚起讀者的響應；提出問題，啟發讀者深思。

③公文的過渡和照應。公文分段的基本要求是意、段相應，用段落來體現層次。一個段落內只應該有一個相對獨立的意思，不可多種意思雜處一起。一個完整的意思應集中於一段內敘述，不要散放各段之中，以免零碎。一個層次可以單獨成段，也可以分為數段，但不要把幾層混為一段。由於各段的含義具有單一性，為貫通全文，順暢文氣，防止脫節、生硬，常用過渡段，以承啟前後兩個層次，轉折正反兩種含義，銜接時間、空間的轉換，以便自然地從上文導入下文。此外，在同一層次、同一段落中，可運用過渡句，在相反、主從、並列的語句間起轉折銜接的作用。

④公文層次的排列形式。鑒於公文文種、行文對象、行文目的、依據等各有不同，因此，公文主體部分的層次排列形式也多種多樣。一般有如下幾種形式：

一種是縱式，也稱縱貫式。以時間推移和因果聯繫來排列層次，全篇的思路按縱向發展。其排列主要有三類：一是以公務活動進展的順序來安排層次結構，反映前後層次的承接關係。調查總結性的公文常用這種形式；二是以公務活動由淺入深的認識過程來安排層次結構。這是一種遞進式的結構。層意逐層深入，次序不得顛倒。如批轉性通知，先講批轉文件的名稱，再圍繞轉發文件的主題進一步闡明有關問題的重要，或收文機關提出貫徹執行的要求，從而體現逐層深入的過程；三是以公務活動內部的因果聯繫來安排層次結構，層次的排列次序由因到果或由果溯因。這種排列方式運用較廣，指令周知公文、報告性公文及總結性公文，常見此種結構形式。如批評性通報，先述通報緣由，次談處理意見，就是由因到果的順序。

第二種是橫式，也稱並列式。依據事物的不同方面或不同情況來排列層次，全篇的思路往橫向發展。其排列情況有兩種：一是以公務活動的各個側面來安排層次結構。一項公務活動，自整體上看，是由各個部分組合而成的，每一部分為一個側面，反映某一方面的情況，按這些側面來排列層次，層與層之間為並列關係，形成橫式結構；二是以問題的不同類別來安排層次結構。公文主要是寫實事。某一問題、某項工作、某個決定，都可分並列的幾點進行進行敘述，這幾點進行是以是以事物內部不同類別分類排列的，構成了不同類別的橫式排列次序，這種結構方式在公文中使用量較大，如報告中的幾方面情況，總結中的幾條經驗，法規中的幾項規定，都屬於此種結構；三是縱橫結合式，也稱交錯式。在公文寫作中，單純的橫式或縱式排列的情況並不很多，在內容較為複雜、材料涉及面廣、篇幅較長的公文中，往往採用縱橫結合的排練方式。實際寫作中，有些公文的結構形式相當複雜，縱中有橫，橫中有縱，縱中還有縱，橫中還有橫，形成為立體交叉的形式，這就要求寫作者思路必須清晰，掌握正確的謀篇布局方法。

（3）結構安排應主意的問題

①認真理清思路，使公文結構清晰嚴密。結構的安排與寫作者個人的思路密切相關，公文的結構是寫作者觀察事物、分析問題的思維活動在公文中的反映，是寫作者的「思路」在公文中的再現。要安排好公文的結構，寫作者就得認真鍛煉自己的思維的邏輯性，不斷鍛煉自己的思路。

思路是組織安排好材料的前提。只有思路清楚，材料的安排才會合理，全篇的結構才能完善。要理清思路，就要正確地去認識客觀事物，把握客觀事物的內在聯繫和規律性。其次是要運用邏輯思維的方法，去組織公文的各部門內容，使公文的各部分內容構成一個條理清楚、層次分明的有機整體。只有這樣才能使公文的結構清晰嚴密。

②結構安排應考慮公文文種的特點。在考慮正文結構時，必須搞清楚本公文的行文關係和發文目的，正確選用文種，以免彼此混用，影響公文的質量。

③結構安排應為表現中心服務。安排結構的根本目的，在於更好地體現發文的意圖。因此，公文正文應怎樣開頭結尾，怎樣承接過渡，怎樣分條闡述，怎樣連貫照應等，都要依據表象中心的需要酌定。

2、掌握公文的體式

公文體式是指公文的體例和格式。

（1）法定格式和慣用格式

①法定格式。是由國家機關正式規定的公文格式，如國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定的12類13種行政公文，地方政府和國務院各部門制定的公文處理辦法等。

②慣用格式。這是在實際應用中逐漸形成的習慣寫法，為人們所承認、接受。這類格式不是法定的，而是約定俗成的。儘管這類格式不如法定格式那樣要求嚴格而具體，比較靈活和自由，但大體上同樣也離不開一定的規律、範圍和要求，如簡報、計劃、總結等。

（2）公文體式的作用

公文具有一定的體式並不單單是為了顯示它與別種文字材料的不同，而是為了更好地保證公文的權威性、準確性和有效性，並為公文的處理工作提供方便，提高機關工作效率。同時，公文這種特定體式的形成，正是機關與機關之間、個人與組織之間的各種關係的一種反映。不同的行文關係以及不同的內容採取不同的文種，都會有不同的格式要求。只有遵循這些各式，才會應用得體、行之有效。

（3）公文文體的表達方式

文體是適應不同的交際需要而形成的書面語言形式。公文文體主要採用敘述、議論、說明三種表達方式。

①公文的敘述，主要用於介紹公務活動的基本情況、經過以及背景等。多用概括敘述的方式，不必詳細展開內容。

公文中的敘述，主要表現在：請示性、陳述性公文中的情況反映；商洽性公文中的事由敘述；指示性公文中提出的存在問題分析；答覆性公文中提出的來文所要求解決問題的情況敘述。

公文敘述的要求有兩條：一要敘事清楚。二要敘事簡括。前者是指公文在敘事時應交代有關的關係，有的要寫事情的始末。有的要寫出事情的產生、變化情況，有的只陳述事情的結局；這幾種情況，都要做到脈絡清楚、線索分明。後者是指公文中的敘述必須做到文字簡潔、概括，不必詳細述寫，它與一般的記敘文是不同的，常用「概括敘述」，少用「具體敘述」。

②公文的議論，主要用於對某項公務活動下結論、作決定、提要求等。多與敘述結合使用，形成夾敘夾議，它主要是議事說理，對問題作出分析判斷。

公文中的議論，主要表象在：在上行文中提出的需要解決問題的理由或存在問題的原因；在平行文中提出的意見和要求；在下行文中提出的解決問題的原由和意見及應注意的事項和應採取的措施。

公文議論的要求有兩條：一是言之成理。公文的「理」是建立在「事」的基礎上的，說理就是對問題的分析，無論所提出的辦法、意見或措施、要求等，都要從敘事中得出合乎邏輯的觀點。二是直截了當。公文的說理在「說」字，只需三言兩語，將問題的性質、結論性的意見等點明即可，可用直截了當、一語道破的方法，明確表態。

③公文中的說明，主要用於介紹一項公務活動的基本情況、前因後果、內在聯繫及有關措施、辦法等。這種表達方式在公文中用得較多，它同敘述、議論結合，共同承擔起公文主題的任務。

說明這種表達方式在常用公文中所佔比著較大，起著十分重要的作用。如命令中的辦法與措施，通知、通報中的情況介紹，指示、報告、請示中的條款行文等，都是說明的具體運用。

公文說明的要求有三條：一是客觀詳實。作者在作說明時，態度要冷靜客觀，不摻雜個人感情，如實說明，既不誇大，也不縮小；二是簡而得要。說明的語言要簡練而道出本質，有明確的規定性。無論是定義說明。還是法規性、條例性說明，都要在分寸上、界限上體現出解釋的單一性和規定的明確性。尤其是原則性公文，更要體現出這一特點；三是言之有序。事物本身是呈條理而存在的，說明事物時也應按一定的條理去反映。

3、熟練運用語言技巧

語言是人類最重要的交際工具。人們要對客觀事物作出反映，表情達意，交流信息，必須藉助語言這一物質形式，才能進行。語言是作者進行思維活動和表達思想的重要工具，也是構成文章的一個重要因素。作為公文，也不例外。公文語言是用於公務活動、具有公文特色的規範化的語言。公文語言與其他書面語言一樣，既要符合現代漢語語法、修辭、邏輯等方面的規範，又具有自己的特色。

（1）公文語言的特色

①公文語言的莊重性

公文具有法定強制力和行政約束力，這種強制力和約束力在公文語言上的一個反映，即是莊重性。指公文所使用的語言必須是一種符合語法規範、使用必要的公文體式的書面語言。

公文語言不同與其他書面語體，更不同於日常生活中的口語。比如文藝語體的語言特點是形象性和美感性，多用描寫性的語言，在文藝語體中可以大量運用各種句式和修辭手段。口語是人們面對面交際使用的語言，它的特點是通俗性。在口語中，可以使用諺語、俚語、、歇後語等熟語材料以及其他口頭上的常用的一些固定格式。顯然，口語或書面語體中的文藝語體等，都不及公文語體那樣謹嚴莊重。公文的用語要能夠充分地體現出國家機關或一定組織處理公務時所必須持有的嚴正的立場和嚴肅的態度。

為了使行文的語言做到莊重，必須注意以下幾方面的因素。

首先，在公文中使用規範化的書面語言，不能用誇飾的文學語言，並盡量不用或少用口語。

其次，在公文體式中應使用必要的公文體式用語，這是公文語言莊重性的體現。依據它們的具體用途，這類用語主要有以下幾種：

一是開端用語。標示行為的目的、依據、原因、伴隨情況等。如「據、查、根據、依照、由於、為了、關於、隨著、據反映」等。常用於公文全篇或段落的開頭，多組織介詞結構、動賓結構的形式。

二是引敘用語。引敘來文時的常用詞語。如「頃接、前接、近接、敬悉、收悉、電悉、均悉」等。多用於批複、函等公文。

三是稱謂用語。對單位、個人不同的稱呼用語。如「本局、貴局、該局、××局長」等。稱謂用語在使用時無等級色彩，上下級機關均可據情使用。

四是經辦用語。說明公務處理情況的用語。如「經、業經、現經、現將、徑向、責成、查收、已經、試行、辦理、參照執行、貫徹執行、研究執行」等。

五是承啟用語。承接上文，並引起下文的一類詞語，如先說明目的用「為了、為此……」；說明依據用「根據……，遵照……」等，接著用一個基本固定的結構形式引起下文。承啟用語所承接的上文往往較為簡短，引起的下文一般是文中內容的主體部分，並多以條款式表述。承啟用語多用於通知、決定等下行文種，有時也用於上行文報告和其他日常應用的計劃、規章制度等文種。

六是期請用語。表示公文作者某種期望和請求的用語。如「請、希、望、盼、特請、懇請、擬請、切望、務盼、切盼、希即遵照、即請查核」等。期請用語需根據上行文，或下行文或平行文的不同而選用。

七是徵詢用語。表示徵求、詢問對有關事項的意見、態度的用語。如「當否、可否、妥否、是否可行、意見如何」等。徵詢用語多用於上行文請示、報告或平行文函的結尾。

八是表態用語。表明制發機關意見和態度的用語。如「應、擬應、理應、均應、亦須、准予、毋庸再議、遵照執行、參照辦理」等。表態用語應注意講究分寸，有時應明確表態，有時應留有一定的餘地，視具體情況而定。根據表態用語分寸的不同，接受表態的執行者在執行上可表現出一定的差別。

九是批轉用語。上級對下級來文批示意見或向下級轉發時的用語。如「批示、閱批、核閱、批轉、轉發、下發、頒發」等。多用於批轉文件和轉發文件。

十是結尾用語。公文結束時的一種用語。如「為荷、為盼、為要、此復、此令、特此報告、特此通知、現予公布」、「以上請示如無不當，請批准」、「以上意見當否，請批複」、「妥否，請批示」等。有時，通過結尾用語，就可以判別出這份公文的所屬文種。

由於公文的政策性很強，因此要寫得莊重嚴謹，但是莊重並不就意味著公文的語言平淡板滯。不論是何種公文，公文中贊成什麼，反對什麼，提倡什麼，禁止什麼，都應旗幟鮮明，毫不含糊。當褒則褒，當貶則貶，態度相當鮮明，語言也生動有力。

②公文語言的嚴密性

所謂嚴密，是指事理說明嚴密，合乎邏輯規範，既不能粗疏錯漏，也不能前後矛盾。公文的語言運用是受所反映的客觀事物以及工作的內在邏輯規律支配的。只有對事物、工作情況及其規律透徹了解，才能寫好公文。這就需要在寫作前對事物進行周密細緻的調查研究，充分了解和掌握有關實際情況。在協作時要講究表述的嚴密，既考慮在不同條件下出現的各種情況，同時又考慮到每一事物內部的不同因素；在指出哪些是可行的同時，還要指出哪些是不可行的，既有事實依據，又有具體措施；既要注意一種傾向，又要防止另一種傾向的產生；對於事物的複雜性、多面性都要一一顧及、考慮周全，使收文機關接到文件後的辦理或貫徹執行過程中，無論發生何種情況，都能做到有據可依，有案可查。

為了保證公文語言的嚴密性，在寫作中必須注意考慮下面幾點。

首先，要根據特定的收文對象作出定向表達。寫上行文，要選用與內容相應的文種與語言，如寫請示、報告，要持尊重的態度，提出請求、希望、建議之類，不能用命令式的語氣及詞語。寫平行文，發文者與收文者是平等的關係，因此要相互尊重，也不可用命令史的語氣與詞語，必須平等地協商，語氣應該是平等、友善的。寫下行文則不同，它可以用命令性、規定性的詞語，但要避免用粗暴的訓斥性的詞語，而應該是說理的，用語要適當，使下級易於接受執行。

其次，擬寫公文時，對於事物的記述應擇要而周全，時間、地點、數量、範圍等都需要交代清楚。往往有些看似細枝末節的地方，若稍為疏忽，也許就將引起歧義，發生不必要的誤解。

再次，要正確反映事物之間的各種關係。事物之間的關係主要有順序、並列、因果、條件、轉折、目的等關係。寫作公文時，在內容的安排上必須遵循事物內在的客觀聯繫，將事物之間這樣或那樣的關係反映清楚，做到順理成章，保證語言的嚴密性。

③公文語言的準確性

準確，是寫文章的一般要求，就公文寫作而言，其語言的準確性尤為重要，因為它事關公務，政策性極強。所謂準確，是指要如實地反映客觀輕快，準確而又精當地使用詞語，做到恰如其分，既不能歪曲和編造事實，也不能濫用和生造詞語。

保證語言準確應考慮到：

首先，要做到事實和用語準確。公文是務實的文書，因此，文中所涉及的事實材料必須與實際情況相符，這是抓准問題的關鍵所在。只有抓准了問題，所提出的解決辦法才能具有針對性。

其次，要做到感情表達準確。公文語言在一定條件下雖然允許帶有感情色彩，但我們在表達時確要注意適度，講究分寸，應從不同公文的內容特點和表達需要出發，做到審慎、嚴格，以保證公文的準確性。在擬寫公文過程中，除了應慎重對待詞的感情色彩外，對次的語體色彩、形象色彩等，也應該認真斟酌、謹慎使用，防止失度，以保證公文的準確性。

④公文語言的精鍊性

公文講究精鍊性，它的語言要求簡明扼要、言簡意賅。既要反對啰嗦冗長，又要反對苟簡不明。公文是推動行政工作、處理實際問題的一種手段，要做到長話短說，那些起承轉合的冗長過門，都可以省略。擬寫公文時要字斟句酌，該說的一定要說，做到「要言不煩」；不該說的堅決不說，做到沒有閑言廢語，文字乾淨利落。

寫作公文可以從兩個方面著手以求精鍊。首先，就公文的議論而言，公文立論以實用為度，要圍繞所欲達到的目的，有針對性地提煉觀點、申論析理、評價褒貶，以推動和影響受文機關的工作，達到發文者的意圖。切忌脫離具體工作實際，漫無邊際地放言空論。其次，就公文的敘述而言，公文敘事應按適於實用的標準選材。要對材料的主次、優劣、真偽、新舊進行仔細的鑒別，有所取捨，善於割愛，選擇出真實、新穎、生動、具有說服力和代表性的典型材料寫入公文，做到言簡意明，免得因敘事零亂繁雜，造成主旨不清。

為了使公文的語言達到精鍊，在寫作公文時應注意：

第一，力戒堆砌修飾，避免重複累贅。要惜墨如今，用儘可能少的文字來說明儘可能多的內容。

第二，文字不要苟簡，造成簡而不明。公文的精鍊，並非單指文字上的簡短，而是要在內容充實的基礎上做到文字簡明，篇幅短小。

第三，不能遂意濫用簡稱。

（三）公文的修改

文稿經過準備和撰寫兩個階段，形成了初稿。在公文寫字過程中，自初稿到定稿，尚需經過一個重要環節，即對文稿進行修改。

文稿的修改既包括內容，也包括形式，應該全面認真地進行修改。

1、內容方面的修改。首先要看公文的立意如何，看其是否符合法律、法規和上級的指示精神，是否符合本機關發文的意圖，是否符合實際工作情況，是否做到了主題突出、觀點鮮明、材料引用得當。如有不符的地方應予修改。觀點表達不夠鮮明的應重新考慮措詞，材料敘述繁簡失當的應予刪除或增補。文中提出的措施與辦法是否切合實際，理由是否充足，執行期限定得是否合理，執行後能否收到預期的效果；有否以空話、套話代替紮實的措施，所提措施、辦法與其他文件有否相互抵觸、脫節之處。

2、形式方面的修改。先看全文的篇章結構是否緊湊，條理是否清楚，布局是否合理，詳略是否得當，重點是否突出，是否正確反映了制文意圖；修改時對結構安排不妥的要作調整，修改調整雜亂無章、前後脫節、詞序顛倒及主次詳略不當的層次、段落。再看公文的文字是否簡練通順，是否合乎語法、邏輯規律。更正錯別字及標點符號，對用詞不當、語句不通、修辭失當、濫用省略以及篇幅冗長的情況加以修改。另外，還要看文稿選用的公文體式是否恰當，文面格式是否符合國家標準的規定，所用語氣和態度是否符合發文機關的身份，作出相應修改。

文稿修改的程序是：

1、先內容，後形式。先看公文的觀點是否正確，中心是否突出，事實有無出入，數據是否準確，要求是否合理，解決問題的措施和辦法是否真正切實可行。而後，再去考慮篇章結構與文字表達的問題。

2、先總體，後局部。對於立論，先審查其中心觀點，再考慮其分支觀點。對於敘事，先看對整體的概括是否做到了清楚、全面，再看事例是否做到了生動、典型。對規定，先看它總體的要求是否得宜，再對它具體的措施加以推敲。對結構，先理順總的層次，分清基本段落，再考慮過渡、銜接與呼應。對語氣，先考慮角度是否得體，再推敲措詞是否確切。對節奏，先順文句，再改標點。

3、先內部，後公開。有些公文所涉及的範圍相當廣，發出前需要廣泛地徵求意見。可先在內部小範圍內，組織有關人員集體檢查、修改、完善，然後逐步擴大範圍，使修改的內容不斷集中，文稿的表達日趨嚴密。

（四）公文的校對

校對文稿是公文協作的最後一個工作環節，是保證公文質量的重要措施之一。它可以體現原稿的要求，避免錯漏情況的發生，保證文件順利印刷。

公文校對的基本要求是：忠實原稿，使用統一的校對符號，改稿須經批准，確認無誤後付印。