電子表格的基礎知識

基礎知識——輸入公式11由於Excel有兩百多個函數,記住所有函數及其參數是非常困難的。因此創建含有函數的公式時,使用"插入函數"對話框將有助於函數的輸入。在"選擇函數"列表框中選擇所需要的函數名,如"AVERAGE",此時列表框的下方會出現關於該函數功能的簡單提示(也可以在"搜索函數"文本框中輸入對需要解決的問題的簡單說明,然後單擊"轉到"按鈕,就會在"選擇函數"列表框中給出推薦的函數,從中進行選擇)。複製公式AAA首先觀察要複製公式的單元格是否連續，如果是連續的，那麼只要在輸入公式後，用滑鼠雙擊右下角的填充柄就可以將公式複製到所有的單元格了，如果是不連續的，則可以先按住ctrl鍵將所有需要複製的單元格選中，在最頂端的單元格中輸入公式，完成後按下ctrl+enter組合鍵就可以將輸入的公式應用到所有選中的單元格了數據清單的編輯數據清單是指工作表中一個連續存放了數據的單元格區域。可把一個二維表格看成是一個數據清單。比如，一張考試成績單，可以包含學號、姓名、各科成績、總成績、平均成績等多列數據。數據清單作為一種特殊的二維表格，其特點是：

（1）清單中的每一列為一個欄位，存放相同類型的數據。

（2）每一列的列標題（即數據清單區域中的第一行）為欄位名，如姓名、高等數學、物理、大學英語等等。

（3）每一行為一個記錄，即由各個欄位值組合而成。存放相關的一組數據。

（4）數據記錄緊接在欄位名行的下面，即列標題和數據之間不能用空白行分開。

（5）在數據清單區域內，某個記錄的某個欄位值可以為空，但是不能出現空列或空行。

（6）工作表的數據清單數據與工作表中其他數據之間至少留出一個空白列或一個空白行，以便於數據清單的檢測和選定。修改圖表數據在Excel中，改變和圖表有關的單元格的內容時，Excel會自動改變圖表中的圖形顯示。例如，我們將「B3」單元格中的數據改為「300 」就會看到圖形自動按照新的數據重新繪製。對於已經建立的圖表，有時可能想修改與數據點相關的值，它們可能是常數值或者是從工作表公式中產生的值。最簡單的方法是直接在工作表中編輯與圖表數據點相關的值。對於大多數圖表類型，我們可以通過拖動數據標示直到所需數值來調整常數值。若要修改從工作表公式中產生的數據點值，可以拖動數據標示並使用單變數求解。修改圖表中的數據點值會自動更新對應的工作表值。在堆積圖和100%堆積條形圖或100%堆積柱形圖中，可以選定數據點並將數據標示頂部拖動到新值。圖表的所有數據點的百分比成比例地調整 創建圖表選定生成圖表的數據區域。創建圖表以前一般要先選定用於作圖的數據區域，包括行、列標題，這樣圖中才能顯示它們。選定的數據區域可以連續，也可以不連續，但是這些不相鄰的區域所在行或列必須相同，能形成一個矩形。如果選定的區域有文字，即行、列標題，則文字應在區域的最左列或最上行。 Excel提供了「圖表嚮導」來創建圖表。「圖表嚮導」用一系列的對話框來指導建立和完成新圖表或修改已存在的圖表。創建圖表的每一個步驟都對應一個對話框，用戶可根據需要選擇繼續進行下一個步驟或返回到上一個步驟，也可跳過中間的步驟選擇「完成」按鈕，完成默認格式圖表的創建。 複製格式1．選中要複製樣式的段落，或者將插入點定位其中 2.單擊【常用】工具欄的【格式刷】按鈕，將滑鼠變成格式刷形狀 3.拖動滑鼠經過接受格式的文字或者段落提示：在步驟2中雙擊格式刷，可以反覆多次使用複製的格式，知道再次單擊【格式刷】結束 插入與刪除記錄先新建一表,裡面有欄位:公司名稱,聯繫人名稱.我們可以在「公司名稱」與「聯繫人名稱」兩個欄位之間加入一個「公司地址」欄位。首先把滑鼠移動到「聯繫人名稱」欄位的標題上，滑鼠游標變成一個向下的箭頭，單擊滑鼠右鍵，在彈出的菜單中單擊「插入列」命令。這樣就在「聯繫人名稱」欄位前面插入了一個新的欄位。新插入的欄位名是「欄位1」而不是「公司地址」，因為我們還沒有給它指定名稱，「欄位1」是Access自動給的名稱。要改變欄位名，可以將滑鼠移動到「欄位1」的標題處，雙擊滑鼠左鍵，標題就變成可以修改的了。將「欄位1」三個字改成「公司地址」，完成後敲鍵盤上的回車鍵。這樣「公司名稱」和 「聯繫人名稱」兩個欄位之間多了一個叫「公司地址」的欄位圖表修飾使用「格式」菜單。系統會根據所選圖表元素的不同，自動調整「格式」下拉菜單中的命令項。在「格式」菜單中選擇相應的圖表元素命令，即彈出該圖表元素的格式對話框，然後在對話框中對該圖表元素進行格式設置。雙擊圖表中的圖表元素，顯示該圖表元素的格式對話框，然後在對話框中對該圖表元素進行格式設置。打開「圖表」工具欄，選取要格式化的圖表元素，單擊「圖表」工具欄中的「格式化」工具按鈕，彈出相應圖表元素的格式對話框，然後在對話框中對該圖表元素進行格式設置。 注意：「圖表」工具欄中的1各式「按鈕，取決於當前選中的圖表元素。圖表元素不同，單擊」格式「按鈕後所彈出的格式對話框的操作對象不同自動套用格式在自動套用格式時,可以選擇套用全部格式也可以套用部分格式。單擊"自動套用格式"對話框中的"選項"按鈕,在對話框的下面給出了6個具體的格式選項 ,可以根據需要進行選擇。如果要刪除某一區域的自動套用格式,則首先選中該區域,然後選取"格式"菜單中的"自動套用格式"命令,在"自動套用格式"對話框的類型列表中選擇"無",單擊"確定"按鈕,即可刪除該區域的自動套用格式。 保護數據工作表保護。點擊「工具」—「保護」，—「保護工作表」,可以設定密碼保護你的工作表，以防止自己無意的修改或他人未經授權的修改。此功能可使非法用戶只能看到工作表內容，但無法對文件進行修改。如果用戶想在總體保護表的情況下對錶的個別數據進行修改，可在保護工作表之前，設置「單元格格式」-「保護」選項，選擇鎖定或隱藏複選框。取消鎖定則在保護工作表之後仍可修改此區域數據。設置隱藏可使保護工作表之後，隱藏公式數據。工作簿保護。Excel為用戶提供了二種方式來保護工作薄。點擊「工具」—保護」—「保護工作簿」，可以設定密碼保護你的工作簿的結構和窗口。保護「結構」，是指工作簿中的工作表將不能進行移動、刪除、隱裁、取消隱跟或重新命名，不能插入新的工作表。保護「窗口」可以在打開工作簿時保持窗口的固定位位置和大小數據排序字母數字文本按從左到右的順序逐字元進行排序。例如，如果一個單元格中含有文本「A100」，Excel 會將這個單元格放在含有「A1」的單元格的後面、含有「A11」的單元格的前面。

文本以及包含存儲為文本的數字的文本按以下次序排序:

　　·0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格） ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ 「 ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

　　·撇號 (『) 和連字元 (-) 會被忽略。但例外情況是：如果兩個文本字元串除了連字元不同外其餘都相同，則帶連字元的文本排在後面。

注釋如果您已通過「排序選項」對話框將默認的排序次序更改為區分大小寫，則字母字元的排序次序為：a A b B c C d D e E f F g G h H i I j J k K l L m M n N o O p P q Q r R s S t T u U v V w W x X y Y z Z輸入與編輯字元輸入長字元串 單元格的寬度有限，輸入的字元串超出單元格的寬度時，存在兩種情況：情況一：右側單元格內容為空時，則字元串超寬部分一直延伸到右側單元格，成為寬單元格；情況二：右側單元格有內容時，則字元串超寬部分隱藏，不在右側單元格顯示。插入與刪除工作表如果要在某個工作表之前插入一張空白工作表,需要先選中該工作表,然後選擇"插入"菜單中的"工作表"命令即可。新插入的工作表成為活動工作表,並自動採用預設名,可以根據需要重新命名。當不再需要某個工作表時,可以刪除此表。步驟如下: 　　 1)選定所要刪除的工作表為當前工作表。 　　 2)選擇"編輯"菜單中的"刪除工作表"命令,如果工作表中有數據則出現"警告"對話框。用戶可根據需要進行刪除或取消。清除與刪除清除單元格和刪除單元格不同。清除單元格只是從工作表中移去了單元格中的內容，單元格本身還留在工作表上；而刪除單元格則是將選定的單元格從工作表中除去，同時和被刪除單元格相鄰的其他單元格做出相應的位置調整。例如，在工作表中清除下面的單元格區域「b2：d4」，之後就會看到的菜單。在圖中被清除的單元格還保留在其所在的位置上，只是將其中的內容刪除掉了。函數的應用若要使用函數，則將它們輸入到工作表中的公式內。在公式中使用的字元次序稱為語法。所有的函數都有相同的基本語法。若不遵守這種語法，則 MicrosoftExcel 將顯示一條信息，指出在公式中有錯誤。如果公式以一個函數開始，則應該像其它公式一樣，在函數前面加一個等號。括弧告訴 Microsoft Excel參數開始和結束的位置。記住：左右兩個括弧必須成對出現，括弧前後都不能有空格。請在括弧中指定參數。參數可以是數字、文字、邏輯值、數組、誤差值或者引用位置。指定的參數必須能產生一個有效值。有些函數也接受計算時並不需要的可選參數12-07-16
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