「薦讀」按輕重緩急處理工作—四象限法則教你提高工作效率

06-22

很多人忙碌一天下來卻發現非常重要的事情沒有做！這也是終日忙碌卻不能達成目標的主要原因。因此，工作任務的安排要注意輕重緩急。這正是時間管理的一個重要法寶——時間管理四象限法則所提倡的。它能幫助大家如何合理分配時間，不至於擱置最重要的事情。

四象限法則

時間管理四象限法則，是由著名管理學家史蒂芬·柯維提出的一個時間管理理論。按照該法則，我們每天面對的紛繁複雜的事務，均可按照重要和緊急兩個不同的程度進行衡量，基本上可以將事務分為四個象限：重要又緊急、重要但不緊急、緊急但不重要、不緊急也不重要。

第一象限重要又緊急的事

諸如應付難纏的顧客、處理個人危機、住院開刀、處理顧客投訴、送貨收款以及有期限壓力的事情。這樣的事情，會讓人時刻有壓力感。如果此類事情做得過多會讓人心力交瘁。

第二象限重要但不緊急的事

包括制定目標與計劃、開發新的顧客資源、日常顧客的維護、人際關係的建立、參加培訓學習、問題的發掘與預防、鍛煉身體等等。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，但必須重點去做。荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更多的壓力，在危機中疲於應付。

第三象限緊急但不重要的事

諸如突來不速之客、意外的電話、臨時會議、他人的請託、符合別人期望的事情都屬於這一象限。這類事情因為迫切的呼聲會讓我們產生「這件事很重要」的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。很多時候，我們花大量時間在此象限打轉，大多情況下不過是在滿足別人的期望與標準。

第四象限不緊急也不重要的事

諸如無聊的小說、毫無價值的電視節目、閑聊、網路遊戲、業務不相關的電話等等都屬於此象限。雖然有時候，在我們很忙很累的時候，需要這樣的事情來放鬆或緩解壓力，但是如果將此類事情沒有控制的去做，反而對身心有損，剛開始時也許有滋有味，到後來你就會發現其實是很空虛的。

現在，我們對時間管理的四個象限有了比較清楚的認識，那麼，你認為這四個象限的事情應該分別按照怎樣的方式處理呢？正確的處理方式是遵照4D原則。

4D原則

針對四個象限的不同處理原則可簡稱為4D原則。

對於第一象限的事情

立即去做（Do it now！）

第一象限的事情，是我們壓力和危機的源頭，必須立即去做！否則後果非常嚴重。

對於第二象限的事情

有計劃的去做（Do it a planned way！）

第二象限的事情，雖然不是那麼緊急，但是如果你現在不重視它，它隨時都可能發展成重要而緊急的事情。因此第二象限的事情要定好時間有計劃地去做。

對於第三象限的事情

授權或委婉拒絕（Delegate！）

第三象限的事情，我們應該認識到它是我們忙碌而且盲目的源頭。對於這個象限的事情最好授權讓別人去做，或者通過委婉的拒絕減少這類事務的投入。

對於第四象限的事情

盡量別做（Don』t doit！）

第四象限的事情，是一個用於緩衝調整的象限。當你疲憊時，你可以通過一些不重要不緊急的事情來調整一下心態和身體，但是你不能在這個象限里投入太多的精力，否則就是浪費生命了。所以第四象限的事情盡量別做！

大道至簡，我們把所有遇到的事情進行四象限的分類之後，再按照相對應的原則去處理，就可以立刻看到效能的提升。