不只是Office | 三分鐘學寫一封被人認可的專業郵件
Office 365 專業級電子郵箱Exchange Online篇
· 適用人群：每天面對郵件的「職場er」
· 應用場景：寫郵件、發郵件、優化收件箱、掌握郵件禮儀、解鎖郵件隱藏技能
· 開始前準備：戳這裡，立即免費註冊Office 365，點開Outlook郵箱開始感受標準郵件的魅力
· 掌握難度：☆☆☆
本系列講師
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微軟「郵箱達人」
魅力細水長流，需細細品味，就如郵箱，小技巧也能生出大智慧
3分鐘圖文教程
有數據顯示：很多職場人每天處理100多封郵件，隨著步入職場的時間增長，每天處理的郵件會更多。
郵件如潮水湧來，你有沒有過這種時候：
·根本沒有仔細看完郵件內容，就匆匆回復個大意；
·發出的郵件狂放不羈愛自由——不顧格式，錯字頻出......
你有沒有想過，每一封發出的郵件都代表著個人職場品牌，一封不專業的郵件很有可能搞砸你的職場聲譽。
比如收到以下這種郵件，你的內心難道不會是拒絕的？
如果你是老闆，你會不會覺得招了一個假員工？
不信來找茬！
隨便一掃，就可以數出「三宗罪」：
郵件無主題，哎呀，你到底要說什麼呀親！
郵件稱呼不用昵稱，你確定「丸子妹經理」是你老闆想看到的？
郵件無署名，你確定收件人知道你是誰？！
還有郵件正文的排版——這可是你的個！人！品！牌！
一封「善意滿滿」的郵件，但真收到內心還是鬧騰的！
接下來我們就花三分鐘，跟著以下節奏，解鎖本期技能~
郵件書寫規範篇：
①關於主題、②關於稱呼與問候、③關於正文、④關於附件、⑤語言的選擇、⑥結尾及簽名
隱藏的郵件神技篇：
Q1：:附件內容如何直接存入企業級網盤OneDrive？
Q2：正文涉及某人有下一步行為時，如何@他？
Q3：郵件一鍵變成會議發送？
① 關於主題
主題不可留白，不宜過長
一封郵件只針對一個主題
回復郵件時適當更改標題
② 關於稱呼與問候
對方有職務，應按職務尊稱，如「X經理」
不清楚職務，直接稱呼「X先生」，「X小姐」
郵件結尾最好有客套話，如：「Best regards!」「祝您工作順利！」
③ 關於正文
郵件內容多，用「1、2、3、4」清晰表達
如果有任務安排，指明行動節點
多個收件人，指明每個任務安排哪個收件人來完成（Outlook獨有@功能，後面會介紹）
④ 關於附件
如有附件，應在正文提示哪個收件人查看
附件命名要有意義
附件數目不宜超過4個，數目較多時應壓縮成一個文件
⑤ 結尾署名
不要在簽名中使用背景圖片、不合時宜的表情符號
不要只用一個簽名檔：對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。
我們再來舉個更常見的#栗子#——任務分發郵件：
季度末，銷售經理髮郵件給部門同事匯總本季度銷售數據，具體要求如下：
① 讓多名銷售將銷售數據錄入系統；
②數據分析同事統計，將結果發給市場經理進行下半年預算；
③ 同時將今年數據與去年同期做同步分析，看銷售額是否受價格變動影響。
現在我們來糾錯，上圖郵件中哪裡不合格？
標題沒有清晰指明工作截止日期
3項工作任務都該誰完成並沒有清晰指明
郵件結果沒有署名
這封郵件，正確的姿勢應該如何？
① 郵件標題上寫明任務截止日期
② @出每件事的負責人（@功能詳見後文），並明確提交時間
③ 郵件末附上專業的郵件署名
（? 標準郵件姿勢，點擊放大查看 ?）
如果郵件內容技巧你已經掌握，那麼恭喜你已經通過寫郵件第一關！
我們來闖第二關：
Q1：收件箱中附件不想存桌面，內容是否可以直接存入OneDrive（企業級雲盤）?
Q2：如何快速把這封郵件直接變成會議邀請？
▼ 郵件快速變會議邀請：
打開要變會議邀請的郵件，單擊「響應」下的「會議」，即可變為含收件人和主題的會議邀請，只需設置時間和地點即可
▼ 在會議中做筆記
在"會議"中點擊「會議筆記」，選擇「與會議共享」或「自己記錄筆記」，選擇「OneNote中位置」為筆記選擇分區，然後點擊「確定」
還不清楚？點擊看視頻 ?
Q3:郵件正文有任務需要某個收件人完成，如何提醒他？Outlook獨有@功能
▼在郵件正文中輸入「@」符號，然後打出你想提及的人名即可（Outlook 也會進行智能提示）：
▼選中需要提及的人員後，他們的名字將顯示為藍色，任務一目了然：
*註：此外，如果被提及的人員沒有在收件人欄中，Outlook 還會自動將其添加為收件人
本周小目標就到這裡！
期待下一篇？明天見！
本系列教程共計4篇，每篇學習時間大約3分鐘，圖文介紹+部分視頻形式：
正解鎖小目標 | 3分鐘學會寫一封讓對方1秒認可你專業度的郵件
待解鎖小目標 |3分鐘幫你理清收件人和抄送的區別，6大郵件技巧提升專業度！
待解鎖小目標 |3分鐘學會如何緊急處理未讀的100封郵件？
待解鎖小目標 |3分鐘揭秘如何用郵件日曆功能，了解老闆動向！
悄悄告訴你Office 365就自帶專業級電子郵箱 Exchange Online，
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