七個法則，教你如何簡單精準寫好一封商務郵件

文/古爾浪窪

在微信已經發達到24小時隨時在線，隨時可溝通的現在，郵件的重要性似乎正在下降，越來越多的人寧可選擇在微信中直接用語音來說，也不太願意寫一封郵件了。

但即使如此，郵件在商務溝通中，還是佔據著非常重要的份量。一份正式的邀請，一次重要的商務會晤，你不能只是在微信里打幾行字，或者留一段語音就完事，很多時候，你還是得寫一封準確且有效率的郵件才行，否則，對方可真就會覺得你太沒有誠意了，太不專業了。

實際上，微信的語音溝通，正在變成溝通中的新的障礙，太過於瑣碎的信息傳遞，太過於散亂的觀點表達，以及，過於及時而缺乏梳理和沉澱的信息傳遞，在談論公事時，反而會帶來新的隱患，使得嚴謹準確的信息表達變得支離破碎，缺乏邏輯，更容易被誤解。

我們不得不承認，就溝通的完整與準確性而言，微信式的溝通遠不如一封精準而有效率的郵件來得有效和有價值。因此，不管是從商務需要還是個人表達的角度講，學會寫商務郵件的技巧，變得非常重要和必要。

其實，對於複雜事情的溝通，不只是我，很多商務人士都不喜歡在微信中溝通，即便是有些客戶喜歡用微信溝通，也還是希望在複雜事情的溝通結束後，能收到一封準確描述事件的郵件，以便對所討論的問題進行確認。

毋庸置疑，用電子郵件來進行商務方面的溝通，可以避免很多錯誤和誤解，也更加保險，並容易追溯。

在閱讀和撰寫商務郵件的溝通中，我得出的第一條經驗就是：相較於禮數周全，不如簡單且明確化溝通內容與重點。

商務郵件不是寫文章，文采是次要的，對於對方和自己來說，用最短的時間確認溝通的所有重點，才是第一要滿足的目的。因此，在寫郵件的時候，簡短而完整，才是我們真正需要掌握的技巧。

但這並非說，寫郵件就連基本的禮儀都不要了。非也，非也。不管任何時候，該遵守的禮數，還是要遵守的。特別是第一次寫郵件給客戶時 ，或者第一次與還不曾有過交往的人和客戶接洽時，這點就顯得尤為重要了。坦白說，此時過與不及都不好，太精簡，對方會覺得你提供的信息太少，難以判斷，不知如何回應，可能會幹脆不理你；太啰嗦，反而會詞不達意，堆積的信息過多，也可能使得對方抓不到重點，出現其它的誤解。

以下是我總結的商務郵件撰寫中需要注意的7個法則，希望對於那些常常寫商務郵件的朋友有所幫助。

法則1：郵件標題表達清楚主題

郵件的標題是讓對方快速了解這封郵件用途的第一重要信息，不管對方是決定立即打開，還是決定過段時間再說，或者乾脆刪掉了事，都與郵件主題所表達的意思有密切關係。

好的標題，不僅能讓對方清楚知道你的來意，還可以有效增加對方打開郵件的幾率。

下面是我寫郵件標題時 ，總結的一些經驗和原則，希望對你有用：

提到對方

不管是對方的名字、職位還是尊稱，我喜歡在第一封郵件的標題中提一下，這樣做的目的，是讓對方相信，我的郵件不是廣告郵件，不至於因為誤判而立即刪除。另外一方面，也是表達我特意寫給他看的意思。一般這種情況下，對方都會打開看看。

寫上自己公司的名字

雖然郵件的列表中，也會顯示寄件者的名字，但如果交往不夠頻密的話，對方可能對寄件者沒有印象，自然也就對寄件者所在的公司沒有印象。註明自己的公司，一方面，可以讓他快速知道是哪家公司寫的郵件；另外一方面，可以表明自己的來信立場，讓對方感覺到這是一封正式來信，從而建立起信任感來。

開門見山，直奔主題

商務郵件，一定要有主題，而且最好開門見山，立即表明來意，不必繞彎，否則反而會適得其反，降低對方閱讀的意願。

那到底標題應該怎麼寫呢？比如，我邀請一位行業專家來講課，標題是這樣寫的：

標題：業豐科技邀請XX科技王總工講授未來5年PCB技術發展方向與展望

當然，這是給自己相對陌生，沒有太多交往的人寫商務郵件，如果是相對熟悉的人，或者有過多次交往的人，我可能就會省略掉對方公司的名字，避免啰嗦和「多此一舉」。

法則2：目的清晰，要素完整

我認為，一封好的郵件，開頭最好結論先行，以始為終，以便閱讀者快速掌握你要表達的內容和意思。

要做到以始為終，就得把結論寫在開頭，描述清楚郵件的核心重點是什麼。這樣，即便對方因為時間很忙，或者被雜事打擾，甚至他沒有太多時間讀郵件，只是匆匆掃一眼，他也會明白並記得我講的什麼。

繼續以前面的郵件為例：

寫完標題後，便要開始正文了。

開頭第一段，我一般會這樣寫：

王總工，您好：

我是業豐科技研發部總監古爾浪窪，想邀請您在2017/1/6來深圳業豐科技舉辦一場兩個小時左右的技術講座，向晚輩們分享您對於未來5年PCB技術發展方向與展望。

我認為先說結論並不會失禮，相反，還能讓對方節省時間。另外，在一開始就講清楚我是誰，我為什麼寫這封郵件，把人、時、事交代清楚，有助於對方快速判斷，既不會浪費他的時間，也不會讓他產生誤解和誤判。

法則3：條例重點，一目了然

在郵件中，與其長篇大論，不如直接條例重點，尤其是在商務郵件溝通中，更應該在開頭第一段結束後，就把重點羅列出來。

寫商務郵件時，千萬不要長篇大論，更不要把重點穿插在長長的郵件中間，或者內文段落中，這樣不僅自己表達起來很散亂，對方閱讀起來也很費力，容易錯失重點。

相對於在郵件中沒有用太多的寒暄之詞，或者文縐縐的各種謙辭，我倒是覺得未能把重點內容突出出來，或者分條羅列清楚，要讓對方去替你整理，那才是真正的失禮。

怎麼條列重點呢？接著上面的內容，舉例如下：

1.希望您以上月中旬在行業協會演講內容為主題即可（您關於PCB未來發展的方向和展望給我啟迪良多，非常希望我的同仁也有機會聽到您的演講）

2.請問您的酬勞費如何計算為妥？

3.請您幫忙確認，兩小時時間足夠嗎？如需要調整，多長時間合適？

4.希望您能在講座結束後，多預留30分鐘現場回答聽眾提問。

如此以來，對方收到郵件之後，就能很明確的知道應該採取哪些行動，應該回答哪些問題，需要做些什麼樣的準備。這才是真正節省對方的時間。

法則4：補充資料也用條列式

如在正文溝通重點結束後，還有需要補充的資料，建議也採用類似正文的條列式，附在正文後面。這樣，對方閱讀起來會覺得同樣貼心。接著上面的內容，舉例如下：

以下為從廣州到深圳業豐科技的相關出行資料，供您參考：

1.可從廣州南站搭乘高鐵至深圳坪山站，我會去高鐵站接您；

2.我們可擔負您來回的高鐵及計程車費用（請保留好單據，以便我們的財務進行核銷）；

3.我是您的忠實粉絲，非常期待能邀請您來我司講課。

期待您的答覆。

古爾浪窪敬上

當然，你也不必像我一樣，非要搞這麼死板的數字來羅列重點，但無論如何，重點都要清晰明了，不要讓對方到處替你找重點。

法則5：節省字數，內容能短則短

為什麼要節字數？內容多短合適？

節省字數，句子盡量短，讀起來明快，句子過長，就會顯得啰嗦，容易出現詞不達意的情況。

怎樣才能節省字數呢？儘可能把握以下原則：

1.精簡形容詞

2.使用主動句

3.主詞明確簡短，最好放開頭

4.使用簡潔動詞

例如下面兩句對比，第二句就比較簡短：

很抱歉要麻煩您，如果可以的話，最好能做一份PPT格式的講稿

請您提供一份PPT格式講稿（抱歉要麻煩您）

如果需要一些語氣上的補充，可以用（）補充在後面，其實也不失禮。

另外，我也提到郵件要盡量短，多短合適呢？

當然不能一句就結束，但如果可以表達清楚的話，建議盡量不超過20行（也就是半屏），半屏是電子閱讀的最佳閱讀篇幅，不用滾動滑鼠便可以閱讀完。當然也可以長些，但過長，超過一屏（要滾動兩次滑鼠），容易讓閱讀者是去耐心，從而降低讀完的可能性。

法則6：段落分明，焦點明確

當然，商務郵件的寫法不必全是我上面所說的格式，不一定非要1、2、3、4……往下羅列數字，也可以採用類似下面我用到的?為開頭的表達方式和變通格式。

但不管如何變，一下幾個原則則是共通的：

每一段焦點要明確，在一段里，不要包含太多重點，避免重點失焦；

同類型重點要歸納在相連的段落里，不要跨幾個段落後，又回頭講與前面相連的重點；

需要對方行動的內容，與給對方參考的、閑聊的，要分開，不要混在一起。

這樣的郵件，才是精準的溝通內容。

法則7：需要修改的附件，盡量使用雲端存儲方式

為什麼？三個理由：

要修改時，不需要重新寄送郵件，避免混亂；

不用擔心對方的郵箱空間不夠，收不到附件；

可控制查看附件的許可權。

本文是本人多年寫商務郵件的心得，同時也參考了一些別人寫郵件的技巧，希望對你有用。

本文為頭條號作者原創，未經授權，不得轉載。

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