用Excel處理網上資料

用Excel處理網上資料

由於公司業務的關係，一個月以來辦公室的人員都在緊張地加班，工作內容是把搜索引擎查找到的特定資料以Excel表單數據的形式保存下來。剛開始的時候，大家都在用通常的方法［Ctrl+C］、［Ctrl+V］逐格填入，但這樣下來工作量很大，畢竟搜索到的數據最少也有數十條。又考慮過用剪貼板增強工具，嘗試過後發現，對於大量的粘貼任務，很容易造成混亂，反而不好用。我仔細想了一下，Excel不是有一個導入文本數據的功能嗎？為何不試一下，如果成功那就是批處理的速度了。首先，在包含資料的每一個網頁中選擇所有資料條目，然後全部粘貼入記事本（記事本只能粘貼文本信息，因而網頁中的表格線或其他的信息不會被一起粘貼進來），保存為TXT文件。然後，用Word打開保存的TXT文件，利用Word的查找替換功能，可以批量地將空行、多餘空格等不需要的信息刪除。因為查找的資料有規律可循，比如條目間存在空格並且後續的信息開頭文字相同，所以用替換的方法可以一次性地將這些地方變為分號（文本數據間的分隔符，也可以是Tab、逗號等），條目換行只要鍵入回車符即可。最後將編輯好的文件存為TXT格式。最後，在Excel中，執行［數據］→［獲取外部數據］→［導入文本文件］，然後在「選擇合適的文件類型」中選擇「分隔符號」項，再選擇文本文件中所使用的分隔符號（此時可以看到預覽的效果，只要各欄位間出現了欄線就說明沒什麼問題了），即可將編輯好的各條信息按間隔符的規定，分配到各個單元格中。這樣一來不就效率大增了嗎？當我們在辦公中碰到過於繁雜的事情時，動動腦筋說不定就會找出一條捷徑來。