知識管理從建立知識庫做起

2011.11.29在當今知識經濟時代，隨著競爭的加劇和產業結構的升級，越來越多的中國企業逐漸意識到知識管理的重要性以及緊迫性，這些組織迫切的需要用知識管理的理念、方法、工具來提高企業的競爭力，從而在市場競爭中取得競爭優勢。作為高度知識密集型的設計企業，更顯得尤為迫切。一、 設計企業的特點設計企業是典型的技術、知識密集型企業，其員工是典型的知識型員工。所以這個行業在管理上存在一些顯著的特徵：1、員工具有很高的自主性與傳統企業相比，設計企業的員工更為強調工作中的自我引導和自我管理，其自身工作時常會體現出強烈的自主性。同時，與傳統的體力勞動者不同，知識型員工不僅富於才智，精通專業，而且大多個性突出。因此，傳統組織層級中的職位權威對他們往往不具有絕對的控制力和約束力。2、 員工具有突出的創新能力設計企業員工從事的大多為創造性勞動。他們依靠自身擁有的專業知識，運用頭腦進行創造性思維，並不斷形成新的知識成果。因此，創新是設計企業員工最重要的特徵。員工在易變和不完全確定的系統中充分發揮個人的資質和靈感，應對各種可能發生的情況，推動著技術的進步。3、工作成果不易加以直接測量和評價設計企業員工的工作成果常常以某種思想、創意、技術發明、管理創新的形式出現，並且很多知識創新和科研性成果的形成需要團隊的協同合作。因此，對員工特別是個人的工作成果，通常無法採用一般的經濟效益指標加以衡量。對應於上述特徵，設計企業在管理上存在一些難點問題，主要歸結為人難管理、事難量化、知識難管理這三難問題。這三難問題也是知識大爆炸時代諸如設計企業這種知識密集型企業在管理過程中面對的普遍問題。而知識管理就是這三難問題的解決之道。目前很多設計企業都沒有建立一套自己的知識管理系統，針對此領域的應用和研究也尚不多見。很多設計企業不是不知道知識管理的重要性，也不是缺乏資金，主要還是大多數企業缺乏對知識管理的實質性認識。知識管理不是簡單的上一個系統，而是應該為生產服務，為企業創造效益。因此設計企業想藉助知識管理提高生產力，首先就應該改變對知識管理的認識。二、 設計企業建設知識管理系統的必要性1、設計本身是一類複雜的智能行為，是一個知識運用和知識創新的過程設計與多學科相關，涉及各領域的專家知識，如心理學、美學、市場學、計算機技術等等。從知識的角度來看，設計過程本身就是一門「知識」的工作，是一個知識運用和知識創新的過程。要創作一個優良的設計，需要設計師進行知識的整合工作，具備設計開發能力、設計思想的表現能力、綜合實際的思考能力等。而要在現代企業中做到這些，就要建立一個與之相應的支撐環境—即相應的知識管理系統。2、當前設計企業迫切需要一個支持創新設計的信息平台隨著市場競爭的加劇，設計師所面臨的挑戰越來越大，要尋求新的突破空間也越來越難。有些產品，早期的設計師們已經從不同的角度進行了設計；還有一些產品經歷長時間的進化，具備了一些非常完美的設計要素和樣本，創新空間很小。在技術上沒有獲得大的突破的情況下，尋找新的設計突破點，難度可想而知。在這種情況下，如果沒有一個完善的設計和管理的信息平台，來進行設計資源的整合，支持設計團隊的創新工作，是很難設計出好的作品來的。3、 設計企業需要一個不斷進行設計技術交流和培訓的系統為了保證企業設計的連續性，就有必要保持設計人員的相對穩定。同時又必須為新一代設計師創造機會，為企業產品設計注入新的活力。企業有一支穩定且技術不斷進步的設計隊伍，是設計出的作品能持續創新的組織保證，企業必須對此作出長遠的安排。一個完善的知識管理系統，將具備知識的培養和教育功能，可以為人員和企業的創新設計提供支持。因此，對知識的有效積累、高度共享、高效創新成為設計企業的一項基礎工作，從這個意義上來說設計企業比傳統企業更需要知識管理。同時，設計行業信息化發展從以數據管理為核心，到現在多數企業以信息管理為核心，最終必將提升到以運用知識為核心。行業的發展決定了知識管理的必然性，這就要求設計企業建設自己的知識管理系統。三、知識庫建設是知識管理的基礎知識管理系統是一項系統的工程，需要「技術」、「管理」和「文化」三重體系的支持。從總體上說，知識管理系統的建立涉及到知識管理理念和知識管理的軟硬體支撐兩大部分。 其中，知識管理理念包括知識管理目標管理、企業文化、組織結構、企業制度、戰略機制等方面的建設，包括建立尊重知識的內部環境，促進員工的知識交流，促進知識的利用和創新等企業制度和企業文化等。知識管理的硬體對應的是知識管理IT平台，它是一個支撐企業知識收集、加工、存儲、傳遞和利用的平台，通過網際網路、內聯網、外聯網和知識門戶等技術工具將知識和應用有機整合。知識管理的軟體對應的是知識管理系統，它通過文件管理系統、群件技術、搜索引擎、專家系統和知識庫等技術工具，支撐知識收集加工、存儲、傳遞、利用、創新的平台，使企業顯性知識和隱性知識得到相互轉化。經常我們遇到的一個現象就是設計企業內部已有個別部門或者專業所在做自己部門內部的知識管理，他們各自在各自的電腦上進行著自己的「知識管理」，從設計企業整體來看便是知識孤島。當B部門需要A部門提供資料時，往往需要特意派一個人到A部門去要資料，運氣不好的話，趕上知道相關資料的人不在，則白跑一趟，如果人緣差點，還會吃閉門羹，無形中增加了知識共享的成本，打擊了員工進行知識共享與學習的積極性。許多員工還經常反映一個問題就是，他們很想把自己的知識貢獻給公司，但是不知道怎麼貢獻，換而言之就是公司沒有一個可以讓他們上傳知識的地方。所以，構建一個企業層面的知識庫，讓企業各級職員有一個共同上傳下載、學習借鑒、交流共享的平台是企業知識管理建設的基礎。四、知識庫建設的關鍵環節知識管理是一種企業管理思想，從這個角度來看，信息技術的發展為企業構築知識管理平台提供了可能。知識管理系統的建設不同於企業以往就事論事般的單一項目建設，而是企業管理思想的體現。它不僅僅包括信息系統範疇的內容，還包括企業管理制度的建立健全等。知識管理系統的建設將以知識的積累、共享、交流為手段，以提高企業核心競爭力作為最終目標，企業的所有員工都將受益。對於設計行業而言，知識管理很重要的一部分是對現有的設計成果的管理。但對一個設計企業而言，很顯然知識管理又不單單是對設計檔案的管理，設計企業的知識管理必須具備兩大特徵：一是知識管理的範圍，除了設計檔案外，還應包括法律法規、各類標準規範、設計確認信息、設計交底和各類設計審查（檢查、複查）信息、施工現場及回訪信息、項目信息、專家意見和數字圖書館等；二是進行知識積累、共享和創新。知識管理的全程就是以流程為綱，知識為本，技術為用的過程。在這個過程中，知識分享和知識創新是最關鍵的環節。1、 對知識的全面收集知識管理建設的一項重要內容是如何豐富知識庫，沒有內容的知識庫就像乾涸的大海，如何有效的採集知識內容是評判一個知識庫的重要標準。現有的技術資料、設計檔案、研究報告如何導入到庫中是知識庫需要解決的問題。所有用戶可以收集圖文檔內容上傳到知識系統，系統時間使用時間越長資源越豐富。知識庫的性能依賴於其獲取知識的質和量，知識獲取成為構建知識庫的一個「瓶頸」。設計企業的知識包括內部顯性知識、外部顯性知識和內外隱性知識。知識獲取主要有三種方式，即非自動型知識獲取、全自動的知識獲取和半自動的知識獲取。非自動型是主要靠知識工程師將已存在的知識轉入知識庫的知識獲取方式；全自動型式通過建立一種不需要工程師介入的專門的人機交互系統完成知識轉入的知識獲取方式，這是一種較難實現的方式，它涉及到人工智慧的多個研究領域。現在在我們設計行業，藉助於圖形技術和網路技術，對設計圖檔、設計文檔等進行列印自動收集的方式就屬於全自動的方式；半自動型是上述兩種方式的結合，也是目前應用較為普遍的一種知識獲取方式。由於顯性知識結構化較強，企業可以採用全自動或半自動型方式來獲取，如採用基於資料庫的知識挖掘方法從先前的資料庫挖掘出新穎的、有效的、潛在有用的且最終可被人理解的知識。而隱性知識可以通過專業討論、知識點評、在線培訓、視頻會議等交互性較強的非自動型方式來獲取。知識獲取的關鍵是確定知識源。企業中的知識資源或是來自於企業外部，或是產生於企業內部。每個知識源均有顯性和隱性之分。比如外部領域專家所擁有的經驗屬於來自企業外部的隱性知識，內部規章制度屬於企業內部顯性知識。2、 對知識的梭理分享知識只有利用才有價值。知識分享是指知識擁有者與其他個體交換知識的過程。知識分享是設計企業運用知識和創造知識的前提。首先，通過知識的分享，設計企業中優秀設計師個人的設計理念、設計思維和設計經驗為更多的人所掌握，充分實現了知識的價值。其次，知識的產生和創新是個體相互交流和組合已有知識的結果。由於每個人的專業和從事工作的限制，個體的思維都有局限性，但是通過相互交流，人們往往能夠產生思想的火花，創造更新的知識。知識共享中最大的難點來源於隱性知識的交流分享。在設計企業中，難以用明確的語言和文字表達的、存在於設計師頭腦中的隱形知識更多。這時，我們可以用知識管理系統中的知識庫解決。知識庫將設計師頭腦中的專業知識結合在一起，通過組織間人員的緊密協調，將內隱知識轉化為外顯知識。不同層面知識的共享和整合不僅能夠有效的將知識的力量擴散，而且能夠提高設計企業的競爭力。3、 對知識創新的管理在激烈的競爭環境下，很多設計企業已經意識到，持續的競爭優勢來源於自身擁有的知識並不斷實現知識的創新。可以說，知識創新是知識管理的最高境界。它可以幫助設計企業實現整體知識規模的拓展以及知識質量的提升，某種程度上它更是一種質的改善過程。知識創新過程並不是一個單獨的環節，而常常是對現有知識的分享、挖掘和利用的結果。知識分享為知識挖掘奠定了基礎，而知識挖掘將促進新知識的產生。知識通過分享和挖掘，價值得到重新認識或者創造新價值。真正有創造力的員工往往通過重新組合，賦予那些我們熟視無睹的知識以新的意義。4、建立運營配套制度知識管理不僅是通過一些集中資料庫來把知識應用者聯在一起，而更重要的意義在於要為有效的知識獲取、分享和利用創造條件。前面講到，知識管理系統需要「技術」、「管理」和「文化」三重體系的支持。所以，知識庫初始化信息完成並上線後，正式進入運營階段，為確保知識庫及時更新、長效運行，需要建立並實踐相關管理機制，客戶必須在系統建立後考慮開始建立以下知識管理運營的機制：1）知識管理崗（知識組織）制度，知識庫運營過程中，所涉及到不同崗位的崗位職責要求，任職資格等。 通過對人力的規範，對每個崗位知識貢獻的規範，確保知識庫有活水來源。2）知識發布規範，知識庫中所發布知識的格式要求、標題命名、必填項、用詞、字體大小等具體規範細節要求。 通過對知識標準的規範，確保入庫的是知識而非數據垃圾，或者無法辨認的信息噪音。3）知識更新制度，各相關部門、崗位，知識更新頻率、數量、時間、更新範圍的制度要求。通過更新制度的規範化，確保知識庫的更新效率，不會因為更新不及時造成實際用的與知識庫的版本時間差過大。4）知識管理使用規範，知識使用密級設定，保密要求，使用範圍和版本應用規定等。 確保知識應用過程中的安全、傳播範圍，避免知識庫許可權設定之外的其他人為因素造成使用不規範，對組織造成傷害的情況。5）知識考評制度，對突出知識貢獻的情況予以表彰，對知識管理比較消極的予以懲罰，逐步通過獎懲規定將知識管理納入日常考核體系。 以正激勵和負激勵相結合的方式，鼓勵員工經常使用知識庫，同時也懲戒哪些消極的，抵制的情緒和做法。五、知識庫建設的五個步驟按照知識管理中心對知識管理的研究和諮詢實踐，知識庫建設必須遵循以下五個步驟：

1、 明晰核心知識在設計企業中有各種各樣的知識，按知識內涵可分為：核心類知識和一般類知識；按知識類型可分為：文書類知識、專門類知識和特種類知識；按知識形態可分為：顯性知識和隱性知識；按企業層次可分為：個人知識、團隊知識、部門知識、組織知識、組織間知識；按知識生成可分為：購置設備類知識、知識生產類知識、學習實踐類知識和制度建設類知識；按競爭層次可分為：內容類知識、方法類知識和標準類知識。而在知識管理的實踐中，並非每類類型知識都需要去管理。所以在知識庫建設的初期必須明確要管理的知識類型、其價值在何處，這樣才不至於眉毛鬍子一把抓，導致核心知識和外圍知識都無法很好管理的狀況出現。2、 確定知識來源人是知識的載體，也是知識產生、組織、利用、創新的源泉。在知識庫建設中，必須明晰知識的來源：誰應該產生何種知識，他為什麼要產生。如果不能結合組織內的每個崗位、流程去分析，那麼就很難要求知識共享，在這種情況下即便產出了「知識」，就類似於案例中展示的知識的價值也不能保證。還有一個問題就是員工為什麼要共享，這是知識管理的動力問題。3、 科學梭理知識如何將產生出來的知識進行整理、系統化、合理的分類和提供檢索工具才能方便人們自如的獲取？在工作中產生出來的知識我們經常稱作「知識碎片」，大都是不系統、零散的，在知識的組織階段也需要做「知識碎片」的系統化工作。在案例中，論壇產生的信息和「知識碎片」到底有多少可用性，是一個值得考慮的問題。在知識管理中心的諮詢實踐中，對於社區、論壇等產出的「碎片」需要先進行第一步的處理，類似於BBS的精華區分類、整理，然後再經過知識的入庫流程，加入審核、標準化的工作才能加入知識庫。4、 促進知識利用知識本身沒有價值，只有被利用的知識才能發揮作用。我們經常見到有許多「宏偉」的知識庫，但是從來沒有人去用。在案例中導致知識不能被充分利用的原因，除了知識本身是「知識碎片」外，還有一個重要的原因是這些知識跟具體的業務是無關的、分離的、「兩張皮」的，要解決這個問題需要在第二步做知識的產出分析的同時做知識的利用分析，從知識使用者的角度去分析他們的具體需求：為完成某個工作，需要哪些知識、這些知識該如何表達和傳遞。5、 鼓勵知識創新創新並不神秘，只有創新才能贏得持續的競爭優勢，而所有的業務、管理、技術創新第一步都是先要有知識創新。在知識原料的基礎上，根據需求做知識分析和推理，只有這樣才能令到知識庫成為源頭活水，不斷豐富。六、知識管理與知識庫涉及的信息技術●Internet、內部網（Intranet）和外聯網（Extranet）●資料庫管理系統（DBMS）●存貯結構技術（Storage Architectures）●元數據技術（Metadata）●推技術（Push Technologies）和拉技術（Pull Technologies）●群件技術（Groupware）●數據倉庫（Data Warehouse）●數據挖掘技術（Data Mining）●多維度分析技術（Multidimensional Analysis）●圖形處理與管理技術（CAD Analysis and Management）●文檔管理技術（Document Management）●信息查詢與檢索引擎技術（Information Search andRetrieval Engines）●工作流技術（WorkFlow）●共享技術（Sharing Technologies）●聯機分析處理技術（Online Analytical Processing，簡稱OLAP）●中間件技術（Middleware）七、知識庫建設的六大收益1、 防止知識流失員工是設計企業最大的人力資本，也是「知識資本」或「智力資本」，作為一種無形資產和源泉，其知識和經驗都存儲在各自的大腦里，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，設計企業將承擔知識流失的風險和高額人力資源成本。建立設計企業知識就是要防止知識的流失，降低這種風險和成本。2、 實現知識共享知識庫著眼於整個單位與各相關單位、各部門、子公司之間的遠程異地知識共享。通過知識共享、運用集體的智慧提高應變能力和創新能力，也是設計企業為實現顯性知識和隱性知識共享提供新的途徑。同時，將分散於各人機器上的設計成果（如設計標準、設計規範、設計圖庫、設計策劃等創作經驗）轉換到計算機里進行統一管理，並利用計算機的聯網（企業區域網）和檢索技術，便於員工獲得所需的知識資源，保證適當的人、在適當的時間、找到適當的信息/文件，改變了散亂的管理方式，大大利用了現有資源，參考了以往經驗，減少了重複勞動，從而提升了員工個人在工作、決策、問題定義和解決等方面的能力。3、激勵員工參與激勵員工參與知識共享，在設立或明確知識歸口管理部門和建立知識管理制度下，把員工所擁有的個人經驗、方法、訣竅、洞察力、靈感等，通過交流、研討、總結、報告和利用紙張、錄音帶等載體形式記錄並保存下來，令到組織內的知識得到有效的存儲、利用、沉澱、創新和共享，形成良好的組織氛圍，逐步轉變成知識型組織。4、推動終身學習現代企業發展逐漸從依靠資本積累轉向依賴於知識積累和更新。對學習的方式也提出了新的要求，即從學校學習將轉化為終身學習，以適應知識的不斷更新。利用企業知識檔案資源進行開發和享用，經常性地開展培訓教育活動，不斷更新員工的知識，提高其綜合素質和創造能力。5、利用外部知識在發揮企業知識檔案作用的同時，開發、利用和衡量企業外部的知識資源，借鑒他人的成果，利用他人的知識信息和資源。這就需要企業密切與供應商、合伙人、聯盟、顧客和競爭者或競爭對手及其他機構（簡稱客戶）的關係，因此，在實際交往活動中，有更多的學習和獲取知識的機會，通過挖掘客戶的知識庫，為我所用，更好地充實企業知識檔案和發揮知識的價值作用。6、增強競爭能力現代企業競爭是知識競爭。通過從設計檔案和各種網路上的資料庫或資料庫獲取所需的知識資源，組織內的知識得到有效的存儲、利用、沉澱、創新和共享，形成良好的組織氛圍，逐步轉變成知識型組織。這是更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合設計企業需要。因此，知識、經驗的獲取和積累對設計企業競爭力的幫助極大，可以培養企業的創新能力和集體創造能力。同時，不斷來提升設計企業文化的內涵。企業知識管理能力決定企業的競爭優勢，設計企業知識庫的質和量又決定知識管理推廣和應用的效果。所以，為了提高競爭力，設計企業必須以知識管理為理念首先構建合理有效的知識庫，實現經驗和知識的有效積累、利用和增值，提升整個設計企業個人和組織的核心競爭力。——緯衡科技
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