活多干不完？提高工作效率14法

親，有沒有感覺活兒很多？總是加班加點都干不完？其實效率！效率！關鍵在效率！今天，我們一起學習一下如何通過改變一些工作生活習慣，從而大大提高您的工作效率。

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保持工作環境乾淨而有序

有的時候，提高工作效率就是清除一下工作區域的垃圾那麼簡單。雜亂的工作區域會妨礙您的效率。如果您不斷地從堆成山一樣的文件中翻找特定的東西，工作時間就被大大的浪費了。只把每天都需要的東西拿出來——其他的東西應該放得遠遠的，但是也要能被迅速找到。

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如果您在辦公室工作，安排好您的辦公空間和桌子，這樣您就可以迅速輕鬆地找到任何需要的東西。如果不在辦公室工作，也是同樣的原則。例如，如果在一個自行車修理店工作，保持工具乾淨而有條理，這樣就可以在需要的時候瞬間找到它們。幾乎所有的工作區域變得整潔之後都會提高效率。

在處理大量文件的工作室工作的人員應該創建一個有條理的歸檔系統。把經常用的文件放在手邊。其他的文件按照字母順序（或其他）進行歸類。

2

保持工作環境中有大量的儲備資源

確保有工作需要的材料和工具。在辦公室，這意味著您需要打孔器、起釘器、計算器之類的東西。在辦公室之外，所需的工具是不同的，但基本原理是相同的——在開始工作之前，拿到需要的工具。科學家們用複雜的圖形應用程序工作，機械師需要套筒扳手工作，他們都需要在開始工作前把工具準備好，這樣是有好處的。

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這也意味著，您需要確保當自己需要任何工作中可能需要的東西的時候，都可以及時拿到——訂書機里得有訂書釘，木匠需要釘子，教師需要粉筆，等等。

確保您的工具維護良好。如果工作必需的一件工具壞掉了，那麼它會阻礙完成工作的其他部分。定期花幾分鐘時間來清理和維護工具，從長遠上看是節約時間的。

3

保持一個統一的作息

如果您做事一直都憑著感覺走，沒有計劃，那麼稍微付出一點努力來計劃一下您的一天，就可能會提高工作效率。為了讓作息真正高效起來，讓自己堅持一個大的計劃（可以在您的辦公室或小隔間內放個日曆，來做長遠的日程安排）。不要有好幾項時間安排，或者用很多非常容易丟掉的紙條來寫時間安排，這樣會讓工作變得更複雜。只需要一個特定的、可以查看自己需要做什麼工作的地方就可以了。

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通過創建「待辦事項」列表整理每一天的安排。從最高級別的工作開始，把它們最先完成。把不太重要的任務放在名單最後。從列表的最開始進行工作。如果您在一天結束的時候沒有完成，第二天就先解決未完成的項目。

為最重要的項目建立一個時間表和截止時間，要現實地想想它們所需要花的時間。不希望自己失敗吧——最好在項目開始的時候預留更多的時間，不要在快截止的時候再匆忙計劃。

4

不要分心

不同的工作環境會讓人有不同的雜念——有時候會碰上一個特別健談的同事，讓您沒法集中注意力。也有可能極度安靜，造成一種無聲的壓迫感，即使是一點點聲音也會對您造成干擾。做您必須要做的事情，以此來集中注意力。如果在工作的時候可以放心聽音樂，戴一個MP3播放器。甚至可以在工作的地方貼一個紙條來提醒同事不要讓您分心。這可能看起來很粗魯，但事實並不是這樣的——這是讓別人在您工作的時候離開的一個合理而有效的方法。記住，您可以在吃飯和休息的時候進行應酬和社交。

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一個很常見的分心的原因就是瀏覽娛樂互聯網網站。一項研究表明，大約三分之二的人每天都會浪費一點時間在與工作不相關的網站上。幸運的是，大多數瀏覽器允許下載免費的插件來阻止您訪問問題網站。搜索您的瀏覽器的擴展商店，找到"廣告攔截軟體"或"生產力小助手"。您應該會得到一些免費而有效的產品。

另外一個避免分心的好方法是對電話進行篩選（為了避免不必要的電話交談）並盡量減少電話會議。

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利用休息時間辦理私事

有一個奇怪的現象是，「休息」可以提高而不是阻礙您的工作效率。首先，休息一下可以讓疲勞得以緩解。如果沒有休息，可能會變得疲勞，工作變慢，熟練度變低。第二，休息時間給您處理那些分心的事情的機會。利用休息時間做那些可能會影響工作的事情。您是不是發現自己在工作的時候在想著給一個親戚打電話？在休息的時候再打電話吧，不要分心！

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二制定有效的工作策略

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把責任轉化為可管理的小部分

把大的項目分解為小的——如果這個項目足夠大，是很容易進行分解的，直到您在截止日期之前完成了整個項目後，再去處理一些不重要的工作。作為一個高效的工作者，應該先做最重要的事情，即使這只是整個大工作的一小部分。完成一個大項目中的一個小項目，不如完成一整個小的項目收穫到的成就感多，但是這是利用時間的聰明的辦法。從長遠來看，如果您每天完成一點點，會更加快速地完成您最重要的任務。

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例如，如果您在一個月的時間裡要完成一個大的演講，在今天就設立一個大的目標。它並不十分費時，所以不會讓您從其他工作中分心，但這是讓您更快、更容易地完成其餘部分的重要的第一步。

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把任務分散開來，減輕您的工作負擔

把複雜的工作分成幾個，分配給一個或更多的下屬，節省自己的時間。不要把那些只有您知道如何完成的任務交給下屬。相反，給他們耗時而單調的任務，這樣您才能夠把自己的才能發揮到更重要的工作上。如果您打算分配工作，記得要盯著您的下屬，給他/她一個最後期限，並給予獎勵——如果他們覺得您欣賞他們，他們會在未來的工作中更努力。

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如果您是一個實習生，一個入門級的員工，或者是別的公司中的底層員工，也可以嘗試分配特別單調的工作給跟您一個級別的員工（當然要得到他們和上司的許可）。如果得到了同事的幫助，要準備好回報他們！

如果您跟老闆關係很好，甚至可以問問他是不是可以把任務分配一些給別人來幫助！

3

保持會議精簡

每個人都痛恨會議——根據調查，幾乎一半的受訪者認為開會是浪費工作時間的罪魁禍首，浪費在開會上的時間甚至比花在個人和娛樂網站的時間都多。會議對於討論未來目標、建立未來方向等事情是至關重要的。然而，會議總是會慢慢變得冗長，消耗一天當中的幾個小時（或者在一些極端情況下要消耗幾天），但還是做不出任何重要的決策。下面有一些讓您的會議儘可能有效的提示：

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每次會議前，制定一個議程，以便充分利用時間。也要計劃好解決每個議題要用多長時間。儘可能堅持您的議程，如果其他議題出現，建議他們可以私下在辦公室討論。

儘可能邀請最小數量的人參加。讓參會者人數儘可能減少，就可以降低因為談話而使話題改變方向的可能性。這樣同樣可以讓那些不需要參會的人堅守自己的工作崗位。

儘可能減少幻燈片展示。對於進行幻燈片（PowerPoint等等）放映是可以幫助還是阻礙會議的效率尚且有爭論。但有一點是明確的：如果在使用幻燈片進行展示，儘可能簡潔。使用幻燈片來顯示無法通過語言表達的照片和數據，而不是整個演講內容。

最後，有一個總體原則，在啟動會議前得知道您要決定什麼，並儘快做出決定。

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把辦公室鬧劇扼殺在萌芽狀態

不幸的是，工作場所總是存在可怕的壓力。如果針鋒相對，可能會立即導致衝突。這可能意味著您或者跟您產生衝突的人，或者你們倆需要做出真誠的道歉。要儘早解決這件事。如果忽視這個問題，從長遠來看，工作效率會降低，因為要浪費時間在這個人身上，躲開他/她所在的工作場所。更重要的是，職場鬧劇會毀了您的效率和心情！

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不要害怕介入調停。公司知道衝突和不合會妨礙工作，因此很多僱主的具體職責也包括在工作場所解決糾紛。如果您因為和某人一起工作而感到沮喪、傷心或害怕，請聯繫工作場所的人力資源人員。

當這些都說了和做了之後，您不必非得和衝突的同事成為朋友——只需要能夠與他/她一起工作即可。在工作場所中要禮貌而得體，即使是面對討厭的人也一樣。

三改變生活方式

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很好地休息

疲憊絕對無法提高任何人的工作質量。疲憊會讓您的工作能力下降，無法很好地表現自己，並且，如果睡眠出現問題，可能會在重要會議上出現尷尬的場面。此外，睡眠嚴重不足和各種健康問題都是相關聯的。不要因為生病了而在辦公室睡覺，或者是錯過工作——儘可能在晚上保證7-8小時的睡眠。

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在最好的情況下，疲勞工作會讓您分心。在最壞的情況下，它可能導致嚴重的安全問題。如果您在與人民的安全高度相關的地方工作（例如，如果您是一個空中交通管制員或者是開卡車的人），保證充足睡眠就是當務之急。

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鍛煉

科學已經證明，良好的鍛煉方案可以提高工作情緒和工作效率。對於久坐辦公室的人來說尤其如此。如果您花大部分的時間坐在電腦前，每天多花一點時間鍛煉—— 這不僅會讓您在工作中更容易坐得住，也會使您感到更快樂，頭腦更清晰，並且更主動。

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如果您是第一次訓練，嘗試適度的心肺鍛煉與力量訓練相結合。

3

保持良好的心情

如果您想提高工作效率，可能就會以極其嚴謹認真的態度對待工作。通常情況下，這不是一個好主意——您可能會在短期內提高工作效率，但是如果在工作中從來沒有享受到樂趣，就很容易讓自己透支，導致疲勞、壓力大、缺乏動力。盡量保持昂揚的精神狀態——如果您在工作中心情不錯，會更容易保持動力和雄心。去做一些小的事情來改善您的情緒，不會妨礙到工作效率 ——戴上耳機聽音樂，做拉伸運動，或者到休息室平靜地休息一會兒。

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充分利用您的用餐時間——利用這個機會享受美食，跟職場中的朋友講講笑話。

小心使用咖啡。當您特別沒有精力的時候，咖啡是很好的提神工具，但是如果每天都喝，會對它產生依賴，也不會有任何益處了。

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給自己動力

如果您有一個很好的理由來工作，那麼工作起來就更容易有效率。如果有時候覺得有困難，想想參加工作的最重要的原因——您的人生目標、夢想、對自己的定義。把工作當成實現某種目的的手段——這種目的是您最後對生活的定義。如果您喜歡您的工作，盡量想想工作給您帶來的感受 ——在完成工作之後是不是覺得特別滿足呢？

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想想您的工作讓您擁有的美好的事物。也許通過工作賺來的錢買到了房子或汽車，也許工作可以讓孩子上學。想想工作的「好處」。

想想不工作的後果。丟掉收入來源之後必須放棄什麼？會怎麼影響到家人或者身邊的人？

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獎勵自己

如果您已經成功地提高了工作效率，慶祝一下——這是您應得的。改掉壞習慣來養成好習慣是不容易的，因此要獎勵自己的辛勤工作。在周五下班之後喝一杯，在晚上跟一些朋友出去玩耍，或者只是躺在床上拿著一本書——做些讓您在漫長的一周工作時間之後感到快樂的事情。獎勵自己增加您的成就感，這是保持動力的一個重要步驟。

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您的獎勵不一定非得特別隆重，也不要花很多的錢。一般的適當的獎勵是最好的。

來源：wikihow

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