Excel用得好那是神器，用不好就只是個電子表格

Excel是Office三大神器當中最神秘、但也是最能提高你效率的工具了。而我們中的太多小夥伴，卻一直把它當做是個「電子表格工具」。

今天和領英小編一起漲姿勢，學會下面這些神技，你的Excel分分鐘超過90%的同事！

還在把Excel僅僅當成一個畫表格的工具？

圖樣圖森破。

看看下面這張圖。

它顯示的是美國紐約曼哈頓的24小時人口活躍圖。

分析公司DarkHorse Analytics 從美國勞工統計處獲得數據，並製作了這張二十四小時會唿吸的地圖，顯示曼哈頓的工作與在宅人口。

利用條件格式與小方塊，地圖便在 Excel 上被視覺化了。每個 GIF 圖的框架就是一張 Excel 的螢幕截圖。

什麼？你說這還是專業設計師的工作，你用不著？

那下面這些技巧，你一定用得著。

1. 快速求和？用 「Alt =」

Excel的函數功能非常強悍，求和應該是最常用到的函數之一了。只需要連續按下快捷鍵「alt」和「=」就可以求出一列數字的和。

2. 快速選定不連續的單元格

按下組合鍵「Shift F8」，激活「添加選定」模式，此時工作表下方的狀態欄中會顯示出「添加到所選內容」字樣，以後分別單擊不連續的單元格或單元格區域即可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。

3. 改變數字格式

Excel的快捷鍵並不是雜亂無章的，而是遵循了一定的邏輯。

比如你想快速改變數字的格式，比如<Ctrl shift 4>就能立刻把數字加上美元符號，因為符號$和數字4共用了同一個鍵。

同理，「Ctrl shift 5」能迅速把數字改成百分比（%）的形式。

4. 一鍵展現所有公式 「CTRL `」

當你試圖檢查數據里有沒有錯誤時，<CTRL `>能夠一鍵讓數字背後的公式顯示出來。

「`」鍵就在數字1鍵的左邊：）

5. 雙擊實現快速應用函數

同一個函數就不用一個一個敲啦。當你設置好了第一行單元格的函數，只需要把游標移動到單元格的右下角，等到它變成一個小加號時，雙擊，公式就會被應用到這一列剩下的所有單元格里。

這是不是比用滑鼠拖拉容易多了？！

6. 快速增加或刪除一列

對於那些整天要和Excel打交道的人來說，這個竅門或許能為你節省一點時間。

當你想快速插入一列時，鍵入Ctrl Shift 『=" （Shift 『="其實就是 號啦）就能在你所選中那列的左邊插入一列，而Ctrl 『-『（減號）就能刪除你所選中的一列。

7. 快速調整列寬

想讓Excel根據你的文字內容自動調整列寬？你只需要把滑鼠移動到列首的右側，雙擊一下就大功告成啦~

8. 雙擊格式刷

格式刷當然是一個偉大的工具。不過，你知道只要雙擊它，就可以把同一個格式「刷」給多個單元格么？

9. 在不同的工作表之間快速切換

在不同的工作表之間切換，不代表你的手真的要離開鍵盤（可以想像如果你學會了這些酷炫狂拽的快捷鍵，你根本不需要摸滑鼠）。

「Ctrl PgDn」可以切換到右邊的工作表，反之，「Ctrl PgUp」可以切換回左邊。

呃，不過Mac用戶似乎與這個快捷鍵無緣了……

10. 用F4鎖定單元格

在Excel里根據函數填充數據的時候，有時候你希望你引用的單元格下拉時隨之變化，也有時候你並不這麼想。當你要「絕對引用」——也就是鎖定單元格的時候，你必須在行列前加$符號。想手動去打這些美元符號？簡直是瘋了…

其實有一個簡單的技巧，就是在你選定單元格之後，按F4鍵輸入美元符號並鎖定；如果你繼續按F4，則會向後挨個循環：鎖定單元格、鎖定數字、鎖定大寫字母、解除鎖定。

如果你覺得上面這些太基礎，那麼下面這些函數就專供進階大神們享用了！

函數（公式，Formula）是Excel區別於其他軟體的神奇之處，然而我們中的太多人都把Excel用成了普通的表格工具。

1. NETWORKDAYS和WORKDAY函數

如果你的老闆問你，今天距離元旦還要工作多少天？

你難道真的要對著日曆一天天去數、一月月去算嗎？

太年輕。

Excel里的networkday 函數返回起始日期（start_date）和結束日期（end_date）之間完整的工作日數值。工作日不包括周末和專門指定的假期。

可以使用函數 NETWORKDAYS，根據某一特定時期內僱員的工作天數，計算其應計的報酬。

而如果你的老闆有一天忽然開始思考未來，他抓住你，問你，從現在開始再工作1000天，是哪年哪月哪日？

別哭。

有這樣的老闆不是你的錯。丟給他這個GIF圖：

沒錯，這個函數返回的常常是個數字，不是Excel算錯了，是你的數字格式有問題，按下Ctrl Shift 3，就能顯示日期啦！

2. IF函數

If函數的意思就是「如果」啦，如果滿足某個條件，就返回一個值，如果不滿足，就返回另一個。

If函數的語法是這樣的：

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

其中，logical_test 是要測試的條件。 value_if_true是這個測試的結果為 TRUE 時，您希望返回的值。

比如，下面這個GDP表格里，小編根據數值是否高於500萬來給對應的國家打上「poor」或「rich」的標籤。

3. SUMIF 函數

Sum的意思是「加和」，再加上「IF」，意思就是對範圍中符合指定條件的值求和。 例如，假設在含有數字的某一列中，需要對大於 1000000 的數值求和。 請使用以下公式：

4. Trim() 函數，處女座福音1

這個函數可以輕鬆把單元格內容里的空格去掉。例如=trim(A1)，如果A1單元格里有空格，這個公式會只顯示其中非空格的內容。

5. Clean()函數，處女座福音2

Clean函數可以用來刪除文本中不能列印的內容。其他應用程序或者其他格式的數據導入到Excel里，經常會有一些莫名其妙的亂碼和字元。現在，只消一個神奇的Clean函數你的數據就立馬變得乾淨整齊啦！

比如下面這個函數應用之後，莫名其妙的多行空格就不見了。

6. SUBTOTAL函數

SUBTOTAL函數其實是個函數組，就是返回一個列表或資料庫中的分類匯總情況。

SUBTOTAL函數可謂是全能王,可以對數據進行求平均值、計數、最大最小、相乘、標準差、求和、方差。

想算什麼算什麼有木有！

7. SUMPRODUCT函數

這個函數的功能是在給定的幾組數組中，將數組間對應的元素相乘，並返回乘積之和。

SUMPRODUCT函數的語法是：SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...) 其中Array1是必需的，其相應元素需要進行相乘並求和的第一個數組參數。Array2, array3……都是可選的。

比如，下面這個裡面的函數目的就是把兩組數字對應乘起來再加和。

8. Text函數

Text函數能夠將數值轉化為自己想要的文本格式。

TEXT 函數還可以使用特殊格式字元串指定顯示格式。 要以可讀性更高的格式顯示數字，或要將數字與文本或符號合併時，此函數非常有用。

例如，假設單元格 C 中包含一組數字。 要將此數字的格式設置為美元金額，而且保留兩位小數，您可以使用下列公式：

=TEXT(C1,"$0.00") & "每小時"

Text函數的語法為：=text(value,format_text)。Value為數字值。Format_text為設置單元格格式中自己所要選用的文本格式。

9. SMALL & LARGE 函數

SMALL函數可以用來找到一串數據中的第n小的值。例如SMALL(B2:B20,3)能夠找到B2到B20的範圍內第3小的數字。

同理，LARGE函數就是用來找最大值的啦。

看看下面這些國家裡排名倒數第三的國家GDP是多少？

10. INDEX MATCH函數

INDEX MATCH函數堪稱是Excel里的神器，很多人甚至將這個函數的使用熟練程度作為判斷其Excel掌握情況的標準！

這兩個函數有些複雜，搬好小板凳，我們來慢慢說。

index（r,n）是一個索引函數，在區域r內，返回第n個單元格的值。

而 match(a,r,t)是一個匹配函數，t為0時，返回區域r內與a值精確匹配的單元格順序位置；t為1時返回區域r內與a值最接近的單元格順序位置（漢字通常按拼音字母比較，數字按值比較，數值符號按位值比較）。

通常可以將兩個函數聯合起來進行表間關聯關係查詢，通過match函數找到匹配單元位置號，再用這個位置號，通過index函數找到與匹配值對應的關聯值。

還是不懂？

沒關係。

現在領英小編得到這麼一組零件的規格數字（不要問小編要零件做什麼用，小編本來就是搬磚的，今天為了你們也是蠻拼的）。

……

這個表格還很長，估計有個……100行吧。意思就是，左側的規格，對應右側的重量。

現在小編拿到一大堆這樣的零件，經過千辛萬苦，終於把這些零件的規格都搞清楚了，並且列出了下面組數字。

現在，老闆忽然走過來：

小編，對，就是你！再對照表格，把每個零件的重量給我標記出來！

……

100多個你讓小編一個一個填！那要是1000多個呢！？

領英小編想摔桌子，憑什麼讓我搬磚！

但是我忍住了。

因為小編早已看穿了一切。

我留了一手，Index Match剛好配上用途！

通過在前面的那組數字中查找規格，我很快得出了對應的重量。

我們來看看到底怎麼算的。

=INDEX($B$2:$B$100,MATCH(D2,$A$2:$A$100,0))

這個公式里，MATCH(D2,$A$2:$A$56,0)的意思是在A2到A100的區域里查找和D2（也就是你的零件）規格「嚴格匹配」的那一行，「0」的意思就是嚴格匹配。

找到這一行的數字之後。Index函數的功能就是在B2到B100的區域內找到這一行，並且返回相應的重量數字。

於是你的零件重量不就出來了？

之所以都加了「$」是為了讓這個區域「絕對引用」，不管我怎麼下拉，這個區域都是固定的。

老闆滿意了，小編也放心了。

還不會？

沒關係，複製這裡慢慢學：

https://support.office.com/zh-cn/article/使用-VVLOOKUP、INDEX-或-MATCH-查找值-7144ef3f-e322-4f95-9e96-f1d743270438

1. 你知道嗎？Excel可以插入截圖！

目前很多軟體都提供截圖插件，比如QQ和微信都有快捷鍵。但是有時候在用office編輯文檔的時候需要截個圖，那麼這個技巧就是很方便的。

Office（包括word excel ppt）的插入選項卡下有一個「屏幕截圖」選項，這幾個字下面有一個小三角，點擊小三角會出現一個「可用視窗」，點擊「屏幕剪輯」，稍等2秒，等屏幕變模糊，就出現了十字形的截圖游標，選擇區域即可截圖。

或者直接點擊可用視窗下面的窗口（下圖中有兩個窗口），即可完成全屏截圖）。

2. 條件格式讓你的數據可視化起來

條件格式（Conditional formatting）是指當指定條件為真時，Excel自動應用於單元格的格式，例如，單元格底紋或字體顏色，或者給單元格前面加上一個紅綠燈。

使用條件格式最大的好處就是可以為你突出顯示你想要找的數據，如果再結合使用公式，條件格式就會變得更加有用。

例如，我想在以下數字中用顯著的格式體現出各個國家的GDP情況。

你可以做成這樣：

或這樣：

以及這樣：

很酷炫吧！

條件格式還可以和上面的函數共用，當滿足某個條件時呈現某種格式。所有上面這些內容都是可以融匯貫通的。

為什麼別人做事總比你快？這下明白了吧。如果你也學會這些神技，放眼望去，你的Excel已經超過90%的同事了。▲

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2015 領英 保留所有權利

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