經理人，你每天都在「救火」嗎？

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我們生活當中最重要的事情，很多時候不見得很緊急，例如制訂你的健身計劃；而緊急的事情，也不見得一定重要，例如，你家裡來了不速之客，你不得不招待他。許多人每天生活在一連串的「緊急事件」當中，當事情很緊急的時候，不論是否重要，不論我們正在做些什麼，通常我們都會，或是必須立即反應處理。需要我們去立即處理的緊急事件總是會發生的，但是當生活當中絕大部分都是「緊急事件」，讓你應接不暇的時候，就是一個很大的問題了，你會：無法去完成你每天最重要的事項，重要的事情都被拖後，之後到了最後期限又變成更多的「緊急事件」。 每天感覺「事情太多了，但又總是覺得工作進展很慢」。 長期壓力過大，心理和身體都出現問題。 沒有時間關心家人，親情與感情生活出現問題。要解決這個問題，你要開始去多做些未來的「重要任務事項」，要了解哪些才算是「重要任務事項」，你就必須很清楚每一件事項的輕重緩急「優先序」。時間管理大師艾力克·麥肯錫最早提出分開任務事項的「重要性」與「緊急性」，來幫助了解事情的優先序；史蒂芬·柯維在《高效能人士的七個習慣》中，更清楚地定義了著名的優先序表格：緊急不緊急重要象限I象限II不重要象限III象限IV柯維的主要觀點是：多將時間花在「重要，但不緊急」的象限II。安東尼·羅賓斯在《The Time Of Your Life》培訓當中的「Time Targets」，更加貼切地闡述了這個觀點。我依據這些頂尖大師的理論，發現在實際工作與生活當中，這樣一個「高效優先序靶」更能夠表達出優先序與重要性的關係：

A. 重要，不緊急最靶心的區域，也就是在「時間線」右手邊「未來」的重要但不緊急的事項。是否重要，是依據能不能帶領你更加靠近你的事業與人生目標來決定。這個是你要專註的區域，如果你能夠多花時間與精力在這個區域，就可以減少之後緊急事件的發生，久而久之，你對工作與生活的掌控度就會提高。例子：預防與準備的工作，訂計劃，改善溝通能力，照顧自己的身心健康，個人學習成長，投資自己參加培訓，人脈拓展與管理，收納管理，培訓手下，練習授權，理財投資規劃，對你身心有益的休閑減壓。B. 重要，緊急這個區域大多數人應該很熟悉了，就是你每天遇到的「立刻要做」的、「火燒眉毛」的，而且是重要、必須完成的任務事項。這些事項大多數是無法避免的，但是太多了你將會被「燒盡」，所以你要儘力減少這類緊急事件的數量，方法就是在重要的事項還沒變成緊急事項之前，先在前面的A區就將其完成。例子：危機、急迫的問題事件，逾期的項目、任務，老闆要求立刻辦理的事情，客戶嚴厲的投訴。C. 不重要，緊急許多不重要的事情，因為它的緊急性，容易讓你誤以為很重要，其實與你的目標沒有什麼關聯，如果你立即去做，就等於你寶貴的時間被人搶了，你要練習拒絕它們來打斷你正在執行的重要事項。例子：不速之客來訪，不重要的電話、電子郵件，不重要或是沒有產出的會議，吸引你注意力的一些活動，不好意思拒絕的要求。D. 不重要，不緊急這是大多數人想要逃避現況的時候，去做些不用動腦筋、消磨時間的事情，或是一些對你沒什麼幫助（甚至有害處）的玩樂或活動。做完這些不會讓你更有精力，或是更快樂，大多數時候除了讓你暫時從現實中逃避一會兒之外，沒有什麼好處。例子：看沒有營養的電視節目，上網閑逛，沒必要的應酬，打遊戲機，做瑣碎小事，與人八卦閑聊，看垃圾郵件。這個「高效優先序靶」的目的，就是要你化被動為主動，時時專註在靶心A區，一步一步地開始掌控你的生命。依據在ABCD各區花費時間的百分比，可以判斷一個人的特性：A區重要，不緊急B區重要，緊急C區不重要，緊急D區不重要，不緊急0%0%40%60%完全迷失型5%25%30%40%漫無目標型5%50%25%20%忙碌大眾型10%80%10%0%工作狂型40%40%10%10%高效人士型50%40%5%5%高效冠軍型你可以給自己評估一下，看看你現在在每一個區各花多少時間，再給自己一個目標，你希望在3個月後、半年後，如何增加A區的比重，看看自己可以達到什麼樣的程度。
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