提高工作效率的三個小秘訣

本文為與《創業者》雜誌（Entrepreneur）的合作內容，最初發表於Entrepreneur.com。

所有人都在想方設法地提高工作效率。關於工作效率的話題通常會涉及到緊張的時間管理系統，你必須把自己的時間放到象限里，或者下載一個新的應用。儘管出發點是好的，但一周後，你又將恢復到拚命記住所有事情、四處奔波、疲於奔命的狀態。

大多數提高工作效率的方法都存在一個問題：它們都需要對個人日常生活做過多的調整。一個整天忙忙碌碌的人，不可能在一夜之間便能適應有條理的時間安排。他或她需要更多時間才能改變。下面是三個雖不起眼但卻可行的大幅提高效率的方法。

1. 明確設定會議時間和工作時間。

如果你總是在工作任務、客戶預約和員工會議之間奔波，你會感覺疲於應付，而且你還會遇到更多干擾。因此，可以嘗試拿出幾周時間只用於會議，幾周時間專門用於完成工作。在計劃用於會議的時間裡，你可以與客戶、員工和承包商會談，中間的空閑時間用於完成工作任務。

而在非會議時間，工作將是你的唯一重點，你要拿出時間深入研究項目，完成工作任務。要堅持自己的時間安排，在此期間不要計劃其他事情。可以使用熒光筆，在日曆上做一個醒目的提醒。

2. 在所有項目之前劃定緩衝期

在最終期限到來之際，還在為完成任務而奮戰，必然會令人疲憊不堪。如果你有一場重要的會議，一次重要的客戶演示或項目啟動，你應該在實際最終期限48小時前完成準備工作，並且要始終堅持自己設定的較早期限。

這樣一來，在真正的最終期限到來之前，你便有一個緩衝期，使你可以後退一步，得到喘息的機會，而且你可以更清晰地進行觀察，甚至會發現一些需要調整的地方。在進行演示或提交商品之前，最後一次處理內容中的細節問題。

3. 用好便利貼。

同時處理多項任務，最終的成效並非更高，而是更低。研究顯示，多任務處理效率低下。因此，不要採用「制定一個待辦事項清單，然後去逐項完成所有任務」的方法來提高效率，而是應該每天首先瀏覽一下手頭的任務，然後選擇自己當天需要完成的項目，任務數量到寫滿一張3x3英寸的便利貼為止。（不要使用比普通列印字型大小更小的字型大小來欺騙自己。）

這些任務便是你一天工作的中心。如果你真正專註於完成一些小的關鍵任務，最終你會發現自己完成的工作更多。

對於大多數繁忙的創業者而言，做到百分百井然有序是不切實際的幻想，就好像要實現「收件箱零郵件」一樣。如果真能做到井然有序，當然是好事，而且也應該是每個人努力的方向，但未來總會有更多任務出現。與其為了效率而嚴格控制每天的時間，不如給自己更大的迴旋餘地。你會慢慢地控制自己，逐漸變得更加專註，完成自己的工作，但又不會感覺疲憊。（財富中文網）

譯者：劉進龍/汪皓