高手之所以成為高手，是因為這點做的比你強

導讀：高手與普通人之間的差距，有時就是一厘米，這一厘米可能是對目標的堅持、是做事的章法、是做事的效率、是做事的細節······

做任何事都少不了時間，時間是必須具備的一個條件。但是對這項最特殊的、無可替代的和不可或缺的資源，絕大多數人卻都以為可以取用不竭。而有效的管理者與其他人最大的區別，就是他們非常珍惜自己的時間。

要了解時間是怎樣耗用的，從而據以管理時間，我們必須先記錄時間，但我們卻一直把時間浪費在並不太重要的工作上。在那些工作中，時間的利用和浪費，充其量只會對效率和成本稍有影響而已。而在某些越來越重要的工作領域，我們卻沒有應用這套方法，尤其是那些時間因素特別重要的知識工作，特別是管理者的工作。

要知道，只有在這些方面，時間的運用和浪費才是直接攸關有效性和成果的。要提高管理者的有效性，有這麼兩件事是托推不掉的。

01 記錄時間耗用的實際情形

事實上，許多管理者都備有一本小冊子，自己記錄，也有人請秘書小姐代為記錄。重要的是，必須在處理某一工作的「當時」立即加以記錄，而不能事後憑記憶補記。

許多有效的管理者都經常保持這樣的一份時間記錄，每月定期拿出來檢討。至少，有效的管理者往往以連續三四個星期為一個時段，每天記錄，一年內記錄兩三個時段。有了時間耗用的記錄樣本，他們便能自行檢討了。半年之後，他們都會發現自己的時間耗用得很亂，浪費在種種無謂的小事上。經過練習，他們在時間的利用上必有進步。但是管理時間必須持之以恆，才能避免再回到浪費的狀態上去。

02 要做有系統的時間管理

我們先要將非生產性的和浪費時間的活動找出來，儘可能將這類活動從時間表上排除出去。要做到這一步，可以試問自己下列幾個問題。

1. 找出什麼事根本不必做，這些事做了也完全是浪費時間

將時間記錄拿出來，逐項逐項地問：「這件事如果不做，會有什麼後果？」如果認為「不會有任何影響」，那麼這件事便該立刻取消。

然而許多大忙人天天在做一些他們覺得難以割捨的事，比如應邀講演、參加宴會之類，不知佔去了他們多少時間。而這些工作，他們本身既不感興趣，做得也根本不夠精彩。

其實，對付這類事情，只要審度一下對於組織有無貢獻，對於他本人有無貢獻，或是對於對方的組織有無貢獻。如果都沒有，只要謝絕就得了。

2. 哪些活動可由別人代為參加而又不影響效果？

任何一個組織——企業、政府、學校和軍事機關，幾乎每一位主管人員都接到過上級有關做好授權的指示，而且他們本人也曾屢屢對其下屬闡明授權的重要。但是這樣的諄諄告誡是否產生效果，實在令人懷疑。原因非常簡單：只是因為沒有完全明了授權的意義。

如果認為所謂授權是說：「我的」工作應由別人來做，那就錯了；因為你既拿了薪水，就該做你自己的工作。又有人認為：充分授權之後，最閑散的經理人便應該是最好的經理人。這樣的看法不但荒唐，而且也是不道德的。

管理者如果真想有所作為，只要將可由別人做的事交給別人就得了。

參加會議就是個例子。雖然會議本來並沒有什麼別人處理不了的大事，但管理者總得出席。在文件的初稿出來之前，管理者往往要花上好幾個小時參與討論。總而言之，管理者所做的工作，確實有許許多多可由別人去做，而且也應該由別人去做。

「授權」這個名詞，通常都被人誤解了，甚至是被人曲解了。這個名詞的意義，應該是把可由別人做的事情交付給別人，這樣才能做真正應由自己做的事——這才是有效性的一大改進。

3. 管理者在浪費別人的時間

即使管理者處理的都是頗有成效的工作，其處理方式仍可能造成別人時間的浪費。所以敢於問自己的下屬：我常做哪些浪費你的時間而又不產生效果的事情？從而改進。

許多管理者都意識到了哪些事情會浪費他們的時間，然而他們卻不敢面對這個問題。他們怕因小失大，造成錯誤。殊不知即使有了錯誤，也能很快彌補。能夠大量削減不必要的和非生產性的工作，則工作就進行得快多了。

事實上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會有太大的風險。人總有一種傾向，高估自己地位的重要性，認為許多事非躬親不可。縱然是最有效的管理者，仍然免不了有許多不必要的和非生產性的工作。

大膽減少自己的工作，真會出問題嗎？只要看有些管理者雖然身患重病，甚至於身有殘疾，仍能幹得有聲有色，就可知道這種顧慮是多餘的。大膽減少無謂的工作，絕對無損於有效性。

03 如何消除浪費時間的活動

時間浪費有時也是由於管理不善和機構有缺陷引起的，身為主管者也應予以同等的重視。管理不善不僅會浪費大家的時間，更重要的是會浪費主管自己的時間。

1. 找出由於缺乏制度或遠見而產生時間浪費的因素

應注意的現象是機構中一而再、再而三出現同樣的「危機」。同樣的危機如果出現了第二次，就絕不應該再讓它出現第三次。

2. 人員過多，也常造成時間浪費

判斷人數是否過多，有一個可靠的標準。如果一個高級管理人員，尤其是經理，不得不將他工作時間的十分之一花在處理所謂的「人際關係問題」上，花在處理糾紛和摩擦上，花在處理爭執和合作等等問題上，這個單位就顯得人數過多了。

人數過多，避免彼此侵犯，也難免成為績效的阻礙。在精幹的組織里，人的活動空間較大，不至於互相衝突，工作時也不用每次都向別人說明。

3. 信息功能不健全

例如，某一醫院的院長，多年來一直為應付院內醫生們的電話而苦惱。醫生們打電話給他，要求他為病人安排一個床位。住院部都說是沒有床位了，但這位院長几乎每次都可以找到空床位。原因是在病人出院時，住院部不能立刻接到通知。

當然，有沒有床位，各病房的護士長隨時都清楚，主辦出院結賬手續的出納台也能隨時知道。住院部的人，是在每天清早5點辦理「床位調查」工作，而通常病人大多是在上午醫生查房之後才辦出院手續。其實像這樣的問題，只要各病房護士長在填寫出院通知單給出納時，多填一份副本送住院部就解決了。

另一種同樣常見的現象，是信息的表達方式不當。其後果有時更為嚴重。

以上所說的種種時間浪費的缺點，例如人數過多、組織不健全或信息系統失靈等等，有時是輕而易舉就可以改善的，但有時也要花費許多時間和耐心才能改善。不過，只要你肯付出努力，這種改善的效果是很大的，特別是可以幫你省出許多時間來。

來源：《卓有成效的管理者》