法定公文寫作知識和寫作

四川電大 王 慧

一、公文的構成要素及公文格式

（一）公文的構成要素

一份公文通常劃分為三大塊，即眉首部分、主體（行文）部分、版記部分。每個部分又由若干要素組成。

1．眉首部分

公文的眉首部分由公文版頭、發文字型大小、印製編號、密級標識、緊急程度標識、簽發人等六個要素構成。

（1）公文版頭 一般是用紅色大字印上發文機關和「文件」二字，例如「四川省人民政府文件」。如果是兩個以上機關聯合發文，那末將領銜的機關名稱寫在最前面。人們常把法定公文稱為「紅頭文件」，就是由此而來的。

（2）發文字型大小 簡稱「文號」。它寫在公文版頭的下面。包括發文機關代字、發文年份、文件順序號三項內容。例如「川府發[2000]6號」。幾個機關聯合發文只註明領銜機關的文號即可。需要注意的是，發文年號必須是四位數字，並且用方括弧括住。

（3）印製編號 也稱「份號」。它標註在文頭部分的左上角。主要用於有保密要求的文件，要按印製份數一一編上順序號，以便於公文的管理。

（4）密級標識 它標註在眉首部分的右上角。對於有保密要求的文件，則按照「絕密」、「機密」、「秘密」的不同等級予以標註。

（5）緊急程度標識 它標註在眉首部分的右上角，如果同時又是保密文件，則標註在密級標識的下面。對於有緊急程度要求的文件，則按照「特急」、「急件」的不同程度予以標註。

（6）簽發人 這一項標註在公文版頭下面一行的發文字型大小的右側，標上「簽發人」字樣，空一格後寫明核准並簽發本公文的領導人姓名。簽發人一項，按照規定，在上報公文中應註明簽發人，表明公文的具體負責者，以強化公文質量。

2．主體（行文）部分

這一部分由公文標題、主送機關、正文、附件標題、發文機關、印章、成文時間、附註若干項目構成。

（1） 公文標題 公文標題由三個基本要素構成，即發文機關名稱、發文事由和文種名稱構成。例如「四川

省人民政府關於農村工作的通知」，其中發文事由需用「關於」引出。公文的標題要求準確而概括地揭示公文

的內容，並能夠透視文種，從標題上一下子就能領會到它的用途和用意。在文面上，由於公文標題的字數通常

較多，居中寫作時需要移行，則應注意版面的設計，上下行要擺得端正、勻稱、美觀、穩重。移行時凡合成詞

的詞切忌語素分離各在一行。

（2）主送機關 這是負有公文處理責任的受文機關。它相當於書信中的「稱呼」， 寫在標題之下，正文之上，頂格寫，以示尊重。然後用冒號引導閱讀正文內容。主送機關的寫作，直接反映公文的行文關係，上下級的隸屬關係，特別是上行文，一般只寫一個主送機關。有時，一份公文主送機關有多個，為使行文簡潔，可使用泛稱泛指，甚至可以不寫，公開發布的公文通常不寫主送機關。

（3）正文 這是一份公文的核心部分。一般包括前言、主體、結尾三個部分。

前言常見的有以下三式：根據式、緣由式、目的式，要求簡單明了。

正文的主體，依文種不同而內容各異，但總的寫作要求是中心突出，表意明確，條理清楚。常常使用條文式、項目式寫法，寫作時必須理清思路，講求邏輯順序，其結構層次的序數的數碼，應按規定以「一、（一）、1、（1）」的字樣標示。

正文結尾部分的寫法多種多樣，常見的有：歸結式、申明式、祈請式、期望式或者顯示文種式（例如「特此通知」「特此通告」等）。有的公文，象報告、請示的結尾用語，還具有例行性，既比較固定，又不可缺少，在寫作它們時要多加註意。

（4）附件說明 顧名思義，「附件」是相對於「主件」而言的。凡是隨文轉發、報送的文件，隨文頒發的規章制度，或者文件中的報表、統計數字、人員名單、圖表等資料，一般作為附件附於主件公文之後。這時，需在正文完了之後列出「附件」一項，以作為提示，提醒讀者關注附件。公文中的附件不「附」，恰是重要的有機組成部分，這時主件只起發布或轉發附件的作用。例如《成都市人民代表大會常務委員會公告》這份公文，正文只有兩句話：「《成都市禁止燃放煙花爆竹的規定》已報經四川省第八屆人民代表大會常務委員會第五次會議於一九九三年十月二十八日批准。現予公布，自一九九四年一月一日起施行。」正文之後附有該規定，其中第二條到第十一條均做出約束性、獎懲性的規定，這些正是成都市民必須遵守執行的事項。

（5）公文生效標識 它是公文發生法定效力的憑證，漏蓋或蓋得模糊不清，都不符合制文要求。

（6）成文日期 它是指公文形成的時間，也是生效日期。寫於發文機關之下，稍偏右排一行，必須用小寫漢字數碼標明年、月、日。如「二000年六月三十日」。

（7）附註 「附註」的字樣位於成文時間之後另起一行前空兩格標示。主要用於說明文件的發送、閱讀、傳達範圍，或用於解釋有關的名詞術語、有關事項等。

3．版記部分

由主題詞、抄送機關名稱、印製部門、印製時間等要素構成。

（1）主題詞 主題詞是標示公文內容特徵和歸屬類別的關鍵性詞語。位於「附註」之下，抄送欄之上，頂格標註「主題詞」字樣，空一格寫上主題詞語，各詞語間空一格。主題詞標註的順序，前面的詞語表示公文的主要內容，涵義由大到小，最後一個總是文種詞。在辦文時，盡量在固定的主題詞表的範圍內標引主題詞；特殊情況下，也可根據公文內容，同時參考標題，確定主題詞。凡有存檔價值的公文應當標註主題詞。

（2）抄送機關名稱 「抄送」同「主送」相對而言，抄送單位只需了解公文內容或者協助辦理。它位於主題詞之下，用兩條平行線為界，形成「抄送欄」。

（3）印製部門 即發文機關的具體辦公部門。

（4）印製時間 即公文開印的時間。印製部門和時間共同位於抄送欄之下一行，再劃一條平行線為界，左頂端寫「部門」，右頂端寫「時間」。

小結：公文構成要素其中有的項目是必備要素，有的則是不一定出現的要素。以上指出了各要素的名稱、內容、寫法、位置。 請參看《經濟應用寫作學習參考書》後面的圖示。

二、公告與通告的區別 通告的寫作

（一）公告與通告的區別

公告、通告都是告示類公文，它們的共性都有一個「告」字，宣告或者告知某事項於社會公眾，因而在具體使用中，如何準確地選用文種，不錯用、誤用、混同使用，就成為了一個非常實際的擺在人們面前的問題。我們注意到，報紙上的「公告」、「通告」就有不少在選用文種及寫作上出現的錯誤和存在的問題。於是在這裡特別提出「公告與通告的區別」問題而加以學習和掌握。

其實，從它們的用途就不難區別開來：公告適用於向國內外宣布重要事項或法定事項；通告適用於在一定範圍內公布應當周知或遵守的事項，因而通告有事務性通告和法規性通告兩種。下面舉例，請體會：

·《最高人民法院 最高人民檢察院關於不再追訴去台人員在中華人民共和國成立前的犯罪行為的公告》

·《四川省第九屆人民代表大會常務委員會公告》（註：此公告是為宣布通過並施行《四川省〈中華人民共和國人民防空法〉實施辦法》而公布的。）

·《成都市人民代表大會常務委員會公告》（註：此公告是為宣布通過並施行《成都市著名商標認定和保護規定》而發布的。）

·《成都市托普科技股份有限公司1999年度股東大會決議公告》（註：此公告公布出席會議股東代表股權數，會議以投票表決方式審議通過的決議事項，以及利潤分配的有關事項。）

·《成都市電信局沙灣市話局割接通告》（註：此通告告知沙灣市話局割接開通，以及該局服務區域範圍內電話的使用辦法。）

·《成都市公安局交通管理局 成都市幹道建設指揮部通告》（註：此通告為了保障紅星路南延線道路擴建工程順利施工，告知公眾49路公交車改變線路，並且對機動車輛行駛和辦理臨時通行證事宜作出了新的規定，要求必須遵守。）

·《成都市公安局 成都市第五次全國人口普查辦公室關於在第五次全國人口普查前進行戶口整頓的通告》（註：本通告告知並要求執行於2000年8月至10月間進行第五次全國人口普查登記前的戶口整頓工作的有關事項。）

可見，在辦文中，只要明析公告與通告在用途和內容上的明顯不同，就不難準確地選用。此外，它們的特點也有明顯不同，可供參照：公告具有新聞性和權威性強的特點，通告具有周知性、法規性、約束力強的特點。這些在以上舉例中可以體會到。

（二）通告的寫作

本課程要求掌握通告的寫作。在此，以教材第52頁《中華人民共和國信息信息產業部關於進一步加強行動電話手持機進網管理的通告》為例，說明通告的寫法。

1．標題（三要素標題）

2．正文

前言：說明發此通告的目的，也常使用根據式、緣由式。

主體：通告的事項

3．發文機關印章、成文日期

三、各類通知的寫作

公文中的通知，用途十分廣泛，上至用來布置指導工作，下至告知事項，使用頻率也很高。因此，通知的寫作是學習掌握的重點。主要掌握以下幾種：

（一）發布性通知的寫作

發布性通知是發布行政法規和各種規定時所使用的通知。例如中國人民銀行制定了《現金管理暫行條例實施細則》，在印發各地時，制發「通知」通知各地遵照執行。其正文開頭應為常規句式：「……制定……下發（印發、頒發）……執行……」。

（二）轉發性通知的寫作

對其他機關發來的反映帶有普遍指導意義的公文（文件），當用通知的形式，轉發有關機關。這裡又有「批轉」和「轉發」之分。批轉是對上級轉發下級的公文而言，轉發是對下級轉發上級、同級轉發同級、不相隸屬機關之間轉發的公文而言。轉發性通知正文的開頭為常規句式：「……同意……轉發……執行」。

轉發性通知寫作的難點在標題。寫作之前必須理順思路，想清楚它的發文機關，它是為轉發哪個機關的什麼文件而制發的通知，然後本著公文標題的三要素式，擬出標題。下面舉例體會：

·《海南省人民政府辦公廳轉發〈國務院辦公廳關於嚴格控制新聞發布會和周年紀念活動的通知〉的通知》

·《四川省人民政府批轉省愛委會關於認真開展滅鼠防病工作意見的通知》

（三）指示性通知的寫作

在向下級布置工作或安排規模較大的活動卻不宜使用「指示」時，要用通知。例如，《國務院關於開展質量、品種、效益年活動的通知》、《四川省人民政府關於深入開展農田水利基本建設的通知》。一般寫法是：

1．標題（要素式） 例如教材例文《國務院辦公廳關於加強認證認可工作的通知》（三要素標題）

2．主送機關名稱

3．正文

前言：概述發文的緣由、根據和發文目的。然後用「……通知如下」為 過渡句。

主體：通知事項。（三大方面）

4．<![endif]>發文機關印章、成文日期

（四）告知性通知的寫作

這是為告知某一事項而制發的通知，如會議通知、設置或取消機構的通知等。

告知性通知的寫作與指示性通知的寫作格式相似，不再重複。

四、報告與請示的區別 請示的寫作

（一）報告與請示的區別

報告與請示都是上行文，在選用文種時需嚴加註意。這裡，先提出一個問題，請思考：

某某學校請求縣政府撥給6萬元修建學校食堂。某副縣長告訴學校領導：「打個請示報告給我，我來批給你們。」這種說法對不對？為什麼？

依照報告和請示的各自用途，以及寫作請示應注意的事項等相關知識，分析以上的問題，那末我們說，那位副縣長的說法和做法都是不對的。其原因：一、「打個請示報告給我」，文種不對，「請示」與「報告」分明是兩類不同的文種。從某某學校的請求看，文種自然應是「請示」。二、「打個請示報告給我，我來批給你們。」這句話中還另有兩處錯誤：一是主送機關不對。該「請示」應主送某某學校的直接上級，即某某縣教委；二是「請示」應向上級機關提出，而非向某副縣長個人提出。

如果從理論上我們進一步分別報告與請示的界限，那末將不會犯錯用文種的毛病。報告與請示的主要區別在於：

第一、內容不同。報告具有陳述性，請示具有陳請性，即請示不僅陳述請示理由，更要請求上級機關對所請示的事項給以指示或者批准。

第二、行文時機不同。報告用於彙報工作，反映情況，提出建議，因此可於事後、事中、事前行文；請示用於請求指示和批准，必須事前行文，而絕不能先斬後奏。

第三、結果不同。報告一般不需要答覆；請示則要求必須答覆，「請示」便成為上級機關制定「批複」的前提要件。

掌握好以上的分別，「關於……的請示報告」這樣的標題屢見不鮮的現象，就會減少以至杜絕，就不再會因混用文種而影響公文的質量和問題的解決。

（二）請示的寫作

請求指示的請示和請求批准的請示寫法上基本相同，只是主體內容有些不同。下面是請示的寫作格式及其內容：

1．標題（三要素公文式標題）

2．主送機關

3．正文

（1）主體內容

請求指示的請示：這一部分直書請求事項。

請求批准的請示：這一部分有兩層意思，一是充分說明請示理由，二是明確提出請求事項。

（2）結尾語

一般寫作「以上意見妥否，請審核批示」，「請核示」等。

4．發文機關印章、成文日期。

五、各類函的寫作

公文函，從內容上分類，有商洽性函、詢問性函、請求性函、答覆性函；從制發緣由上分類，有去函和復函兩種。去函和復函的寫作：

（一）去函的寫作

1．標題（三要素公文式標題）

2．主送機關

3．正文

前言：說明發函的緣由、目的。

主體：寫出商洽、詢問、或者請求事項。

結尾：常用「特此函達」收尾，如需對方復函的，則寫作「特此函達，務希研究見復」等。

4．發文機關印章、成文日期。

（二）復函的寫作

1． 標題 與去函相同的是仍為三要素標題，不同的是文種。去函標題的文種是「函」；復函標題的文種是「復函」。

2．主送機關

3．正文

前言：首先交代「收悉」，即本復函是針對哪一件來函作答覆的。注意：寫作時按照法定要求引述來函，應當先引用標題，後引用文號。例如：「你廳《關於……的函》（×字[2003]第×號）收悉。」

主體：答覆事項。

結尾：以「特此函復」或者「此復」為結語。

4． 發文機關印章、成文日期。