統一安排可以自由支配的時間

　　管理者在做過了自己的時間記錄和分析後，當然了解究竟有多少時間可用於重要事務了。換句話說，有多少時間可以自由支配，又有多少時間可以用在確有貢獻的大事上。但是，對於可以自由支配的時間，也別存太大奢望。一位管理者無論怎樣無情地刪掉了浪費的部分，其自由時間仍不會太多。我曾在某銀行擔任顧問工作兩年，研究該行高層管理的結構。這家銀行的總裁，應該是我認識的主管中最善於管理時間的了。兩年間，我每月與他會談一次，每次他都只給我一個半小時。而且每次會談，他都先有充分的準備，因此我也不能不事先準備。我們談話的內容，每次僅以一個主題為限。在我們談到1小時20分時，這位總裁開始催我了： 德魯克先生，我看我們該做個結論了，也該決定下一次談什麼主題了。 一個半小時的時間一到，他就站起來跟我握手再見。過了大約一年，我終於忍不住問他： 總裁先生，為什麼我們談話時，每次你都以一個半小時為限？ 他回答說： 原因很簡單，我的注意力只能維持一個半小時。不管研究什麼問題，超過了這個限度，我的談話就沒有任何新意了。而且，我還知道，如果時間太短，不夠一個半小時，我恐怕會掌握不住問題的重心。每次會談，我發現從來沒有電話打進來，他的秘書也從來沒有推門進來說什麼大人物等著見他。有一天我問起這一點，他說： 我的秘書知道，在我思考問題時，絕不許任何人來打擾。只有兩個人是例外：美國總統和我夫人。但是，美國總統很少來電話，而我夫人也深知我的脾氣。所以，任何大事，秘書都要等我們談完後才來告訴我。然後，我再以半小時接聽電話，接待訪客。當然，你知道，我這樣安排也是一種冒險，說不定在我們談話時，真會有什麼天大的事等不及一個半小時呢。不用說，這位銀行總裁，在我們每月一次會談中辦成的事，遠比任何一位同樣能幹卻天天開會的管理者多得多。然而，即使像他這樣一位自律極嚴的管理者，也常常得至少花費一半時間，來處理許多次要而不一定有意義的事，以及許多身不由己的事，例如接待 順道來訪 的重要客戶，參加不一定非他參加不可的會議，批閱不必由他批閱的公文之類。每次我聽到高級主管告訴我，說他至少可以控制自己的一半時間，而且真能自己認為該做什麼就做什麼。我聽了，實在深感有足夠的理由來懷疑他根本不知道自己時間耗用的情形。高級主管真能自由運用的時間，大概只有1/4。就是說他只有1/4的時間能用在重大事務上，能用在有所貢獻的事務上，能用在他應該做的事務上。這種估計一點不假，任何組織都肯定如此。要有例外的話，也許是政府機構的高級官員 他們非生產性的工作時間，往往要比其他組織的高級主管更多。一位管理者的職位越高，其不能自行支配的時間也一定越多。組織的規模越大，其用於維繫組織運行，而非用於發揮組織功能及生產的時間也一定越多。因此，有效的管理者知道他必須集中他的自由時間。他知道他需要集中整塊時間，時間分割成許多段，等於沒有時間。時間如果能集中，即使只有一個工作日的1/4，也足可辦理幾件大事。反之，零零碎碎的時間，縱然總數有3/4個工作日，也是毫無用處。所以，時間管理的最後一步，應該是將可由管理者自行支配的零碎時間集中起來。至於如何集中，則各人有各人的辦法。有些高層人員，在一星期內，留有一天在家工作。許多雜誌主編和主持研究的科學家，就常採用此法。還有人將會議、審核、問題分析等例行工作，規定排在一星期內的某兩天中辦理，而將其他日子的整個上午保留下來，用於處理真正重大的事務。上個例子中的某銀行總裁，正是這樣管理時間的。召開業務會議、約請高級職員討論和接待重要客戶之類的工作，都排在星期一和星期五。星期二、三、四的下午，則不排固定的工作，用來處理其他事務，例如研究突發的人事問題、約見回國的國外分行經理、接待重要客戶，或前往華盛頓出差之類。但是在這三天的上午，他會事先排定時間來處理重要事項，並以90分鐘為一個單元。另一個常見的辦法，是每天下午都排定一段時間，在家裡辦公。卡爾森教授在他的研究報告中，曾提到一位最有效的管理者。這位管理者每天上午上班前，總有90分鐘時間留在家裡，不接電話，專門從事研究工作。如果還要準時上班，那麼早上在家裡自然就得早早開始工作了。不過這種做法，總比每天下班後把重要事務帶回家去，晚飯後再花3小時處理的方式好得多。因為那樣不免過度勞累了，中年以上的人最好是早睡早起。但現在喜歡把工作帶回家來開夜車的人越來越多，這往往會造成一種不好的情況：人們以為可以晚上加班，因此反倒沒有抓緊白天的工作時間。不過，話又得說回來：集中自己的時間，集中的 方法 倒在其次，重要的是時間如何用法。許多人把次要的工作集中起來辦理，因而勻出一段整塊時間來。但這樣的方法並無太大的作用。因為這樣的方法，不啻在心理上或時間上，仍然放不下那些次要的事情，放不下那些很少貢獻而又認為不能不做的事情。結果終究還會產生新的時間壓力，來佔用他的自由時間，犧牲他應該做的事。幾天或幾星期後，他已經 集中 的自由時間，又會被那些所謂 新的問題、新的緊急事件、新的麻煩 瓜分得無影無蹤了。有效的管理者，第一步應先估計究竟有多少 自由時間 ，真正是他自己的時間，然後保留出相當分量的一段連續性的整塊時間來。一旦發現還有別的事情在 蠶食 他保留的時間，便立刻再仔細分析他的時間記錄，再將其中比較次要的工作重新過濾一次。他們已知道這層道理，因此不至於過分刪減。一切卓有成效的管理者都懂得：對時間的控制與管理不能一勞永逸。他們要持續不斷地做時間記錄，定期對這些記錄進行分析，還必須根據自己可以支配的時間的多少，給一些重要的活動定下必須完成的期限。有一位極有效的主管，身邊經常帶著兩張這樣的完成期限表。一張是有關緊急事件的，一張是做起來自己並無興趣但卻非做不可的。每次在發現完成時間比預定期限落後時，他就警覺到可支配時間已有溜走的跡象了。總而言之，時間是最稀有的資源。若不將時間管理好，要想管理好其他事情就只是空談。而分析自己的時間，也是系統地分析自己的工作，鑒別工作重要性的一種方法。認識你自己 這句充滿智慧的哲言，對我們一般人來說，真是太難理解了。可是， 認識你的時間 卻是任何人只要肯做就能做到的，這是通向貢獻和有效性之路。