如何做好臨時性會議的記錄工作

06-18

　　從事秘書工作的同仁想必都遇到過這樣的場景：某日上午，領導剛邁進辦公室，下屬單位或職能部門的負責人就跟了進去，火急火燎地向領導彙報一些棘手或緊急的情況。由於問題緊迫，牽涉面廣，已容不得半刻耽誤，領導一個電話就把你的工作打斷，讓你通知相關人員速來開會。你來不及了解會議的議題和背景，一頭霧水地拿起會議記錄本匆匆走進會議室。

　　這種臨時動議性會議的會議記錄工作，對記錄人員的速記能力、理解能力和觀察能力等都是一種考驗。怎樣做好這類會議的記錄工作？筆者結合自己的體會提出幾點小小的建議，希望對會議記錄工作者有所幫助。

　　一是要同步記錄，忌會後補記。不能因情況緊急沒有時間準備而不做會議記錄，留待會後補記。有些單位可能帶著書面材料上會彙報，面對這種情況也應當在會議現場同步記錄。對於現場記錄時不能確定的信息和關鍵內容，在會後應及時向發言人和其他參會人員求證、核對，確保會議記錄的原始性、真實性、準確性。倘若當時未同步記錄，完全憑印象和與會人員的書面發言材料在會後補記，會增加整理工作的難度。一方面，會議現場的發言內容與書面材料往往會有出入，比如：有的內容在材料中體現了，但口頭表述時未提及；有的口頭講了，但書面材料中並沒有；也有的材料中有，口頭也彙報了，但所講的意思有些不同，或深度、角度不同。如果純粹靠記憶去補記發言內容，很難真實完整地再現當時的場景，如果會間有討論或互動交流，其真實情況就更難復原了。另一方面，對於參會人員彙報的事項領導是如何判斷和決策的，這是會議記錄中不可或缺的關鍵信息。也就是說，會議記錄既要有會上的彙報和討論過程，也要有領導的決議情況，這是會議的主要成果，也是會後整理紀要的重要依據。同步記錄會議情況的重要性由此可見一斑。

　　二是要日常記錄，忌臨時抱佛腳。這裡所說的日常記錄是指對本單位情況的日常關注與全面掌控。對於臨時性會議，秘書在會前對會議議題和相關背景情況沒有任何了解，看似無法做好準備，但「功夫在詩外，處處皆修行」。從某種程度上說，秘書對各下屬單位或職能部門提請上會討論事項的了解，不只來自當次會議現場的所見所聞，更多的應該是基於日常工作中對本單位全局情況、大小事務的詳盡掌握和通盤考慮，對各下屬單位和職能部門業務發展、工作動態的密切關注和悉心觀察。平時不斷積累各方面信息，對上下情況瞭然於胸，在會上聽取彙報時才不至於懵懵懂懂、一知半解，做記錄時才不會因理解不清而跟不上節奏、記不完整、記不準確。

　　三是要立體記錄，忌會上圖省事。錄音筆、錄像機、速錄機、智能手機等是傳統手寫記錄方式的重要補充工具。對於臨時召開的會議，使用這些電子設備服務會議記錄工作是十分必要的。秘書在參加類似會議時，即便相關部門和參會人員有書面彙報材料，並且自己也能夠採用速記速錄的方法做會議記錄，還是應充分運用錄音設備進行現場錄音。對於特別重要且緊急的會議，在確保會議信息安全的前提下，還有必要安排兩人做會議記錄，並在會場最佳位置布置錄音錄像設備錄製影音文件資料，做好立體記錄，留下完備的現場數據以備核查和存檔。這樣可以有效彌補手工記錄速度跟不上、發言人員表達不清楚或方言難懂等問題造成的記錄缺陷，也便於會後對發言和決議情況進行回放、複核與確認。