和諧的管理技巧 ——「高效工作與和諧組織」系列課程

和諧的管理技巧

——「高效工作與和諧組織」系列課程

一、從自我管理做起

作為管理者，首先要以身作則，管理好自己。其中，你尤其需要注意：

專註於自己的工作；

勇於糾正自己的錯誤。

一、專註於自己的工作

1、關注組織價值與使命

你在什麼性質的單位，是為公眾提供服務的政府部門，還是以贏利為目的的企業，還是致力於某個目標的非贏利性組織？不同的組織，有著明顯不同的組織價值與使命。

作為一線員工，完成分配的工作任務是他們的最主要的職責。而作為組織或團隊的領導，無論你的級別高低，你在將組織價值使命分解實施的鏈條上擔負著不可或缺的使命。

你需要密切關注組織的價值與使命，並考慮如何將其與實施落地結合起來。

第一、你需要以此作為原則和標準，貫穿於你工作的細節。

第二、你在下屬和客戶面前代表著你的組織，你需要不遺餘力地貫徹組織的價值和使命。

你的任務，就是組織和領導團隊，努力為組織創造新的價值增值。

2、確定可影響領域

作為管理者，還需要在你所管轄的領域進行選擇和決策。分清影響領域和關注領域，才可能把有限的資源集中於正確的事情上。對於管理者，選擇做正確的事比正確地做事更為重要。

我們先來看看這兩個概念：

關注領域：每個人都會關注一些事情，包括健康、事業、家人、政治局勢等，這些都可以歸入「關注領域」。

可影響領域：有些事情是個人可以掌控的，有些則無能為力。把個人可以掌控的事情圈起來，就是你的「可影響範圍」。

優秀的管理者會在他們能做的事情上下工夫，這樣他們積極的能量逐漸擴大，可影響範圍也隨之擴大。

而一名整天忙碌但卻很低效的管理者，往往是把精力集中於他們不能控制的事情，如：

l 下屬的缺點；

l 客觀條件的限制；

l 第三方造成的原因。

他們總在指責和怪罪，徒增下屬的反感情緒。這樣，消極的能量擴大，致使他們的影響範圍縮小。

二、勇於糾正自己的錯誤

管理者要做好自我管理，除了專註於自己的工作外，還有很重要的一點：善於糾正自己的錯誤。

金無足赤，人無完人，即使是管理者，也不例外。在自我管理中，學會用各種方法減少出錯固然重要，但一旦出錯，如何面對，也絕不能忽視。

1、勇於承認

面對錯誤，首先是態度問題。隱瞞，欺騙，還是承認？

承認錯誤，需要極大的勇氣，同時也是敢於承擔責任、充滿自信的表現。你把自身的錯誤暴露給員工，誠懇地向大家承認錯誤。員工既看到了你的誠懇和努力，又感到你對大家的尊重和一視同仁。從長遠的角度看，你的形象及能力不僅不會打折扣，而且還會贏得更多的肯定與支持。

管理者處理自身錯誤的態度，直接影響到下屬的態度。管理者勇於承認錯誤，就能帶頭塑造敢於承擔責任、敢於面對問題的團隊文化。當下屬遇到問題時，他們就不會隱瞞直至事情嚴重到無法收拾的地步。

2、與員工一起糾正

如果錯誤是與員工一起犯的，要注意與員工一起糾正。這樣，他們才能夠一起接受經驗教訓，共同想辦法挽救。

3、致力於解決問題

致力於解決問題，以問題和結果為導向。對事不對人，這才是解決問題的正確方式。

及時處理，盡量把損失降到最低限度。

4、找出根本原因，化錯誤為教訓。

問題解決了，並不代表一切工作結束了。還需要找出根本原因，總結吸取經驗教訓，避免再犯同類錯誤。

《細節決定成敗》一書中介紹了針對缺少銷售經理簽名這一問題時兩種不同的處理方式。

處理方式一：常規式

處理方式二：德國式

不同的處理方式，得出的結果完全不同。避免犯你原來犯過的錯誤，避免犯別人犯過的錯誤。

要管理別人，就要先管理好自己。我們學習了如何通過

專註於自己的工作

勇於糾正自己的錯誤

來加強自我管理。除了做好自我管理，還需要做好上傳下達工作，管理好自己的上司和下屬，下一節先敬請關註：做上司的合作夥伴。

二、做上司的合作夥伴

作為管理者，上傳下達是最重要的角色之一。本節先來了解與上司溝通的技巧——做上司的合作夥伴。

一、不同的領導類型

要想與上司在工作中合作順利，首先需要了解你的上司屬於哪種領導類型。

不同的領導有不同的領導方式，一般分為四類：

權威型。領導者大多是某個領域內的專家，重視效率，目標明確。決策一手制定，很少授權給下屬，較專制，管理嚴格。

社交型。重溝通，喜歡與下屬交流，以團隊為導向，與團隊成員共同制定目標，給與下屬較多授權，做重大決策或向員工傳達不好的信息時，表現較軟弱。

傳統型。重視程序和規則，喜歡根據過去的習慣和經驗做決定。排斥新的思想與改革。

創新型。充滿激情，思想活躍，工作勤奮，經常有新的想法與創意。常常希望下屬也能像自身一樣幹勁十足。

與這四種不同類型領導相處，要注意的問題就不一樣，認清你的上司屬於哪一類型，採取恰當的方式與其相處，能夠溝通更加順利，提高溝通效率。

請分別點擊，了解與不同類型領導相處的技巧：

權威型

尊重其權威性，不與其發生摩擦和頂撞。

提供信息與建議要簡要、到位、專業。

社交型

易溝通，要鼓勵其變得強硬一些：在必要時採取強硬的領導姿態，或者非民主性的決策。

在做指示時引導他給與更具體的指令和目標的時限。

傳統型

嚴格遵守各項工作的規章制度、流程、程序，不能輕易出錯。

對新事物接受較慢。提交建議和想法，態度要柔和，但要堅持不懈重複多次，直至慢慢產生結果。

創新型

充當理性的聲音，在上司不斷推新的過程中適時提醒，以免其脫離實際。

學習相應的商務知識，通過強有力的執行力，配合落實上司的想法，與上司互補配合。

二、與上司成為合作夥伴

要成為上司的合作夥伴，僅僅認清上司是哪種類型還遠遠不夠，需要從兩個關鍵點著手：

1、上一級思考，關註上司的利益

不妨上一級，站在上司的高度，從他的同事的角度去考慮問題。你會對問題有更深刻、更全面的認識。

你的上司的任務和使命是什麼？你如何能夠幫助他減少壓力或者節省時間，如何能夠提升其在公司其他人面前的表現？如何提高工作效率？一一考慮這些問題，將有效幫助你成為上司的合作夥伴。

2、預期上司的需求

想一想：

判斷下面這句話是否正確：

要滿足上司的需求，就是當上司提出任務要求時，立即執行，用最高的效率完成任務。

答案：不完全對。

按上司的指示辦事，下達一個命令，就努力迅速完成任務，這是「反應式」。

對上司的期望進行預期，提前一步做好迎接任務的準備工作，就是「主動式」。

對上司的需求進行預期，其實也是工作主動性的體現，能使你更好地與上司配合取得成功。

對上司的需求進行預期，可把握以下三個要點：

第一、全面而有組織地計劃

你需要保持一個全面而有組織的計劃系統，能夠對年度計劃、月計劃以及一些重要事項進行提前規劃。例如你知道你的上司本月底將提交他的季度報告，你可以提前開始準備屬於你管轄的那部分的各種數據材料，等上司向你提出要求時，你已經準備好了各種材料。

第二、整理並保存各種文檔備份

及時整理並養成保存各種文檔備份的好習慣，例如會議紀要、工作報告、電話記錄等，以便查詢和再利用。當你的上司向你詢問一個月前與某人電話會談的具體細節時，你可以毫不費力地找到並向其報告。

第三、與上司簡要溝通其需求

可以找機會就上司的需求與其進行簡要溝通。這樣可以使你更高效地把握上司的需要，同時通過預期——溝通——調整——預期這個循環過程，不斷提升你預期的準確度。

三、最大化你在組織中的貢獻

作為一名管理者或團隊領導，你需要最大化你在組織中的貢獻，從而在最大程度上支持你的上司，同時也推動你在組織中前進的步伐，實現你與上司的共贏。

1、以積極的方式擴大影響力

你需要通過以下幾個積極的方式，不斷擴大你的影響力：

首先，把工作做到優秀。

這需要你具有真才實學，並且勤奮努力。「打鐵先要自身硬」。當人人都認可你的能力和成就時，必定會對你刮目相看。

其次，關注組織內正在發生的事情。

這並不是指你應該去多參加一些背後議論、打聽一些小道消息，而是指你要積極了解組織制定的各項決策、計劃，積极參加組織內的各種正式、非正式活動。

第三，了解組織的整體運作。

你不但要了解本部門的運作，還要了解整個組織的運作。「什麼部門具體負責什麼事，負責人是誰」、「部門內誰是技術骨幹，誰的思想最活躍，誰的威信最高」。多了解一點，當你的上司有什麼問題需要解決時，你就可以立刻找到正確的部門正確的人來解決。

2、加強本部門與其他部門的關係

只提升自身的影響力作為普通員工來說可能就足夠了，但對於一名管理者來說，他還需要積極擴大自己所在部門或團隊的影響力。更重要的是，要讓本部門與其他各部門都建立起良好的合作關係。

如何加強本部門與其他部門的關係呢？

第一步：熟悉組織流程。熟悉組織各機構和工作流程，尤其明確在工作中與你們關係銜接最緊密的部門。把他們當作客戶來看待。

第二步：解決問題。關注其他部門與本部門打交道時遇到的問題，積極處理，避免同樣問題多次發生。

第三步：建立私交。主動與其他部門的人多聯繫，最好建立良好的私交，這樣工作起來更順利。同時也可以鼓勵本部門的員工多與其他部門的員工多聯繫，建立私人感情。

提升了你的影響力，就擴大了自己的影響範圍，在工作中就能更好的與上司合作，成為他的合作夥伴。

通過

適應不同的領導類型

以合作夥伴的角度看待上司

最大化你在組織中的貢獻

你能夠與上司建立良好的合作夥伴關係，從而使你的管理工作能夠更加順利地開展下去。當然，你同時還需要處理好與下屬的關係，敬請關注下一節： 找到激勵下屬的關鍵按鈕。

三、找到激勵下屬的關鍵按鈕

如果說管理是一種藝術的話，那麼激勵就是這門藝術的核心了。作為一名管理者，找到激勵下屬的關鍵按鈕，是你的必修課。

一、幫助下屬找到工作的意義

在整個組織運作中，最可惜的就是成員們的力量沒有被完全激發出來。成員們往往因為欠缺對團隊的歸屬感，不能以在團隊工作為榮，只是為工作而工作，只會「做完」工作而不是「完成」工作。

作為管理者，你若想擁有一群充滿活力、執行高效的下屬，就需要幫助下屬們找到工作的意義。幫助他們找到工作的意義，就幫助他們找到了方向和動力的源泉。

幫下屬找到工作的意義，就是要與他們進行溝通，將團隊的使命、目標、方向和流程明確地告訴每一名成員，將團隊的價值觀分享給成員，讓每一名團隊成員都明確自身在整個團隊中的地位，所做工作的重要性。

成員們找到了自身的價值，對團隊就會產生歸屬感、使命感，更願意為團隊奉獻、誠心誠意融入團隊中。

二、為下屬的出色工作創造條件

為了更好地幫助下屬取得工作上的成功，需要盡量為他們創造有利的環境。

1、簡化下屬的工作環境

通過「兩不兩明」原則，可以有效簡化下屬的工作環境：

A．一不：不要讓下屬猜測你的意圖

很多管理者不明確指出對下屬的要求和期望，認為這是不言而喻的。管理者對組織整體的認識要遠遠比下屬更全面，而下屬只是負責某一塊，或某一階段的工作，很難站在管理者的高度看待和考慮問題，因此，與其讓下屬不斷琢磨和印證你的猜測，不如明確指出你對他們的期望，並對他們的實施過程和結果給出恰當的反饋。

B．二不：不要讓下屬只見森林，不見樹木

森林：你所在團隊的整體目標和任務。

樹木：你的某個下屬的工作職責。

幫助下屬把團隊的工作職責和目標分解到自己那部分，也是你的重要角色之一。如果他們只見森林，不見樹木，他們就無法關注自己的具體工作和最大化發揮自己的作用。

要想簡化下屬的工作環境，讓其關注於自己的工作，需要：

C．一明：明確分配任務

按照SMART法則分配工作任務，即：S-具體化，M-可衡量；A-可實現；R-現實的；T-有時限。

D．二明：明確角色

定期與下屬回顧他們的工作，明確他們的角色和方向。21世紀知識員工的工作，用十多條職位說明來描述他們應該做什麼不做什麼已經遠遠不夠，更恰當的方法是明確他們的角色說明，明確他們應當發揮的角色和作用，充分調動其積極性。

2、保持持續性

向下屬發布指令和規章制度，需要保持一定的持續性。朝令夕改，虎頭蛇尾，最終都會導致員工無法預期未來工作，打擊熱情，嚴重影響員工潛能的開發。

三、通過授權培養員工

作為管理者，你還需要通過授權技巧的靈活使用，不斷發揮員工的長處，使團隊的績效最大化。

哪些工作可以授權呢？

l 下屬能做得更好的事：下屬能夠比你做得更好，條件允許的情況下，讓他們來做；

l 低價值的事：讓下屬去做低價值的事，你可以去完成更有價值的事；

l 可以鍛煉下屬能力的事：在可控範圍內有意識地下放工作職權，鍛煉和激發下屬能力。

對下屬授權，需要根據他們的不同成熟度分別對待。員工的成熟度按照業務水平、態度可分為四個階段：

階段1，能力適應階段。既沒能力，也沒無良好的工作態度的下屬，需要考慮是否應該保留他在團隊中。

階段2，價值形成階段。例如新進員工，工作流程業務不熟悉，但有積極的態度和強烈的學習慾望，由於他們業務水平有限，需要更多的指導，因此不宜採用過多授權。當然可以授權一些他們力所能及的事，以增強他們的信心。在授權過程中注意密切跟蹤過程和結果。

階段3，能力發揮階段。一般為工作已經熟悉起來的員工，業務水平較高，態度也很積極。此時可以放心地授權給他們，充分發揮他們的能力和貢獻。必要時提供結果和支持。授權可以促進其成就感和歸屬感。

階段4，價值提升階段。業務已經很熟悉，但態度不一定很積極，有一些老員工就屬於這種類型。此時，徵求他們的意見和授權給他們一定職責，將成為有效的尊重和激勵手段。

此階段還涉及兩次評估問題，在此階段的員工，根據其業務和管理潛能水平，需要考慮換崗或提升。

據研究，一般以兩年為一個周期，員工會經歷「價值形成——價值發揮——價值提升」一個完整的過程，周而復始，不斷提升。因此，根據員工的不同成熟度來安排工作，恰當地運用授權技巧，能夠充分調動員工的積極性，使其績效結果達到最佳。

我們學習如何：

l 進行自我管理；

l 與上司形成合作夥伴關係；

l 找到激勵下屬的關鍵按鈕。

通過這些途徑，我們能夠高效創建和諧的管理和發展環境，充分調動各方資源和力量，取得最大的管理績效，成功達成目標。