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一般人都不會的EXCEL技巧

06-18

===============排版篇==================

  • 給他人發送excel前，請盡量將游標定位在需要他人首先閱覽的位置，例如Home位置（A1），例如結論sheet，長表盡量將位置定位到最頂端

  • 有必要的時候請凍結首行；沒必要但可追究的內容，可以隱藏處理

  • 行標題、列標題加粗，適當處理文字顏色、填充顏色，利人利己，可參見：Excel 中的顏色要怎麼搭配，視覺上更能接受且區分度高？ - 設計

  • 佔用空間比較小的表格，可以放置在左上角，但留空A列和1行，並給表格加上合適的框線，觀感很不錯哦~

  • 同類型數據的行高、列寬、字體、字型大小，求你盡量一致，非要逼死強迫症嗎！

  • 定義好比較標準的格式，例如百分比預留幾位小數，手機號的列寬設置足夠，時間顯示盡量本土化...

  • 不要設置其他電腦沒有的字體，除非這個表格就在這一台電腦使用...

  • 參考一些官方的模板，例如OfficePLUS，微軟Office官方在線模板網站！，再例如Mac端excel打開就顯示的各種模板，很多清單或者規劃類的excel我都直接用這裡面的，不需要重新設計

    • ===============操作篇==================

  • Alt+Enter在表格內換行，樓上有提到

  • Ctrl+Shift+上/下，選擇該列所有數據，當然加上左右可選擇多列

  • Ctrl+上/下，跳至表格最下方

  • Ctrl+C/V，不僅僅複製表格內容，也可以複製格式和公式！

  • Ctrl+D/R，複製上行數據/左列數據

  • 還有個很好用的單元格格式轉換，推薦大家用熟

    • <img src="https://pic1.zhimg.com/50/11eda8287bf2c3d7592bc36d01d5ca58_hd.jpg" data-rawwidth_="364" data-rawheight="193" class="content_image" width_="364">

    （有點不清晰...當初偷懶直接把圖片截到印象筆記的...）

  • Ctrl+F/H的查找、替換，點擊「選項」，可以替換某種格式等等，另一片天地有木有！

    • <img src="https://pic3.zhimg.com/50/b3f8cd32c17feff1bf0a4f62b16ca629_hd.jpg" data-rawwidth_="546" data-rawheight="307" class="origin_image zh-lightbox-thumb" width_="546" data-original="https://pic3.zhimg.com/b3f8cd32c17feff1bf0a4f62b16ca629_r.jpg">

  • F4，對，你沒看錯，就是F4！重複上一步操作，比如，插入行、設置格式等等頻繁的操作，F4簡直逆天！

  • 『（分號後面那個） 比如輸入網址的時候，一般輸入完會自動變為超鏈接，在網址前輸入』就解決咯

    • <img src="https://pic4.zhimg.com/50/1af94640d1a09f1eec3d7a253aebaa94_hd.jpg" data-rawwidth_="515" data-rawheight="99" class="origin_image zh-lightbox-thumb" width_="515" data-original="https://pic4.zhimg.com/1af94640d1a09f1eec3d7a253aebaa94_r.jpg">

  • 複製，選擇性粘貼裡面有幾個非常好用的——僅值，轉置（個人推薦用transpose公式）

    • <img src="https://pic3.zhimg.com/50/ee4463d783aaa3d94a30f5cb37fd66d0_hd.jpg" data-rawwidth_="212" data-rawheight="345" class="content_image" width_="212">

  • 公式裡面切換絕對引用，直接點選目標，按F4輪流切換，例如A1，$A$1，$A1，A$1

  • 快速填充能取代大部分有簡單規律的分列、抽取、合併的工作

    • ===============公式篇==================

  • if、countif、sumif、countifs、sumifs，這幾個一起學，用於條件計數、條件求和

  • max、min、large，這幾個一起，用於簡單的數據分析

  • rand、randbetween，這倆一起，用於生成隨機數，也可以用於生成隨機密碼（用rand配合char可生成中英文大小寫隨機的）

  • 定位類型的函數：MID、SEARCH、LEN、LEFT、RIGHT一起學吧，簡單但異常實用

  • 四捨五入個人偏好用round函數，舉個簡單例子，一列數據，2.04、2.03並求和，顯示保留1位小數，你會在界面上看到2.0、2.0，求和卻是4.1，表格列印出來會比較讓人難理解

  • subtotal：用於對過濾後的數據進行匯總分析

  • sumproduct：返回一個區域的乘積之和，不用A1*B1之後再下拉再求和

  • Vlookup函數，這個不多說了，神器；另外推薦lookup函數：LOOKUP(1,0/(條件),查找數組或區域)

  • offset函數，常用於配合其他函數使用，例如想將10*20的表中的每行複製成3行按原順序變成30行：=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),COLUMN(A1)-1,1,1) 下拉，由於不用到列，所以等同於=OFFSET($A$1,INT((ROW(A1)-1)/3),0)，我當初是這麼做筆記的....：=（A1，向下偏移（向下取整（行數-1）/3），向右偏移0）

  • text，例如19880110 text（A1，"0-00-00")，轉為1988-01-10，用法很多

  • weekday，讓你做時間計劃表什麼的時候，把日期轉為「星期X」

  • column（目標單元格），返回目標單元格所在列數，有時候真的很好用...還有

    @黃老邪

    推薦的columns

  • transpose（目標區域），神奇的轉置，把行變成列，把列變成行...

  • &，可在目標單元格後面增加某些字元，偶爾用（我這種強迫患者用的是concatenate公式，我特么有病！）

    • <img src="https://pic2.zhimg.com/50/6bbabe0e3142c5083bdeded646c4e503_hd.jpg" data-rawwidth_="330" data-rawheight="219" class="content_image" width_="330">

  • 數組，雖然複雜，但是有的公式配上數組簡直爽爆

  • 多百度，例如曾經碰到一個難題，把X分X秒，轉為X秒，例如172分52秒，百度半天得到的公式：=IF( IFERROR( FIND( "分", $E2 ), 0) > 0, LEFT( $E2, FIND( "分", $E2 ) - 1 ) * 60 + IFERROR( MID( $E2, FIND( "分",$E2 ) + 1, FIND( "秒", $E2 ) - FIND( "分", $E2 ) - 1 ), 0 ), LEFT( $E2, FIND( "秒", $E2 ) - 1 ) * 1 ） 度娘很厲害的（評論裡面直接用=TEXT(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE("00:"&A1,"秒",""),"分",":"),"[s]")，把文本轉為時分秒的標準格式再轉秒，確實是更好的方法）

    • ===============圖表篇================

  • 不同的場景請用不同的圖，轉個非常精髓的圖：

    • <img src="https://pic1.zhimg.com/50/v2-06b9f3bbd478ee6158a7e50030f9eccc_hd.jpg" data-rawwidth_="600" data-rawheight="443" class="origin_image zh-lightbox-thumb" width_="600" data-original="https://pic1.zhimg.com/v2-06b9f3bbd478ee6158a7e50030f9eccc_r.jpg">

  • 數據透析表、數據透析圖，嗯嗯，推薦的人太多了...

  • 圖表設計——布局，靈活運用好多類數據時的「次坐標軸」

  • 選擇數據——右鍵——更改圖標類型，靈活在一張表上結合起來柱狀圖和折線圖

    • <img src="https://pic4.zhimg.com/50/e121b8bbab0b34a94c3896cff4835ccb_hd.jpg" data-rawwidth_="378" data-rawheight="222" class="content_image" width_="378">

    ===============技巧篇=================

  • 數據——分列，將列內的數據拆分成多列，比如「XXX省XXX市」，拆成省、市兩列，「XX小時XX分鐘」拆成時、分兩列，可以按照寬度、文本、標點等作為界定進行拆分，非常多的場景會使用到，請優先學會...

  • 如果你不是靠excel吃飯，請不用那麼geek，而是學會excel的邏輯——配合簡單的公式、排序、替換、if等全局操作能得出的結果，不一定非要用一個長公式然後下拉，舉例：

    • 如何將無規律的一列上下翻轉？——創建一列，標上1、2、3……，下拉，以該列為主排序，改升序為降序，擴展目標列，得到結果，之後可以刪掉創建的輔助排序列

    如何將目標區域的每一行數據下面插入一條空行？

    ——創建一列，標上1、2、3……，下拉，下面空白行標上1.5、2.5、3.5……下拉，同理排序~Tada~

  • 條件格式——突出顯示單元格規則，裡面的「重複值」，在實時錄入和檢查標記時很實用

  • 在條件允許的情況下，升級到office 2013吧，excel 2013比2010好到爆啊！比如新增的sumifs、averageifs等多條件if，比如選擇一個區域，右下角小標「快速分析」自動生成數據條、色階、柱形圖、匯總圖、透視表、折線圖等等啊，秒中出啊有木有！

    • <img src="https://pic4.zhimg.com/50/7756161ef730d37854be1c3f7e5967eb_hd.jpg" data-rawwidth_="457" data-rawheight="407" class="origin_image zh-lightbox-thumb" width_="457" data-original="https://pic4.zhimg.com/7756161ef730d37854be1c3f7e5967eb_r.jpg">

    ===============插件篇=================

  • Power Map：在線地圖+在線演示+製作視頻，隨便來個中國壕熱力圖：

    • <img src="https://pic1.zhimg.com/50/b7526f75b47c3d23bfc37e00cf8bd03a_hd.jpg" data-rawwidth_="1004" data-rawheight="772" class="origin_image zh-lightbox-thumb" width_="1004" data-original="https://pic1.zhimg.com/b7526f75b47c3d23bfc37e00cf8bd03a_r.jpg">

    當然，也有柱狀圖：

    <img src="https://pic1.zhimg.com/50/555db0fa7e0c5378a76ce98f5bb66c43_hd.jpg" data-rawwidth_="1025" data-rawheight="621" class="origin_image zh-lightbox-thumb" width_="1025" data-original="https://pic1.zhimg.com/555db0fa7e0c5378a76ce98f5bb66c43_r.jpg">

  • Power View：帶可視化交互效果的圖表，很適合演示

    • <img src="https://pic2.zhimg.com/50/64bd517c42da64dfb6040c3d54d45e80_hd.jpg" data-rawwidth_="683" data-rawheight="669" class="origin_image zh-lightbox-thumb" width_="683" data-original="https://pic2.zhimg.com/64bd517c42da64dfb6040c3d54d45e80_r.jpg">

    默認配色就很不錯，而且演示的時候點擊時會直接按你點擊的類型幫你顯示對應的數據（例如上面的堆積柱狀圖）

  • Power Query：這個用法很多，我主要用於以下兩點：

    • 1. 在線Web抓取：不需要學會某個編程語言也能爬蟲+分析一些簡單數據，隨便舉個例子輸入新浪股票的網址，它自動幫忙抓取到N個表，我隨便打開一個：

    <img src="https://pic3.zhimg.com/50/e91c650b8065f74fa67f0814cd42aef3_hd.jpg" data-rawwidth_="1331" data-rawheight="768" class="origin_image zh-lightbox-thumb" width_="1331" data-original="https://pic3.zhimg.com/e91c650b8065f74fa67f0814cd42aef3_r.jpg">

    2. 連接資料庫：不需要學會SQL語法也能查詢+分析資料庫內的數據，這個就不方便截圖了...打比方說，常見的 select * from ... where xxx = xxx and xxx>xxx group by xxx這種sql語法查詢的內容，可以在Power Query中直接通過點擊、篩選等操作就列出來

  • 各種excel工具箱，這個不多介紹了，不常用，也就不打廣告了，但是挺適合部分長期使用excel的職場人士使用

  • SmartArt也是一大神器，我終於不用在Ai或者PPT上作圖再粘過來了...

    • ==================數據可視化篇====================

    常見的數據可視化工具不再贅述，在知乎裡面一搜一大把，我的經驗不算多，但是單獨加這個分類是想強調數據可視化的重要性，以及我對數據可視化的理解，希望大家結合下面的內容再去看其它答案的數據可視化工具：

    1. 要『正確』地理解數據可視化，一切不以幫助理解數據為目的的可視化都是耍流氓，例如

  • 倒騰半天用各種花哨工具做出來的酷炫效果（也包括一些可視化工具的網站），砸UI飯碗

  • 本來需要輸出的是給其它部門的數據報表，自以為是地加上可視化，請做好本職工作

  • 桑基圖、箱線圖、雷達圖用的很溜，但實際Boss只想用看（或者只會看...）熟悉的柱狀圖、折線圖、餅圖

    • 2. 我認為的『正確』的數據可視化是：

  • 易理解的。選擇正確的表達形式，適合用柱狀圖就別用散點圖，也別用那些受眾人群不好理解的特殊用圖

  • 可維護的。改了一點數據或者下次有類似報表再做不要花重複的時間再來一次

  • 有標準的。在同一工作範疇內選擇盡量標準一致性的數據可視化效果，坐標、圖例、篩選盡量統一，所以也不推薦一個報告用到多種可視化工具

    • 3. 一些個人技巧

  • 個人分析使用excel自帶透視圖，後台用的inspinia模板 + echarts(另外補充，echarts-x很好用但很多人不知道)，寫報告用圖說，商業數據分析用Tableau，另外覺得GA和umeng的可視化做的不錯可以學習借鑒

  • 有時候看到數據維度多的時候，覺得用什麼圖都不合適，我會先看echart圖例再往回看適用具體哪種

  • 思維不要固化在柱狀圖、折線圖、餅圖，多看多學才能橫向拓寬自己的知識面

  • 大部分後台需求是可以用圖來表達的，密密麻麻的數據表格會讓人無法第一時間抓到重點，不要吝嗇開發的時間

  • 補充上條，為了數據表格能隨時導出，在可視化表達之後，也考慮是否要把表格補充進來，這點我覺得umeng做的真的很好

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