職場撰寫郵件的十一條「軍規」

在商務交往中，尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。電子郵件的禮儀，最重要的就是替對方節省時間。

1.郵件要同時發給幾個人，收件人、抄送和密送怎麼選擇？需要對方回信的，就選收件人；只需讓對方獲知，無需回信的，就選抄送人；不想讓其他人知道的收信人，就選密送。密送還可以讓群發郵件看起來好像單獨發送的，例如同時給幾位面試者發通知，就可以用密送。

2.空白標題是最失禮的行為；把所有想說的話都寫在標題里，郵件正文一片空白同樣失禮。

3.信件正文稱呼不可少，最簡單的一個「Hi」或者「你好」，有時比客套的問候更有效。

4.如果一封郵件中提到某些文件，即便你確認對方一定有，最好也在附件中發一份。

5.收件人直接下載附件一定比在電腦中尋找一份文件更快也更方便。如果你要給對方發一份word文檔，最好在郵件正文中用純文本拷貝一下文檔里的內容。這樣如果對方是用手機查收郵件，就不再需要下載文檔再看了。

6.想跟領導們展示自己精心排版製作的PDF或PPT？最好把每個頁面單獨存成圖片格式。

7.不論是什麼格式的附件，一定要有一個簡短且明確的描述，考慮到手機閱讀的情況，文件名不能過長。如果你在信件正文中列出不同的附件摘要，那就更加分了。

8.跨國公司的統一郵件簽名格式里，大多數都包含郵件地址，因為你的信可能被轉發或回復給其他人，這時候收件人就只能通過簽名檔找到你的聯繫方式了。

9.最好用「我們」來代替「你」，比方說「我們要按照合同辦」比「你要按照合同辦」看起來更舒服。

10.把所有發過的郵件保留在發件箱里絕對是一個好習慣。當客戶或者有意刁難你的同事故意說沒有收到你的郵件時，至少你可以打開發件箱，作為「證據」。

11.不在半夜給客戶打電話是最基本的禮貌，但半夜給客戶發郵件卻會讓他們為你的勤奮感動。出差途中，在火車站等嘈雜的地方不方便給老闆打電話彙報情況？用手機發一封郵件吧，別忘了提一句，「我在火車站，周圍比較亂，只能用手機發郵件」，老闆最喜歡這樣的員工。

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