讓文件資料不再堆積如山！你該這麼做！

辦公桌作為工作的戰場，很多時候都會變得一團亂，而大部分情況中的根源是文件多、雜、亂。

後來抽屜和文件夾變成了文件們的「避難所」，只要有放著礙眼的就塞進文件夾和抽屜，那時候還覺得這個文件夾買的很值，結果時間久了，文件又成災了！

除此之外，最讓人惱火的，是某一天想找一個文件，卻一直沒想起放在哪兒，結果又把文件都翻一遍，隔壁「老王」抱怨說我這樣做讓他無法安心工作，其實就是找理由不想幹活！但我的文件卻還是沒找到……

辦公室收納的根本目的就是提高工作效率，所以對於文件的收納整理就圍繞著方便拿和快速找兩個維度進行。

利茲·達本波特在其暢銷書《致辦公室總是亂七八糟的你》一說中說：「一個現代商務人士，平均每天會接到大約190種信息，一年花在找東西上的時間大約是150小時。」

如果按照每天工作八小時來計算，也就是說一個人把工作一年中19天的工作時間拿來找東西，而這個時間是我們總工作時間的十三分之。

年工作日計算：365天/年 -104天/年(休息日) -10天/年(法定休假日)=251天/年÷19天/年 ≈ 13 如果我們將這部分時間用於休息和充電會不會更好呢？

閑話不多說，下面就進入辦公室收納系列的第二部分——紙質文件的收納整理。

顧名思義，紙質文件就是我們桌面上目之所及的紙質物品，可能包括合同、賬單、企劃書、書籍、雜誌、DM單、筆記本等。這些資料並非是固定不變的，而是在日積月累中不斷增加，而之後的情況也是這樣。所以為了金貴的重要信息不被埋沒，寶貴的時間不被浪費在找東西上，我們開始對紙質文件進行收納整理。

收納整理的步驟一如往常：分類 — 整理 — 收納 — 保持。這次還要著重提一下「斷舍離」，也就是 「廢棄文件」 的處理。

今天的收納整理，從丟棄開始。

處理掉無用的文件，把空間留下給有用的物品。

辦公室不像家裡，可以隨意增添擺設，隨意改造，而且空間大小也是固有的。在這些局限下，就註定我們要限制住物品的數量，不要將多餘的東西留在辦公桌上。

首先，將文件全部放在桌面上，進行物品選擇。

《要成功先學會減法》的作者臼井由紀表示，在這麼多文件中，真正會需要用到的，可能連%5都不到，其餘嚴格來說，幾乎都是無用的東西。只留下現在正在使用、近期內需要和一定要保管的，除此之外的文件全部丟掉！

也許你會反對，怎麼會沒有用呢？這份文件哪天可能會用到啊！那份資料留著會很方便！我可以很準確的跟你說，「哪天」是一定不會到來的，就算是到來了，你也可以有其他的方法解決這個問題。想一下，在信息泛濫的21世紀，你會搜索不到想要的信息。

退一步講，按照現階段的信息更替變化趨勢，每天的數字都在變，何況那些要被留存很久的物品呢！可能早就過時了！所以不要猶豫，被你丟掉的都是過時的、重複的舊資料，你留著也沒有用。

接下來要做的是分類，因為每個人的工作性質不同，所需的文件不同，所以分類方法也會不同，大家就按照自己的需求選擇不同的分類方法。

一次分類

1、正在用的文件待完成的工作所要用到的資料

2、需要保存的文件合同、項目策劃書這一類需要存檔的文件需要妥善保存好；珍貴的材料，在其他途徑上已經無法獲取的資料……

二次分類

統一文件大小，將一次分類的文件根據文件尺寸進行二次分類，一般文件都是A4紙大小的文件，但也有一些票據、賬單的尺寸比較特殊。

如果你的文件大小都相似，或者你已經把不規則尺寸的文件都統一了，但這一次分類可以忽略。

也可以把不同的文件裝進不同顏色的文件夾內，並添上備註標籤。

處理大小不一的文件，一方面可以用回形針夾在相關文件中，也可以用訂書釘定在相關文件中。或之間放在有分層的塑料透明文件夾中。放在相關文件中和透明的文件夾中都是為了便於尋找，達到提高效率的目的。 其他分類：按照項目類型劃分按照內容劃分（如報表、合同等）按照日期劃分按照客戶名稱劃分 ……

接下來說就是收納整理，

收納整理的目的是為了方便尋找，所以，不要給自己設定特別複雜的收納規律。找到最容易記住，最方便使用的才是王道。

你可以給自己一個設定，比如說，合同都放在黑色的文件夾內。

給裝有不同類型文件的盒子一個固定位置。根據使用頻率，將正在用的文件放在桌面文件夾內，已完成需要保存的文件放在抽屜中層收納，如沒有抽屜可以準備一個小的箱子，放在辦公桌下面靠近桌壁的角落裡。 而放在桌面文件夾內的文件，需要按照使用頻率擺放，把最常用的放在最靠近自己的位置。

對於保存已完成的文件，我一般是按照時間的先後順序擺放。

最好，在豎立擺放的文件上方用標籤紙貼上時間。或做一個表格記錄好自己的文件存檔方式，這樣更便於快速尋找文件。

紙質文件的收納整理大致就是這些了，接下來我們來聊聊保持。

因為文件使用頻率的不同，導致流動比較大，很容易就又恢復從前亂的狀態。

所以有以下兩點值得注意：

1、能用電子版的盡量不要列印成紙質的。

2、定期清理，保證文件的最高價值。

每完成一項工作就把不要的文件清理掉。還要每個月按時更新保存的的那些文件，避免舊的、不需要的文件沉積。

今天關於紙質文件的就說這麼多，歡迎大家及時補充更多……

辦公室收納系列未完待續，請繼續關注哦！