【流程十日談】第六談：流程與報告製作

作者：牛東方（益友會-河南分會）

《流程十日談》系標杆精益益友會河南分會副會長、廣東精益管理研究院流程管理專家牛東方老師的特約專欄，全文共十篇，本次為第六篇。廣東精益管理研究院保留本著作版權，轉載請註明出處。

以報告製作為主的表達呈現是一項重要基本功，相信大家都有過報告製作、工作彙報的經歷，現在正值歲末年初，各類報告任務紛至沓來。因此，我們把流程與報告製作提前到第六個篇章來分享。其實，報告製作與流程的關聯並不那麼緊密，但經營類報告的核心是流程視角的策略尋找，正是流程切中了經營類報告的要害，這一點《流程與經營管理》里已經講的很清楚了。本篇重點分享報告製作的架構設計模型、報告美化技巧及結構化工具應用。

一、強調錶達呈現的時代背景

1-表達呈現是能力的試金石，通過工作報告基本就能看出一家公司的管理水平。

一些管理者持這樣的觀點：寫不清楚就是沒想明白，沒想明白怎麼可能做好？這樣的觀點是有一定合理性的。

首先，彙報者作為專業負責人，應該對本專業的業務結構和專業工具瞭然於胸，任職資格里都有對應的要求，寫出的報告應具備結構性，如果你的報告看起來雜亂不堪缺少邏輯，上級看的兩眼昏花還沒看到重點，那說明你的專業素養與崗位不匹配。

其次，彙報者作為部門負責人，應對工作目標達成的策略有清晰的思考和具體的措施，如果你的報告看起來發虛，軟綿綿的落不了地，全是「加強員工培育」、「提升員工素養」等辭彙，那說明你壓根就沒有改變局面的有效措施，說白了沒有思考。

最後，管理者一項重要任務是培養下屬，自己的報告都表達不清楚，怎麼能保證培育下屬的質量。所以說，表達呈現是能力的試金石，給企業做管理診斷時，必看的就是公司及各部門的年度工作總結與安排，從報告里基本能判斷一家企業的管理水平，基本能看出各部門負責人的專業水平及管理能力。

2-表達呈現有著廣闊的市場需求，通過專項訓練可以有效提高表達呈現能力。

近幾年，表達呈現的產品主要有兩類，

一是以結構思考力為代表的結構派，

二是以秋葉PPT為代表的藝術派，

我們來看一下這兩類產品能否滿足管理者提升表達呈現能力的需求。最先走紅的是秋葉PPT，以一篇《工作型PPT就像胸罩》走紅，依靠創始人卓越的運營能力，秋葉PPT已成為全國最有影響力的PPT品牌。秋葉PPT側重報告的美觀性，從文字、圖形、圖片、顏色、布局等各要素講授PPT製作技巧。

顯而易見，秋葉PPT滿足了表達呈現藝術化的需求。近兩年發展迅猛的結構思考力，其產品技術本源依然是金字塔原理，但創新性的對金字塔原理開發了各行各業的應用，一時好評如潮。顯而易見，結構思考力滿足了報告整體框架的邏輯性。

說完優點，再談談其局限性，作為多年在企業實操的管理者不難判斷，具體專業模塊的邏輯架構在上面兩個產品里還找不到答案，具體業務的策略挖掘在以上產品里也得不到任何方法。本篇就試圖整合秋葉PPT、結構思考力、金字塔原理的核心觀點，並深入企業生產經營實務，談一談表達與呈現的方法與技巧。

二、金字塔原理讓你的報告有型

金字塔原理里最核心的原則就是不重不漏，這個原則在企業實戰中具有極高的價值。我們不從學術上探究其概念，僅從具體應用上探討一下其含義。

所謂不重不漏，就是你口頭表達或者書面呈現時，所有觀點不能相互衝突、不能有所重合，同時又不能遺漏重要觀點，你的上級僅從你的報告就能清晰的把握事態的進展、遇到的問題、當前的策略，不需再追問一句，不會再有所憂慮。能做到這一點，就是不重不漏，就是一篇好報告。做到這一點非常難，需要經過大量的實操訓練。在這裡，我們推薦金字塔原理的「S-C-Q-A」經典模型，以期給大家提供快速提升的技巧。

1-報告結構經典參考模型「S-C-Q-A」介紹。

「S-C-Q-A」是結構思考力的必講內容。Situation即背景，Complication即衝突，Question即疑問，Answer即答案。通過這個簡單的模式，可以實現精準有效的表達與呈現。無論是口頭表達，還是書面呈現，都可以用這個模型。問題解決型方案報告可以直接套用「S-C-Q-A」，一般諮詢公司的診斷報告都是這個套路。

Situation是指讀者已經知道、充分認可的事實。正確的描述背景，可以起到兩個作用。

一是獲得受眾的認可，你與他認識一樣，無形中拉近了距離，讓他願意聽你說下去。Complication是指促使Situation中描述的事情發生變化的因素。需要提醒您的是，這種變化可以是利好的，也可以是利壞的，甚至可以是中性的不好不壞的。

但Complication的出現，一定要打破受眾的安逸感，達到讓他神經一緊的感覺：「嗯？發生了這樣的事啊？」 Question通常是隱含的，一般存在於受眾的心裡而不被表達出來。Answer則是對Question的回答。Q和S是持續連貫進行的，正是Q和S的持續進行讓受眾始終跟著你的思路走。

我們把第一個Q定義為初始疑問，第一個A定義為初始答案，把第二個疑問定義為一級疑問，第二個答案定義為一級答案，後續的按此編號依次類推。初始疑問是由S和C觸發的，一級疑問是由初級答案觸發的。

至此，表達呈現的三個部分已經顯露出來，

一是SCQA，我們將之定義為序言，本部分主要負責吸引受眾的關注。

二是縱向的疑問/回答，這是邏輯在縱向線的技巧和體現，

三是橫向的歸類、分組和排序，這是邏輯在橫向線的技巧和體現。

這三個部分共同構成了報告的全部。下面這個圖示就是應用SCQA經典模型杜撰出來的案例，大家看一看，是不是邏輯清晰、重點突出又引人入勝。

我們舉一個工作的例子。

你是公司的黨委宣傳部部長，老闆出差一月回到公司，要聽工作彙報，問你這個月都幹嘛了，你開始像電話清單一樣一條條陳列，好顯示出你的繁忙：「您出差的一個月，我認真審核修改了32篇通訊稿件，編輯出版了2期內部報紙，發布了25期微信日刊，抽查了五次廠內廣播播報情況，完成了5篇在省市媒體刊登的外發宣傳稿件，我還代您參加了市委宣傳部組織的宣傳工作會議，代您就公司如何弘揚社會主義核心價值觀與市委宣傳部的同志進行了深入交流，在公司客戶來訪的時候我還充當了一次講解員，我還創新開展了一次攝影比賽活動。」這種流水賬式的彙報在職場相當常見，令人不勝其煩。很多部門的報告跟這半斤八兩，PPT糊滿了圖片文字，像裹腳布一樣又臭又長。

好的回答方式或許應該是這樣：「老闆您好，這個月我的工作總的來說可以分為例行工作和例外工作，例外工作主要有兩項，一是代您參加了市委宣傳部組織的宣傳工作會議，並就弘揚社會主義核心價值觀進行了交流；二是創新開展了一次攝影比賽活動。」因為你的職務是公司黨委宣傳部部長，廣播、報刊、微信公眾號、外媒對接本來就是你的本職工作，你不用講老闆也非常清楚。

如果老闆想詳細了解一下他出差這一個月黨委宣傳部部門工作運行情況，你再詳細彙報也不遲。讓我們通過圖解的形式，更加清晰的回顧一下本次你向老闆彙報的內容。用圖表示出來是這樣的。

我們再設定一個場景，綜合看一下「S-C-Q-A」的應用。

假設領導一個月前給你安排了一項任務，讓你有時間的話到本地的裝修市場看看，想給市場部即將報到的員工配備一些辦公隔斷和座椅。一個多月過去了，你懷著激動的心情敲開了領導的門，按耐不住完成任務的喜悅說：「老闆您好，這個月我很努力哦，看了好多家家居市場，跑的腿都要折了……」對於這樣的工作彙報，估計再有耐性的人也要煩躁了，何況你講話的對象是日理萬機的老闆，他可沒時間聽你講這麼多。如果到這時候還不剎車，極有可能遭遇被罵的危險。即使老闆文質彬彬，你也會給他留下「不會說話、邏輯不清」的壞印象。那麼應該怎麼做彙報呢？大家看看應用「S-C-Q-A」及分類後條理是不是清楚了很多。

2-橫向分類分組的四種模式

上文提到，報告由序言、縱向疑問解答、橫向分類分組組成，上一節就序言和縱向疑問解答做了介紹，本節重點就橫向分類分組的技巧做以介紹。

橫向分類分組的模式有四種——演繹推理、發現因果、化整為零、歸納總結，或者籠統一點說有且只有兩種，演繹推理和歸納推理，因為發現因果、化整為零、歸納總結是歸納推理的三種表現形式。

所以，橫向中每組中要素之間的順序必然是演繹順序、時間順序、結構順序、程度順序中的一種。歸納推理中任何一組的邏輯順序都有特定的根據，這個根據就是該組分組的基礎，也就是該組的元素為什麼能存在於同一組。現在你可能還不太理解，讓我們結合例子來做具體解釋說明。

演繹推理的表現形式是大家熟悉的三段論，典型的演繹推理由三句話組成，第二句話針對第一句話予以評述，第三句話是由之得出的結論。在管理上典型的句式如「A公司存在問題a，產生這個問題的原因是b，解決這個問題的方案是c」。在生活上典型的句式如「所有的人都會死，張三是一個人，因此張三會死」。演繹推理舉例如圖表演繹推理的典型模式。

歸納推理是將一組具有共同點的要素歸類分組，概括出其共同性。歸納推理的典型形式有時間順序、結構順序、程度順序三種。

時間順序是指將一個動態的過程分割為若干單元，這些單元按照時間的先後順序進行排列。由於這些劃分後的活動單元相繼完成後，會形成最終的結果，因此時間順序也稱為因果關係。

動態的過程，指的就是按照時間順序發展的活動、項目、事件或流程。希望你不要拘泥於活動、項目、事件、流程這些名詞上，更多的把注意力放在「按照時間順序發展」這個核心要求上。比如組織一次產品推介會的活動、比如開展一次產品研發的項目、比如一個耐人尋味的動聽的事件、比如一個客戶投訴處理的流程，這些都是按照時間順序依次進行的，這類事物就屬於動態的過程。動態的過程劃分的依據正是時間。舉例如圖表。

結構順序，是指將動態的整體劃分為若干單元，這些單元之間的順序就是結構順序。

靜態的整體，指的就是部分按照一定規則組合在一起的系統。這個應該很容易理解。房子是一個整體，由屋頂、側牆、地基構成。班級是一個整體，由班主任、老師、學生構成。我的記憶是一個整體，由喜、怒、哀、樂四種記憶構成。這個整體可以是具體的，也可以是抽象的。這裡說的靜態的，指的是部分之間相對的靜止，而不是指整體絕對的靜止。舉例如圖歸納推理之結構順序。

程度順序，是對具有共性的一類事物的集合的劃分。也就是說，

第一類是從時間的角度上進行歸類分組，

第二類是從結構的角度上進行歸類分組，

第三類是從共性的角度上進行歸類分組。

程度順序里的各要素具有一個典型的特徵，就是這些要素可以用一個名詞概括，如原因、步驟、階段等等。舉例如圖所示。這個例子中的要素可以用「原因」這個名詞統一概括。沒有指定流程負責人、沒有設計流程績效指標、沒有針對流程的瓶頸實施優化都是原因，顯然設定流程負責人是最重要的。

三、PPT技巧讓你的報告有色

上一節我們分享了報告結構的技巧，本節我們分享下PPT的製作技巧。我不提倡把報告設計的像海報一樣漂亮，中規中矩即可，沒必要在外觀上花太多精力，但基本的規範還是要有的。不是有這樣的說法嗎，做PPT的比做EXCEL的值錢，做EXCEL的比做WORD的值錢，PPT製作還是有很多講究的。基本要求如下。

1-文字一定要精簡。

內容一定要簡潔，抓住重點，多用數據、事實，少一些無謂的描述，PPT的漢語意思就是有力量的點，也就是關鍵點，把關鍵點寫清楚就夠了。內容的精簡體現到文字上，就是語言符合基本的語法規範就好，慎用很、大、極等形容詞、副詞，多用具體的數據。

此外，PPT里的句子一定要順暢，很納悶現在職場的新生代能把漢語句子寫順的已經不多了，別說PPT這類正式的工作報告，就是一般的郵件能寫順的都寥寥無幾。舉一個例子，一個員工發會議通知，其中一句話是這樣寫的：「報告模板及要求請參照附件編製」。這句話不較真的話感覺還能讀懂，大意就是各部門要按照附件提交報告，但要是較真的話，這句話就讀不通了，按照主謂賓語法把核心提煉出來就是「模板及要求參照附件編製」，問題就出來了，你要求各部門提交的是報告，不是模板及要求，所以這幾句話寫的極為不妥。

這樣低級的問題舉不勝舉，找一個能寫出精簡順暢文字的人才真是比摘星星還難，很多時候指著病句讓員工看哪裡錯了，員工仍然一臉懵逼，居然還不知道錯在哪裡。「報告模板及要求請參照附件編製」這句話完全可以精簡為「報告模板見附件」，七個字就說的很清楚了。

關於文字功底的重要性，一個跨國企業老總跟我說了一句話「我發現越高的職位對文字功底要求越高」。我這個朋友以前在諮詢公司做過資深顧問，訪談過很多企業老總，現在他自己又搞實業，得出這樣的結論，應該是很有道理的。下圖是筆者曾主持編製的報告。供讀者參考。

2-版面一定要美觀。

PPT製作有三個境界。

第一個境界是複製，接到報告製作任務，開啟搜索模式，複製大量的五顏六色的圖形到自己的PPT上，然後往圖形里粘貼文字，這樣的PPT慘不忍睹，一般都是這樣做的。

第二個境界是構圖，學了一些技巧，開始發揮主觀能動性，自己試著繪製符合自己主題要求的圖形，能達到這個境界的已經為數不多了。

第三個境界是精簡，開啟刪刪刪模式，逐漸形成自己的風格，很多企業的新品發布會PPT幾乎全是圖片，最多配上幾個文字。

下面我們講幾個能快速應用的技巧，供讀者參考。

顏色上，多借鑒一些諮詢公司的模板，百度文庫一搜一大把。每個諮詢公司都有自己獨特的顏色、字體和排版特色，比如麥肯錫，具備很強的參考意義。逐漸模仿後形成自己的風格。顏色方面，報告不要超過三種顏色，多了就會顯得亂，最好一個主色兩個輔色，或者同一色調里取一個深色、一個淺色。技巧方面，PPT一定要留白，不要把整張PPT佔滿，而且一個報告每頁PPT留白的寬度要保持一樣。

動畫不要多用，最好不要用，如果非要用，僅限於突出重點、展示邏輯、引導視線，我個人做PPT從不用動畫。此外，做PPT最最最核心的技巧只有一個，這一個你把握到了，你的PPT逼格會暴增，但真正做到也是需要很多次的訓練，那就是——對齊。

同一頁PPT里的文字、圖片、圖形等元素，一定要盡量對齊。除了上面這些技巧，你還要學會手工製作圖形，現在PPT里的SMART圖形功能已經很強大了，很多圖形可以從裡面拿出來用，用於表達並列、對比、循環、衝突等邏輯關係，但其有一個很大的缺點，編輯不方便，破解的方法是將其轉換為圖形，這樣就可以根據自己的需要使用了。

下圖是一頁PPT截圖，大家揣摩下其中對齊原則的應用。大標題與小標題是中心對齊，下方兩個並列模塊台式機組合、一體機組合左右均對齊，兩個圖片是左對齊，下方文字全是左對齊。正是活用了對齊原則，整頁PPT顯得乾淨整潔。

四、結構工具讓你的報告有魂

金字塔原理讓報告整體框架清晰，PPT製作技巧讓報告看起來精簡清爽，這樣還不夠，還不是一份好的報告。要想讓報告有靈魂，能充分呈現作者的意圖，必須要掌握結構工具和業務本質。

1-如何掌握結構工具。

結構工具，通俗來講，就是各項職能領域的成熟模型。戰略管理、經營管理、組織管理、流程管理、人力資源管理、採購管理、作業管理、業務運作等各個環節，都有大量的成熟模型供參考借鑒。

熟練掌握這些工具，不僅僅有利於解決問題，更會為你的報告製作如虎添翼。比如你在戰略規劃編製的時候，對影響企業發展的內外部環境做了大量分析，當你把信息貼到PPT里，如果沒有模型的幫助，會顯得一團糟。

當你用上SWOT分析模型時，整個分析框架會豁然開朗，外部機遇是什麼，外部威脅是什麼，內部優勢是什麼，內部劣勢是什麼，這四個方面一一對應需要組織採取什麼樣的應對策略，選擇哪些策略生成組織的戰略舉措，都會很清晰的展現出來。這就是結構工具的魅力。

其他模塊依然，經營工具常用的是OGSM，組織工具常用的是RACI，營銷工具常用的是3C，精益管理里的工具更是數不勝數，活用這些工具可以有效提高報告的邏輯性。

此外，矩陣思維在採購、營銷、人力資源模塊都有很廣泛的應用，都有對應的工具可借鑒。有的基層員工工作了幾年甚至十幾年，積累的僅僅是自己操作層面的知識，自己崗位以外的知識一無所知，更別提更上一層的知識了，所以他們還遠未形成自己的知識體系，干操作採購的只懂下單，不知道尋源、定價、合同管理，更不知道採購成本總體分析與控制。

部門如果把部門報告製作交給這樣的員工，那效果不敢恭維。所以我建議培育下屬時，不僅讓培育其崗位知識，還要教授其關聯崗位知識，甚至是非財務管理的財務知識，這樣對下屬能力最大化以及後續輪崗勝任都有很大的幫助。這樣的員工做出來的報告，必然會即有高度又接地氣。

2-如何掌握業務本質。

其實《流程與經營管理》那一篇看明白的話，這個命題就迎刃而解了。特別是年度總結安排等經營分析類報告，核心就是圍繞目標監督、回顧策略的有效性，很多公司經營報告做不出價值就是因為脫離了這個核心。就技巧而言，筆者推薦一個十大本質關係，供讀者在報告製作者盯著本質抓核心。

一是環境的本質是影響，讓你做PEST分析實際是就是分析政治(Political System)、經濟(Economic)、社會(Social)、技術(Technological)等因素對你公司的影響，因此環境是表象、影響是本質。

二是資源的本質是有限，戰略分析就是研究給什麼業務配置多少資源，因為資源是有限的，戰略必須回答什麼做、什麼不做的問題，所以資源是表象、有限是本質。

三是目標的本質是恰當，目標必須符合SMART的要求，Specific即具體的，Measurable即可測量的，Attainable即可達到的，Relevant 即與其他目標相關的，Time-bound即有明確截止期限的，符合SMART要求的目標便是恰當的目標，所以目標是表象，恰當是本質。

四是時間的本質是次序，項目管理中甘特圖的應用，就是把需要做的事按時間先後次序排列出來，精益生產中的效率分析也講究什麼先做、什麼後做、什麼可以並行或者什麼可以乾脆不做，都是在針對事情的次序做文章，所以時間是表象，次序是本質。

五是功能的本質是組合，系統是因為單元的組合而具備了功能，你要分析企業的價值鏈就要研究微笑曲線，就要研究研發、製造、銷售等等單元，所以系統是表象，組合是本質。

六是問題的本質是根本（根源），質量管理中利用排列圖分析病象，利用二八原則，將導致80%的問題發生的20%的原因即根本原因挖掘出來，就是要找出根因對症下藥，所以問題是表象，根本是本質。

七是管理的本質是條理，這個更容易解釋了，余世維說管理就是獎罰分明，意思就是要有條理，我講的「有邏輯」就是「看起了很順」，也是這個意思，所以管理是表象，條理是本質。

八是分析的本質是關係，或者叫比較，很多職場朋友被各種各樣的分析工具和圖表搞的頭昏腦漲，其實從本質的角度看，定性分析只有演繹推理、發現因果、化整為零、歸類總結這四種，定量分析只有比較、變化、構成這三種。所以說分析是表象，關係或比較是本質。

九是計劃的本質是預測，我們做財務預算就是對經營成果的預測，然後根據外部環境、內部實際變化不斷調整這個預測，包括戰略計劃、經營計劃、運營計劃、財務計劃這四大計劃都是預測，所以計劃是表象，預測是本質。

十是發展的本質是持續，發展這個詞本身就要求加速度不能為負，如果加速度為負那就叫倒退了，所以我們當前的經濟雖然破八，但是保持在七左右，相比發達國家、相比過去還是在持續發展的，所以發展是表象，持續是本質。

五、本篇小結

1-寫不清楚就是沒想明白，沒想明白就難以做好，表達呈現是能力的試金石，通過工作報告基本就能看出一家公司的管理水平。

2-金字塔原理里最核心的原則是不重不漏，其經典參考模型「S-C-Q-A」有助於搭建清晰精簡的報告框架。按照「S-C-Q-A」模型搭建的報告體系主要有三部分，

一是SCQA，我們將之定義為序言，本部分主要負責吸引受眾的關注。

二是縱向的疑問/回答，這是邏輯在縱向線的技巧和體現，

三是橫向的歸類、分組和排序，這是邏輯在橫向線的技巧和體現，橫向分類分組的模式有演繹推理、發現因果、化整為零、歸納總結等四種。

3-管理者應熟練掌握運用本專業的成熟工具，如經營工具常用的是OGSM，組織工具常用的是RACI，營銷工具常用的是3C，精益管理里的工具更是數不勝數，活用這些工具可以有效提高報告的邏輯性。年度總結安排等經營分析類報告，核心是圍繞目標分析評價策略的有效性，很多公司經營報告做不出價值就是因為脫離了這個核心。就技巧而言，筆者推薦了十大本質關係，供讀者在報告製作時透過現象看本質。

作者牛東方，來自益友會河南分會，廣東精益管理研究院流程管理專家。