ERP實務：如何實現自動補貨

ERP實務：如何實現自動補貨作者: 鄭峰, 　出處:IT專家網,　責任編輯: 徐蕊,　2008-04-22 10:49

　　下面我以世界上最大的ERP開源軟體COMPIERE為例，講述在這個軟體中，如何實現自動補貨的功能。

　　【IT專家網獨家】一般企業，對於某些材料，從保障正常生產的需要出發，會對其設置最低庫存。當庫存數量低於這個最低庫存的話，系統會自動提示管理員，該請購一定的材料，以滿足最低庫存的需要。

　　如企業現在有生產很多產品，需要用到瓷土這種原材料。所以企業為了生產安全的考慮，對於該材料設置了最低庫存，也就是所謂的安全庫存。假設，我們設置的最低庫存數量為1000千克，我們若要讓ERP系統在低於1000克的時候，按一定的規則自動發出補料需求，該如何實現呢?

　　下面我以世界上最大的ERP開源軟體COMPIERE為例，講述在這個軟體中，如何實現自動補貨的功能。

　　首先，我們來看一下這支作業的流程圖。

　　

　　一、制定補貨策略。

　　若我們對某個材料要進行最低庫存管理，就要求為其設置具體的補貨策略，否則的話，就不能實現自動補貨功能。

　　在產品窗口補貨策略中，跟補貨相關的策略中，我們主要要關注一下參數：

　　1、 補倉類型。

　　補倉類型一般可以有兩個選擇，一是手工，二是按維護最低庫存數量。顧名思義，手工就是需要用戶手工去創建補貨申請。也就是說，當庫存數量低於最低庫存數量時，在補貨報表中可以查看到這個信息，但是根據補貨報表生成請購單或者採購單時，該項條目是不會生成請購單或者採購單的。所以，一般為了管理維護的方便，我們一般把補貨類型選擇為「維護最低庫存數量」。這個補貨類型若發現企業實際庫存數量低於我們設置的最低庫存時，就可以根據補貨報表的內容生成請購或者採購項目了。

　　2、 最低庫存數量。

　　最低庫存數量就是指用戶需要指定的材料的具體最低庫存數量了。

　　這裡要注意一點，在大多數企業中，這個最低安全庫存數量不是一成不變的。特別是一些季節性差異比較明顯的產品，有時候可能在某一個特殊的時節，要配備比較多的安全庫存;而在淡季時，若最低安全庫存過高，則必然會增加企業的庫存金額，造成不必要的浪費。所以在有必要的時候，用戶可以多準備幾個最低庫存數量版本，根據不同的時節，採用不同的版本。

　　一般來說，我們使用ERP系統，有時候追求的目標是零庫存生產，也就是最低庫存數量為零。所以，隨著ERP系統使用的深入，用戶可能對物料的把控能力會有所加強。為此，可能在後續沒有必要保存這麼高的安全庫存，此時，企業出於成本的考慮，要根據實際情況進行調整。3、 倉庫信息。

　　這裡的倉庫信息指的是「最低安全庫存」材料存放的位置。若我們這裡不選具體的倉庫信息，則其是保存在產品資料定義的倉庫中，也就是說，跟平時正常採購的庫存是放在一起的。

　　不過，我強烈建議，在作庫存補貨相關作業時，要把這支作業跟其他作業區分開來。

　　如企業可以建立一個安全庫存倉庫，用來專門存放最低庫存的數量的存貨，因為一般這個倉庫中的材料是不動的，只有當原材料倉庫中，該材料庫存數量不足的時候，我們才會領用這個倉庫中的材料;另外，若有保質期等要求的話，我們還要定期的清理這個倉庫中的材料，以滿足都在保質期內。以後按補貨策略採購的材料，都會放入到這個安全庫存倉庫中。另外，根據補貨策略生成的請購單或者採購單，以及後續的入庫單，在操作中，最好都能夠設置獨立的單據名稱，以跟其他單據進行區分。這麼設置，對後續的查詢、跟蹤非常有用。

　　在這裡，比如我把瓷土的最小庫存數量設置為1000千克，倉庫信息中設置為「安全庫存倉庫」。

　　二、採購相關信息設置。

　　採購信息設置是指，當庫存數量低於企業規定的最小庫存數量時，就要發生請購或者採購作業。這裡的信息就是用來規範這個作業的運行。重要的有如下幾個參數：

　　1、 當前供應商。

　　在生成採購單時，必須要有供應商，若沒有供應商的話，則就不能生成採購單。故，我們在設置瓷土時，若沒有設置默認供應商的話，則在後續根據補貨報表生成採購單時，就不會成功，會提示缺少供應商的錯誤。

　　故，在考慮使用補貨作業時，我們一定要先檢查一下，我們需要的補貨材料有沒有設置默認供應商。其實，不僅補貨作業，任何從其他單據自動生成採購單作業，都有這個默認供應商的限制。不然，採購單怎麼知道，該向哪個供應商採購呢?

　　2、 最低訂單數量。

　　若我們把瓷土的最小庫存數量設置為1000千克，假設現在企業該材料的庫存數量為999千克。那就會觸發補貨作業功能。但是，我們要採購多少呢?只是補足最小庫存數量，即只採購1千克嗎?這顯然不是很合理。

　　所以，我們要設置一個最低的訂單數量。如若供應商跟客戶約定，瓷土最低的採購數量必須為10千克。則當庫存數量只有999千克，觸發補貨作業時，根據其生成的請購單或者採購單上的數量就是10千克，而不會是1千克。

　　這個功能雖然不起眼，但是可以幫助企業用戶解決很多尷尬的問題。我以前在做項目的時候，用戶老是像我反映，有時候根據補料單下採購單或者申購單的話，如瓷土，0.1 千克的採購單都會下給供應商，因為採購原在審核的過程中，有可能會疏忽過去。

　　故系統在補料採購時，為了解決這個問題，就專門設置了這個「最低訂單數量」欄位，當補料作業發生時，產生申購或者採購項目，就要滿足這個最低訂單數量的要求。

　　3、 最低打包數量。

　　除了最低訂單數量外，還有一個因素影響了根據補料單生成採購單或者申購單項目的數量。

　　我們假設瓷土的包裝，使100千克一袋，最小採購數量為50千克。供應商送貨時，也是按這個送貨，供應商不可能把包裝分開來賣。當庫存數量為950千克時，運行補料報表作業，其建議採購數量上，顯示的數量為100千克。為什麼會如此呢?這主要跟系統考慮數量的角度有關。當我們設置了最低打包數量的時候，系統在考慮採購數量時，其採購的量除了要滿足最低訂單數量的條件下，還要滿足採購量為最低打包數量的整數倍。下面，我們來看一下系統是如何來考慮最終的採購數量的。

　　ERP系統在運行補料報表時，一般分兩步走。

　　首先，其考慮如何彌補最低庫存數量。最低安全年庫存-現有庫存數量-下單數量+保留數量，計算出來的結果，就是系統認為需要請購的數量。下單數量，這裡指的是已經下了採購單但是還沒有到料的數量;而保留數量，是指可能已經有了銷售訂單或者領料單，但是還沒有出貨或者領料的數量。COMPIERE系統雖然沒有像其他ERP系統一樣，考慮十二大量;但是，其還是考慮了一些基本的數量，這些量基本可以滿足用戶的常規需求。假設瓷土沒有保留數量與下單數量，計算出來，需要彌補50千克瓷土。

　　這數量計算出來後，系統就會跟採購中設置的最小採購量與最低打包量進行比較判斷。系統首先比較的時最低採購量。根據前面一步，計算出來需要請購的數量為50千克，已經滿足最小採購量的設置，所以，顯示的需要請購數量就為實際的數量50千克。若前一步計算出來的數量小於50千克的話，則這裡的預計請購數量就會變為50千克。接下去，系統再用這個數據跟最低包裝數量進行比較。這裡預計請購數量為 50千克，而最低包裝數量為100千克。所以，最終採購單上顯示的採購數量就為100千克。

　　三、查看補貨報表。

　　一般企業用戶在做補貨作業的時候，在生成請購單或者採購單之前，要先生成一份補貨報表。這份報表不會產生具體的請購單或者採購單，只使查詢作用。這份報表中，會顯示最低庫存數量、當前的庫存數量、最小包裝數量、最低採購數量、保留數量、採購數量及最終形成的預計採購數量。根據這份報表，用戶可以清楚地看到我最終生成的請購單或者採購單會包含哪些內容。

　　不過，現在這個COMPIERE系統還有一個缺陷，就是用戶不能指定生成哪些項目。因為在實際管理中，用戶在查看時，可能會覺得有些現在還沒有必要生成採購單，需要在生成採購單或者申購單的時候，過濾掉。但是，現在的版本沒有這個功能。

　　四、生成請購單或者採購單。

　　查看完補貨報表後，就要根據企業的需求生成請購單或者採購單了。在系統中，可以根據補貨報表生成請購單，然後再按請購單生成採購單;又或者直接根據補貨報表生成採購單。具體要不要申購這個中間過程，主要是看企業自身的需要。企業可以自己進行判斷。

　　此外，為了跟其他的請購單與採購單進行區別，我建議為補貨作業設置專門的單據名稱，如此，對於後續的查詢與跟蹤是非常有幫助的。

　　若能夠把補貨作業做好，那ERP系統在一定程度上，可以延伸倉庫管理員的視野，提高倉庫管理的效率。

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