5S管理制度方案

2003-11-175S管理規範草案第一條 總則為了給員工創造一個乾淨、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環境，使公司辦公管理及文化建設提升到一個新層次，特制定如下制度。第二條 本制度適用於公司本部及各外埠公司全體員工。第三條 整理1. 每月對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀。必要文件交秘書部送檔案室歸檔。2. 每月對錶單記錄（包括電子文檔）作盤點，盤點後的有效表單記錄統一交秘書部送檔案室歸檔。3. 對所轄區域的物品、設備、空間做盤點，並區分其「要」和「不要」；分類如下：1) 設備：電腦、印表機、文具、書籍等；2) 空間：櫃架、桌椅、儲物箱等。3) 物品：個人用品、裝飾品4. 依據《必要品的使用頻率和常用程度基準表》決定物品的「要」與「不要」 ；5. 「不要」物品經各部門主管判定後，集中報廢或拍賣；必要品的使用頻率和常用程度基準表常用程度 使用頻率 處理方法低 ? 過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用 丟棄中在過去的6個月中只使用過一次的物品一個月使用一次的物品 集中存放（例如歸檔或存放在庫房中）高 ? 一周使用一次的物品每天都使用的物品每小時都要使用的物品 保存在辦公桌或隨身攜帶第四條 整頓卡座區整頓：1. 辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品；文具必須豎放。辦公用品一般的常用品：筆、訂書機、塗改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，可以集中放在辦公桌的一定區域內，電腦線、網線、電話線有序放置；人離開半小時以上應將桌面收拾乾淨。2. 抽屜：抽屜里盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放A4的文件、資料；把這個空間從充分利用起來，可以放下面這些東西：個人的東西個人的參考資料（文件夾、辭典、手冊、商品目錄等）文件卷宗（各種信息、草擬的文件材料等）空白稿紙、不常使用的文具等3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調正，離開半個小時以上，椅子應放回桌洞內；4. 電腦：電腦置寫字檯左前角，豎式主機置桌面下；5. 卡座屏風：內外側不允許有任何張貼；6. 垃圾簍：罩塑料袋，置寫字檯下右前角；7. 桌洞下不得堆積雜物。8. 外衣手袋：請置掛於衣帽間或抽屜內，嚴禁隨意放在辦公桌椅上。辦公室整頓：1. 辦公室：桌面除公司購置案頭用品、文件盒、筆筒、文件、電腦外無其他物品；2. 抽屜：同卡座區規範；3. 電腦：桌面呈45度角貼牆放置，豎式主機置桌面下；4. 垃圾簍：置於桌後；5.飲水機：放指定地點，不得隨意移動；6. 報刊：必須上報架，或閱完後放入辦公桌內；7. 外衣手袋：同卡座區規範文件、資料管理整頓：1. 檔案管理依據《集團檔案管理制度》執行2. 將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機密類文件。根據應用情況應將分為每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要荊╈處置；3. 硬碟里的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存的，應形成紙質和辦公軟體等雙套介質材料歸檔保存；4. 儲存公用信息的軟盤採取保護措施，使大家都自覺地小心使用。並且為了明確存儲在硬碟和軟盤裡的信息聯繫，建議在軟盤的標籤上註明題目。還要把軟盤分類。修改以後，一定要註明標題、日期。同時軟盤也應該像保存文件一樣，保存在專用的夾子里。信件、電子郵件（OA）整頓：1. 做一個臨時性的信夾，把不能立即處理的信件放在裡面，必須保存的東西則放在信件保存冊里；2. 辦公自動化裡面重要郵件應該及時備份；電腦硬碟中應專門建立一個文件夾，不能處理的郵件存放在裡面；3. 為了減輕伺服器負擔，提高響應速度，辦公自動化中已看郵件不要超過一定數量，經理、處長不得超過100封，部長不得超過50封，員工不得超過20封。系統管理員不定期抽查。第五條 清掃公司新辦公樓有專門的保潔人員，公共區域（如通道、樓梯）不需清掃，清掃的對象主要是個人辦公區域：桌面，桌洞；辦公設備：電腦、傳真機、複印機、印表機等等清掃基準對象 清掃標準要求 周期 清掃時間&nb......
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