丟掉4個壞習慣，筆記競爭力10倍奉還！

丟掉4個壞習慣，筆記競爭力10倍奉還！

壞習慣1︰除了行程其他什麼都沒寫

任何人使用記事本的觀念，都是用來寫行程，但是行程只是確定的約會時間罷了。每到年底，書店與文具店就會推出各式各樣的記事本。有些有真皮封面，精緻高雅，有些輕巧可愛，可以塞進西裝口袋。每家廠商為了爭奪客戶，無不絞盡腦汁推出新產品。另一方面，現在智慧型手機與平板電腦等行動終端機爆炸性成長，愈來愈多年輕人不再攜帶實體記事本。再加上筆記型電腦成為標準配備，電車上也經常有人開電腦來看。其實行程管理要走數位或類比，本來就是個人自由，也沒有規定誰好誰壞。只要用起來方便就可以了。無論選哪一種，這點務必銘記在心－光是書寫行程，算不上行程管理。「我聽不懂你說的話。行程管理不就是管理我的行程嗎？」一定有人會這麼說，但其實這裡有個大陷阱。一般常用的記事本書寫如下範例B，縱軸或橫軸為時間軸，按時間填入內容。任何人都很習慣這種方法。何時何地要見何人，是行程管裡的基礎。這也可以說是備忘錄或行程表。一般人的行程筆記方式

6/11（一）11:00 到D公司提案12:00 與D公司老闆吃午餐15:00 拜訪E公司17:00 與部長前往G公司 但真的寫這些就夠了嗎？請看範例A和B，並比較A與B兩人的行程表的差異。行程筆記範例A6/11（一）8:30 公司朝會9:00 課內會議10:30 到A公司協商13:30 到B公司提案15:30 到C公司交貨19:00 與部長懇談確認A公司用的協商資料打電話給F公司○○老闆約時間檢查交貨給C公司的內容製作與經理懇談用的資料請經理確認到B公司提案用的資料打電話向E公司老闆道謝製作下半年的營業額草案思考如何由五名下屬分工合作確認新商品提案內容檢討A公司業績提升方案打電話向Z公司○○課長確認行程筆記範例B）6/11（一）8:30 公司朝會9:00 課內會議10:30 到A公司協商13:30 到B公司提案15:30 到C公司交貨19:00 與經理懇談 A除了行程之外，只多寫了當天該做的事。看出差別了嗎？你每天用的都是A的方法，或者是B的方法，業績自然會不同。這才是恐怖的地方。人類不喜歡改變慣用方法。因為方法用得愈久，習慣就愈難改。重點在於比較A、B兩人的記事本，從感覺或視覺上了解每天持續不一樣的做法，哪邊的業績會比較高。比方說有一天沒有任何行程好了。而且這天整天都待在公司。如果是只會寫行程的業務員，通常就這樣懶洋洋地過一天。我想說的就是這個。因為沒搞清楚這天應該做什麼，所以時光會白白流逝。如果這禮拜的行程滿檔，肯定令人開心。因為業績想必會很漂亮。但實際上卻手忙腳亂，缺乏準備，丟三落四，一切都虎頭蛇尾…我想應該很多人有這種經驗吧。不瞞你說，我也曾經有過好多相同的經驗呢。也就是說，無論行程滿檔空檔，業務員都有做不完的事。只寫何時何地見何人，算不上行程管理。請再次理解這一點。我的記事本革命就以這思維做為基礎。只寫了行程的記事本，並不是萬惡淵藪。但書寫不認真的「思考怠惰習慣」，卻絕對是造成業績低迷的原因。請銘記在心。聽好了，對著行程打破砂鍋問到底。這才是我所提倡的「記事本革命」。再重申一次，就是因為你只寫行程，業績才會爛喔。壞習慣2︰沒寫出會談的準備要項約到一個時間，雙方談生意，業績的故事就從此開始。話說，你會如何開始談生意？所謂開會，就是人們彼此討論每日活動的改善方法，統一團隊意識，撰寫業績的一個活動。那你可曾為了會議做準備，在會議上發言，或者提案？甚至，你是否明白開會的目的？假設現在有下面的行程。6/11（一）8:30 公司朝會9:00 課內會議10:30 到A公司協商13:30 到B公司提案15:30 到C公司交貨19:00與部長懇談 11:00 到D公司提案12:00 與D公司老闆吃飯15:00 拜訪E公司17:00 與部長前往G公司請問你幾個問題。問題16月11日，早上九點開始課內會議，而你是課長。你會做些什麼？開會程序如何決定？每個課員的業績資料？行動的分析結果？其他該準備的資料？要給課員什麼意見？有什麼要對全公司宣布？問題26月11日上午10點半開始，要到A公司協商。協商內容是什麼？有什麼要達成的目標？要準備哪些文件？有無備用資料？問題36月12日下午3點，要拜訪E公司。要帶什麼去拜訪？拜訪目的何在？這次拜訪可以拉近多少距離？「這些小事，我記得一清二楚啦。」每次我在講座上這麼問，學員都這麼回答。但你一定清楚，寫成白紙黑字跟單憑記憶，究竟有多大落差。再重申一次，最恐怖的就是『缺漏』。缺漏會搞砸生意這種事情絕不少見。開會或談生意一定會有以下需求。（1）必須要準備的材料（2）程序流程（3）進行的目的與意義（4）會議的處理事項，發言議題，討論提議但只有寫行程的記事本，就無法顧到所有細節。話說有些人會帶行事曆與記事本各一本。這確實比只有行程要好，但細節與行程連動，一覽無遺，舉一反三，才是關鍵。即使用一週單位來看，業務員也是做個不停。例如要拜訪客戶，公司內部開會，事務工作處理等等。如果當上管理幹部，不僅要顧著自己手上的客戶業績，還要管團隊業績，開不完的會，簡直忙到頭昏眼花。當我還在當上班族的時候，曾經同時率領七個部門。每天都以一小時為單位在開會、協商、帶下屬出門、談生意。每進行一項活動，就在筆記本上寫一大串準備事項，才能順利解決各部門的問題，達成目標，追求業績。如果我沒用這招，一個人絕對管不了七個部門。我想起某天客戶部長對我說的話。「後藤先生怎麼有辦法長期兼任這麼多部門主管呢？」我拿出自己的『業務筆記本』給他看，裡面寫滿了各場協商的細節，還有當天該做的事。他一看過便深深點頭。「原來如此…我懂了。」我並不是超人。甚至天生就是急性子、粗心大意的人，所以「忘東忘西」根本是家常便飯。我也曾經因此被上司與客戶罵得狗血淋頭，失魂落魄。因為討厭這樣的自己，才想蛻變為一個細心的人。而這股決心，讓我努力準備每一場協商與會議，追求萬無一失。現在我一樣忙得不可開交，但多虧了這一招，無論多少事情一起來都能輕鬆應付。對業務來說，每一次協商都是左右業績的關鍵時刻。若你認為跑業務的方式跟以前一樣就好，那正是業績低迷的原因。給不同客戶看的資料不可能相同。進攻的點也不會一樣。而且請不要把會議當成例行公事，要看成改善每日活動的重要場合，用心寫下準備事項。養成準備的習慣，業績必然會上升。壞習慣3︰對於該做的事情不清不楚對業務員來說，每天該做的事情都堆積如山。如果當天該做的事情只有兩、三件，不必寫也能記得住。但若待辦事項只有兩、三件，這人不可能是暢銷業務員。假設當天有二、三十件待辦事項，你該如何面對？你敢拍胸脯保證：「沒問題！我全都記得！」嗎？記得又該如何？一件一件想起來做嗎？事實上是有大把的待辦事項，卻沒有寫下來，結果丟三落四，不斷拖延。我也曾經不斷重複這種錯誤。昨天應該打電話給A公司○○部長的！昨天協商應該帶展示機的！沒頭沒腦地過了一天！會議上應該提○○這件事的！忘了B社交代的功課！忘了寫訂單，合約飛了！要是有拿樣品給對方看就好了…沒把該做的事情搞清楚，就是會犯這種錯。而不斷重複相同錯誤，當然不可能有好業績。一旦忘記承諾過的事情，就會瞬間毀滅客戶對你的信任。建設是持久戰，破壞則是秒殺。千辛萬苦建立了良好關係，卻因為一次放鴿子或說話不算話而斷絕往來。這種例子，我已經看過太多了。我說說自己當業務部長時候的故事。當時每週一上午8點，我都會在公司附近的連鎖餐廳跟老闆開一對一早餐會議。每次會議，我都會將協商事項逐一寫在『業務筆記本』中，並一一檢查。有一週我請老闆打電話向客戶○○公司老闆道謝，結果下一週老闆說：「啊！我忘了！後藤部長抱歉！」結果錯失了與客戶拉近關係的絕佳時機。還有另一個故事。某天我要對客戶提案，心想過程與以往無異，大概準備一下就出門。到了現場，就要從常用的資料夾裡拿出今天所使用的提案資料。但沒想到，資料夾裡空空如也。我臉色鐵青，老實招了出來，對方當然不可能接受。冷冰冰地說：「你沒帶資料？」「那你來幹什麼？」當時我的表情真是落寞到極點。這些最壞的示範告訴我，沒有把該做的事情記清楚，就會丟三落四而破局。不僅是與客戶協商，公司內部也一樣。說話不算話會破壞人際關係，打亂團隊默契，即使是上司也不會得人心。這種情況並不少見。提升業績的第一步，就從寫出『明天該做的事』開始。千萬不要養成早上進公司才開始想「今天做什麼好呢…」的壞習慣。你一定明白，業務如果不從大清早就進入戰鬥狀態，絕對拿不出好成果。先搞清楚應辦事項「今天第一次跟A公司談生意」「跟B公司有重要協商」「要準備公司內部會議」…告訴自己「今天也要拼了！」才能招來業績。而我個人還更誇張些，我在前一天看到大筆的應辦事項，腦中就會想像明天的光景，自然充滿幹勁。尤其碰到大案子的時候，鬥志更是異常高昂。若你也想排除缺漏造成的失敗，懷抱高昂鬥志度過每一天，就請習慣寫下所有應辦事項，讓事事清楚明白吧。壞習慣4︰定不出優先順序該做的事情多到看了就煩…不知道該從何做起…我看過許多業務員，可以一口咬定，會這麼說的人一定是滯銷業務員。因為他們在動手之前，大腦就因為工作量過多而哀嚎。這些人的共同點，當然就是沒有為應辦事項定出優先順序。所以這些人胡亂出手，一天轉瞬消失，結果還是感嘆：「我今天究竟都做了些什麼…？」究竟該怎麼做才能避免這樣的混亂？應辦事項按優先順序可分為以下四大類。（1）不得不趕工的事（2）今天內完成就好的事（3）明天以後再做也行的事（4）還沒決定完成時間，但必須要考慮的事業務員該做的事情應該堆積如山。但當四大類混在一起，難免會忘記不得不趕工的事，卻花太多時間在明天以後再做也行的事上面。I 首先以（1）（2）為優先，標上號碼II 然後才注意（3）（4），思考處理順序請看6月13日的例子。6/13（三）2. 打電話給F公司○○部長約時間10. 研究五位下屬的分工合作內容11. 確認新商品提案內容3. 檢查下屬週報內容4. 確認D公司提案內容6. 完成A公司估價8. 給下屬山本的建議內容5. 商品確認7. 確認上一週的銷售單據1. 打電話給W公司部長約時間9. 向會計預支兩萬日圓◎重要事項以紅字標示今天該做的事情總共有十一項。你要看過所有項目，在每一項前面列出優先順序。其中最重要的就是打電話給W公司部長，所以排第一。打電話給F公司的部長約時間也很重要，排第二。像這樣排定順序，會在你腦中留下每件事的重要度印象，加深記憶。雖然排定優先順序的動作，只是在應辦事項列表前面加上數字，平凡無奇，但其實隱藏著重要的提示。我看過許多業務員，經常有人會把概論與細節混為一談。很遺憾，只要聽這些人提案或講述某個主題，立刻就會凸顯他們的無能。也就是說他們不會講重點，反而會針對無關緊要的事情講個沒完。因為這些人無法整理出該說什麼，也無法判斷當下該怎麼做。我想各位身邊也經常可見「廢話連篇」的人。廢話多的人就是無法區分概論與細節，無法掌握狀況，也不知道「當下需要什麼」「說什麼最恰當」「要用幾分鐘說完」。喝喜酒的時候，常看到親友一致詞就是十幾分鐘，聽的人都已經不耐煩了，說的人還是滔滔不絕。這些人真是夠了。底下聽眾則是精疲力盡，希望快點結束。有個詞形容不會看情況的人，叫做「白目」。看不出當下需要什麼，自然會給旁人造成困擾。接著來看報紙的結構。報上新聞都由以下三個成份所組成。（1）主標 一句話表示主題，例如「日圓飆升！」（2）副標 「今天日圓升到1美元兌76日圓。出口產業大受打擊，各公司紛紛尋求對策，情況日趨嚴重」（3）內文 詳細說明日圓升值背景與現狀。這是傳統的新聞報導寫法，以讀者為出發點。讀者先大致看過主標，有興趣的話就看看副標，再來才看內文。也就是將要表達的內容分為主題（主標）與概要（副標），聽眾才容易理解。定優先順序的習慣，就等於『判斷』應辦事項重要度，『區分』緊急程度的習慣。雖然只是加個編號，但是定優先順序的動作，可以養成瞬間掌握狀況的習慣而且這動作還能培養分別思考概論與細節的能力，以及表達能力。給應辦事項定出優先順序的小習慣，能夠培養出各式各樣的能力。隨時注意前面提到的四大類，就能輕鬆定出優先順序。另外（3）「明天以後再做也行的事」總也有個期限。請養成習慣在期限欄位寫上「○○截止」。如此一來就不會忘記期限，而能如期完成。最後是（4）「還沒決定完成時間，但必須要考慮的事」，其實也是「養成思考習慣」的關鍵項目。
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