10條下屬希望上司遵守的辦公室禮節

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要知道,21世紀,辦公室禮儀往往會被忽略。美國人在禮儀方面做得並不好(次於英、法),比如穿半職業裝、開展辦公計劃、與媒體交際,此外,在威士忌交流會上也沒有表現出很好的職業精神。

我曾經歷過這樣的事。以前的老闆每周都會帶我們去公司附近的一家墨西哥餐館聚餐,他總是喝很多瑪格麗塔酒,然後開始打聽我們的生活隱私。快付賬時,他總找借口去衛生間或溜到外面打電話。遇到這樣的老闆,讓人無語,我很快就辭職了。

遵守辦公室基本禮儀,人人有責。但是有些經理會制定一些與眾不同的規定以利於他們更順利地開展工作。本文是員工希望老闆遵守的10種辦公室禮儀。

10.主動介紹

開展新工作就像開學第一天,充滿焦慮和尷尬。新職員除了要掌握一套新技能、迎合老闆的期望值外,還要認識一大批新同事。當新員工走進辦公室時,你可以主動把她介紹給同事們,避免她的尷尬;同理,當客戶走進你的辦公室,你也可以主動自我介紹。你也不希望客戶在等著和人打招呼時還要站在一旁聽別人嘁嘁喳喳的「小提琴演奏會」般的議論聲。

為員工介紹新來的同事或是客戶,既能確立你的領導地位,又能避免可能出現的尷尬。不要盛氣凌人,也別使用昵稱——用全名介紹,除非你事先已得到對方的許可。介紹也是你練習握手的好時機,因為握手是每個老闆都該駕輕就熟的技能。商務禮儀顧問阿曼達· 斯特里克蘭德(Amanda Strickland)建議,握手時肩部不用動,肘部以下搖動即可,這樣會顯得有力,放鬆。即使你身居要職,給人留下美好的第一印象也至關重要。

9.待人友善

除非開會或共享生日蛋糕,不然就躲在自己辦公室誰也不見,這樣做並不難。但高冷風很難鼓舞員工士氣。對員工來說,當他們面帶笑容在大廳和你相遇時,但你完全忽略他們或敷衍地打個招呼會讓對方非常尷尬。即使你不善於交際,毫不外向,也要努力熱情起來。

嘗試隨便聊聊——天氣就是個不錯的話題——假如你覺得聊天氣過於瑣碎,可以問問員工周末過得如何,或者評論最近的體壇賽事等。當你忙碌時,一個簡單的微笑或一句愉悅的問候就夠了。

害羞或忙碌很容易被誤解。一整天都坐在自己辦公桌前、到了茶水間也避免和員工眼神交流,都會不知不覺給員工留下壞印象。員工們會覺得你傲慢、無禮、或者有點討厭他們。但若你友善地提供幫忙,會讓你在辦公室留下好口碑,增強他們的團隊合作意識。

8. 不要八卦

如此,你已領悟到對員工友善的重要性,但是,不要因此走向另一個極端。八卦是職場大忌,老闆更不能輕易觸犯。從員工的薪水到秘書請假一周的原因,再到能讓公司垮台的內部資料,管理人員總是很容易知曉一些機密信息。因此,千萬不要濫用職權,不然輕則讓你的員工窘迫不堪,重則讓你丟掉工作。

除了暴露隱私之外,跟八卦的人在一起工作也會讓人很不舒服,尤其這個人還是你的老闆。我特別討厭休息時間跟老闆一起待在辦公室里,因為他會不停地追問我們戀愛及約會的近況,然後轉頭就告訴另一個員工。到最後,哪怕是工作上最好的朋友,我也不再跟他們訴說心事,因為十有八九會傳到老闆的耳朵里。記住,你的員工信任你,否則他們不會為你工作,所以請珍惜那份信任,尊重他們的隱私。

7. 尊重員工的工作空間

員工進老闆辦公室前都會先敲門,如果你進我們辦公室之前也敲門的話,那就棒極了。不管是私人工作台、小隔間還是開放式的辦公室,都尊重一下員工的工作場所。給員工分派任務前,如果不能敲門,可以先發一封郵件或即時消息,確定員工手裡沒有急需完成的任務。禮儀專家阿曼達·斯特里克蘭說,「如今的辦公室氛圍大都較為隨意,這種做法是老闆體貼員工最簡單的方式。」

如果你急著詢問下屬,請不要在辦公室里大喊他的名字。像一條狗一樣被呼來喝去的感覺非常糟糕,同時,大喊大叫也會影響到其他員工。你可以給他發即時消息或打電話把他叫到辦公室,或者用最古老的方式——走過去,然後敲門(如果有門的話)。工作場所是員工的創作空間。請像員工尊重你一樣,尊重你的員工以及他們的工作空間。

6.辦公室不是你家

想像一個老闆進辦公室第一件事就是脫鞋,並一整天都赤腳走路——-還有腳臭!或者把食物帶進辦公室卻從不清理,以至於辦公室里總能聞到一股外賣的味道。或是一位經理在開著門的辦公室里肆無忌憚地打嗝。所有的故事都是我在寫這篇文章收集材料時,同事們和朋友們分享給我的。

輕鬆舒適地待在辦公室當然很好,但是,某些行為只能在家裡做。不脫鞋,保持工作場所乾淨,注意言辭,通過咒罵以示自己的「爺們」 可能冒犯某些同事。亞特蘭大人力資源部經理瑪德琳說,她常聽有人抱怨老闆講一些無禮的笑話。任何你認為有問題的玩笑都不應該講,即使是在酒吧里吹捧你的朋友們。

5.辦公室外保持冷靜

作為經理,你代表公司和員工。也就意味著即使不是工作時間,也要保持威嚴。不論是出差還是公司節日派對,言行應職業化。說到節日派對,即使飲酒後也不要失去自控力。實際上,特別是飲酒後更要冷靜。

出差時,提醒自己不是去度假。注重服裝品質,穿著應正式。這不是穿運動褲或者泳褲(運動)的時候,也不要在出差的時候喝多,尤其是下屬在場時,你要樹立一個榜樣。去國外出差時,應先了解當地習俗並且簡要告知員工,他們的言行同樣也要得體。

使用社交媒體是下班後另一個需要你保持形象的時刻。使用它只是你的日常習慣而非和員工做朋友,還應將使用的戶名設為私人帳戶。即使你不用社交媒體,你在辦公室以外做的事情也應注意。否則,你可能得不到原諒,甚至可能失去工作。

4.付賬

如果你還記得我在導語部分說的那個故事,那麼你就會知道這一條其實只是我個人的一個意願。每當付賬的時候,我的老闆總是悄悄溜走。然後,剩下的人就不得不用8種不同的方式來計算每個人該付多少錢,當然也包括我老闆的那一份。這是一件讓人很不爽又很不公平的事情,通常討論都會變成一場爭論。

員工本不應該付老闆的賬單。在這種情況下,老闆需要考慮到員工的感受。如果集體外出,午餐會或者是公司聚會時,老闆或者是公司應付賬。這不僅是一種禮儀,而且很少有員工掙的比老闆多,所以不要壓榨我們啦!

把付賬當作又一次展現你領導力的機會。不要讓你的員工處於尷尬的境地——在午餐討論完團隊工作後還要為自己的經濟問題擔憂。如果你或者是公司真的是因故無法付這筆賬,最好在活動前說清楚,並且不要求所有人都去,這樣才公平。但最好是為這些活動準備一筆資金或者實行百味餐(參加者每人帶食物參加活動)。

3.禁止監視

什麼是監視?有領導在你工作時一直在背後「守護」你嗎?或者問你在休息的時候是上大號還是小號?又或者在意你因為昨天額外工作了30分鐘後,今天卻早兩分鐘離開?那根本不是老闆。你只是為你自己找到了個監視者。

把「窺探」和「監督」兩個單詞合在一起,這個名詞描述的是對於員工行為過度控制,甚至有時會侵犯隱私。勞拉·吉布森是一位經理,她的老闆無論有沒有理由都會固定檢查所有員工的線上消息和瀏覽歷史。這讓所有的員工都不再願意使用任何資源,哪怕是為了工作。

如果你已經完成了你的工作並且對員工有期望值,那麼就讓他們不受到任何監視地工作吧。個體管理讓員工覺得很不舒服並且還會從工作中分心。更重要的是,這是一種缺乏信任的行為。如果你真覺得有必要近距離監視員工,那麼你應該考慮一下誤解是從哪裡來的,你還是你的員工?如果是你的原因,果斷放棄監視吧。

2.不要公開批評

你有過在別人面前丟臉的時候嗎?那感覺一定糟透了。老闆當著其他人的面斥責你時,那感覺就如同一個被欺凌的孩子。我們教導孩子不要那樣做,同樣的,我們也要以身作則。雖然在一些潮流文化中教練、老闆、領導者將負強化做為一種激勵手段,但並不是最有效的動力。因為這會打擊你的自信,並且會降低你的生產力。

如果你的員工在工作上有問題,可以開一個私人會議,給一些可行性的建議。但是不要在透明玻璃牆的公眾場合或者辦公室里。在公眾下批評你的員工並不好。

公開說員工、上級或者你的公司的壞話並不明智。老話說的好,每件事物的存在都有它的理由。你在說別人的同時,別人也可能在說你。就像你的友好能夠影響到全體員工(見第九條)你的負能量會影響整個辦公室,而且會讓你的團隊很糟糕。

1. 公眾表揚

大聲地把一些好的事情說出來,這是這篇文章所探討的第一個要求。我們似乎總是尋求老闆的肯定,因為這並不只是工作好的表現,而是我們學會在集體中學會成長的一部分,就算這個集體只有幾個人。

讚揚他們整潔的筆跡,花費了幾個小時所改善的計劃表,或者是幾個月辛勤的銷售結束了的話語都比僅僅一句「做的好」更能體現他們的價值所在。不要吝嗇讚美,儘管是一些與工作無關的事情,像新髮型(總是很小心梳好,儘管很麻煩!)。

當你肯定員工的工作,這份肯定會鼓勵他們在那個水平或者更高的水平下繼續工作。正面的心理強化被證明是一種動力。試想一下,為信任你並且告訴你他對你的信任的老闆工作是一件多麼開心的事情。對於為你工作或為員工他們自己工作而言,這並非繁文縟節,反而把好老闆和糟糕差勁的老闆區分開來。

翻譯:導語+10+9/假微信

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