「6S」管理試行辦法

06-16

「6S」管理試行辦法

第一章總則

第一條為營造整齊清潔的工作環境、提高工作效率、提升學校形象；培養具有良好習慣、遵守規則的職工隊伍，結合實際制定本辦法。

第二條本辦法適用於辦公室及周邊區域、庫房和儲物間等場所。

第二章管理內容、實施細則

第三條管理內容：

（一）整理：劃分辦公室個人責任區域，並對辦公室物品進行公私區分、分類整理，區分為必要物品和非必要物品。

1、辦公室個人責任區是指個人使用的桌面、抽屜、電腦、文件櫃以及辦公室的地面、牆面、天花板、窗檯以及相關辦公設備和設施。

2、公私區分是指對公司資料與私人資料進行嚴格區分,個人使用的資料也要納入管理,且必須註明是「私人參考資料」，並按照要求進行標識，避免發生工作移交的情況時出錯。

（二）整頓：整頓是將整理後留下來的物品按規定的位置擺放整齊，並加以標識，實行定置管理。對非必要物品果斷丟棄，並遵照安全、保密的原則進行銷毀或轉移存放地點；對必要物品要妥善保存，使辦公室現場井井有條，做到想要什麼，一分鐘之內便能拿到。

（三）清潔：清潔過程是根據整理、整頓的結果，將不需要的部分清除出去，對各自崗位周圍、辦公設施定期進行徹底清掃、清洗，保持無垃圾、無臟污。

（四）清理：在整理、整頓、清潔管理工作之後，認真維護已取得的成果，使其保持完美和最佳狀態，它是對前三項管理活動的堅持和深入。

（五）安全：把工作現場所要做的工作的每一步全部列出來，然後分析每一步工作是否可能造成安全隱患。目的是為了加強職工的安全觀念，使其具有良好的安全工作意識，更加註重安全細節管理。

（六）素養：培養職工對周圍人的愛、對工作場所的愛、對物品的愛；切實執行《「6S」管理試行辦法》，持之以恆，養成良好習慣。

第四條實施細則

（一）公共區域的管理

1、辦公室地面要求平整、乾淨、通暢；門窗、牆壁、天花板、室內照明設施完好整；每一間房屋內應當有定置管理圖，並且圖形與實際相符；

2、牆面只允許懸掛時鐘、定置圖及宣傳標語（畫），張貼或懸掛管理要求的公告板、學院特許懸掛的字畫、掛曆，其它多餘物應清除；

3、室內物品存放的位置必須經過科學的設計、認真的清理，做到合理、方便、整齊、樸實，併合理確定室內固定物品的位置和移動物品的靜態位置；

4、辦公桌要同向擺放，避免使用者背部朝向門；

5、辦公設備：如印表機、複印機、傳真機等設施或燈具、空調、電風扇等電器每周應檢查一次完好情況，並要求導線、線纜集束，整齊、美觀，符合安全要求；

6、電話號碼單不要張貼在任何位置，可製作成電話簿，置於電話機旁；

7、電腦內保存的文件資料分類科學，便於查找；

8、垃圾桷(廢紙簍)應當及時進行清理，每天至少清理一次；

9、下班後關閉所有電氣設備電源及門窗。

（二）櫃、架管理

1、櫃頂上不允許擺放任何物品，櫃底不放任何雜物，表面保持乾淨無積塵，所有物品定置放置；

2、定置圖貼在櫃門左邊內側。要求所有的櫃、架、盒均加上標識，明確責任部門、責任人、櫃架上資料的類別等信息。標識字體為3號宋體，如文件盒內有兩種以上，盒內要有文件類型目錄清單。文件櫃實行一櫃一圖，櫃內每層、每堆物品應有定置標識，標識內容與實物相吻合；

3、文件櫃要每半個月整理一次，並按大小、類別、使用頻率等進行分類建檔，貼上標籤；若有變動，標籤應及時更新。

（三）資料歸位管理

1、工作台、辦公桌面每天整理一次，在辦公時間內，桌面上只能放置當日要使用的物品和文件資料；

2、置於辦公桌上的文件架內只能存放三天內使用的文件資料，每個文件夾要分類標識清楚，每個文件夾內的資料超過3份就必須有目錄清單;

3、文件櫃內的文件、資料，一個月內經常使用的放在上面，半年內周期性使用的放在中間，兩年內周期性使用的放在下面，做到便於查找、整齊美觀、號位一致，三年以上（含三年）要使用的歸檔保存;

4、要根據文件資料的屬性進行不同類別的劃分；其次，在文件夾和放置位置上分別貼上相應的標籤，避免不同文件夾的放置出現錯位。

（四）桌面狀態

1、工作人員每天下班離開辦公室之前，均須整理個人桌面，桌面允許擺放的物品包括電腦顯示器1台、音箱2個、電話機1台、三格文件架1個、水杯1個、或小型植物1盆，並定位擺放，其它物品一律不得保留；

2、三格文件架內可放置9個文件夾，並通過3種顏色區分出文件的類別，可將資料分為待處理、處理中和已處理三類，在每個文件夾上加貼標識，使人一看就知道資料內容、責任人等信息，改變過去桌面雜亂的情況；

3、使用中班台的，桌面靠牆側端起依次擺放三格文件架、電話機、水杯、電腦顯示器、音箱，帶鍵盤架及文具盒的，文具盒內只允許擺放紅筆、藍色圓珠筆、簽字筆、鉛筆各1支、橡皮擦1塊，文具用完後即時歸位；

4、使用直形辦公檯的，靠牆側端起依次擺放三格文件架、電話機、水杯、電腦顯示器、音箱，文具用完後即時歸放到最上面一格抽屜的相應位置；

5、使用組合式屏風辦公檯的，靠牆側懸空位端起依次擺放三格文件架、電話機、水杯，屏風直角處擺放電腦顯示器、音箱，外側或擺放小型植物1盆，文具盒內只允許擺放紅筆、藍色圓珠筆、簽字筆、鉛筆各1支、橡皮擦1塊，文具用完後即時歸位； 6、桌面下靠牆側依次擺放三抽櫃、電腦主機；

7、辦公椅要以與之對應的辦公桌為相對位置基準，定置放置，長時間外出辦事或下班後，無扶手辦公椅處於全推進狀態，有扶手辦公椅應端正置於辦公桌正面。

（五）抽屜狀態　 1、個人抽屜應每星期整理一次，對三個月內用不到的東西，從抽屜里清理走；

2、最上面一個抽屜用於存放文具及工作筆記本、最下面一個抽屜用於存放私人物品，私人物品應保持最低限度，如毛巾1張、肥皂1塊、衛生紙類不超過2包、雨傘1把、藥品少量。其他抽屜只允許放置工作用品，並採用科學方法將物品固定，保證取物的方便與高效率。

（六）張貼管理

1、一定要明確允許張貼的區域，可以購買白板專門用於各類文件的張貼；

2、公告板應當分區管理，如分成「6S專欄」、「公告欄」、「學習園地」等；

3、一般張貼品保留3-5天，重要張貼品保留7-10天；

4、每份張貼物的左下角應註明張貼天數及起止時間，到期應由貼出人負責收回。

（七）不需要物品的清理及處理方法：

1、不需要的物品主要指沒有用的文件、資料、桌椅、文件櫃（架）、文具用品等，或在一個月之內不需要使用到的滯留物品、不急用物品、劣質產品。處理方法：

2、對需廢棄的物品全部進行廢棄處理；

3、對不可廢棄或者必須保管的物品，與總務處倉庫聯繫後，轉移至物品長期保管放置區；

4、屬固定資產管理範圍的，及時與資產科聯繫，經鑒定確認後辦理相應手續。

（八）儀態儀錶及素養

1、培養對周圍人的愛、對工作場所的愛、對物品的愛；

2、注意儀錶與形象，做到著裝整齊，梳妝適宜；

3、工作時間使用普通話； 4、接聽電話時使用問候語：「你好！****處（科）」，態度熱情、大方；

5、接待來訪客人時言行得體； 6、提倡禁煙，任何人不得在辦公室內吸煙。發現員工在禁煙區吸煙，每人每次罰款50元；

7、在參加會議時，必須關閉手機或調到振動狀態。除特殊情況，一般不得接聽電話；

8、將上述內容切實執行、持之以恆，從而養成習慣。

（九）庫房的管理

庫房是指所有材料、工具等長期存放物品的場所。

1、貨架上物品擺放整齊，設置卡片或櫃類定置圖加以標識，存放工具或產品的櫃（架）應有統一的位號標識，物品擺放與定置圖相符；

2、櫃（架）的擺放要整齊，標識清楚，易於識別查找，擺放空間要符合要求，並保持通道暢通；

3、外觀顏色統一，對有須防止光線照射的物品；

4、庫房不得存放與職責無關的物品；

5、對存放危險物品的庫房，應設置相應的安全標識，具備相應的安全防範器具；

6、臨時存放的物品也應當有標識牌；

7、其它按照辦公室內物品管理辦法施行。

第三章檢查、考評辦法

第五條檢查辦法

1、每周各部門負責人例行對本單位「6S管理」活動工作的開展情況進行監督檢查；

2、逢單周周五為巡迴檢查日,每次檢查後，將檢查記錄交給各部門負責人一份，督促當事人在期限內整改；雙周周一公布上周評比結果，並張貼於公告欄。

第六條考評辦法

1、巡迴檢查日上班前或下班後，由檢查員按「6S管理」評分體系表對各部門進行逐項對照檢查，對檢查出的不符合項做好記錄並通報相關部門領導責令整改，三次檢查仍不整改的單位按獎懲條款處罰；

2、各種檢查、考評、獎懲必須有記錄、有考評人員簽字，並統一上報到「6S」管理辦公室，經匯總並經主管領導審批後及時公布。

第四章獎懲辦法

第七條獎懲細則

1、各部門的「6S」管理執行情況，作為對部門負責人及員工的工作考核內容之一；

2、每月對各單位周檢查評分匯總平均後，得到該單位月綜合得分，在年中及年末對成績突出的部門予以獎勵；對表現差的部門和個人懲以紅牌（紅色紙做成的6S問題揭示單），使之產生整改的壓力。通過不斷地增加紅牌或減少紅牌，從而達到發現問題和解決問題的目的;

3、對周檢查暴露出的不符合項三次不進行整改者，對責任單位扣罰500元，單位領導100元；

4、所有「6S管理」考核，由「6S」辦公室開出獎勵或處罰單，經領導批准後，與財務處落實獎罰金額。

第五章附則

第十一條本辦法由後勤集團「6S」管理辦公室負責解釋。

第十二條本辦法自公布之日起開始實施。