向比爾·蓋茨學習處理電子郵件

　　比爾·蓋茨的苦惱是，他收穫巨額的個人財富的同時，也收穫了每天400萬封電子郵件，其中大多數是垃圾郵件。

　　傑里米·伯頓，美國矽谷大公司Veritas Software Corp的市場營銷部副總裁，苦惱的是，每天不得不花上多達兩個小時，處理電子郵箱里的400封郵件。他一怒之下，禁止手下的240名員工每周五收發電子郵件。

　　遭受電子郵件「肆虐」的經理人，怎樣有效地管理數不清的電子郵件呢？

　　比爾·蓋茨等經理人的做法值得借鑒。他們的秘訣是：第一、採用郵件過濾機制；第二、削減電子郵件總數目；第三、先回應，後回復的兩步策略。

　　採用郵件過濾機制

　　微軟公司的比爾·蓋茨採用了郵件過濾機制，確保對重要信件的及時回復。

　　他說：「通過郵件過濾機制，我接收的電郵全部來自於曾經同我有通信聯繫或者我認識的人，例如微軟、英特爾、惠普及其它合作夥伴公司的人員。我們所面臨的挑戰是要確保將時間用於最重要的電子郵件。」

　　削減電子郵件總數目

　　拒絕消耗大部分時間的普通郵件。某跨國公司總裁要求下屬減少「抄送」或「僅供參考」的郵件，僅這一項，就使他收件箱減少了50%的郵件數目。

　　利用全職助理。JP摩根的高管斯科特·貝克斯德要求她的助手，對自己的郵件進行初步處理，而重要的郵件留待自己處理。

　　而某一銷售經理的做法是，在自己拜訪客戶或者參加展會等外部活動，不能正常收發郵件的時候，告訴秘書幫助他初步處理一些郵件。比較緊急需要回復的郵件，秘書會電話告之，由他口述後回復。

　　經理人要注意的是，必須告訴助理或者秘書哪些是至關緊要的信息。

　　先回應，後答覆

　　某美國公司的女性高管每天要處理200封郵件，她總結處理郵件的有效方式是兩步走：先回應，後回復。比如，她常常採用的回應語「信已收到，已讀過，下周細讀過後回信」；此後，她會選擇在承諾的時間範圍內，利用早晨醒來、坐車、坐飛機的空閑時間來高效地回復郵件。

　　這一做法的優點是，可以給對方及時地回應，也可以給自己留下時間來回復郵件，合乎情理地解決了對方的期望。

　　除此之外，經理人在管理電子郵件時，要注意避免三個陷阱。一是電郵不能代替面對面溝通；二是電子郵件的溝通無法解決充滿爭議和複雜的問題；三是如果口頭溝通更有效率，請不要使用電子郵件溝通，因為，一個三分鐘的電話足以包含七八封電子郵件所涵蓋的信息量。

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