很重要的EXCEL使用技巧

06-15

一、求字元串中某字元出現的次數：例：求A1單元格中字元"a"出現的次數： =LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,"a","")) 二、如何在不同工作薄之間複製宏： 1、打開含有宏的工作薄，點「工具/宏(M)…」，選中你的宏，點「編輯」，這樣就調出了VB編輯器界面。 2、點「文件/導出文件」，在「文件名」框中輸入一個文件名（也可用默認的文件名），注意擴展名為「.bas」，點「保存」。 3、將擴展名為「.bas」的文件拷貝到另一台電腦，打開EXCEL，點「工具/宏/VB編輯器」，調出VB編輯器界面，點「文件/導入文件」，找到你拷貝過來的文件，點「打開」，退出VB編輯器，你的宏已經複製過來了。三、如何在EXCEL中設置單元格編輯許可權(保護部分單元格) 1、先選定所有單元格,點"格式"->"單元格"->"保護",取消"鎖定"前面的"√"。 2、再選定你要保護的單元格,點"格式"->"單元格"->"保護",在"鎖定"前面打上"√"。 3、點"工具"->"保護"->"保護工作表",輸入兩次密碼,點兩次"確定"即可。四、excel中當某一單元格符合特定條件，如何在另一單元格顯示特定的顏色比如： A1〉1時，C1顯示紅色 0<A1<1時，C1顯示綠色 A1<0時，C1顯示黃色方法如下： 1、單元擊C1單元格，點「格式」>「條件格式」，條件1設為：公式 =A1=1 2、點「格式」->「字體」->「顏色」，點擊紅色後點「確定」。條件2設為：公式 =AND(A1>0,A1<1) 3、點「格式」->「字體」->「顏色」，點擊綠色後點「確定」。條件3設為：公式 =A1<0 點「格式」->「字體」->「顏色」，點擊黃色後點「確定」。 4、三個條件設定好後，點「確定」即出。五、EXCEL中如何控制每列數據的長度並避免重複錄入 1、用數據有效性定義數據長度。用滑鼠選定你要輸入的數據範圍，點"數據"->"有效性"->"設置"，"有效性條件"設成"允許""文本長度""等於""5"（具體條件可根據你的需要改變）。還可以定義一些提示信息、出錯警告信息和是否打開中文輸入法等，定義好後點"確定"。 2、用條件格式避免重複。選定A列，點"格式"->"條件格式"，將條件設成「公式=COUNTIF($A:$A,$A1)>1」，點"格式"->"字體"->"顏色"，選定紅色後點兩次"確定"。這樣設定好後你輸入數據如果長度不對會有提示，如果數據重複字體將會變成紅色。六、在EXCEL中如何把B列與A列不同之處標識出來？（一）、如果是要求A、B兩列的同一行數據相比較：假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點「格式」->「條件格式」，將條件設為: 「單元格數值」「不等於」=B2 點「格式」->「字體」->「顏色」，選中紅色，點兩次「確定」。用格式刷將A2單元格的條件格式向下複製。 B列可參照此方法設置。（二）、如果是A列與B列整體比較（即相同數據不在同一行）：假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點「格式」->「條件格式」，將條件設為: 「公式」=COUNTIF($B:$B,$A2)=0 點「格式」->「字體」->「顏色」，選中紅色，點兩次「確定」。用格式刷將A2單元格的條件格式向下複製。 B列可參照此方法設置。按以上方法設置後，AB列均有的數據不著色，A列有B列無或者B列有A列無的數據標記為紅色字體。七、在EXCEL中建立下拉列表按鈕選定你要設置下拉列表的單元格，點「數據」->「有效性」->「設置」，在「允許」下面選擇「序列」，在「來源」框中輸入你的下拉列表內容，各項之間用半形逗號隔開，如： A,B,C,D 選中「提供下拉前頭」，點「確定」。八、阿拉伯數字轉換為大寫金額(最新收集) 假定你要在B1輸入阿拉佰數字,C1轉換成中文大寫金額(含元角分),請在C1單元格輸入如下公式: =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(-RMB(B1),IF(B1>0,,"負")&TEXT(INT(ABS(B1)+0.5%),"[dbnum2]G/通用格式元;;")&TEXT(RIGHT(RMB(B1,2),2),"[dbnum2]0角0分;;整"),),"零角",IF(B1^2<1,,"零")),"零分","整") 九、EXCEL中怎樣批量地處理按行排序假定有大量的數據(數值)，需要將每一行按從大到小排序，如何操作？由於按行排序與按列排序都是只能有一個主關鍵字,主關鍵字相同時才能按次關鍵字排序。所以，這一問題不能用排序來解決。解決方法如下： 1、假定你的數據在A至E列，請在F1單元格輸入公式： =LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1)) 用填充柄將公式向右向下複製到相應範圍。你原有數據將按行從大到小排序出現在F至J列。如有需要可用「選擇性粘貼/數值」複製到其他地方。註：第1步的公式可根據你的實際情況（數據範圍）作相應的修改。如果要從小到大排序,公式改為:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1)) 十、巧用函數組合進行多條件的計數統計例：第一行為表頭，A列是「姓名」，B列是「班級」，C列是「語文成績」，D列是「錄取結果」，現在要統計「班級」為「二」，「語文成績」大於等於104，「錄取結果」為「重本」的人數。統計結果存放在本工作表的其他列。公式如下： =SUM(IF((B2:B9999="二")*(C2:C9999>=104)*(D2:D9999="重本"),1,0)) 輸入完公式後按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動加上數組公式符號"{}"。十一、EXCEL中某個單元格內文字行間距調整方法。當某個單元格內有大量文字時，很多人都覺得很難將其行間距按自己的要求進行調整。現介紹一種方法可以讓你任意調整單元格內文字的行間距：右擊單元格,點"設置單元格格式"->"對齊",將"水平對齊"選擇"靠左",將"垂直對齊"選擇"分散對齊",選中"自動換行"，點「確定」。你再用滑鼠將行高根據你要求的行距調整到適當高度即可。註：綠色內容為關鍵點，很多人就是這一點設置不對而無法調整行間距。十二、如何在EXCEL中引用當前工作表名如果你的工作薄已經保存,下面公式可以得到單元格所在工作表名: =RIGHT(CELL("filename"),LEN(CELL("filename"))-FIND("]",CELL("filename"))) 十三、相同格式多工作表匯總求和方法假定同一工作薄有SHEET1至SHEET100共100個相同格式的工作表需要匯總求和，結果放在SHEET101工作表中，請在SHEET101的A1單元格輸入： =SUM( 單擊SHEET1標籤，按住Shift鍵並單擊SHEET100標籤，單擊A1單元格，再輸入：）此時公式看上去內容如下： =SUM("SHEET1:SHEET100"!A1) 按回車後公式變為 =SUM(SHEET1:SHEET100!A1) 所以，最簡單快捷的方法就是在SHEET101的A1單元格直接輸入公式： =SUM("SHEET1:SHEET100"!A1) 然後按回車。十四、如何判斷單元格里是否包含指定文本？假定對A1單元格進行判斷有無"指定文本",以下任一公式均可: =IF(COUNTIF(A1,"*"&"指定文本"&"*")=1,"有","無") =IF(ISERROR(FIND("指定文本",A1,1)),"無","有") 十五、如何替換EXCEL中的通配符「?」和「*」？在EXECL中查找和替換時，?代表任意單個字元，*代表任意多個字元。如果要將工作表中的"?"和"*"替換成其他字元，就只能在查找框中輸入~?~和~*~才能正確替換。另外如果要替換~本身,在查找框中要輸入~~才行。十六、EXCEL中排名次的兩種方法：（一）、用RANK()函數：假定E列為成績，F列為名次，F2單元格公式如下： =RANK(E2,E:E) 這種方法，分數相同時名次相同，隨後的名次將空缺。例如：兩個人99分，並列第2名，則第3名空缺，接下來是第4名。

（二）、用公式排序(中國式排名)：假定成績在E列,請在F2輸入公式：=SUM(IF(E$2:E$1000>E2,1/COUNTIF(E$2:E$1000,E$2:E$1000)))+1公式以Ctrl+Shift+Enter三鍵結束。

第二種方法分數相同的名次也相同，不過隨後的名次不會空缺。十七、什麼是單元格的相對引用、絕對引用和混合引用？相對引用、絕對引用和混合引用是指在公式中使用單元格或單元格區域的地址時，當將公式向旁邊複製時，地址是如何變化的。具體情況舉例說明： 1、相對引用，複製公式時地址跟著發生變化，如C1單元格有公式：=A1+B1 當將公式複製到C2單元格時變為：=A2+B2 當將公式複製到D1單元格時變為：=B1+C1 2、絕對引用，複製公式時地址不會跟著發生變化，如C1單元格有公式：=$A$1+$B$1 當將公式複製到C2單元格時仍為：=$A$1+$B$1 當將公式複製到D1單元格時仍為：=$A$1+$B$1 3、混合引用，複製公式時地址的部分內容跟著發生變化，如C1單元格有公式：=$A1+B$1 當將公式複製到C2單元格時變為：=$A2+B$1 當將公式複製到D1單元格時變為：=$A1+C$1 規律：加上了絕對地址符「$」的列標和行號為絕對地址，在公式向旁邊複製時不會發生變化，沒有加上絕對地址符號的列標和行號為相對地址，在公式向旁邊複製時會跟著發生變化。混合引用時部分地址發生變化。注意：工作薄和工作表都是絕對引用，沒有相對引用。技巧：在輸入單元格地址後可以按F4鍵切換「絕對引用」、「混合引用」和「相對引用」狀態。十八、求某一區域內不重複的數據個數例如求A1:A100範圍內不重複數據的個數，某個數重複多次出現只算一個。有兩種計算方法：一是利用數組公式： =SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100)) 輸入完公式後按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動加上數組公式符號"{}"。二是利用乘積求和函數： =SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100)) 十九、EXCEL中如何動態地引用某列的最後一個單元格？在SHEET2中的A1單元格中引用表SHEET1中的A列的最後一個單元格中的數值(SHEET1中A列的最後一個單元格的數值不確定,隨時會增加行數)： =OFFSET(Sheet1!A1,COUNTA(Sheet1!A:A)-1,0,1,1) 或者: =INDIRECT("sheet1!A"&COUNTA(Sheet1!A:A)) 注:要確保你SHEET1的A列中間沒有空格。二十、如何在一個工作薄中建立幾千個工作表右擊某個工作表標籤,點"插入",選擇"工作表",點"確定",然後按住Alt+Enter鍵不放,你要多少個你就按住多久不放,你會看到工作表數量在不斷增加,幾千個都沒有問題。二十一、如何知道一個工作薄中有多少個工作表方法一：點"工具"->"宏"->"VB編輯器"->"插入"->"模塊",輸入如下內容: Sub sheetcount() Dim num As Integer num = ThisWorkbook.Sheets.Count Sheets(1).Select Cells(1, 1) = num End Sub 運行該宏，在第一個(排在最左邊的)工作表的A1單元格中的數字就是sheet的個數。方法二：按Ctrl+F3(或者點"插入"->"名稱"->"定義"),打開"定義名稱"對話框定義一個X "引用位置"輸入: =get.workbook(4) 點"確定"。然後你在任意單元格輸入=X 出來的結果就是sheet的個數。二十二、一個工作薄中有許多工作表如何快速整理出一個目錄工作表 1、用宏3.0取出各工作表的名稱，方法： Ctrl+F3出現自定義名稱對話框，取名為X，在「引用位置」框中輸入： =MID(GET.WORKBOOK(1),FIND("]",GET.WORKBOOK(1))+1,100) 確定 2、用HYPERLINK函數批量插入連接，方法：在目錄工作表（一般為第一個sheet）的A2單元格輸入公式： =HYPERLINK("#""&INDEX(X,ROW())&""!A1",INDEX(X,ROW())) 將公式向下填充，直到出錯為止，目錄就生成了。