金字塔原理：思考、寫作和解決問題的邏輯

「金字塔原理」認為如果有人希望通過閱讀你的文章了解你對某一問題的看法，那麼他面臨的將是一項複雜的任務。因為即使你的文章篇幅很短，譬如只有兩頁紙，文章中也會包括大約100個句子。讀者必須閱讀每一句話、理解每一句話，並且將每一句話互相關聯，融會貫通。如果你的文章結構呈金字塔形，文章的思路自金字塔頂部開始逐漸向下展開，那麼讀者肯定會發現你的文章比較容易讀懂。這一結論反映了作者巴巴拉·明托對思維工作方式的一些基本發現：

l 大腦自動將信息歸到金字塔結構的不同分組中，以便於理解。

l 任何預先歸到金字塔結構中的思想組都更加易於理解。

l 這說明任何書面文書都應有意地將其思想組織成金字塔結構。

先提出總結性思想，然後再提出被總結的具體思想

控制你表達思想的順序是做到清晰寫作的唯一最重要的行為，而最清楚的順序就是先提出總結性思想，然後再提出被總結的具體思想。

讀者（或聽眾）的大腦只能逐句理解作者表達的思想。他們會假定一同出現的思想在邏輯上存在某種關聯。如果你不預先告訴他們這種邏輯關係，而只是逐句地表達你的思想，讀者量體裁衣自動從中尋找某種共同點，將你表達的思想進行歸類組合，以便了解各個組合的意義。

但是，由於人們的知識背景和理解力千差萬別，他們很少能夠對你表達的思想作出與你完全一樣的解讀。事實上，如果你不預先告訴讀者某一組思想之間的邏輯關係。他們很有可能會認為某一組中的思想之間根本沒有任何聯繫。退一步說，即使人們能夠作出與你完全相同的解讀，你也使他們的閱讀增加了難度，因為他們必須自己找出這種未被說明的邏輯關係。

讀者在攝入信息時，總是在尋找一種能夠將所攝入信息聯繫起來的結構。為了保證讀者找到的結構就是你希望他採納的結構，你必須提前把這種結構告訴他們——這樣他們就知道要尋找哪個共同點。否則，讀者很可能會發現某種非你所望的邏輯關係，甚至還可能根本發現不了任何邏輯關係，這樣既是在浪費你的時間，也是在浪費讀者的時間。

概括地說，讀者必然會將所讀到的思想進行歸類概括，以便記住這些思想。如果作者傳達給讀者的思想事先已經經過歸類和概括，並且按自上而下的順序表述出來，讀者就能更容易地理解作者所表述的思想。

你可以通過檢查你的思想是否以金字塔結構相互關聯，從而預先確定你是否正確地建立了文章的結構。具體地說，文章的思想必須符合以下規則：

1． 文章結構中任一層次上的思想都必須是其下一層次思想的概括。

2． 每一組中的思想都必須屬於同一範疇。

3． 每一組中的思想都必須按邏輯順序組織。

大多數人剛坐下來寫作時，可能對他們想要表達的思想還只有一個模糊的想法，甚至根本不知如何下筆。在你不得不用話語或文字將你的思想用符號表示出來之前，你很可能無法準確地了解自己的思想。甚至連你認為已經構思好的第一個思想，寫出來可能都不是十分準確。

因此，不要幻想一坐下來就開始將思想組織成金字塔結構。首先你必須發現想要表達的思想。金字塔結構包括的一些子結構能夠加快你發現思想的過程。這些子結構是：

l 主題和子主題之間的縱向關係

l 子主題之間的橫向關係

l 序言的講故事式結構

縱向關係

縱向聯繫能夠很好地吸引讀者的注意力。通過縱向聯繫，你可以建立一種疑問/回答式的對話，從而使讀者帶著極大的興趣了解你的思維發展。為什麼我們可以肯定讀者一定會感興趣？因為這種縱向聯繫迫使讀者按照你的思想作出符合邏輯的反應。

你放在金字塔結構中每一個方框中的就是一個「思想」。在本書中，巴巴拉·明托將「思想」定義主「向讀者發出新信息並引起讀者疑問的語句」。（人們一般不會閱讀他們已經了解的內容，因此，也可以說，表達思想的主要目的就是向讀者傳遞新的信息。）

為了向讀者傳遞新的信息而進行的表述必然會使讀者就其邏輯性產生疑問——例如「為什麼會這樣？」「怎樣才能這樣？」或者「為什麼你這樣說？」作為文章的作者，你必須在該表述的下一個層次橫向地對該問題作出回答。但是，你的回答仍然是向讀者傳遞他不知道的新信息，這又使讀者產生新的疑問，於是你又在再一個層次對新的疑問作出回答。

你將不斷地按照「引起讀者疑問並回答疑問」的模工繼續你的寫作，直到你認為讀者不會再對你的新表述提出任何疑問為止。（讀者不一定會同意作者從第一個表述到最後一個表述的思維發展方式，但是至少能夠明確地了解作者的思路，而這就是任何作者期望的最佳效果。）至此，作者就可以離開金字塔結構的第一個分支，返回關鍵句層次，繼續回答由金字塔最頂端方框中的思想引起的初始疑問。

金字塔結構的巨大價值，就在於迫使你理清你的思路時，對縱向的疑問/回答式邏輯關係在視覺上清晰化。你所做的每一個表述都應當引起讀者的疑問，而你也必須在這一表述以下的結構層次上橫向地對讀者的疑問予以回答。

橫向關係

表述必須具有明確的歸納或演繹關係，但不可同時既具有歸納關係、又具有演繹關係。在組織思想時，歸納和演繹是僅有的兩種可能的邏輯關係。

演繹性思想組合是由幾項承前啟後的論述組成的。也就是說，第一個思想是對當今世界上的某種現象的表述；第二個思想是對該句子的主語或謂語進行的表述；第三個思想則說明了以上兩種表述同時在世界上存在時所具有的隱含意義。

你需要概括演繹性思想組中的論述，以提高一個抽象層次。

歸納性思想組中的思想僅僅因為你能夠用同一個複數名詞（支持的原因、反對的原因、步驟、問題，等等）表示它們而互相關聯。

序言結構

寫作的主要目的是告訴別人他們不知道的信息。但是，讀者只有在需要了解問題的答案時才會去找答案；如果讀者沒有這種需要，就不會提出任何疑問；反之亦然。

因此，為了保證你的文章能夠引起讀者的注意，你必須使其能夠回答讀者頭腦中業已存在的某個問題，或者是讀者對周圍發生的事情進行短暫的思考後可能會提出的問題。文章的序言部分可能通過追溯問題的起源和發展來確定這一問題。

問題的起源和發展必然以講故事的形式出現，因此也應當按照典型的講故事模式發展。就是說，開頭應向讀者說明「情境」的時間和地點。在這一「情境」中應當發生了某件事情稱為「衝突」，使讀者提出（或將使讀者提出）你的文章中將要回答的「疑問」。

這種典型的講故事式講解——情境、衝突、疑問、回答——能夠使你確保在引導讀者了解你的思維過程之前，你和讀者是「站在同一地點」。這種模式還能夠使你明確地將思想的重點放在文章的最前端。這也是判斷你是否以最直接的方式傳遞正確信息的一種辦法。

如何構建金字塔結構

自上而下法：

1．畫出主題方框 在方框中寫出你將要討論的主題。

2．確定主要問題 確定文章的讀者。你的文章將針對什麼對象？你希望文章寫完後能夠回答讀者頭腦中關於該主題的什麼問題？

3． 寫出對該問題的回答

4． 說明「情境」

5． 指出「衝突」

6． 檢查主要問題和回答

自下而上法

按照以下「三步走」的過程自下而上地組織你的思想：

1． 列出你想表達的所有思想要點。

2． 找出各要點之間的邏輯關係。

3． 得出結論。

序言部分的具體寫法

總的序言部分可以包括關於關鍵句要點的表述。這樣，讀者就可以在開始閱讀的最初30秒內了解你的全部思路。由於文章的剩餘部分都只是為了解釋或支持你已提出的觀點，如果讀者的時間有限，他就可以只簡單地瀏覽一下文章。實踐上，如果讀者在閱讀的頭30秒內還不能清楚地了解你的全部思想的話，你就應該重寫這篇文章。

標題及小標題能夠突出文章結構中的重要部分，以便讀者迅速地找到關於某一個問題的詳細論述。如果文章篇幅較長，這種方法尤其有效。但是為了達到較好的效果，你還應當注意標題的用詞，即標題應反映某種思想，而不是某種類別。例如，不要將標題定為「我們的發現」或「結論」。因為這樣的標題對於讀者快速瀏覽沒有什麼幫助。

文章的序言部分必須用講故事的形式，也就是說，序言部分必須先引入某種讀者熟悉的「情境」，說明發生的「衝突」，並由其引發讀者的「疑問」，然後再對該「疑問」作出「回答」。用這種講故事的形式對於組織讀者已知的信息非常有用，作者一旦掌握這種方法，就能夠迅速地構思出較短文章的結構。

所有引出「情境」的句子都具有一個重要的特徵，即都能夠將你「鎖定」在特定的時間和空間，從而為敘述故事做好準備。

什麼是關鍵句

關鍵句不僅要針對由文章主題思想句引起的機關報的疑問進行回答，還要表明文章的組織結構。因此，如果文章篇幅較長，你就應該列出關鍵句的要點，然後為第一個要點起一個小標題，並開始寫作。

列出關鍵句要點能夠使讀者在開始閱讀的頭30秒內就能了解你的全部思路。由於隨後的內容都只是解釋或支持這些要點，這樣，你就非常得體地將讀者請到了一個適當的位置上，由讀者自行決定是繼續讀下去，還是就此接受你的結論。不管讀者如何選擇，他們都可以預計，接下來的文章不會有令人意想不到的思想，因而他們在繼續閱讀時會感到更加容易理解。

要記住，關鍵句要點必須表達文章的思想。舉個反例，像下面這樣寫序言部分是不對的：

本備忘錄主要說明項目組確定和實現能顯著改善贏利的目標的方法。全文分為以下六個部分：

l 背景

l 項目組的方法原則

l 什麼是項目工作

l 如何組織計劃

l 特有的收益和成效

l 成功的先決條件

用這種方式列出的文章要點完全無助於向讀者傳達文章信息。以上方式只是向讀者頭腦中硬塞了一系列他們根本無法明確理解的辭彙，除了浪費讀者的時間、耽誤讀者對文章的理解之外，沒有任何用處。

不要將某個名詞範疇作為關鍵句的要點，而應當是完整的思想。

序言部分的長度應當確保在你引導讀者按照你的思路進行思考之前，你和讀者「站在同一位置上。」

要想寫出好的序言，必須注意以下原則：

1． 序言部分的目的是「提示」讀者而不是「告訴」讀者某些信息

也就是說，序言部分中不應含讀者需要證明後才能接受的信息，例如，不應含有圖表。

2.序言部分必須具備講故事的三個要素，即「情境」、「衝突」和「解決方案」

3.序言部分的長度取決於讀者和主題的需要

序言部分可包括讀者充分理解所必需的任何信息，如：問題的背景與淵源、你與該問題的關聯、你或他人之間對該問題所做的研究及發現、術語定義等，但所有的信息都可以也應當用講故事的形勢。

商業性文章中最常見的四種模式：

1、 發號施令式（針對「我們應該做什麼？」或「我們應該如何做？」之類問句）

2、 尋求支持式（針對「我們是否應該這樣做？」之類問句）

3、 解釋方法式（針對「我們應該如何做？」之類問句）

4、 比較選擇式（針對「我們應該做什麼？」之類問句）

因為演繹推理比歸納推理更容易實現，通常人們在思維時會更多地採用演繹推理的方法。演繹推理法不是人們在進行解決問題的思考時通常採用的方法，因此也是人們在表達自己的思想時願意採用的方法。但是，雖然演繹推理是一種有效的思維方法，但在應用於寫作時卻顯得比較笨拙。

由於演繹推理非常繁瑣，巴巴拉·明托建議在關鍵句層次上盡量避免使用演繹法進行論述，盡量用歸納法取而代之。為什麼？因為歸納法更便於讀者閱讀和理解。

我們將提出「為什麼」和「如何做到？」這兩個疑問的順序顛倒了一下，先提出「如何做到？」再提出「為什麼？」。這樣雖然在金字塔結構的最底層仍然使用了演繹推理法，但卻直接回答了讀者的主要疑問，而且思路非常清楚：所有關於某一主題的信息都集中在一起，不同主題之間的思維界限非常明確。

在連接演繹推理時，需要記住的幾點是：（1）演繹推理過程不要超過四個步驟；（2）推導出的結論不要超過兩個。

歸納推理

歸納推理比演繹推理難得多，因為歸納推理更需要創造性的思維。在進行歸納推理時，大腦首先注意到若干不同事物（思想、事件、事實）具有某種共性，然後將其歸類於同一個組中，並說明其共性。

在進行歸納推理時，最重要的就是找到一個能夠表示該組所有思想的詞。

演繹關係的建立要求推理過程中的第二步對第一步作出評述，並導出一個推論。歸納關係則基於句子的結構。作者必須發現各個句子主語或謂語之間的相同點，並根據這一相同點得出推論。如果句子之間沒有相同點，就無法得出推論，這些句子也就根本不屬於這篇文章。

當你完成全篇寫作時，你還必須仔細地檢查一下全篇的結構，因為你可能會發現自己獨生子了以下兩種常見錯誤中的一種：

l 僅僅因為可用同一個複數名詞概括，而將關聯性不強的思想以排列的方式放在一起（例如，「十個步驟」或「五個問題」等），實際上這些思想缺乏內在的邏輯關係。

l 金字塔結構頂端的主題思想使用的是「缺乏思想」的句子（例如，「該公司存在五個問題」），而非具有揭示性的觀點。

時間順序

在按照時間順序組織中的思想組中，你要做的就是按照採取行動的順序（第一、第二、第三）依次表述達到某一效果所必須採取的行動。該組中的思想可以是實際行動步驟或行動性的思想（如：建議、目標等），也可以是大腦中隱含的思維過程得出的一些結論。在這兩種情況下都有可能出現邏輯不清的現象：前一種情況是由於人們在羅列思想時無法區分原因和結果；後一種情況是由於人們沒有認識到他們的思維中實際上已包含了某種邏輯過程。

建議每組思想最好不要超過四點或五點。巴巴拉·明托認為，如果某一組思想超過五點，那麼其中某些思想之間的聯繫便可能失去緊密性。如果你不指明思想之間的邏輯關係，你的部分思想就會變得模糊不清。

結構順序

什麼是結構順序？結構順序就是當你使用示意圖、地圖、圖畫或照片想像某事物時的順序。你想像的「某事物」既可以是真實的，也可以是概念性的；既可以是一個物體，也可以是一個過程。但是，這個「某事物」必須被合理地劃分為不同的部分。

在將某個整體（不論是客觀存在的還是概念性的整體）劃分為不同的部分時，你必須保證劃分後的各部分符合以下要求：

l 各部分之間相互獨立。

l 所有部分完全窮盡。

寫作時，必須首先構思文章的結構，否則你可能根本不知道自己已經寫得一塌糊塗。按照結構進行寫作能夠使你及時地發現錯誤和遺漏。

重要性順序

重要性順序，也稱程度順序，是對你一組因為具有某種共同點而被聚集在一起的事物所採用的順序，如：三個問題、四個原因、五個因素等。在這裡將思想簡單羅列出來而缺乏深入思考的現象尤為嚴重。

在商業文書的寫作中，這種基於分組的重要性順序遠比時間順序或結構順序使用得少。

「缺乏思想」的句子對讀者而言是索然無味的，因為這種句子無法鎖定讀者的注意力，無法激勵讀者繼續往下讀，還可能使讀者根本就無法了解你所表達的思想。

在處理行動性思想時，理順自己的思路的最簡單的方法，就是想像自己確實採取了這些行動，然後根據完成這些行動將導致的明確結果，修改各行動步驟的語言，使之更加明確。

本書的這一部分對那些需要寫這類文章的各類人士，包括政府公務員、管理諮詢顧問、戰略分析題、市場研究人員和MBA學生等都很有用。雖然涵蓋的內容冗長且複雜，但介紹的方法是經過實踐檢驗的，全球的諮詢顧問和分析師們每天都在使用。如果在你的工作和學習中有寫文章的任務時，需要先界定和分析問題，再將解決方案寫出來與人交流，你會發現本篇值得一讀。

這類文章通常需要回答以下三個最普通的問題之一。回答哪個問題，取決於讀者事先是否已經知道：

1． 我們應該做什麼？（如果不知道解決方案）

2． 我們應該做嗎？（如果已經給出了解決方案）

3． 我們應該怎麼做？你會怎麼做？（如果已經知道且接受解決方案）

下圖是一種理想的流程：

實施分析/ 構建金字塔

界定問題 結構性分析 找到解決方案 與別人交流

提高寫作研究諮詢報告的效率的秘訣在於：

（1） 界定問題

（2） 有條理地搜集和分析數據，以便它們轉換為金字塔的形式

判定問題是否存在，通常要看經過一定努力得到的結果和希望得到的結果之間是否有差距。由世界上存在的某一特定情境導致的某一特定結果，巴巴拉·明托稱之為非期望結果（R1）。

問題是指你不喜歡某一結果（比如銷售下降），想得到其他結果（比如銷售增長），巴巴拉·明托把其稱為期望結果（R2）。解決方案則是指如何從R1到R2。

以上界定問題的方法叫序列分析，是一種非常有效的解決問題的技巧，它可以幫助你從以下按邏輯順序排列的問題中尋找答案：

1． 有沒有/可不可能有問題（或機會）？

2． 它在哪裡？

3． 為什麼存在？

4． 我們能做什麼？

5． 我們應該做什麼？

問題1和問題2的答案用來界定問題，問題3讓你去尋找原因，問題4和問題5決定解決問題（或抓住機遇）的最佳辦法。

問題界定框架需要你回答以下三個問題：

l 發生了什麼事情？（情境[切入點/序幕+困擾事件]）

l 我們不喜歡它什麼？（R1）

l 我們想要的是什麼？（R2）

回答上述問題後，需要解決的問題就得到了界定。由此入手，你可以確定讀者的問題是什麼，並開始尋找解決方案。解決方案通常通過改變現有結構和流程，即界定的切入點/序幕。

現在可以對問題進行結構性分析。為此需要建立診斷框架和邏輯樹，對各個方面進行徹底分類。

我們需要確定四個要素後才能界定問題，並由此尋找解決方案。四個要素分別是：

l 切入點/序幕

l 困擾事件

l R1（非期望結果）

l R2（期望結果）

困擾事件

困擾事件上是指現在發生、即將發生或未來發生的事件，它對序幕中所描繪的相對穩定的情境構成威脅，並因此引發了非期望結果（R1）。

困擾事件的起因有：

外部原因——結構或流程所在環境以外的地方發生的變化，如出現新的競爭對手、改用新技術、政府或消費者政策發生轉變等。

內部原因——公司內部的變化，如增加業務流程、安裝新的計算機系統、進軍新市場、改變產品線等。

近期認識到的其他原因——自己認識到或有證據表明肯定或可能會發生變化，如產品/流程的性能落後、運營水平低於平均、市場調研顯示消費者態度可能發生改變等。

有時侯，尤其是寫諮詢項目建議書時，由於信息不充分，你無法確定是什麼使你認識到存在問題，但你能夠找到客戶（即你的讀者）對現有結構或流程不滿意的地方。

以問題界定框架為行動指南，根據讀者尋找解決方案的切入點不同，通常會面臨下列七種不同情形之一：

最常見的情形

1． 不知道如何從R1到R2

2． 知道如何從R1到R2，但不敢肯定是否正確

3． 知道從R1到R2的正確方案，但不知道如何實施

最常見情形的變型

4． 知道從R1到R2的解決方案，並且已經實施，但由於某種原因行不通

5． 確定了好幾個解決方案，但不知道選哪一個

可能但不常見的情形

6． 知道R1，但不能具體地描述R2，所以無法找到解決方案

7． 知道R2，但不清楚自己是否處在R1（這是典型的基準研究）

問題界定框架的概念對初讀者而言，接受和理解起來會有困難。但無論口頭還是書面解釋問題，它都是特別有用的工具，可以指導你怎樣寫作文章的序言和提出解決問題的方案。

當然，從問題界定到找到解決方案，還要經過對問題的實際分析——確定問題產生的原因並評估解決問題的各種方案。問題界定框架的價值就在於它能指導你在尋找有效解決方案時，提高確定原因和進行結構性分析的工作效率。

分析問題的標準程序是：

收集信息 描述發現 得出結論 提出方案

為了最有效地找到結論和行動方案，分析人員必須有意識、有條理地去收集事實，從中得出邏輯上一致的發現。但多數情況卻不是這樣。一般人很可能會去收集該領域一切可以找到的資料，等到所有的事實和資料齊備的時侯才開始正式進行分析。

當然，每個人都可以這樣做，但肯定要付出額外的辛苦。比較好的方法是建立診斷框架和邏輯樹來指導分析和引導思維，不僅能提高解決問題的效率，而且簡化了把結果構建成金字塔的工作。

現行之有效的方法是在收集數據之前對問題進行結構性分析，現在已被很多優秀的諮詢公司採用。在某種程度上，這種方法是重複傳統的科學方法：

l 提出各種假設

l 設計一項或幾項重要的實驗，根據產生的各種結果排珍重一個或多個假設

l 通過實驗得出明確的結論

l 相應地採取補救措施

換句話說，就是強迫自己思考問題產生的各種可能原因（這種技巧叫做外展推理），之後的重點就是收集資料以證明是這些原因或不是這些原因。只有假設自己已經找到問題產生的原因，才能更好地提出創造性解決問題的方案。

那麼你會問，應該如何去找出問題產生的可能原因呢？又不能憑空捏造。當然不能，你必須認真研究問題所在領域的結構，即界定問題框架中的序幕或切入點。為了深入進去，你需要採用合適的診斷框架。

設計診斷框架

使用診斷框架幫助你設想客戶產生問題的領域的狀況。這種設想最終會揭示出你的分析應該關注的要素或活動。

採用「相互獨立/完全窮盡）的分類方法。

通過逐項展開，就可以按排除的難易程度對所有可能的原因進行篩選。

結構性分析的方法只有三種：劃分結構、尋找因果關係和分類。為了找出問題產生的原因，可以用其中的一種或幾種方法來建立診斷框架。

劃分結構

任何一個企業或行業的具體領域都應該有清楚的結構，即包括由不同的單位組成的系統，各自完成某項特定的功能。畫一幅系統的現況或理想狀況的圖，能幫助你決定是否要回答這些問題，並通過分析確定問題產生的原因。

尋找因果關係

診斷問題的第二種方法是尋找具有因果關係的要素、行為或任務，得出最終診斷結果。

將可能原因分類

第三種方法是把所有可能的原因按相似性進行分類，前提是這種預先的分類有助於綜合分析各種事實。

一旦建立了診斷框架，你就可以運用這一神奇的解釋性工具與客戶進行交流，從事實上和概念上向他說明公司的現狀：

l 該結構/系統導致R1。它的現狀如何？（即公司的現狀）

l 該結構/系統導致R1。從邏輯上分析，它在過去是什麼樣？（即你過去一直做的）

l 理想中的結構/系統導致預期的R2。它應該是什麼樣？（即為了實現目標你需要做的）

在第一種和第二種情況下，可以通過與理想狀態的比較，論證變革的必要性。在第三種情況，可以通過與理想狀態的比較，揭示現實的不足之處。

好的解決方案不是抽象得來的，首先要求你對所在領域——製造、營銷、信息系統等有全面的了解。大量深入的關於目標領域的知識是必不可少的。解決問題的診斷框架通常隱含在問題界定的序幕中。

使用邏輯樹可以得出解決問題的不同方案。它有以下步驟：

1． 有沒有問題？

2． 問題在哪裡？

3． 為什麼存在？

4． 我們能做什麼？

5． 我們應該做什麼？

使用邏輯樹可以從邏輯上找出解決問題的可能的方案。

決定一張幻燈片的內容，應牢記以下指導性原則：

1． 每次只演示和說明一個論點

2． 論點應使用陳述性語言，而不是標題性語言

3． 文本應盡量簡短 每一張幻燈片最好不要超過6行或約30個單詞。如果一張幻燈片無法說明一個思想觀點，可以使用更多的幻燈片。

4． 使用簡單的單詞和數字 比如490萬美元就比4 876 987美元更容易讓人記住。

5． 字型大小應足夠大

6． 注意幻燈片的趣味性

7． 使用「搭積木「的方法提高趣味性

製作圖表幻燈片的訣竅是：確定你想用圖表回答的問題，把答案作為圖表的標題，然後選擇最適合表現論點的圖表形式。

從金字塔結構到演示文稿，巴巴拉·明托通常採用以下方法：

1． 序言盡量寫得詳細，把每個你想說的詞按照你想要的順序寫下來。這樣做除了可以保證沒有遺漏外，還可以再次確認你回答的問題是否仍然是聽眾想問的。

2． 採用寫故事梗概的形式。寫作每張空白幻燈片的順序從上往下依次為序言論點、關鍵句論點和關鍵句下一層論點。

3． 初步決定你準備採用的視覺方法。這時你可能還沒有準確的數據，但只要知道數據的類型和想要表現何種關係即可。

4． 準備好每張幻燈片的講稿，確保整個演示像講故事一樣流暢。

5． 完成幻燈片的設計和繪圖。

6． 排練，排練，再排練！

我們是通過圖像而不是文字來進行理性思維的，因為這樣效率更高。圖像能把大量的事實綜合成簡單抽象的概念。鑒於一個人不能同時思考七個或八個以上的問題，用這種方法把整個世界濃縮就能帶來極大的方便，否則只能在一些低層次的事實基礎上作出決策。