沒有放鬆時間，我們就可能缺乏創造力和創新

定最後期限這種事，從來沒讓我省心過。不管我留多長時間去完成任務，我依舊常常在截止日期到來前手忙腳亂。

我知道全世界和我一樣的拖延症患者們多了去了。但最近，我在拿自己做實驗，讓自己在更短的時間內完成等量的工作。為了讓自己效率更高（少些拖延），我有意識地把工作截點提前。本來要一個小時的電話現在縮短為三十分鐘，過去要花三天的寫作任務現在必須在兩天半內完成。我在日曆中設置了提醒，告訴自己是時候去做下一項任務了。

便利貼永遠也不嫌多（圖片來源：iStock）

對於大多數員工來說，將最後期限提前以應對重複性任務，是提高效率的良方，克雷格·史密斯（Craig Smith）說道。史密斯是費城網路優化公司Trinity Insight組織的創始人。去年，他給自己的十七人僱員團隊做了個實驗，將原定項目期限縮短了一個星期。實驗結果顯示，他這批長期僱員少了這一個星期並無大礙。「所做的工作越熟悉，就越能成功挑戰極限。」他說道。

但是我發現，如果涉及到的工作只是在過程上重複（例如訪談、調研、寫作、編輯和發言），但在內容上全新（每次都做一個新的主題），那就不那麼容易了。在某些情況下，只要把期限定得緊一點，我就能迫於最後期限的壓力提高效率。但更多的情況下，這樣做只會讓我錯失這些時間節點。例如，我規定自己要在三十分鐘內完成電話採訪，可碰上了個健談的採訪對象，就很難在第三十一分鐘掛掉電話。然後，我就覺得自己失敗了，但其實這項任務（不可避免地）需要更長的時間來完成。

「偽截止日期」這個概念由來已久。早在六十年前，帕金森定律中就提出過，「只要還有時間，工作就會不斷擴展，直到用完所有的時間」。相反地，「如果時間緊，任務會在這僅有的時間內完成」也同樣成立。理論上，這意味著我們所有人都有能力在每日每夜的一大堆截止日期中生存下來。但現實情況我們也都看過了，通常都不那麼樂觀。

重要的不是時限，而是設定時限的方式

有可能，重要的不是最後期限本身，而是我們如何設定時限——讓自己不至於把工作拖到最後時刻而手忙腳亂。設定更短的時限是一門藝術，並不像我之前想的那麼簡單。

人為地縮短時限有著許多好處，美國北卡羅來納大學教堂山分校Kenan-Flagler商學院副教授布蘭得利·施塔茨在與我的一次對話中說道。我給自己設定了二十五分鐘來完成這次對話（比我以前要短五分鐘）。

「給自己更緊的時限會迫使我們把事情完成，我們會把事情精簡，把沒問題的地方略過。」研究認知和效率行為科學的施塔茨說道。當然，設定更緊的時限會讓員工們（包括我）更守紀律更懂得自控。「我們很有可能低估了我們能從中獲得的好處。」他補充道。

然而，長遠來看，在日程中排滿較短的時限會造成效率低下，因為這樣的時間表下，我們就沒有所謂「放鬆」時間——給我們用來浪費的時間，它可以幫助我們想出創新的點子和解決方案，施塔茨解釋道。

「沒有放鬆時間，我們就可能缺乏創造力和創新，」他說，「有可能我們[因為快速工作]丟棄的東西對提高效率或提出解決方案很重要。」

折衷之道

找到平衡點是關鍵，美國奧斯丁媒體策略師及《阻礙即通途：將考驗變為勝利的永恆藝術》一書作者賴安·霍利迪(Ryan Holiday)說道。霍利迪負責一家創意機構日常運營的同時，還要兼顧寫作，取得兩者之間的平衡。他的整張日程表被一個個緊張的時間截點分割開來，但每塊裡面的時間比較靈活，這塊時間用來做這一類的事情，而不是精確到這三十分鐘做這件事，後面又排了四十五分鐘做別的事。

在家遠程辦公的時候，霍利迪把上午的時間用來做長期性的工作，包括寫作與頭腦風暴，這些事情沒有嚴格的時間限制。吃過午飯以後，他把精力著重分配到時限較短的事情上，比如打電話、開會、留出三十分鐘時間專門用來回郵件等。在早上做最重要的事，讓他可以從容應對那些時限短但是更容易的任務。

「[只設定]短期目標很容易耽擱掉你的時間，」霍利迪說道，「你會精疲力盡。」

不過，對於那些長期項目而言，設定最後期限很重要。尤其是那些創意性的任務，如果不加時限，很容易讓人覺得沒完沒了。霍利迪說道：「如果時限短，你就不會被那無限的可能性所淹沒。」任務的時限緊會給人一種成就感。（我可以作證，把任務從我的每日清單上刪掉時就有這種感覺）。最重要的一點，是別讓自己只能圍著最後期限團團轉。在縮短時限之前要先了解每項任務一般要花多長時間（可以參考Rescuetime.com或the Toggl app等在線工具）。我們大多數人都只是在重複相似的任務，所以我們知道每項任務大概需要多久，這能幫助我們定下更精確的時限，或把那些太長的時限縮短。

施塔茨建議我以較短的時限先初步完成任務（比如寫一個故事初稿），後面進行故事回顧和分析的時候就不要把時間定得太死。在科技領域，拿進程員舉個例子。進程員可以用較短的時間初步寫一輪代碼，然後再以較為寬鬆的時間進行編輯和優化，他這樣說道。

當然，是否要將最後期限提前這個問題本身已經很棘手了。如果你知道自己的預期結果是什麼，那你設定更短的時限就會有代價。施塔茨說：「有些人需要知道自己努力達成的目標是什麼」，然後才能對花費的時間有一個掌控。