我國電子文件管理標準建設的現狀與發展趨勢

近年來，隨著電子文件的數量飛速增長、應用範圍不斷擴大、社會功能日趨明顯，我國各地區、各單位都越來越重視電子文件管理。在開展電子文件管理的過程中，人們越來越深刻地認識到：電子文件管理的專業性、複雜性，決定其很大程度上依賴於標準的支撐與保障；只有構建一個科學、完善的電子文件管理標準體系，才能提高電子文件管理的專業化、規範化、標準化程度，確保電子文件真實、完整、可用和安全。因此，我國必須堅持「標準先行」的原則，加快推進電子文件管理標準建設。一、我國電子文件管理標準建設的現狀從上個世紀末開始，國家檔案局和有關部門開始研究制定與電子文件管理有關的標準，到目前為止已經出台了5個國家標準和6個檔案行業標準。5個國家標準是：①《GB/T 17678.1-1999CAD電子文件光碟存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》；②《GB/T 17678.2-1999CAD電子文件光碟存儲、歸檔與檔案管理要求　第二部分：光碟信息組織結構》；③《GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規範》；④《GB/T23286.1-2009文獻管理長期保存的電子文檔文件格式第一部分：PDF1.4(PDF/A-1)的使用》；⑤《GB/Z23283-2009基於文件的電子信息的長期保存》。6個檔案行業標準是：①《DA/T 31-2005紙質檔案數字化技術規範》；②《DA/T 32-2005公務電子郵件歸檔與管理規則》；③《DA/T38—2008電子文件歸檔光碟技術要求和應用規範》》；④《DA/T46-2009文書類電子文件元數據方案》；⑤《DA/T47-2009版式電子文件長期保存格式需求》；⑥《DA/T48-2009基於XML的電子文件封裝規範》。除了上述國家標準和行業標準之外，中國核工、石油、航天、航空、銀行、電信、電力、鋼鐵等重要行業的一些大中型企業也制定了一些與電子文件管理有關的企業標準。例如，中國石油天然氣集團公司制定了本企業的《電子文件元數據規範》、《檔案數字化技術規範》和《歸檔電子文件格式規範》等。儘管已經出台了上述一系列標準，但是我國的電子文件管理標準建設仍然存在一些欠缺，主要表現在：一是標準的系統性不足。由於缺乏統籌規劃、組織協調，各標準研究制定單位相互封閉、各自為戰，造成各個標準之間難以銜接，甚至相互衝突，整個電子文件管理領域的標準結構散亂、不成體系。二是標準的數量不足。目前仍缺乏涉及一些電子文件管理關鍵環節（如形成、捕獲）、核心技術（如遷移、封裝）的標準；缺乏音頻、視頻、網頁等特殊格式，銀行保險、航天航空、國防核工等特殊行業的電子文件管理標準。三是標準的國際化程度較低。我國電子文件管理領域採納國際標準的比例比較低，而且自身的標準在國際上的影響力較低。四是推廣不夠。在實際工作中，部分單位和電子文件管理軟體系統研發企業缺乏標準化意識，一些標準沒有得到充分的推廣應用。二、我國電子文件管理標準建設的發展趨勢2009年，根據中國人民大學副校長馮惠玲教授率領的團隊提交給中央和國家領導人的《關於加強我國電子文件科學管理的報告》，中央辦公廳和國務院辦公廳聯合發布了《電子文件管理暫行辦法》，成立了國家電子文件管理部際聯席會議。國家電子文件管理部際聯席會議負責統籌規劃、組織協調全國的電子文件管理工作。據悉，聯席會議成立之後，就將加強電子文件管理標準建設列為年度工作重點之一；由聯席會議辦公室牽頭起草的《國家電子文件管理工作規劃（2011－2015年）》（徵求意見稿）也將加強電子文件管理標準建設列為十二五時期的重要任務之一。由此可見，我國電子文件管理標準建設將迎來一個黃金時期。筆者建議，在這個黃金時期，我們應著重從以下幾方面開展工作：一是構建電子文件管理標準體系。應全面梳理當前我國電子文件管理領域內標準的情況，在分清哪些標準已經失效、哪些標準需要修訂、哪些標準繼續適用、哪些標準亟需制訂的基礎上，根據電子文件管理的客觀規律和要求，構建一個科學、完善的標準體系。在標準體系的搭建過程中，需要認真考慮各種標準之間的一致性與協調性，並以標準體系作為標準建設的重要指南，科學規劃，循序漸進地推動我國電子文件管理標準建設。二是加快研究制定亟需的核心標準。根據當前實際工作需要，應該儘快制定電子文件管理術語、標識、系統功能需求、元數據、遷移、封裝等亟需的基礎性、關鍵性標準。據了解，國家電子文件管理部際聯席會議辦公室委託中國人民大學、國家檔案局等單位研究起草的《電子文件管理系統通用功能要求》、《電子文件通用元數據規範》已經多次徵求意見，將於年內正式發布。希望電子文件管理術語、標識、遷移、封裝等標準也能加快研究制定。三是提高標準的國際化程度。要加強與國際標準化組織信息與文獻技術委員會檔案/文件管理分技術委員會（ISO/TC46/SC11），以及西方發達國家的文件管理標準化組織的交流與合作，積極採納國際標準，同時努力增強我國標準在國際上的影響力和話語權。據悉，中國人民大學安小米教授作為ISO/TC46/SC11的重要成員全程參與了許多重要的文件管理國際標準的制定；而且我國已經準備等同採用2個重要的文件管理國際標準，即《ISO15489－1信息與文獻：文件管理第1部分：總則》、《ISO23081－1文件元數據：原則》。這些是可喜的進步。四是加強標準的推廣應用。要加強我國電子文件管理標準的宣傳、貫徹，提高標準推廣、實施效果。可以通過開展電子文件管理系統測評認證，對有關電子文件管理軟體產品進行標準一致性測評認證，強制要求政府採購通過測試認證的軟體產品，從而引導和約束黨政機關、研發企業遵從各項電子文件管理標準。可以相信，隨著標準建設步伐的加快，我國電子文件管理將進入一個新的發展階段。