讓思考更清晰，工作更高效

辦公桌面亂七八糟；想找枝能寫的筆，怎麼也找不著；前幾天才交換來的名片，現在不知道放哪兒去了……，你也有這樣的困擾嗎？面對不擅整理、收納的缺點，很多人常會歸因於自己生性懶散、粗枝大葉，但是《大整理術》作者坂戶健司認為，無論是桌面紊亂或日程管理不善，根本原因都是出在個人心理問題：思緒雜亂的人，自然無法妥善地規劃、分類身邊的事物、時間，甚至是接收到的信息。要成為整理高手，並不是直接就從生活環境開始下手，而必須先整理自己的頭腦、心靈與時間。頭腦的整理：思考更清晰1.勤作筆記：作筆記有助於問題的整理。無論是利用圖像或文字，只要能將腦中模糊的想法或印象「具象化」，思緒就會變得更清晰；與問題相關的癥結點，也能在紙上一目了然。2.學習獨處，做些「非數字化」的事：現代人每天花很多時間坐在計算機前，但長期身陷「非1即0的世界」，很容易讓腦袋僵化；因此，若能抽空做些「非數字化」的事，例如畫畫、讀書等，將有助於磨練個人的感性與感受力。此外，一個人走路、旅行或寫文章，這類能夠在不受他人影響的情況下沉澱情緒的事情，也是澄清腦袋的好方法。3.做好最壞的打算：要讓心情保持平靜、無論遇到任何事都能沉著應對的祕訣在於「事先預設最壞的狀況」，因為預先已經設想過所有情況，並且擬妥對策，就比較不會因為未知狀況導致心情焦躁不安。時間的整理：工作有效率4.切割一天24小時，劃分思考、作業和發想區塊：設定不同的時段做不同類型的事，可以集中使用特定腦力。例如，將中午之前的時間設定為「思考時間」，在沒有雜念的情況下規畫一天的工作、思考簡報內容，或是處理懸而未決的問題；中午過後則是「作業時間」，迅速地依序完成無須動腦的工作；通勤時間、睡覺之前或任何獨處的時段，則可設定為「發想時間」，用於整理私人情緒或生活中的靈感與發想。5.以「倒推法」安排行程：在安排日程之前，必須先掌握「最終目標」（例如提案日期、交貨期限等），然後再以此目標為基準，構思在期限之前所有可能的工作流程，並且預估必須花費的時間，由「終點」往前推算每一個時間點必須做什麼，一一將預定工作填入日程規畫中。6.一心多用：訓練自己一心多用，用同樣的時間完成多項相關任務，可以更有效率地完成工作。例如，在外跑業務時，同時物色公司商品展示會的會場地點。而要在同時間內完成多項任務，則表示在頭腦里或心裡，必須同時思考好幾個課題。例如，跑業務是為了達成銷售目標、商品展示會是為了有效達成新產品的宣傳效果，其他課題則可能是「尋找新客戶與市場」或「調查競爭對手的狀況」等。（本文取材自《大整理術》）資料整理術整理的最大難處在於不知如何分類，但其實我們從小就已經培養了分類的習慣，如，玩大風吹時，我們就已在練習選擇分類項目了，所以，分類的能力可說是自然培養而來，只是個人運用的巧妙有異，因此，造就出不同的結果。現今四通八達的網路世界裡，也往往要求使用者選擇分類項目，建立分類標籤，但他們多半會提供範例可遵循，但學習的資料總沒有模板，因此需要自己摸索出一套規則，這時，擁有良好的整理技巧就格外重要了。從上回資料搜集工作坊里，我們應能分辨資料與信息的不同。資料是各種沒有經過整理、來源四方的文字、影音、圖片等的集合。而信息則是依特定主題，經搜尋引擎或資料收集法集結而來，經過整理分類的。因此，我們在做資料整理時，處理的也是「信息」而非單純的資料。此外，我們也應要分辨整理和收拾的不同。收拾僅是將東西歸位、放整齊；但整理則是經由大腦思索，找出規則來將複雜的事物簡化，簡化之後再將之收納的功夫。我們現在獲得信息的來源和管道越來越多，每日接受的信息量亦大增，垃圾郵件、廣告透過各種形式強迫送到讀者眼前。從四月份的小調查里，我們也發現同學在整理資料上，主要有四大困難，首先是資料龐雜不知從何開始整理，再來是想整理卻找不到合適的分類法；第三為資料整理好卻找不到自己所需的資料，或是不知如何應用整理好的資料。另一方面，妥善整理資料有很多好處，不僅能提高工作效率，還可節省時間，更能活化資料內容。因此，能否判斷信息的重要性，以及收納功夫的高下，更顯重要；而做好資料整理也是做好個人知識管理的一環。清爽的桌面可提高工作效率關於擺置桌面物品，可依使用頻率由近至遠放置，如各式筆類、立可帶等每日會使用的品項，即可利用收納工具分門別類地放在桌面伸手可及的角落。訂書機、剪刀等偶爾使用一次的物品則可放在桌旁抽屜里的固定位置；久久用到一次的事務用品則可安置在下方或後方的柜子里。適當地安排事務用品的位置，就可以更有效率地發揮這些物品的功能。此外，使用後歸位也是維持桌面整潔的一個好習慣。我們可以先從基本面做起，行有餘力時再來美化桌面。計算機桌面整理的原則亦如是。桌面上只要留下數個常用的捷徑或資料夾，不要的檔案就丟入資源回收桶中。新增的檔案則要定期整理，收入資料夾里。有良好的使用習慣也是做好資料整理的關鍵喔！善用工具書及工具坊間出版了各式各樣有關收納、整理的書籍，同學可以擷取書中概念，移轉至自身學習需求上。平日也可多去文具行、書店走動，不僅可以獲得新書信息，也可在文具區發現新上市的文具收納用品。除了購買外，這些新工具總能激發我們更多的想法，自己可試著動手打造適合的收納配備。而常用的收納工具也可歸類為以下幾類：◆第一類：文件夾。這類文具有許多形式，如L夾、資料簿、文書夾、彈簧夾、夾桿文件夾等。可以利用這類文件夾方便攜帶及收納空間有限的特性來收納暫存資料，待作業完畢後，再將資料歸入檔案夾中。建議同學在使用時，就能依主題來分類，且可多使用透明的樣式，方便一眼就能看清楚收納的內容。◆第二類：檔案夾。可分為兩孔夾、三孔夾、多孔夾等。這類檔案夾方便收納大量或長期的資料。若遇資料大小不一，則可將資料放入A4資料袋中，再收入檔案夾內。若有餘力，則可製作目錄，或在側邊做索引，以便搜尋。◆第三類：風琴夾、雜誌盒、收納盒等。這類工具方便集中同類資料，亦可搭配第一類工具使用，讓收納工作做得更好。◆第四類：文件袋、拉鍊包等。立體資料可收入這類工具中，但要記得利用標籤標記內容物，以免時日一久忘記內容。分類的步驟首先要依必要性來檢視分類對象，若為不必要收納的資料，即可丟棄回收。而哪些資料可歸類為必要資料呢？必要的資料可為「馬上使用的信息」，如：現在正在修習的課程，或是「使用頻率高的信息」，如：工具類資料、參考類資料或感興趣的項目，第三類則為「將來可能必要的信息」，如：未來研究主題、求職所需，或生涯規劃之資料。而判斷資料是否值得留存時，則可為自己設定一準則，當資料與主題具有一定程度的相關性時才留存，以避免留下過多無用的資料。且具時效性或容易取得的資料，就不需另外用紙本留存。若能認真地看待每一份留下來的資料，也就不需要過多的收納物品，額外造成收納空間不足的煩惱。再來，便是決定基本的分類項目與層級，再依個別主題將之放入檔案夾。在決定分類項目時，可視個人習慣以主題、功能、性質或時間序等來訂定，並可利用圖表呈現分類的結構，以方便理解及調整，之後就可區分每一項的細目，但請記得避免將項目分得太瑣碎，這樣反而容易造成分類重複的困擾。而檔案命名也有技巧，取名要能一目了然，從檔名就能明白內容物。大腦最擅長的動作是遺忘，因此，我們要常留下這些走過的痕迹來提醒自己。整理資料時，切忌陷入情緒之中，一旦陷入回憶等情緒，將耽誤整理的時間及打壞心情。至於實體資料是否需與數位資料整合，端視個人使用習慣而定；也請不要讓同步成為一種負擔，這樣同步就失去意義了。然若要同步，也可盡量讓名稱維持一致。建立標籤，迅速找到資料分類最大的困擾在於模稜兩可，遇到這樣的情況，千萬別輕言放棄，只要依靠第一直覺，多半不會錯，也別忘了利用便利貼在資料上註明和另一分類的相關性，也許某一天會派上用場。平時也可多利用生活素材來做分類的訓練，如，觀察餐廳菜單的分類方式，或是研究期刊論文標示的關鍵字，或是參觀展覽時，可分析策展單位的分類方式，也可試著自己重新分類作品，這些新嘗試會非常有趣。分類的禁忌在於耗費過多時間，所以無法分類時，可檢討是不是不夠熟悉資料呢，或者資料的性質過於多元，所以無法判斷其屬性；抑或是這是過去所沒有的新事物，所以找不到同群的夥伴，如果遇到這樣的情況，可將資料先收入「其他」一項，讓時間來幫忙，有一天眉目就會清朗。對於不了解其是否有價值的資料也是一樣，不要一開始就產生抗拒心理，反正先擱在一旁，觀察一陣子再說。但若是分類架構出問題，就得重新安置結構了。在搜尋資料時，要限定自己的搜尋時間，而非以讀取的資料量為限，不然一定趕不上信息成長的速度。判讀資料時，能不能找到切合需求的資料，重點則在於有沒有判別其重要性的能力。運用關鍵字從交集、聯集和差集去擴大或縮小資料範圍，像漏斗一樣篩選流入的信息，可以幫助鎖定搜尋的目標，而非被資料牽著走；這也有助於明白該資料的內容是否夠新穎或合於主題。反之，透過關鍵字也方便為資料建立標籤，之後容易從大量整理好的資料中找到需要的內容夢想資料夾資料整理不僅具有反省回顧的功能，也有寄託未來的想望。利用自身夢想的關鍵字來搜集資料，漸漸地就會發覺和夢想的距離不那麼遙遠了。而當機會來臨時，也能迅速掌握到夢想實踐的重點，不需從頭開始收集資料。擁有良好的整理習慣能省下許多時間，加上夢想資料夾從旁協助，就有機會成就自己無限的可能。祝福同學很快地可以掌握資料整理的要領。
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