【一起學公文】會議籌備方案寫作（一）

會議籌備方案是在大中型或重要會議召開之前對與會議相關的人、財、物、信息、流程等要素資源進行有序整合，做出統籌安排、周密部署，以促進會議順利進行、取得預期效果的會議文書。一份考慮周全的會議籌備方案往往也反映出會務部門和秘書人員籌辦會議的能力和水準。下面以一篇企業年度工作會議籌備方案為例，對會議籌備方案寫作做一簡要分析，讓我們一起探討交流經驗、共同促進工作開展。

【例文賞析】

××集團公司2015年工作會議籌備方案

根據集團公司安排，集團公司2015年工作會將於2015年2月初舉行。為辦好這次會議，特制訂本方案。

一、會議主題：貫徹落實全省經濟工作會議精神，認真總結2014年度工作，全面部署2015年任務指標，以改革創新精神推進集團公司各項工作再上新台階。

二、會議時間：2015年2月8日-9日，會期2天。

三、會議地點：××酒店

四、會議規模：1.參加會議人員：集團公司2015年工作會正式代表；2.特邀代表及列席人員。共計220人。

五、會議主持：×××

六、會議日程及主要議程

七、會場布置

1.會場整體布置採用禮堂式，可以最大限度地擺放桌椅，容納200人。會場兩側前後各擺放2台投影儀，以方便與會人員觀看投影內容。

2.主席檯布置：主席台製作背景牆，背景牆一般都是大紅色為主，烘托會場氣氛，顯得簡樸、大氣、熱烈；布置一排桌椅及立式報告席，擺放好主持人及主席台就座領導的坐席卡；主席台上方懸掛會議橫幅，以紅底白字標識會議名稱。

3.會場入口處布置：在會場入口處設置好會議簽到台或報到處，擺放會議主要日程安排、會場及周邊公共區域布局圖等展架，便於參會人員觀看和了解相關信息。

4.酒店大廳布置：在酒店門口或大廳處要設置指示牌，幫助引導參會人員準確、快捷地進入會場。會場距離大廳較遠時，在電梯前室或樓梯過道處可以增設指引牌。

5.音響、話筒、電源插座等要提前準備到位，確定好各設備的擺放位置與調試。無線話筒要有備用電池，照相機、攝像機、錄音筆等要提前充足電，確保會議順利進行。

八、會議材料準備

1.行政工作報告、工會工作報告、經濟運行情況報告等材料；

2.會議日程表、參加會議人員名單、主席台座次安排、作息時間表、會議須知等；

3.業績管理目標責任書、安全生產責任書等其他文件。

九、餐飲住宿及接送站安排（略）

十、會議通知（略）

十一、會務工作安排：由集團公司辦公室負責（具體分組分工及進度計劃略）。

十二、會議經費預算

1.場地租用費：××酒店會議室租金2天，共計××元。

2.攝像設備租用費：擬租攝像機1台，租金××元。

3.會場布置費：會議橫幅標語製作××元、會場清潔××元，共計××元。

4.會議文件資料費：印製資料袋、製作牌匾、列印會議文件等，共計××元。

5.會議食宿費：住宿費××元，餐費××元，交通費××元，共計××元。

6.其他不可預計費：××元。

以上合計××元。

××集團公司辦公室

2015年1月10日

簡析：這則會議籌備方案由標題、正文、尾部三部分構成，正文對會議的主題、時間、地點、參會人員、會議日程等基本信息和會場布置、會議資料準備、餐飲住宿及接送站、經費預算等會務工作做出了詳細籌劃，日程安排緊湊有序，氣氛喜慶熱烈，可操作性較強，對會議順利籌備召開、會議任務圓滿完成具有指導和保障作用。而要擬制一份高質量的方案，要求起草者對會議籌備方案的基本特點、格式規範、注意事項等做到瞭然於胸、運用自如。

推薦閱讀：