分身乏術？看看最忙碌的人如何安排一天工作｜忙Day

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對於一個管理著數百名員工和數十個項目的人來說，掌握有效的方法來安排一天的工作是至關重要的。

如果你要和Pinterest的首席工程師Li Fan進行一場面試，你得等到星期五。

Fan會把她一周內每天要參加的會議進行分類：星期一是大型團體會議，星期二是一對一的會見，星期三和星期四留給突發臨時事務，或各種各樣的月度會議。

這麼安排的原因是，她迫切希望減少調整適應的時間，然後更快地投入一項新的工作，「這能幫助我快速地在一場又一場的會議中切換。」她說。

在這個要處理數十億照片流的網路公司里，工作任務數不勝數，好在Fan在舊金山總部與超過450名軟體工程師並肩作戰。每天她都給自己安排了不間斷的時間，全身心撲在數十個項目的進展上，除此之外，還要參加每個月為她的員工開設的「有問必答」會談。「我從不想讓自己看起來忙到甚至沒有時間去討論產品、業務或專業發展。」 所以，這個策略對於Fan來說十分重要。

實際上，並不是只有Fan通過制定策略來梳理日常的工作和起居，對於世界上最忙碌的人來說，掌握有效的方法來規劃自己一天的工作是至關重要的。有些人可能會安排助手和家政服務幫忙，節省時間，使日程安排變得更加靈活。有些人的日程安排計劃，則可以為我們提供一些靈感和參考，幫助我們過好一個忙碌的工作日。

根據未規劃的時間制定日程

網頁博客平台公司Squarespace首席執行官Anthony Casalena，盡量讓一天中超過一半的時間沒有固定工作安排，然後把這些計劃外的時間編入日程表之中。讓出這些未分配的時間，是為了能適應一些緊急的會議或任務，把意外對工作的影響降低到最少程度。

為了保持條理清晰，Casalena用以不同色彩標記的日程表來規劃一整天，這樣他就能輕鬆地發現需要優先處理的事情。他還將已經添加進在線日程表中的提醒事項，通過郵件發送給自己。

不只是辦公，Casalena讓自己工作之外的大部分生活「自動化」，包括洗衣、清潔服務、送餐和其他瑣碎家務。在工作中的每個小時里他都是井井有條的，沒有聘用助理。

遠離被動

對於一些人來說，抵抗住神遊和注意力渙散，會有利於提高工作效率。無論是當面交談還是查看電子郵件，這些方法都能帶來「事態緊急」的錯覺，並且這種效果持續一整天。

Casalena會選擇清空收件箱：在每一天工作結束的時候，清空剩下的未讀郵件，再也不被堆積的未讀消息所淹沒。一個空的收件箱有助於自己更好地控制日程安排。為了達成清空目標，他利用會議間隙或在兩項工作切換之時處理郵件，每小時檢查一下，然後分別進行刪除、回復或者是存檔，以便隨時跟進。

在一天結束的時候，他一定會確保自己已經清理完收件箱。不過在完成工作任務的時候，他會遠離手機，把注意力放在手頭的工作上。「我又沒有電子郵件強迫症，」Casalena說。

最大化利用碎片時間

旅遊網站Guest To Guest和Home Exchange的首席執行官Emmanuel Arnaud要照顧自己3個不滿7歲的孩子，深夜加班對於做父親的他來說是不可能的。

他在巴黎辦公室管理著位於加州和克羅埃西亞的團隊，有效的跨時區管理可謂是相當重要。為了充分利用離家的時間，Arnaud選擇了騎自行車去辦公室。騎車時，他能夠和同事或董事會成員進行電話交流。「當身體活動起來時，交談會變得更加容易，」他補充道。

Arnaud還利用午餐和早餐時間開會。在休息時間進行會談或通話，幫他贏得了在辦公室工作時專註思考的時間。

「打完就跑」

加州交友網站eHarmony的首席執行官Grant Langston發現，在工作間隙找到一段時間來深入思考，會有利於自己保持專註。作為一個內向的領導，他經常對一個接著一個的會議感到筋疲力盡。

為了不讓自己在持續的交流中無法集中精神或者產生壓力，他每天早上都給自己一段獨處的時光。在長達數小時的會議之間會安排兩次以上的休息，他把這個方法叫做「打完就跑（hit and run，一種遊戲戰術）」。

在休息期間，Langston依舊專註於工作任務，但不會和別人說話。「我必須保證能及時回去工作，在這20分鐘里我只能保持安靜或者閱讀」 Langston在接任CEO後開始使用這一方法，「我拿著筆和平板電腦坐在那裡，只是在想一些事情——我不是在消耗能量，相反，我在自己補充能量。」