第一份工作生存法則

　　由於有多年的管理和監督職位上的工作經歷，AndreaSutcliffe在指導那些剛畢業而第一次踏上工作崗位的新員工方面，已儼然是個專家了。在她寫的《第一份工作的生存法則》一書里，她列出了剛進入職場的新員工通常會面臨的一些問題，並且提出了諸如「如何給人一個好印象？」「如何提高工作效率？」「避免掉入職場陷阱」以及「為你職業生涯的良好發展而打基礎」等方面的實戰策略。　　秋天，又將有一批新人進入各行各業，我們希望通過此文使他們充分了解就職的公司。　　理解公司的企業文化　　由於有多年的管理和監督職位上的工作經歷，AndreaSutcliffe在指導那些剛畢業而第一次踏上工作崗位的新員工方面，已儼然是個專家了。在她寫的《第一份工作的生存法則》一書里，她列出了剛進入職場的新員工通常會面臨的一些問題，並且提出了諸如「如何給人一個好印象？」「如何提高工作效率？」「避免掉入職場陷阱」以及「為你職業生涯的良好發展而打基礎」等方面的實戰策略。　　以下的內容是從該書的第一章——「進入職場的前三個月」里摘錄而來，包括「理解公司的企業文化」和「領會公司的成文和不成文的規章制度」等。　　企業文化是一個公司長期以來形成的不可言傳而靠行為來體現的信仰、觀點和態度等。一些公司會把這些訴諸文字、編印成冊，包括做每一件事的制度和流程，甚至還有穿著打扮（一家很有名的計算機服務公司曾一度規定男士們不能穿流蘇平底鞋，不能打綠色的領帶及其他一些瑣碎小事）。大多數公司則沒有這麼多「繁文縟節」，甚至沒有成文的規章。　　為了能夠儘快融入公司，你必須學會觀察，並且「不恥下問」——因為每個公司幾乎都有一套成文或不成文的關於言行舉止、商務來往等的「暗語」。　　公司的企業文化通常來源於高層領導者的信仰和理念。它反映了他們對於管理（民主或者專政）、客戶服務（客戶總是第一位的）、員工的價值（獎勵業績還是工齡）和金錢（預算做到每一分錢，主管們很容易得到每一筆需要的資金）等的觀點和看法。也許你在面試時就感受到了這些，但真正領會這個公司的信仰和做事的原則，你還要花上幾個月的時間。有時，你也會看到實際的做法並不與公司所倡導的「文化」相吻合。從長遠來看，你的滿意度取決於你個人的信仰和價值觀與公司的企業文化的「匹配」程度。　　領會公司的成文和不成文的規章制度　　你在員工手冊上已經看到了公司的成文的規章制度。現在，你需要領會的三件事情是：哪些規章制度被嚴格地遵守著，哪些不是？不成文的規章制度又是什麼？這些會使你在日後的工作中「碰釘子」，並且你永遠也意識不到你是在犯錯誤。　　知道這些「秘密」的最好的辦法是去問你的同事。偶爾在午餐時喝了啤酒或者白酒會導致被辭退嗎？或者公司反對酗酒僅僅是不贊成經常性的午餐用酒？因為流感而需要請三天以上的病假時，你必須有醫生的病假條嗎？或者咳嗽到了嚴重的程度才能讓老闆確信你真的生病了？所有的這些你必須事先弄清楚，而不能靠你的直覺。　　有些不成文的東西則是關於個人修養和職業道德的，例如辦公時間處理個人事務，因私利用公司的材料和設備，辦公室戀情以及其他涉及私人的事情。　　請假制度　　對於涉及個人生活方面的事務而需要請假，比如醫生的預約、家庭事件、個人的差事等，公司與公司有很大的不同。有些僱主很慷慨，只要事後你補出了這段時間就行；而有些公司在請假方面卻很計較。有時候，這些事情是由你的主管來決定。你最終會發現，要想在公司立住腳，在起初的三個月，你必須儘可能地少請假。如果你不得不去看牙醫或者為汽車做例行檢查，你應該儘可能地在工作時間之外來辦理。即使你看到別人花上一整天來處理私人事務，你也應該遵從這條建議。區別在於你是新員工，你需要樹立一個好的形象——你在很投入地工作。　　從你一開始工作，你就有權享受休假，但很多公司還是希望你在工作半年或者一年之後再休假。如果你在第一年裡已經有了休假的計劃，你應該儘快讓老闆知道。最佳的時間是在你接受這份工作時就提出。大多數的經理們會理解並且設法滿足你的這種需求，而他們不希望你在事後很突然地提出，這會讓他們很費力地去向HR部門解釋。另外，這還取決於公司的企業文化。　　如果你在頭三個月里非得請假不可的話，盡量錯開星期一。許多經理們會把周一的缺席視同為周末的早退，如果你不想被錯誤地貼上「標籤」的話，就盡量不要在周一請假。　　上班遲到也是要不得的，但不同的公司有不同的要求。有些公司只能遲到3分鐘，而有些公司可以遲到30分鐘。但對於新員工的你來說，盡量早一點到，以安全度過「試用期」。　　辦公室禮儀　　關於辦公室禮儀，很少會寫在紙上，儘管這些比實際聽起來要重要得多。「禮儀」一詞在詞典里被定義為「被大眾和權威所認可的行為方式。」找出你們公司里被大家所認可的「禮儀」和習慣對你會很有幫助，「忽略」不能被視為原諒你的理由。總之，像你希望別人那樣對你的方式來對待別人是不會有錯的。　　你應該知道誰可以直呼其名，誰需要帶上「先生」、「小姐」及「夫人」等尊稱。你會發現謙恭的稱謂不是年齡或職務的必然要求，儘管在你不能肯定時使用這些稱謂是個好的開端。在你被介紹給別人時，你應該仔細傾聽以知道一些本公司的「行話」；你還應該儘可能地注意你的同事和老闆是如何稱呼別人的。當然，最直接的方式是去問他如何稱呼。對你的客戶或顧客最好稱呼「先生」或「夫人」，除非你被要求別樣的稱呼。例外的情況是他們與你的年齡相當，你可以隨便一點。　　要對你的老闆和同事表現出足夠的尊重。當別人走進你的辦公室或工作區域時，要停下來，並對他表示出你的關注，看你能幫助他什麼。當你的電話響起，而你正在和別人講話時，要趕快拿起電話向對方解釋你正在開會，告訴他一會兒打回去，或者設置成語音電話，千萬不要撇下和你講話的人。你的選擇取決於公司是否要求你親自回答每一個電話，也取決於你正在開的會的重要程度。如果你的鄰桌暫時離開他的辦公桌，接聽他的電話是一種禮貌的表現；在你把電話轉到秘書那裡或讓他留言之前，盡量找一找你的鄰桌。　　辦公室禮節也包括一些瑣碎的事情，比如你倒的咖啡是最後一杯的話，你就應該再燒上一壺；不要吝嗇於貢獻出你的咖啡；幫助搞好廚房、咖啡間的清潔衛生（比如及時扔掉冰箱里長毛的三明治）；不要偷看別人的郵件；未經允許之前，不要輕易地借用別人的桌椅；要避免使自己陷入不必要的尷尬。　　打電話的禮儀　　要弄清楚公司是如何要求你使用電話的。如果電話是直接打到你這裡，你應該這樣接電話：「你好！××公司，我是Roger。」如果電話是從前台或者秘書那裡轉來的，「我是Roger」就可以了。　　學會使用辦公電話系統。比如，如何把電話轉給別人，如何把電話轉入語音留言狀態，這是你上班伊始應該弄明白的事情。從前台或秘書那裡獲得一些有益的經驗，以免造成工作的失誤。　　如果你被要求去接電話，不管是偶爾一回還是你工作的一部分，都不要去抱怨。要儘可能地詢問打電話的人有什麼需要幫助的，通常他們會是公司的客戶。如何接聽客戶的投訴和抱怨是非常重要的。問一下他是否要留言，並且仔細地做記錄，這是一種尊重人的表現。費時間確認對方名稱的拼寫和他的電話號碼會給對方留下一個好的印象，而不是令人反感。　　永遠都不要對打來電話的人說「我不知道。」相反地，要盡量地給對方一個答覆，或者對他說你會馬上找人來討論這件事。然後，你要儘可能快地給他答覆。不管怎麼樣，你都不要把電話轉給你認為可能知道答案的人。一旦遇到了需要你去解決的問題，一直負責下去，直至問題有了答案或答覆。搪塞拖延只會給你留下一個不好的形象。如果答覆他需要較長的時間，你應該讓她放下電話，說你會給他打回去。記住，如果你讓對方不要掛電話，應該先對她說一下。　　如果對方提出的要求對你或者公司來說是非分的或者過分的，不要很自然地說：「不，你的要求我們不會滿足的。」你應該說：「這個我不能肯定，我弄清楚了再打給你，好嗎？」即使答案仍然是「NO」，客戶也會覺得你做過了努力。　　如何使用禮貌用語　　如今，語音電話已越來越普及，然而，儘管它有種種的便利之處，人們還是覺得「留言」成了人們直接對話並且儘快得到答覆的一個障礙。而有些人從來不去直接接聽電話，而是使用錄音電話。打電話時你聽到的是留言電話用的一些「格式語」，而不是你想找的人在接聽，可這種情況往往是最後使你的工作耽誤上幾天得不到解決。如果你必須留言的話，務必要留得盡量詳細，因為只有這樣才能使你想要找的人通過電話給你一個較完滿的答覆。　　對於公務繁忙的人來說，錄音電話是一個不錯的工具。但對於剛剛踏上工作崗位的你來說，應儘可能地接聽每一個電話，而不要使用電話錄音功能，因為你的老闆和同事會認為初級職位的你還不適合使用它。　　你也應該養成回復所有打電話給你的人，而且儘可能地在當天就回復。如果一個人為了一件事情而三番兩次地打電話給你，他們會為你貼上這樣的「標籤」：你是一個不可信賴的、沒有效率的人。隨後，你會驚訝於這樣的評論是如何之快地傳到你老闆那裡。　　另外，關於如何有效地在別人的電話里留言，還有幾個不可不知的秘訣：　　1、留言給別人的時候不要吃或者喝些什麼--否則會給電話那端的人留下一個極不好的印象。 　　2、如果你準備留言給別人，在你拿起電話之前一定要打好腹稿，準備好必要的資料。在留言時，不要手忙腳亂地找條子、號碼、數字，或者其他重要的資料，這些在打電話之前就應準備好。 　　3、清楚地說出你自己是誰，完整而準確地報出日期和時間，而不要只是說：「我是約翰。」即使你的名字是不常見的，這樣說會顯得更有職業修養——「我是××公司的約翰。現在是星期四上午九點鐘。」雖然許多公司的電話留言系統會告訴電話的主人你打電話的時間，但養成隨時報出你打電話的時間的做法是個好習慣。同時，你應該告訴對方什麼時候給你打回去比較合適。 　　4、留言電話不要太長，最多不超過1分鐘。盡量簡潔、明了，不要拖泥帶水。 　　5、在說你的電話號碼時要盡量地慢，做到準確清楚。許多人在接聽電話留言時都會猜來猜去，雖然他們聽到了你所說的是什麼，但對於數字總是有一點含糊不清。

（摘自：《精品購物指南》作者：陳寧） 推薦閱讀：