想讓職業形象漲分？發郵件的12個錯誤你別犯(下)

昨天，在《想讓職場形象漲分？發郵件的12個錯誤你別犯（上）》中，先發了常見的四個錯誤，今天接著聊，全是乾貨哦。如果覺得還有一點價值，別忘在文末點贊。

圖片發自簡書App

五是郵件主題不準確?。?

寫郵件主題，核心要求是準確，讓收件人一眼就明白郵件的內容和重要性，而不是看了半天不知所云，需要再點開郵件查看。??

郵件主題，切忌語義模糊，比如無主題，比如「張先生收」，比如「嘿，你好!」還有人喜歡用「緊急"，這個習慣並不好，「緊急"用多了，就成了「狼來了"。??

要知道，你上司的郵箱里，通常每天收到幾十上百封郵件，如果不能在第一時間就讓他看明白，你的優先性肯定就被打了折扣。同樣給老闆發送一個明天會議要用的方案，有人的主題這樣寫：??

老闆，你交代的方案，我今天加班準備好了，不知道有沒有達到你的要求？如果不行我再改。?

而有人則這樣寫：??

老闆，這是明天彙報方案初稿，請閱示！?

職業不職業，高下立辯。??

六是郵件主題不精鍊。??

寫郵件主題，基本要求是簡明扼要、引人注目。??

發會議通知，有人圖省事，將正式文件名作為郵件主題，一個長長的句子，有時甚至還要分行。比如，關於《…………》的安排，或者針對「…………」的建議，正式倒是正式了，但又是文字又是標點，效果還不如提煉出幾個關鍵詞好。??

在這方面，有必要向網路新聞編輯或者是新媒體學習，他們的標題極其簡練，能少一個字決不增加，網路新聞標題一般不會超過十個字，並儘可能將關鍵詞、熱詞提煉出來，極盡吸睛之能事。??商務郵件雖然不能這樣嘩眾取寵，但在推敲用詞方面絕對可以借鑒。

有人喜歡用「溫馨提示"之類作為郵件主題，試圖改變冷冰冰的做法，展現人情味兒。但個人覺得並不妥，一方面是收件人不知所云，還需要看正文，另一方面，這種形容詞主觀性比較強，你覺得溫馨，沒準收件人還覺得煩人呢，所以，用"會議提醒"之類，更直接更準確。??

郵件正文的結構，一般先概括表達需要傳遞的內容，再用「第一/第二/第三/…………」的格式，詳細描述內容，這樣顯得主次分明、思路清晰。??

長篇大論是大忌。微信聊天，一般是幾個字一句，但有人一寫郵件，就又臭又長，惟恐意思表達不全，句子長得讓人一口氣讀不完，累得幾乎要咽氣?。

郵件的文字，簡潔幹練為上。所述內容太多，就用一、二、三分段講，每段一兩行，乾脆利索。整個正文的內容，最好能在一個頁面顯現，不用拉滾動條下翻。容量太大的信息，最好發附件。???

寫工作郵件，必須把握說話的分寸感。同事小王是安全部的新入職大學生，有一次給各基層公司經理髮郵件：

各位領導，再強調一次，請於明天下班前，將安全月活動工作總結，全部發送到我的郵箱，逾期按規定扣分。

有一位分公司經理，回復這個郵件時，用的是「全部回復"，所以我也看到了這封郵件：

王總：總結已按你的要求報送，請查收。

這次郵件往來，兩個人都有問題。小王雖然是管理部門的員工，但年資尚淺，面對基層老資格領導，說話需要禮貌客氣。正確的寫法應該是：

各位領導，按照《關於開展安全生產月活動的通知》要求，請於明天下班前，將安全月活動工作總結，反饋到我的郵箱。謝謝您的支持，祝工作順利！

那位領導也有點扯淡，郵件里加槍帶棒，與年輕人一般見識，顯得肚量不足。

所以寫郵件時，說話的分寸一定要拿捏好，對上級、對同事、對下級，用詞肯定有微妙差異；是發通知還是求人幫助，說話的口氣肯定截然不同。拿捏不好，事倍功半。。

另外，正文的格式要注意。首先是尊稱不能少，如尊敬的領導、親愛的同事等，禮多人不怪。最後以祝福語結尾，再註明寫郵件日期和寫郵件的人。???

圖片發自簡書App

九、拼寫有錯誤。??

寫郵件，字句通順，沒有錯別字，是最基本的要求。短短一封郵件，就出現幾個錯別字，如果不是你不嚴謹，那麼你的語文水平十分可疑。

儘可能避免拼寫錯誤和錯別字。這是對別人的尊重，也是工作態度的體現。

用拼音輸入法的同學，可要千萬注意出現弱智的同音別字，??這方面的笑話一抓一大把。所以重要的郵件，不管多麼緊急，發送前你要最少審看三遍。

另外，最好在一封郵件中，把信息全部準確表達，不要一會來一封「補充」，一會兒來封「更正」，讓人心生反感。??

郵件正文里的字體和字型大小，是可以設置的，有人喜歡標新立異，用花里胡哨的字體，或者加粗、斜體，偶爾用一次，以示突出、吸引注意還行。如果是常態，那麼就讓人懷疑你的審美能力了。??

還有的郵件字體太小，讓人看得眼發酸。一般來說，正文字型大小用五號即可，但如果是發送給年齡較大領導的郵件，正文用小四號或四號吧。??

字體沒有太多選擇，宋體、仿宋字，畢竟大家都習慣了，規範美觀。???

忘記附件是比較常見的錯誤，經常有人會補一個郵件，說剛才忘附件了。

再次重審，職場無小事，每個人的職場形象，就是在細節中一步步立起來的。你的作風是嚴謹還是馬大哈，你的態度是消極還是積極，你是建設者還是批評者，就這樣在日常小事中，一步步印在同事們的腦海里。而這個印象，在最關鍵的時候，會發揮至關重要的作用。??

與此相對應的，是附上過多的附件。?????一個會議通知附五六個附件，大多數人看了會暈菜。如果一個郵件要讓人研究大半天，那發送者的思路肯定有問題。

一般來說，即使複雜的工作，附件也不要超過三個。人的耐心是有限的。??

郵件里有附件時，最好在正文里標註一下，以示提醒。

郵件末尾有簽名檔，簽名檔一般包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，字數不宜過多，行數一般不要超過4行，否則會喧賓奪主。

有人喜歡在此加上座右銘之類，這未嘗不可，但切忌另類、非主流，或者是與公司文化相悖。

簽名檔可以有設計感，但不要花里胡哨。文字字體最好與正文文字有區別，但字型大小應比正文字體小一些。??

這是武牧羊，一個書蟲的分享

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