掌控時間

掌控：讓你不必總是神經緊繃，也不會總是精神鬆懈，這就叫做掌控。平衡是一種最理想的狀態。　　　　不要做三種類型的人：　　第一種是那些執著於井井有條的人。　　第二種是那些做得太多的人，一點功夫都沒有。　　第三種是時間狂，過於關心時間的人。　　　　ABC排序系統　　在你最為重視的條目左側寫上A，一般重要的條目左側寫上B，在那些最不重要的條目左側寫上C。　　　　顯然，在那些價值不高的活動上投入太多精力是毫無意義的。另一方面，那些比較重要的活動往往需要你付出更多努力。只有仔細的規劃才能讓你用最少的時間獲得最大的收益。　　　　寫出你的人生目標。　　如何度過今後三年。　　只活六個月怎樣過。　　進一步考慮這三個問題。　　　　列出可能的長期目標。　　立即動手，確定目標的優先次序，確認出A級目標。　　列出實現A級目標可能需要的活動。　　確立活動的優先次序，確定A級活動。　　安排完成A級活動的具體日程。　　按照日程完成相應活動。　　刪除那些不重要的工作。　　　　必要的活動，常規任務，遺留工作，以及我們剛剛談到的意外情況幾乎會佔用你的全部時間，要想避免這種情況，你首先需要分辨出那些浪費時間的活動，並通過停止這些活動來為自己擠出更多的時間。要想實現那些對你來說真正重要的人生目標，你只有一種途徑：認真規劃你每一天的時間。　　　　晚上進行規劃的優勢在於：你的潛意識會在夜間不斷工作。入睡之前，向你的潛意識提出一個問題，選擇一個需要進行長時間思考的問題。　　　　規劃可以幫助一個人把自己的精力集中到那些最重要的活動上。　　　　另外每周五下午的時間來對本周的活動進行回顧，並大致規劃好下個星期的活動。　　　　每天列出一個固定的時間段，在這段時間裡，堅決不要理會那些C級活動。剛開始時，你可以每天為自己抽出１５分鐘的時間專門處理A級活動。等慢慢適應了，可以逐漸延長A級活動時間段。　　　　千萬不要為了記錄而記錄，那樣做毫無意義，一定要有選擇性地記錄自己的時間分配方式，從而最終改變你的時間管理習慣。　　　　堅持培養規劃的習慣。每天在同樣的時間裡做同樣的事情可以使你更加有效率－因為你不用花時間來做決定。把毫不重要的工作放在下午精神狀態不好的時候。　　　　大多數人都不太擅長站在別人的角度考慮問題，所以他們也很難考慮到別人的日程安排。　　建議每天都至少為自己安排一小時的空閑時間。建議在接待完客人之後給自己留出一段空白時間，晝把那些必須完成的工作提前完成。　　　　要注重效率，盡量養成在固定時間內把工作完成的習慣。如果不能超時工作，當然就必然要集中精力在工作時間把工作做好。　　　　幾乎所有繁忙的名人都是在早晨５點或５點半開始處理工作。　　　　每天只要記住自己的物殊重要目標。　　　　每天早晨起床之後，第一件事情就列出自己希望當天完成的作務。每天晚上的時候，檢查清單，看看自己已經完成了多少工作，還有哪些工作沒有完成，並同時給自己打出分數。只要一有時間，就儘可能地完成一兩項清單上的作務。並且，關鍵在於每天都堅持這樣做。　　　　別忘了把長期目標中的A級活動列到「事務清單」上。並且，想想自己可以把哪些工作委託給別人。　　　　當你有太多事情需要做的時候，建議你可以仔細考慮一下到底該選擇做些什麼，而不要一味迎合別人的要求。　　　　一定要確定優先次序！　　把A級任務和B級任務寫到一張紙上，把C級任務寫到另外一張紙上。把前一張放在後一張上面，就減少C被看到的機會。　　　　「事務清單」的目的在於幫助你更好地利用自己的時間，而非做完清單上所有的事情。如果你覺得自己已經做完了所有的A級活動，那麼你可以重新考慮一下自己還有哪些比較重要的工作沒有守成，並把它們添加到你的清單上。　　　　大多數推銷員都可以通過剔除20%的小額客戶來提高自己的銷售額。　　　　你剛開始最重要的任務是觀察自己如何利用每五分鐘時間，這樣你才能夠更加清晰地意識到自己的時間分配模式。　　　　８０％的價值都是由２０％的工作產生的，而餘下的８０％工作只能產生２０％的價值。應該要首先找出這兩件工作，將其標誌為A級活動，然後儘快完成它們。　　　　經常問自己：我可以不做什麼？儘可能不做C級活動，把這些卡片放在一個文件夾里，寫著可能會成為CZ，即沒有意義的事，每個月都看一遍這個文件夾。　　　　設立三個文件夾，過一段時間清理文件並降級。隔一年扔掉一部分文件。　　　　每份文件只處理一次，一旦拿起一份文件，就一定要把它處理清楚。　　　　只閱讀書的重要部分和自己感興趣的部分，因為反正也會忘掉的。　　　　減少那些毫無意義的C級閱讀，把時間和精力用來進行A級閱讀。　　　　為自己安排接待時間。打個牌，比如：安靜時間，１１點３０分結束。等等。　　　　在周圍放上一塊牌子，上面寫：我現在最應該做什麼？　　　　絕不拖拉。　　　　要拖拉的時候，把A－１任務分成各個小份，每小份只用幾分鐘就可以做完。這樣可以逐漸進入狀態，還可以利用好零碎時間。　　　　每件工作完成之後獎勵一下自己。　　把工作變成一項遊戲。　　積極地拖拉：什麼也不做地坐著，坐上十五分或二十分鐘之後，會覺得非常不安，很快就會開始工作。　　　　必須要：　　在感覺非常緊張繁忙的時候做好規劃。　　讓自己始終在做某件事情，即便你最終未必能夠成功。　　克制自己的逃避個體戶要處理一件A－１任務的時候。　　始終對自己充滿信心，即使有過無數次失敗。　　每天都向著自己的人生目標前進一步。　　克服恐懼心理，無論這種恐懼是真實的還是你想像的。　　克制自己的衝動，不要去做那些簡單卻並不重要的工作。　　　　節約時間單子：　　我總是準時完成工作，盡量從每一分鐘當中獲得成就感。　　我努力享受自己正在做的任何事情。　　我對凡事都很樂觀。　　我期待成功。　　我不會浪費時間為過去的失敗感到遺憾。　　我不會浪費時間為那些自己沒做的事情感到羞愧。　　我提醒自己：「你總是會有時間去做那些重要的事情。」如果一件事情真的很重要的話，我總能找到時間完成它。　　我每天都會找到一些新的方法來為自己節約更多時間。　　工作日的時候，我每天５點鐘起床（晚上早些上床睡覺）。　　午飯吃得很少，這樣我下午就不會感到睏倦。　　我很少會讀報紙或雜誌。但會在報紙攤上掃一下報紙的頭版標題。　　讀書的時候，我只會用很少時間，只了解書的要點內容。　　我沒有電視機。　　我會反思自己的舊習慣，並晝改掉那些不好的習慣。　　我放棄所有的等待時間。如果我不得不等待的時候，我將其看成是放鬆自我的機會，或者我也可以利用這段時間來做一些我平時不會做的事情。　　我的手錶比標準時間快三分鐘，這樣我每天都可以比別人提前三分鐘。　　我每個月都會重新修改一下自己的人生目標。　　我每天都會瀏覽一下自己的人生目標，並確保自己每天都會做一些事情來推進自己的人生目標。　　即使是在做一些最不起眼的工作的時候，我都會想著自己的長期目標。　　我起床後的第一件事情就是規劃，並把當天要做的事情安排好先後次序。　　我會詳細列出每天要做的事情，排好先後次序，並努力儘快完成那些比較重要的事情。　　我會提前規劃好下個月的活動安排，這樣我每個月就會有足夠的時間來完成那些比較重要的項目。　　每當完成一些比較重要的任務之後，我就會給自己放個假，或者是給自己一些特殊的獎勵。　　我會首先做重要的事情。　　我告訴自己要更加聰明而不是更加辛苦地工作。　　我盡量只做A級活動，少做BC級活動。　　我對自己安排作業次序的能力相當有信心，雖然會遇到各種困難，但我還是能夠克服它們。　　我會問自己：「如果我不做這件事情的話，是否會出現極其嚴重的後果呢？」如果答案是否定的話，我就會取消這件任務。　　如果我感覺自己有些拖拉的話，我會問自己，：你到底在逃避什麼？然後我會直接面對可能出現的問題。　　我隨時使用８０／２０法則。　　在開始一個大型項目的時候，我會首先從那些最重要的部分開始，並經常發現其他部分其實並不重要。　　我會儘快減少那些毫無意義的活動。　　我給自己足夠的時間來完成那些重要的工作。　　我已經具備了長時間集中精力的能力。　　我一次只集中精力處理一件事情。　　我集中精力處理那些能夠帶來長期收益的事情。　　我總是不斷努力，並堅信自己會取得成功。　　我會堅持一件件完成「事務清單」上的工作。　　我會把自己的大部分想法記錄下來。　　我會用早晨的時間估生些比較有創造性的工作，然後利用下午的時間召開會議（如果要開會的話）。　　我會為自己和其他人設定最後期限。　　我在每次跟人討論時候都會積極聆聽。　　我盡量不浪費其他人的時間。　　我盡量把一些事情委託給他人完成。　　我會請專家來幫助我完成一些專業性的問題。　　我會請人幫我篩選郵件和電話，並幫助我處理所有常規性工作。　　每份文件我只處理一次。　　我會把自己的桌面整理乾淨，並把最重要的工作放到辦公桌中央。　　我為所有的文件準備了專門的地方（這樣我就不用再花時間到處找它們）。　　我每個月會專門抽出三小時時間來處理瑣碎事情。　　我周末的時候盡量不考慮工作。　　我經常讓自己放鬆，什麼都不做。　　我總是準備採取行動來進一步實現我的人生目標。　　我總是不斷問自己：我現在最應該做什麼事情？
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