公司辦公事務管理規定

辦公事務管理規定

第一章 辦公秩序管理

第一節 辦公秩序

一、出勤準則

（一）嚴格遵守考勤制度，按時上下班。

（二）嚴格執行考勤打卡制度，不論任何原因，不得代人打卡。

（三）因事請假時，事先要得到主管領導的同意並辦理有關手續。

二、員工證

（一）員工證是百江員工身份標誌，應為佩戴它感到自豪和肩負重任。

（二）上班時間，應嚴格按要求佩戴員工證。

（三）員工應妥善保管員工證，遺失應立即辦理補領員工證，費用自理。

三、辦公物品擺放

（一）應保持辦公桌面整潔，桌面不擺放與辦公無關的物品。

（二）文件夾應正確整齊插立於文件架之中，並在夾側用電腦標籤整齊標註所夾內容。

（三）離開辦公室 30 分鐘以上時，須將桌面文件整理，齊放於文件架中，重要文件入柜上鎖，不得散亂於桌面。

（四）簡易文具可收於筆筒之中，取用後立即放回；其餘文具則應收入抽屜中。

（五）座椅靠背一律不能放任何物品，不得翹椅，人離開時椅子調正，並推入桌下。

（六）外衣提包手袋置掛於櫥櫃內，不得隨意放在辦公桌椅上及地柜上。

（七）飲水機及其它設備、物品在指定地點擺放，不得隨意移動。

四、辦公區守則

（一）工作時間內不在辦公區域內化妝或整理衣飾。

（二）工作時間內不應無故離崗、串崗，不得閑聊、吃早餐、零食及大聲喧嘩，確保辦公環境的安靜有序。

（三）因公外出時，應事先得到主管的同意並在綜合行政部登記；外出後，因情況變化而不能按時趕回公司，要提前通知主管或綜合行政部。

（四）下班離開辦公室時，應將座椅擺放整齊，桌面清理整潔，關閉所有電器及電源。

（五）不在辦公室及公司規定禁煙區吸煙。

（六）不要在公司存放與工作無關的私人物品，未經許可，禁止將公司物品帶回家中。

（七）員工間的工作交流或會客，應在規定的區域內進行（會議室、接待室），注意不要佔用過多時間，以免影響工作。

（八）不允許在上班時間利用公司辦公網路收發私人郵件，嚴禁上網聊天。

第二節 辦公禮儀規範

一、辦公儀錶

（一）服飾合身得體，整潔大方，簡潔淡雅。

（二）保持鬚髮整潔，不留怪異髮型。

（三）上班時間在辦公場所不應有打哈欠，伸懶腰等萎靡不振的現象。

二、辦公禮儀

（一）同事之間應保持恰當的禮儀，忌用外號或愛稱。

（二）在走廊上遇到上司、同事或訪客時，應主動打招呼。

（三）主管呼喚你的名字時，應立即清晰地回答。

（四）下班時應主動向留在辦公室的同事道別。

（五）不對同事品頭論足。對別人的缺點，應委婉提出建設性的意見。

（六）積极參加公司組織的集體活動。

三、語言規範

（一）上班時間提倡使用普通話進行交流，禁止使用方言。表達力求簡單明了，易於理解。

（二）講話時，要穩重、明快、自然、落落大方。

（三）不講污言穢語，不高聲喧嘩，影響他人工作。

（四）規範用語

1、交往語言：您好，早晨好，早，再見，請問，請您，勞駕您，謝謝，周未愉快。

2、電話語言：您好，請問，謝謝，再見。

3、接待語言：您好，請稍等，我通報一下，請坐，對不起，請登記，我

馬上去聯繫，打擾一下，好的，行（切勿說「不」）。

四、電話禮儀

（一）電話鈴響三次前拿起話筒，並立即應答：「您好，百江燃氣」。

（二）若電話中斷，應立即掛上聽筒，等待對方重新打進。

（三）結束通話時，要聽到對方掛機後，再掛斷電話。

（四）通話中若要與他人講話，應向對方致歉，用手捂住聽筒再講話。

（五）電話里請對方等候，繼續通話時一定先說「對不起，讓您久等了」。

（六）若對方要找別人，應手捂聽筒，招呼他人接聽電話。

（七）自己如果不能決策時，應請示上級後再作答覆。

（八）電話中聽到重要事情，一定要重複一遍，以確認無疑，然後做好筆錄。

（九）撥錯電話時，應有禮貌地致歉。

（十）接到撥錯的電話時，應客氣地應對。

（十一）使用他人電話時應先徵詢他人同意。

（十二）休息日向別人打電話時，需先表示歉意。

五、公關接待禮儀

（一）與客人相遇，要主動相讓；與客人同行，應禮讓客人先行；同乘電梯，讓客人先上、先下。

（二）接待客人時，要面帶微笑，姿勢端正，講究禮貌，用心聆聽，不搶話插話、爭辯，講話聲音適度有分寸，語氣溫和文雅，不大聲喧嘩，聽到意見、批評時不辯解，冷靜對待，及時上報。

（三）遇到客人詢問，做到有問必答，不能說「不」、「不知道」、「不會」、「不管」、「不明白」、「不行」、「不懂」等，不得以生硬、冷淡的態度待客。

（四）接待來客時，如客人職位比自己高時，不應主動要求行握手之禮。客人要求握手時，應及時應對，並面帶笑容，姿勢端正，用力適度，不能用左手；握手時，左手不得插入口袋裡。

（五）拜訪客人時，通常應優先考慮對方，在對方方便時刻，再決定拜訪時間。

（六）約定時間應嚴格遵守，估計會遲到應在約定時間前通知對方。

第三節 工作方法基準

一、公司員工在工作中應始終堅持高標準、嚴要求，全面優質完成本職工作和領導交辦的一切任務。

二、切忌越級報告，架空直接上司。

三、請示、彙報工作，應選擇適當的時間，並帶全材料和筆記本，將請示內容事先列出，並記錄有關指示，臨行前應複述一遍，發現指示或承接的工作在執行上有困難時，應及時直接提出。

四、報告或提建議時，必須掌握準確資料，事先備妥文件說明。如呈緊急提案，須附上時間期限。

五、承辦其他部門主管交辦的事情，須先報告本部門主管。

六、工作中應勇於承擔責任，不推諉。

七、主管交辦的事情，應立刻去做，切勿拖延；工作過程中應主動向主管彙報進展情況。

八、未經許可，不得隨意翻閱不屬於自己的文件。

九、調離本職工作時，應與主管、財務及有關部門辦理交接手續。

十、下級與上級交談，只談公事，不應涉及上級之間的人際關係與公司機密。

十一、嚴禁泄露公司機密，未經同意，不得以公司名義對外發布任何消息。

第四節 罰則

本制度的檢查、監督部門為綜合行政部，違反此規定的員工，除按公司正常考核外將另給予 30 元~100 元的扣薪處理並進行通報批評。