辦公必備！你真的會寫電子郵件嗎？

辦公室新手必備！電子郵件是一種非常常用而且重要的溝通工具，郵件的主題、開頭的稱呼問候、正文、附件、語言選擇、結尾簽名、回復技巧……剛入職場的小夥伴趕緊收了吧~

關於主題

1.一定不要空白標題。

2.標題要簡短，不宜冗長。

3.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便於留存。

4.標題要能真實反應文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題。

5.一封信儘可能只針對一個主題，以便於日後整理。

6.可適當使用大寫字母或特殊字元來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用「緊急」之類的字眼。

7.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題。

8.主題千萬不可出現錯別字和不同順處。

稱呼

1.郵件的開頭要稱呼收件人，這既顯得禮貌，也明確提醒收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

2.如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如「X經理」；如果不清楚職務，則應按通常的餓「X先生」、「X小姐」稱呼。

3.不熟悉的人、級別高於自己的人不宜直接稱呼英文名或全名，不要逮誰都用個「Dear XXX」，顯得很熟絡。

4.稱呼是第一行頂格寫。

問候

1.最簡單的開頭寫一個「Hi」，中文的寫個「你好」或者「您好」，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

2.結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個「助您順利」，若是尊長應使用「此致敬禮」。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，「祝」和「此致」為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而「順利」和「敬禮」為再換行頂格寫。

正文

1.正文要簡明扼要，行文通順。如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

2.根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係，郵件是對內還是對外等，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

4.一次郵件交代完整信息。

5.合理提示重要信息。

6.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。

7.慎用表情。

附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人查看附件。

2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括福建的內容，方便收件人下載後管理。

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。

4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。

5.如果附件是特殊格式文件，應在正文中說明打開方式。

6.如果附件過大（超過2MB），應分隔成幾個小文件分別發送。

語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件。

2.對於一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。

3.中文用宋體或新宋體，英文就用Verdand或Arial字型，字型大小用5號或10號字即可。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。不要為突出內容而將字型大小設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又傷眼睛。

結尾簽名

1.簽名是必要的。但信息不宜行數過多，簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，一般不超過4行。

2.不要只用一個簽名檔。對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以設置多個簽名檔，靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現亂碼。字型大小一般應選擇比正文字體小一些。

回復技巧

1.及時回復Email。

2.進行針對性回復。當回件答覆問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。

3.回復不得少於10個字。

4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓。

5.要區分Reply和ReplyAll（單獨回復和回復全體）。

6.主動控制郵件的來往。為避免無謂的回復，可在文中置頂部分收件人給出回復，或在文中添上以下語句：「全部辦妥」、「僅供參考，無需回復」。

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