電話禮儀——1

　　①目的

　　通過電話，給來電者留下這樣一個印象：鍵橋通訊是一個禮貌、溫暖、熱情和高效的公司。當我們接聽電話時應該熱情，因為我們代表著公司的形象。

　　②左手持聽筒、右手拿筆

　　大多數人習慣用右手拿起電話聽筒，但是，在與客戶進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來發出刺耳的聲音，從而給客戶帶來不適。

　　為了消除這種不良現象，應提倡用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕鬆自如的達到與客戶溝通的目的。

　　③電話***響過三聲之內接起電話

　　④注意聲音和表情

　　你說話必須清晰，正對著話筒，發音準確。通電話時，你不能大吼也不能喃喃細語，而應該用你正常的聲音——並盡量用熱情和友好的語氣。

　　你還應該調整好你的表情。你的微笑可以通過電話傳遞。使用禮貌用語如「謝謝您」，「請問有什麼可以幫忙的嗎？」「不用謝。」

　　⑤保持正確姿勢

　　接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。一般情況下，當人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導致丹田的聲音無法發出；大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口乾舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外，保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅。

　　⑥復誦來電要點

　　電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應該對會面時間、地點、聯繫電話、區域號碼等各方面的信息進行核查校對，儘可能地避免錯誤。

　　⑦最後道謝

　　不管是製造行業，還是服務行業，在打電話和接電話過程中都應該牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到「喀嗒」的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結束時，應該禮貌地請客戶先收線，這時整個電話才算圓滿結束。

　　⑨當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應儘快和通話對方致歉，得到許可後掛斷電話。不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然後繼續通話。

　　2、電話轉接流程

　　當我們接到一個外線電話時，應該遵循以下流程：

　　①使用以下語句：「您好，鍵橋通訊。」

　　②不同的來電者可能會要求轉接到某些人。任何找管理者或領導的電話必須首先轉到相關的秘書或助理那裡。這樣可以保證管理者或領導們不被無關緊要的電話打擾。

　　③如果來電者要求轉接某個職位的人，如「請找你們的人力資源總監聽電話好嗎？」「我幫你轉到他辦公室。」然後，我們試著將電話轉到相關的秘書哪裡。

　　④如果來電者說出要找的人的名字——你必須回答：「請稍等，我幫你轉到他的辦公室。」然後，試圖將電話轉給相關秘書。

　　如果秘書的電話佔線或找不到秘書——你必須回答：「對不起，**先生電話正佔線，您要等一下嗎？」

　　如果對方回答「是」，請保留來電者的電話不掛段，但等到快一分鐘時，你必須跟來電者確認是否還要繼續等候。你必須說「**先生的電話還在佔線，您還要等侯嗎？」如果回答「否」，你必須說：「請問您有什麼事我可以轉告嗎?」

　　⑤如果你知道相關的人員現在不在辦公室——你必須說：「對不起，**先生暫時不在辦公室，請問有什麼事情我可以轉告嗎？」或者說「對不起，**先生去香港出差了，請問有什麼事情可以轉告嗎?」千萬不要在不了解對方的動機、目的是什麼時，隨便傳話，更不要在未授權的情況下說出指定受話人的行蹤或將受話人的手機號碼或家庭電話號碼告訴來電者。

　　⑥如果來電者不希望和具體某個人或者不確定和誰通話時，你必須說「有什麼可以幫到您的嗎？」通過與他的對話了解來電者的目的。如果是投訴電話，你應該仔細聆聽後，幫他們找到可以幫助的人，但不能將電話直接轉到公司領導那裡。如果是一般性的推銷電話，你必須說：「對不起，**先生外出香港了，他的秘書暫時聯繫不上，您需要我轉達什麼信息嗎？」

　　⑦如果來電者撥錯了號碼，你必須說「對不起，您是不是打錯了呢？這裡是鍵橋通訊」。如果有必要你還可以告訴來電者「這裡的號碼是25625233」。

　　⑧如果一次通話佔用了較長時間又有其他電話進來時，你必須說：「對不起先生，您能稍等一會，讓我接聽另外一個電話嗎？」

　　⑨在轉接電話的時候，如果你知道的話，告訴領導或秘書來電者的姓名。